Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:  I dderbyn unrhyw Datganiadau a chynghori’r Aeolodau yn unol a hynny.

            Gwahoddwyd y rhai a oedd yn bresennol gan y Cadeirydd i ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau parthed y Gronfa, ar wahân i’r rheiny a gofnodwyd eisoes yng nghofrestr y Gronfa.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

Pwrpas:  I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 15 Chwefror 2023

            Mewn perthynas â’r arolwg y cyfeiriwyd ato ar Dudalen 4, diolchodd Mrs McWilliam i’r Pwyllgor am eu hymatebion, a nododd bod y mwyafrif yn ffafrio cynnal cyfarfodydd ar ffurf hybrid. Byddai’r Cadeirydd yn trafod hyn gyda’r Cyngor.

            Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 15 Chwefror 2023.

PENDERFYNWYD:

Bod cofnodion cyfarfod 15 Chwefror 2023 yn cael eu derbyn a’u cymeradwyo a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Pwrpas:  Darparu Cynllun Busnes Drafft Partneriaeth Bensiynau Cymru i Aelodau’r Pwyllgor, gan gynnwys cyllideb PPC ar gyfer 2023/24, i’w gymeradwyo, yn amodol ar gymeradwyaeth y Cydbwyllgor Llywodraethu ar 29 Mawrth 2023. 

            Cyflwynodd Mr Latham, Pennaeth y Gronfa, yr eitem hon i’r Pwyllgor.  Eglurodd fod Cynllun Busnes drafft PPC yn cael ei gyflwyno i’r Cydbwyllgor Llywodraethu heddiw i’w gymeradwyo, ac y byddai newidiadau pellach o bosibl yn cael eu gwneud ar y cam hwn. Byddai hefyd yn cael ei gyflwyno i’r wyth awdurdod cyfansoddol i’w ystyried a’i gymeradwyo. Bydd unrhyw newidiadau pellach yn cael eu cytuno dan awdurdod wedi’i ddirprwyo neu eu hailgyflwyno i’r Pwyllgor os byddant yn rhai sylweddol.

            Arweiniodd Mr Latham y Pwyllgor trwy’r adroddiad, gan dynnu sylw at baragraff 1.04 a oedd yn nodi’r meysydd a fyddai’n effeithio fwyaf ar y Gronfa dros y flwyddyn nesaf,gan gynnwys caffael gweithredwr, trosglwyddo asedau i’r Gronfa Ecwiti Byd-eang Cynaliadwy, defnyddio dosbarthiadau asedau marchnad breifat PPC ac ymgysylltu ar uchelgeisiau ESG (Amgylcheddol, Cymdeithasol a Llywodraethu) a’r hinsawdd.

            Eglurodd Mr Latham y rheswm am y cynnydd yn y gyllideb a chadarnhaodd fod Gweithgor Swyddogion PPC wedi adolygu amcanion PPC ac nad oedd unrhyw newidiadau wedi’u hargymell i’r Cydbwyllgor Llywodraethu.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo Cynllun Busnes Drafft PPC gan gynnwys y gyllideb a’r amcanion, yn amodol ar gymeradwyaeth gan y Cydbwyllgor Llywodraethu.

Pwrpas:  Cyflwyno Cynllun Busnes Cronfa Bensiynau Clwyd i Aelodau’r Pwyllgor, gan gynnwys y gyllideb ar gyfer 2023/24 a newid arfaethedig i’r strwythur staffio, ar gyfer ei gymeradwyo.

                Trosglwyddodd y Cadeirydd yr awenau i Mr Latham a Mrs Williams, Rheolwr Gweinyddu Pensiynau i gyflwyno’r Cynllun Busnes. Eglurodd Mr Latham fod y cynllun busnes wedi’i lunio ar gyfer darparu gwybodaeth ddefnyddiol i fudd-ddeiliaid, yn ogystal â bod yn rhan hanfodol bwysig o drefniadau llywodraethu a rheoli’r Gronfa.

            Trafododd Mr Latham strwythur y cynllun busnes, gan dynnu sylw at y pwyntiau allweddol gan gynnwys y strwythur staffio, y prif strategaethau ac amcanion a busnes fel arfer. Cafodd yr amcanion eu datblygu o strategaethau/polisïau presennol y Gronfa, a oedd eisoes wedi cael eu cymeradwyo.

