Penderfyniadau

To provide an update on the review of the Corporate Complaints Policy.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad ar y Polisi Pryderon a Chwynion newydd ar gyfer y Cyngor, yn seiliedig ar ddull trin cwynion ar gyfer darparwyr gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.

Eglurodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid bod newidiadau i’r Polisi Cwynion yn gwneud defnydd gwell o dueddiadau gydag amserlen adrodd wedi'i sefydlu i rannu data perfformiad a nodi newidiadau i wella darpariaeth gwasanaeth. Rhannwyd Polisi Rheoli Cyswllt â Chwsmeriaid newydd i ddarparu canllawiau clir ar reoli ymddygiad annerbyniol gan gwsmeriaid i ddiogelu’r gweithlu. Bydd y ddau bolisi yn cael eu cyhoeddi a’u gweithredu o 1 Ebrill 2021.

Croesawodd y Cynghorydd Mullin y polisïau a fyddai’n rhoi canllawiau clir i gwsmeriaid ac yn diogelu gweithwyr.

O ran yr amserlen adrodd ar berfformiad, cynigodd y Cynghorydd Richard Jones bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn gan y Pwyllgor bob chwe mis – yn unol â’r Cabinet a’r Pwyllgor Archwilio – yn hytrach nag yn flynyddol. Yn unol â’r cais, byddai’r canllawiau yn cael eu rhannu gyda’r Pwyllgor ar ôl y cyfarfod.

Gan ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, darparodd y swyddogion eglurhad ar y broses ar gyfer delio â ch?yn pan mae swyddog yn methu ag ymateb i ymholiad.

 Eiliwyd cynnig y Cynghorydd Jones gan y Cynghorydd Haydn Bateman.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn:

 (a)      Cefnogi gweithrediad y Polisi Pryderon a Chwynion o 1 Ebrill 2021;

 (b)      Cefnogi gweithrediad y Polisi Rheoli Cyswllt â Chwsmeriaid o 1 Ebrill 2021;

 (c)      Nodi’r amserlen adrodd ar berfformiad fel yr amlinellwyd ym mharagraff 1.15 yr adroddiad; a

 (ch)    Derbyn adroddiadau bob chwe mis yn hytrach nag yn flynyddol fel nodwyd yn yr adroddiad.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd 11 Chwefror 2021, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Paul Shotton a Haydn Bateman.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel rhai cywir.

Yngl?n ag Eitem Rhif 6 ar y Rhaglen - Cronfa Waddol Gymunedol Sir y Fflint - Adroddiad Blynyddol, datganodd y Cadeirydd gysylltiad personol oherwydd ei fod yn aelod o’r pwyllgor grantiau.

To consider the Forward Work Programme of the Corporate Resources Overview & Scrutiny Committee.

Wrth gyflwyno’r adroddiad, bu i Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd atgoffa’r Aelodau y byddai holl gyfarfodydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ym mis Ebrill yn cael eu canslo i ddarparu cymorth ar gyfer yr Etholiadau.  Gan nad oedd unrhyw eitemau wedi’u trefnu ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor ar 13 Mai, roedd y Cadeirydd wedi cytuno y gellid cynnal briff ar Werthoedd Cymdeithasol ar y dyddiad hwnnw. Byddai rhaglen gwaith i'r dyfodol ddangosol ar gyfer blwyddyn y cyngor 2021/22 yn cael ei rhannu yn y cyfarfod ym mis Mehefin.

Gofynnodd y Cynghorydd Richard Jones am eitem gynnar ar y thema Tlodi yng Nghynllun y Cyngor, a oedd bellach o dan gylch gwaith y Pwyllgor hwn. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd y byddai’r eitem yn cael ei threfnu ar gyfer mis Mehefin neu fis Gorffennaf, ynghyd â diweddariad ar Fwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru. Gan ymateb i gais y Cynghorydd Jones am eitemau ar falensau gwasanaeth o fewn y gyllideb a rhesymau dros gronfeydd wrth gefn a glustnodwyd, dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y byddai’r wybodaeth ychwanegol hon yn cael ei chynnwys yn yr adroddiad ar sefyllfa derfynol y gyllideb refeniw i’w dderbyn ym mis Mehefin.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion gan y Cynghorwyr Kevin Rush a Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

 (b)      Bod Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, wrth ymgynghori gyda Chadeirydd y Pwyllgor, yn cael ei awdurdodi i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

To provide members with the latest budget monitoring position for 2020/21 on the Revenue Budget as at Month 10.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid adroddiad ar sefyllfa monitro’r gyllideb refeniw fel yr oedd ym Mis 10 ar gyfer Cronfa’r Cyngor a’r Cyfrif Refeniw Tai cyn i’r Cabinet ei ystyried.  Roedd yr adroddiad yn adlewyrchu sefyllfa’r gyllideb ar ddiwedd y flwyddyn ariannol petai pethau’n parhau heb eu newid gan ystyried y sefyllfa ddiweddaraf o ran cyhoeddiadau Cyllid Grant Argyfwng Llywodraeth Cymru (LlC).

O ran Cronfa’r Cyngor, roedd y sefyllfa a ragwelwyd ar ddiwedd y flwyddyn - heb unrhyw gamau gweithredu newydd i leihau pwysau costau a gwella’r elw o gynllunio effeithlonrwydd - yn warged gweithredol o £0.924 miliwn, gan adael balans cronfa wrth gefn a ragwelwyd o £2.339 miliwn ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.  Nid oedd yr amcanestyniad hwn yn cynnwys effaith y dyfarniad cyflog i’w dalu gan arian wrth gefn. Roedd y prif resymau dros y symud ffafriol o £0.552 miliwn o Fis 9 wedi’u nodi yn yr adroddiad.

