Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw Datganiadau a chynghori’r Aeolodau yn unol a hynny.

Gwahoddodd y Cadeirydd y rhai a oedd yn bresennol i ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau posibl a allai fod ganddynt mewn perthynas â’r Gronfa, ac eithrio’r rhai a gofnodwyd eisoes ar gofrestr y Gronfa.

Nododd y Cadeirydd fod yr eitem Diweddariad Llywodraethu ac Ymgynghoriadau yn cyfeirio at dendr ymgynghoriaeth buddsoddi, felly gofynnwyd i’r sawl a oedd yn bresennol o Mercer, Ymgynghorwyr Buddsoddi’r Gronfa, adael y cyfarfod yn ystod yr eitem hon. Mae eitem 11 yn ymwneud â strwythur rheoli swyddogion newydd arfaethedig felly gofynnwyd i swyddogion y Gronfa adael y cyfarfod yn ystod yr eitem hon.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiadau newydd.

Penodi Is-gadeirydd a nodi bod y Cadeirydd a’r Isgadeirydd, felly, wedi’u penodi fel Aelod a Dirprwy, yn y drefn honno, o'r Pwyllgor Cydlywodraethu ar gyfer Partneriaeth Bensiwn Cymru.

PENODI IS-GADEIRYDD

Dywedodd y Cadeirydd y bydd pwy bynnag a benodir yn Is-Gadeirydd hefyd yn cael ei benodi'n Ddirprwy gynrychiolydd ar y Cydbwyllgor Llywodraethu ar gyfer Partneriaeth Pensiynau Cymru. Gofynnodd y Cadeirydd am enwebiadau ar gyfer y rôl hon.

Yn dilyn enwebiadau gan y Cynghorwyr Hughes a Rose, penodwyd y Cynghorydd Shallcross yn Is-Gadeirydd.

PENDERFYNWYD:

Penododd y Pwyllgor yr Is-gadeirydd a nodi bod y Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd wedi’u penodi yn Aelod a Dirprwy (amgen), yn y drefn honno, o Gydbwyllgor Llywodraethu Partneriaeth Pensiynau Cymru (PPC).

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 20 Mawrth 2024.

Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 20 Mawrth.

PENDERFYNWYD:

Cafodd cofnodion cyfarfod 20 Mawrth 2024 eu derbyn a’u cymeradwyo a bydd y Cadeirydd yn eu llofnodi.

I gadarnhau, fel cofnod cywir o gofnodion y cyfarfod arbennig a gynhaliwyd ar 17th Ebrill 2024.

Eglurodd y Cadeirydd fod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Arbennig ar 17 Ebrill a gyflwynir yma yn ddogfen gyhoeddus. Fodd bynnag, gan mai cyfarfod preifat oedd hwn, mae gan Swyddogion gofnod manylach o'r cyfarfod a all fod ar gael i aelodau ar gais.

Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 17 Ebrill.

PENDERFYNWYD:

Derbyn a chymeradwyo cofnodion 17 Ebrill 2024, a byddant yn cael eu harwyddo gan y Cadeirydd.

Derbyn cyflwyniad gan Archwilio Cymru ar Gynllun Archwilio 2023-24 i dderbyn sylwadau.

Cyflwynodd Mr Bateman yr eitem hon, a’i throsglwyddo i Jodie Williams o Archwilio Cymru i egluro pwyntiau allweddol y Cynllun Archwilio i’r Pwyllgor, gan gynnwys:

-       Y lefel perthnasedd a'r trothwy adrodd.

-       Mae Datgeliadau Personél Cysylltiedig a Phersonél Rheoli Allweddol yn faes o ddiddordeb penodol, y mae lefel perthnasedd is wedi'i bennu ar ei gyfer.

-       Mae gwaith archwilio a chynllunio ar y gweill ac nid yw pob maes o'r asesiad risg wedi'i gwblhau.

-       Ar hyn o bryd, yr unig risg sylweddol o ran datganiadau ariannol a nodwyd yw'r risg y bydd rheolwyr yn diystyru rheolaethau. Eglurodd fod hon yn risg anochel ym mhob endid, ac amlinellodd ymateb arfaethedig y Tîm Archwilio. Os bydd unrhyw risgiau ariannol sylweddol ychwanegol yn codi, bydd Archwilio Cymru yn adrodd ar y rhain i'r Pwyllgor mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

-       Mae dau faes arall i ganolbwyntio arnynt ar hyn o bryd: Prisiadau Buddsoddi a newidiadau staff allweddol o fewn y tîm Cyllid.