            Eglurodd Mr Latham y camau llywodraethu allweddol arfaethedig ar gyfer y tair blynedd ar Dudalen 66, gan ganolbwyntio ar 2023-24. Roedd y rhain yn cynnwys dadansoddi anghenion hyfforddi, gwaith cynllunio ar gyfer olyniaeth, parhad busnes a risgiau seiber, yn ogystal â materion allanol gan gynnwys ymateb i Adolygiad Llywodraethu Da Bwrdd Cynghori’r Cynllun a gyflwynwyd gan y Llywodraeth a chydymffurfiaeth â Chod Cyffredinol newydd y Rheoleiddiwr Pensiynau.

            Yna, trafododd Mr Latham y camau ariannu a buddsoddi arfaethedig ar gyfer 2023-24, gan gynnwys gwneud gwaith pellach ar reoli risgiau’r hinsawdd, Cod Stiwardiaeth y DU, cyfuno asedau, a datblygiadau allanol gan gynnwys ymarferion ymgynghori a chanllawiau’r Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau, a allai arwain at newidiadau i’r Gronfa.

            Trosglwyddodd y Cadeirydd yr awenau i Mrs Williams i gyflwyno’r ail argymhelliad.  Rhoddodd Mrs Williams gefndir i’r newidiadau arfaethedig i strwythur staffio’r Gronfa, a oedd yn cynnwys cyflwyno swydd Prif Swyddog Pensiynau newydd.

            Bu i’r ymgyrch recriwtio ddiweddar yn y tîm gweinyddu, er yn llwyddiannus, roi straen ar adnoddau wrth i staff newydd gael eu hyfforddi. Arweiniodd hyn, ynghyd â chynnydd mewn tasgau busnes fel arfer dyddiol a gwaith prosiect, at anhawster bodloni’r Dangosyddion Perfformiad Allweddol mewnol a chyfreithiol.

            Nod yr argymhelliad i benodi Prif Swyddog Pensiynau ar gyfer tîm prosiect newydd oedd diogelu busnes fel arfer trwy wahanu prosiectau llai er mwyn caniatáu i’r tîm Gweithredol ganolbwyntio ar y tasgau busnes fel arfer dyddiol. Byddai hyn yn lleihau’r risg o ôl-groniadau a’r angen posibl i anfon gwaith yn allanol am gost uwch.

            Roedd yr argymhelliad hefyd yn rhan o’r gwaith cynllunio parhad busnes, i helpu gyda chadw staff, cynllunio ar gyfer olyniaeth a datblygiad proffesiynol. Y bwriad oedd rhannu’r swydd, a weithiodd yn llwyddiannus ar gyfer swyddi Prif Swyddogion yn y gorffennol, gan olygu y byddai dau Swyddog Pensiwn Arweiniol yn cael eu hyfforddi gan y Prif Swyddogion Pensiwn presennol.

            Yna, arweiniodd Mrs Williams y Pwyllgor trwy’r camau gweinyddu allweddol arfaethedig ar dudalen 81 ar gyfer 2023-24, gan dynnu sylw at y ffocws presennol ar lwythi gwaith a busnes fel arfer, gan olygu mai ychydig o eitemau newydd oedd yn cael eu cynnig. Tynnodd sylw at y cyfrifiadau ôl-weithredol ar gyfer ailbrisio ECGA, datrysiad McCloud, a newidiadau cenedlaethol disgwyliedig eraill.

            Cyflwynodd Mr Latham weddill y Cynllun Busnes, gan gynnwys Cyllideb a llif arian tair blynedd arfaethedig y Gronfa ar gyfer 2023-24. Dyma’r prif bwyntiau:

Roedd y llif arian tair blynedd yn dangos datblygiad y cynllun dros amser, ac roedd  ...  view the full Cofnodion text for item 49.

Pwrpas:  Cyflwyno Polisi Twyll Cronfa Bensiynau Clwyd i Aelodau’r Pwyllgor ar gyfer ei gymeradwyo.

            Trosglwyddodd y Cadeirydd yr awenau i Ms Murray o Aon i gyflwyno’r eitem hon.  Eglurwyd bod Strategaeth Dwyll arfaethedig y Gronfa Bensiynau wedi’i llunio fel rhan o fframwaith rheoli risg y Gronfa. Fel Ymgynghorwyr Llywodraethu’r Gronfa, roedd Aon o’r farn mai cyflwyno strategaeth fyddai orau o safbwynt llywodraethu da, ac roedd hyn hefyd wedi’i gynnwys yng Nghynllun Busnes y Gronfa ar gyfer 2022/23. 

            Diben y Strategaeth arfaethedig oedd diogelu data ac asedau’r Gronfa. Mae tudalen 104 yn nodi cwmpas eang y mathau o dwyll mae’r Strategaeth yn ymdrin â hwy, gan gynnwys llwgrwobrwyo, cydgynllwynio, mynediad at gyfrifon banc, atal gwyngalchu arian a sgamiau pensiwn. Mae tudalennau 104-105 yn canolbwyntio ar ddiffiniadau cyffredinol a deddfwriaeth a rheoliadau perthnasol.

            Byddai’r Strategaeth yn berthnasol i bob unigolyn sy’n ymwneud â rheoli’r Gronfa, gan gynnwys Aelodau’r Pwyllgor, Swyddogion, Ymgynghorwyr a’r Bwrdd, yn ogystal â Chyflogwyr y Cynllun, Aelodau’r Gronfa a chyflenwyr. Byddai Pennaeth y Gronfa’n gyfrifol am sicrhau bod gofynion y Strategaeth yn cael eu bodloni. 

            Eglurodd Ms Murray fod gan Gyngor Sir y Fflint Strategaeth Gwrth-dwyll a Llygredigaeth eisoes ar waith, ac felly bod egwyddorion Strategaeth arfaethedig y Gronfa yn cyd-fynd ag egwyddorion y Cyngor. Mae’r tair egwyddor ganlynol wedi’u nodi ar dudalen 106 ac maent yn canolbwyntio ar: 

-       Annog peidio â throseddu, gan gynnwys:

o   Cyhoeddi mesurau gwrth-dwyll er mwyn codi ymwybyddiaeth, er enghraifft cyhoeddi’r polisi hwn ar y wefan,

o   Adrodd am weithgarwch twyllodrus i’r Pwyllgor a’r Bwrdd fel rhan o fusnes fel arfer;

-       Atal, trwy gael rheoliadau mewnol ar waith, gan gynnwys: 

o   Cymryd rhan yn y Fenter Twyll Genedlaethol, 

o   Adolygu pensiynau salwch haen 3 yn rheolaidd,

o   Gweithdrefnau awdurdodi a dilysu priodol ar gyfer newidiadau i ddata sy’n effeithio ar fuddion aelodau, a diogelwch ychwanegol ar gyfer manylion cyfrif banc,

o   Proses ddilysu ar gyfer ceisiadau ar lafar dros y ffôn,

o   Mabwysiadu canllawiau’r rheoleiddiwr pensiynau ar gyfer sgamiau pensiwn,

-       Canfod twyll a llygredigaeth, gan gynnwys: 

o   Bydd y Gronfa bob amser yn ceisio adennill arian a gollwyd yn unol â pholisi’r Cyngor gan gynnwys cynnal archwiliad mewnol,

o   Cysoni trafodion banc yn rheolaidd.

            Dywedodd Ms Murray hefyd bod sgamiau pensiwn yn dod yn fwy o fygythiad.  Mae rhan o’r Strategaeth arfaethedig yn ceisio amddiffyn aelodau rhag y bygythiad hwn, trwy eu hannog i ddiogelu eu gwybodaeth bersonol. 

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Strategaeth Gwrth-dwyll a Llygredigaeth.

.

Pwrpas:  Rhoi diweddariad i Aelodau'r Pwyllgor ar faterion yn ymwneud â Llywodraethu.

Trafododd Mr Latham yr adroddiad diweddaru chwarterol hwn gyda’r Pwyllgor, gan dynnu sylw at y canlynol:

-       Roedd paragraff 1.02 ar gyllideb y gwanwyn yn trafod bwriad y Llywodraeth i newid i lai o gronfeydd, yn achos asedau o fwy na £50 biliwn. Byddai PPC ymhell islaw’r trothwy newydd hwn. Pan gafodd cronfeydd eu cyfuno am y tro cyntaf, roedd Cymru wedi’i heithrio rhag y trothwy blaenorol, ond nid oedd yn amlwg a fyddai’r eithriad hwn yn berthnasol i unrhyw drothwyon newydd. 

-       Mewn perthynas â’r cynllun hyfforddi ym mharagraff 1.06, eglurodd Mr Latham fod Cod Cyffredinol y Rheoleiddiwr Pensiynau wedi’i ohirio ac felly byddai’r hyfforddiant a drefnwyd ar gyfer 26 Ebrill naill ai’n cael ei ganslo neu’n cael ei ddefnyddio yn hytrach ar gyfer hyfforddiant llywodraethu buddsoddi, ac os felly, byddai cyfarfod wyneb yn wyneb yn cael ei ffafrio.  Byddai’r Pwyllgor yn trafod hyn gyda’r swyddogion ar ôl y cyfarfod.