-       Bwriedir cynnal yr archwiliad yn ystod mis Gorffennaf a mis Awst, a bydd Archwilio Cymru yn adrodd yn ôl gyda'r adroddiad Archwilio a'r safbwyntiau i'r Pwyllgor ym mis Tachwedd.

-       Cyfanswm y ffi archwilio amcangyfrifedig, sy'n gynnydd o bron i £3,000 o gymharu â'r llynedd.

-       Y tîm archwilio, a gwrthdaro posibl; mae'r arweinydd archwilio a'r hyfforddai yn aelodau gohiriedig o'r Gronfa ac mae mesurau diogelu ar waith i liniaru unrhyw risgiau i annibyniaeth.

Gwnaeth Mr Hibbert sylw ar y ffigwr o £49,693 ar gyfer y ffi archwilio amcangyfrifedig. Cadarnhaodd Ms J Williams mai amcangyfrif yw hwn ac y bydd unrhyw arian sy’n weddill yn cael ei ddychwelyd pe ceid tanwariant.

Nododd Mrs McWilliam yr amserlen ar gyfer yr adroddiad archwilio i ddod i’r Pwyllgor ym mis Tachwedd. Gofynnodd a fyddai drafft o adroddiad blynyddol a chyfrifon y Gronfa yn dal i gael eu derbyn yn y Pwyllgor mis Medi. Dywedodd Mr Bateman mai'r bwriad gwreiddiol oedd mynd â'r adroddiad i Bwyllgor mis Medi a bod y Gronfa'n dal i weithio i'r terfyn amser hwn, ond mae Archwilio Cymru yn awgrymu mai ym mis Tachwedd y bydd yr adroddiad archwilio terfynol. Cadarnhaodd Ms J Williams fod Archwilio Cymru yn dal i fwriadu cynnal y gwaith archwilio ym mis Gorffennaf a mis Awst. 

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi cynllun Archwilio Cymru ac yn rhoi sylwadau arno. 

Rhoi diweddariad i aelodau’r Pwyllgor ar faterion yn ymwneud â llywodraethu gan gynnwys materion i’w cymeradwyo ar Gynllun Busnes y Gronfa 2024/25 (gan ychwanegu eitem yn ymwneud â Phartneriaeth Pensiwn Cymru), y Polisi Parhad Busnes diwygiedig a dirprwyaeth ar gyfer penodiad ymgynghorwyr buddsoddi.

Gadawodd Mr Steve Turner a Mr Paul Middleman o Mercer y Siambr dros gyfnod yr eitem hon. Dywedodd Ms Murray nad yw Aon, fel Ymgynghorwyr Annibynnol y Gronfa, yn gwneud cais am y contract Ymgynghoriaeth Buddsoddi ac nad oes unrhyw wrthdaro o ran buddiannau mewn perthynas â thrafodaethau’r tendr.

            Aeth Ms Murray â’r Pwyllgor drwy’r adroddiad hwn, gan amlygu’r canlynol:

-       Fformat y gofrestr risg newydd yn dilyn cymeradwyo'r Polisi Risg a ddiweddarwyd ym mis Mawrth.

-       Adrodd ar gydymffurfiaeth yn erbyn Cod Ymarfer Cyffredinol newydd y Rheoleiddiwr Pensiynau

-       Y rhesymeg dros yr argymhelliad i ddiweddaru’r Cynllun Busnes gydag eitem ychwanegol yngl?n â llywodraethu Partneriaeth Pensiynau Cymru (PPC)

-       Adolygu'r Polisi Parhad Busnes, gan argymell bod y Pwyllgor yn cymeradwyo'r polisi wedi'i ddiweddaru ar y sail y byddai'r mân newidiadau y gofynnwyd amdanynt gan Mr Hibbert yn cael eu gwneud.

-       Tendr yr Ymgynghorydd Buddsoddi. Cytunwyd ym mis Mawrth i ddod â'r adolygiad o'r penodiad hwn ymlaen er mwyn caniatáu i Mrs Fielder gwblhau'r gwaith caffael cyn ei hymddeoliad. Fodd bynnag, oherwydd oedi annisgwyl yn y broses, roedd y gwaith caffael ar ei hôl hi, a chyfweliadau'n cael eu cynnal yr wythnos nesaf. Golygai hyn nad oedd unrhyw argymhelliad i benodi cynigydd. Felly cynigiwyd dirprwyo'r broses derfynol o gaffael a phenodi'r cynigydd a ffefrir i Mrs Fielder a Mr Ferguson.