            Mynegodd Mr Hibbert bryderon ynghylch y rhesymeg dros y newidiadau i sgôr risg 3 o ran gwrthdaro buddiannau a chyfrifoldeb ymddiriedol ym mharagraff 4.02 yn yr adroddiad. Roedd am ei gwneud yn glir ei fod wedi ymrwymo i weithredu er budd holl aelodau’r cynllun, ers ymuno â’r Pwyllgor yn 2014. Nododd ei bryderon parhaus ynghylch y diffyg awydd ymddangosiadol i waredu pan nad yw ymgysylltiad yn llwyddiannus, gan nodi bod rhai meysydd, y mae wedi tynnu sylw atynt o’r blaen, yn ymwneud ag asedau o lai na £30 miliwn yn y Portffolio Dyrannu Asedau Tactegol.  Roedd o’r farn bod defnyddio’r risg o beidio â bodloni rhwymedigaethau yn y dyfodol fel rheswm dros beidio â chyflawni dyletswyddau penodol yn amhriodol mewn llawer o sefyllfaoedd, megis fel yn achos yr enghraifft TAA. Credai pe bai’r newid yn y sgôr risg yn feirniadaeth uniongyrchol o’i uniondeb a’i allu personol, na fyddai ganddo unrhyw ddewis ond ymddiswyddo o’r Pwyllgor. Gadawodd Mr Hibbert y cyfarfod.

            Dywedodd y Cadeirydd fod Mr Hibbert yn aelod gwerthfawr iawn o’r Pwyllgor, ac y byddai’n chwith ganddo pe bai’n ymddiswyddo. Cytunodd gyda Mr Latham, Pennaeth Cronfa Bensiynau Clwyd, y bydden nhw’n trefnu cyfarfod gyda Mr Hibbert ar gyfer ei berswadio i aros ar y Pwyllgor. 

            Eglurodd Mr Latham nad oedd wedi derbyn unrhyw rybudd ymlaen llaw o fwriadau Mr Hibbert. Cyfeiriodd at y pwyntiau y tynnwyd sylw atynt gan Mr Hibbert ac eglurodd fod hyfforddiant a chynllun gweithredu ar gyfer sut y gellir datblygu’r pwyntiau hyn. Cytunodd bod Mr Hibbert yn aelod hynod werthfawr o’r Pwyllgor ac y byddai’n siomedig pe na bai’n parhau fel aelod. Tynnodd sylw penodol at werth Mr Hibbert fel cynrychiolydd aelodau’r cynllun sydd â phleidlais. 

            Dywedodd y Cynghorydd Rutherford ei fod yn swyddog llawn amser gydag Unsain ond mewn ardal arall ac nad oedd wedi bod yn ymwybodol o fwriadau Mr Hibbert. Mynegodd bryderon hefyd yngl?n â Mr Hibbert yn ymddiswyddo fel aelod o’r Pwyllgor, gan nodi fod Mr Hibbert bob amser yn frwdfrydig am ei gyfrifoldebau a’i fod wedi ychwanegu cymaint o werth i’r gronfa gyda’i gyfraniad dros y blynyddoedd. 

            Nododd y  ...  view the full Cofnodion text for item 51.

Pwrpas:  Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau’r Pwyllgor mewn perthynas â materion gweinyddu a chyfathrebu.

            Rhoddodd Mrs Williams ddiweddariad ar y broses gyfathrebu a gweinyddu ers mis Tachwedd. Cyflwynodd gynnydd yr eitemau ar y Cynllun Busnes ar gyfer 2022-23, gan gynnwys:

-       A6, roeddent ar ei hôl hi gydag adolygu’r polisïau a’r strategaethau, oherwydd llwyth gwaith a’r newidiadau a gyhoeddwyd i lwfans treth pensiwn yn y gyllideb ddiweddaraf. 

-       A9, y strategaeth gyfathrebu ddiwygiedig - defnyddir y brand newydd o 1 Ebrill ymlaen. Dosbarthwyd hysbysiad o’r newid i’r aelodau, ynghyd ag Arolwg Bodlonrwydd Aelodau ac mae mwy na 300 o ymatebion papur a mwy na 500 o ymatebion electronig wedi’u derbyn hyd yma. Ymhlith yr ymatebion electronig, mynegodd 44 o wirfoddolwyr ddiddordeb yn y Grwpiau Ffocws Aelodau, ac roedd yr ymatebion papur yn cael eu casglu o hyd. 