            Gofynnodd Mr Hibbert am eglurhad o ran a yw'r contract presennol yn cael ei derfynu'n gynnar. Cadarnhaodd Mrs Fielder y gellid gwneud hynny, yn amodol ar ganiatáu cyfnod trosglwyddo o 3 mis.

PENDERFYNWYD:

a)    Bod y Pwyllgor wedi ystyried y diweddariad a gwneud sylwadau.

b)    Cymeradwyodd y Pwyllgor ychwanegu eitem lywodraethu, yn ymwneud â Phartneriaeth Pensiynau Cymru, at Gynllun Busnes 2024/25 y Gronfa.

c)    Cymeradwyodd y Pwyllgor y Polisi Parhad Busnes wedi’i ddiweddaru, yn amodol ar y newidiadau a awgrymwyd gan Mr Hibbert.

d)    Dirprwyodd y Pwyllgor y gwaith o ddewis, penodi a diswyddo (yn ôl yr angen) ymgynghorwyr buddsoddi’r Gronfa i Ddirprwy Bennaeth Cronfa Bensiynau Clwyd a’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol ar ôl cwblhau’r cyfweliadau a’r gwaith sgorio cysylltiedig.

Rhoi diweddariad i aelodau’r Pwyllgor ar faterion gweinyddu a chyfathrebu, gan gynnwys materion i’w cymeradwyo a dirprwyaeth y Strategaeth Weinyddu ddiwygiedig, Polisïau Dewisol yr Awdurdod Gweinyddu, a phenderfyniadau allweddol yn ymwneud â Dangosfwrdd Pensiwn Cenedlaethol.

Aeth Mrs K Williams â’r Pwyllgor drwy’r adroddiad hwn, a thynnodd sylw at rai meysydd, gan gynnwys rhai newydd ers adeg ysgrifennu’r adroddiad:

-       Strategaeth Gyfathrebu (Tasg A7 o'r Cynllun Busnes) – Yn dilyn ymchwil o amgylch gwasanaeth teleffoni i gyfeirio galwadau sy'n dod i mewn yn well gan aelodau, ac i fonitro’r galwadau, cyflwynwyd achos busnes i'r Bwrdd Strategaeth Ddigidol a’i gymeradwyo. Mae angen penderfynu ar lefel y gwaith a'r costau o hyd ac felly nid yw'r amserlenni wedi'u cytuno eto.

-       Diweddariad McCloud – dim ond ar 18 Mehefin y cafwyd canllawiau statudol a oedd yn darparu’r opsiwn o estyniad hyd at 31 Awst 2026. Fodd bynnag, nid oes unrhyw fwriad i newid amserlen prosiect y Gronfa ar hyn o bryd.

-       Dangosfwrdd Pensiynau Cenedlaethol - argymhellwyd bod y Pwyllgor yn dirprwyo penderfyniadau allweddol i'r Gr?p Rheoli Rhaglen ar yr amod bod y Rheolwr Gweinyddu Pensiynau a Phennaeth Cronfa Bensiynau Clwyd yn bresennol i'r penderfyniadau hynny gael eu gwneud.

-       Adolygu’r Strategaeth Weinyddol a Pholisi Dewisol yr Awdurdod Gweinyddu.

Nododd Mr Hibbert fod yna gyflogwr sengl gydag un gweithiwr sydd wedi bod yn cael trafferth darparu'r data gofynnol mewn modd amserol, a gofynnodd sut mae hyn yn cael ei liniaru. Eglurodd Mrs K Williams fod hyn yn cael ei fonitro ac, os oes angen, gellir ei uwchgyfeirio gan ddefnyddio'r broses uwchgyfeirio cyflogwyr newydd. Mae'r tîm hefyd yn cysylltu â'r cyflogwr i helpu i liniaru risgiau posibl, gan gynnwys cyflwyno Tîm Cyfathrebu a Chyflogwyr er mwyn darparu cefnogaeth a helpu i ddatrys problemau.

Gofynnodd y Cynghorydd Wedlake sut mae cynnydd y Gronfa ar y prosiect Dangosfwrdd yn cymharu â chynnydd cronfeydd eraill, ac a fydd datblygiad pellach. Nododd Mrs K Williams fod y Gronfa yn parhau i wneud cynnydd da, bod gwaith glanhau data ar y gweill a bod darpariaeth meddalwedd yn cael ei harchwilio. Y gobaith yw y bydd hyn yn gallu symud ymlaen o ystyried y gwaith dirprwyo sydd wedi'i argymell i'w gymeradwyo gan y Pwyllgor. Mae'r Gronfa hefyd wedi gwirfoddoli i fod yn safle prawf ar gyfer y darparwr meddalwedd. Fodd bynnag, nid oes unrhyw Ddangosfyrddau wedi'u cymeradwyo eto nac ar gael i'w gweithredu.

PENDERFYNWYD:

a)    Bod y Pwyllgor yn ystyried y diweddariad ac yn rhoi sylwadau;

b)    Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r diwygiadau arfaethedig i'r Strategaeth Weinyddu a Datganiad o Bolisïau Dewisol yr Awdurdod Gweinyddu, ac yn dirprwyo unrhyw fân newidiadau terfynol; a

c)    Bod y Pwyllgor yn dirprwyo penderfyniadau allweddol yn ymwneud â gweithredu gofynion y Dangosfwrdd Pensiynau Cenedlaethol i'r Gr?p Rheoli Prosiect.

Rhoi diweddariad i aelodau’r Pwyllgor ar faterion buddsoddi a chronni, a gwneud sylwadau ar gynnwys a fformat yr adroddiad crynhoi newydd. 

Ni chafwyd unrhyw sylwadau ar yr eitem hon.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r diweddariad.

PENDERFYNWYD:

Gwahardd y wasg a’r cyhoedd o weddill y cyfarfod ar gyfer y ddwy eitem ganlynol yn rhinwedd gwybodaeth eithriedig dan baragraff(au) 14 Rhan 4 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd).

Darparu aelodau’r Pwyllgor â newidiadau arfaethedig i strwythur rheoli a chefnogaeth llywodraethu ar gyfer ei gymeradwyo.

Gadawodd y Swyddogion canlynol y cyfarfod dros gyfnod yr eitem hon: Karen Williams (Rheolwr Gweinyddu Pensiynau), David Bateman (Cyfrifydd y Gronfa), Matt Grundy (Cyfrifydd Graddedig), Ieuan Hughes (Hyfforddai Buddsoddi Graddedig), Morgan Nancarrow (Cymhorthydd Gweinyddol Llywodraethu).

Ar gais y Pwyllgor, gadawodd Pennaeth Cronfa Bensiynau Clwyd yr ystafell ar gyfer rhan o'r eitem hon hefyd.

Trafododd y Pwyllgor yr eitem hon ar y Rhaglen.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyodd y Pwyllgor y newidiadau arfaethedig i strwythur Swyddogion y Gronfa Bensiynau, sy’n ymgorffori strwythur rheoli newydd a mwy o gymorth llywodraethu i’r Gronfa. Gofynnwyd am ymchwiliadau pellach i sicrhau lefelau cyflog priodol i leihau’r risg o golli staff.

Derbyn cyflwyniad gan Ddarparwr Datrysiad Rheoli Buddsoddiad a Gweithredwr Partneriaeth Pensiwn Cymru.

Cafodd yr eitem hon ei chyflwyno a’i thrafod.

PENDERFYNWYD:

Cafodd y Pwyllgor y cyflwyniadau gan Weithredwr Partneriaeth Bensiynau Cymru a Darparwr Datrysiadau Rheoli Buddsoddiadau. Fe’u trafodwyd a chytunwyd y byddai Pennaeth Cronfa Bensiynau Clwyd yn rhoi adborth i Bartneriaeth Bensiynau Cymru.

Gofynnodd y Cadeirydd i’r Pwyllgor nodi’r dyddiadau canlynol ar gyfer cyfarfodydd y Pwyllgor i ddod:

2.00pm ddydd Mercher 11 Medi 2024

9.30am ddydd Mercher 27 Tachwedd 2024

9.30am ddydd Mercher 19 Chwefror 2025

9.30am ddydd Mercher 19 Mawrth 2025

9.30am ddydd Mercher 18 Mehefin 2025

PENDERFYNWYD:

Nododd y Pwyllgor ddyddiadau'r Pwyllgorau sydd i ddod.