            Tynnodd Mrs Williams sylw at ddatblygiadau diweddar, gan gynnwys:

-       Y wybodaeth ddiweddaraf am y Rhaglen McCloud. Roedd Bwrdd Cynghori’r Cynllun wedi cyhoeddi canllawiau ar sut y dylid defnyddio cyllid os na chaiff data ei dderbyn gan gyflogwr, yn ogystal â chanllawiau ar ddilysu data. Bydd Mrs Williams yn trefnu cyfarfod ar gyfer gr?p llywio McCloud ym mis Mai. Mae prosesau dilysu eisoes ar waith a byddai’r rhain yn cael eu hadolygu gan ystyried y canllawiau gan SAB. 

-       Ailbrisio ECGA – Roedd y cynnydd o 10.1% mewn pensiynau yn y broses o gael ei ychwanegu at fudd-daliadau o fis Ebrill ymlaen. Roedd hwn yn faes gwaith sylweddol.

-       Roedd y llif gwaith wedi bod yn cael ei fonitro ers nifer o flynyddoedd a bu i hyn helpu’r gronfa i nodi meysydd pwysau. Roedd rhagor o waith dadansoddi yn cael ei wneud mewn ymgais i ragweld llif gwaith yn y dyfodol a bydd y canlyniadau’n cael eu rhannu yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Mehefin.  Fodd bynnag, oherwydd cymhlethdod cynyddol achosion a’r camau ychwanegol cysylltiedig, mae’n anoddach monitro llif gwaith ar sail gyfatebol o un flwyddyn i’r llall. 

-       Cafwyd ymateb cadarnhaol iawn i’r ymgyrch recriwtio ddiweddar ar gyfer y swyddi gwag gweinyddu a bu i’r tîm nodi mwy o ymgeiswyr addas nag oedd eu hangen i lenwi’r swyddi gwag. Llwyddwyd i gyflwyno dirprwyaeth frys rhag colli’r cyfle recriwtio, a arweiniodd at fewnlifiad o brofiad gwaith amrywiol o fewn y tîm. Ni lwyddwyd i lenwi pob un o’r pum swydd ychwanegol, felly bydd y rhai sy’n weddill yn cael eu hysbysebu fel rhan o adolygiad y tîm prosiect.

            Gwnaeth y Cynghorydd Swash sylw mewn perthynas â’r ohebiaeth ddiweddar yngl?n â’r brandio a’r Arolwg Bodlonrwydd Aelodau. Mynegodd bryder ynghylch cost ac effaith amgylcheddol dosbarthu’r papurau hyn a gofynnodd pam fod rhai wedi cael eu hanfon ar bapur ac eraill dros e-bost. Eglurodd Mrs Williams mai dim ond ar gyfer yr Aelodau sydd wedi nodi eu bod yn ffafrio hynny y caiff gohebiaeth ar bapur eu hanfon.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r diweddariad.

Gofynnodd y Cadeirydd i’r Pwyllgor nodi’r dyddiadau canlynol ar gyfer cyfarfodydd y Pwyllgor yn y dyfodol:

-       21 Mehefin 2023

Byddai dyddiadau cyfarfodydd y Pwyllgor yn y dyfodol yn cael eu cytuno yng nghyfarfod cyffredinol blynyddol y Cyngor ym mis Mai.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi dyddiad cyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Diolchodd y Cadeirydd i bawb am ddod ac am gymryd rhan. Cynhelir cyfarfod ffurfiol nesaf y Pwyllgor ar 21 Mehefin 2023. Manteisiodd y Cadeirydd ar y cyfle i gyfeirio at ddwy sesiwn hyfforddi sydd i ddod: Y sesiwn hyfforddiant wyneb yn wyneb hanfodol ar 26 Ebrill a drafodir ar ôl y cyfarfod, a sesiwn hyfforddiant hanfodol a fyddai’n canolbwyntio ar Ddyrannu Asedau Tactegol a Buddsoddi Cyfrifol ar 3 Mai, a gaiff hefyd ei chynnal wyneb yn wyneb. 

Daeth y cyfarfod i ben am 11:04am.

……………………………………

Y Cadeirydd