Rhoddwyd y wybodaeth ddiweddaraf am y risgiau ariannol allweddol a risgiau ychwanegol am brydau ysgol am ddim ac effaith tywydd garw, yn ogystal â’r sefyllfa ar gyflawniad arbedion effeithlonrwydd a gynlluniwyd yn ystod y flwyddyn fel y nodwyd yn yr adroddiad. O ran cronfeydd wrth gefn na chlustnodwyd, nodwyd bod trafodaethau ar gymhwyster rhai o’r hawliadau cyllid grant yn parhau gyda Llywodraeth Cymru.

O ran y Cyfrif Refeniw Tai, byddai tanwariant arfaethedig o £1.642 miliwn yn gadael balans terfynol heb ei neilltuo o £3.651 miliwn, a oedd yn uwch na’r canllawiau a argymhellwyd ar wariant.

Mynegodd y Cynghorydd Richard Jones bryderon yngl?n â goblygiadau’r cyfraniad llai gan Fwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr tuag at y pecynnau gofal a ariennir ar y cyd; dywedodd y dylai cytundebau gael eu herio er mwyn rhwystro’r Cyngor rhag gorfod canfod mesurau lliniaru i ddygymod â cholledion o’r fath. Disgrifiodd y Rheolwr Cyllid y broses ar gyfer cytuno ar drefniadau cyd ariannu a’r heriau o ran amcanestyniadau cywir at ddibenion y gyllideb. Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y gallai mwy o wybodaeth am y rheswm dros y gwahaniaeth gael ei phenderfynu a’i rhannu yn y cyfarfod nesaf.

O ran y newidiadau sylweddol, gofynnodd y Cynghorydd Jones bod hawliadau’r Gronfa Galedi yng Ngwasanaethau Stryd a Chludiant yn cael eu gwahanu ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol. Gofynnodd hefyd am y cynnydd ymddangosiadol mewn risg a oedd wedi arwain at gyfraniad ychwanegol ar gyfer darpariaeth dyled ddrwg gorfforaethol. Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod y sefyllfa wedi cael ei heffeithio gan benderfyniadau a wnaed ar ddiogelwch gorfodaeth dyledion oherwydd yr argyfwng cenedlaethol. Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ei bod yn gwneud synnwyr i’r Cyngor roi cyfraniadau digonol o’r neilltu fel rhan o’r broses gyfrifyddu ar ddiwedd y flwyddyn.

Gan siarad i gefnogi pryderon y Cynghorydd Jones am becynnau gofal a ariennir ar y cyd, nododd y Cynghorydd Ian Roberts gostau cynyddol darparwyr gofal fel ffactor. Awgrymodd y gallai’r Pwyllgor ddymuno i wneud cais am adroddiad mwy manwl ar y mater. Awgrymodd y Cadeirydd ei bod yn briodol i gyfeirio’r pwnc i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Iechyd a Gofal Cymdeithasol.

Diolchodd y Cynghorydd Banks i swyddogion am yr adroddiad cadarnhaol. O ran y ceisiadau i gario cyllid ymlaen, canmolodd waith y timau Refeniw ac Archwilio Mewnol drwy gydol y sefyllfa argyfwng.

Talodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) deyrnged i’r unigolion hynny a oedd yn rhan o sicrhau canlyniad diwedd blwyddyn cadarnhaol ar y gyllideb, er gwaethaf yr argyfwng.

O ran y diweddaraf ar gyhoeddiadau cyllid argyfwng, cadarnhaodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod y Cyngor wedi derbyn dau swm o £1.181 miliwn yn dilyn cyhoeddiadau diweddar Llywodraeth Cymru ar arbedion nas cyflawnwyd a thrawsnewid digidol ac y byddai hyn yn gwella arian wrth gefn ar gyfer diwedd y flwyddyn. Yn ogystal, roedd disgwyl cyhoeddiadau pellach gan Lywodraeth Cymru ar gyllid i ysgolion.

Cynigodd y Cynghorydd Jones awgrym y Cynghorydd Roberts bod y Pwyllgor yn edrych ar y cytundebau pecynnau gofal a ariennir ar y cyd yn fwy manwl, yn cynnwys rhannu’r risgiau sy’n codi o gostau cynyddol gan ddarparwyr. Dywedodd fod hwn yn fater cyllido ac roedd felly o dan gylch gwaith y Pwyllgor hwn.

Siaradodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd i gefnogi safbwynt y Cadeirydd a dywedodd y dylai’r mater gael ei ystyried gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Iechyd a Gofal Cymdeithasol.

Dywedodd y Cynghorydd Roberts, gan fod hwn yn fater cyllid, byddai’n well iddo gael ei ystyried gan y Pwyllgor hwn.

Ar y sail honno, cynigodd y Cynghorydd Jones y cynnig ac eiliwyd y cynnig gan y Cynghorydd Bateman.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Ar ôl ystyried Adroddiad Monitro Cyllideb Refeniw 2020/21 Mis 10, fod y Pwyllgor yn cadarnhau nad oedd unrhyw faterion penodol y mae’n dymuno adrodd i’r Cabinet; a

 (b)      Bod y Pwyllgor yn ystyried sut mae’r gwahaniaeth rhwng cyfraniad disgwyliedig a chyfraniad gwirioneddol BIPBC ar gyfer pecynnau a ariennir ar y cyd wedi codi cyn gynted â phosibl.

To support the work of the Community Foundation in the presentation of their Annual Report.

Cyflwynodd yr Ymgynghorydd Polisi Strategol yr adroddiad blynyddol ar waith a gyflawnwyd gan y Sefydliad Cymunedol yng Nghymru wrth reoli Cronfa Waddol Gymunedol Sir y Fflint (y Gronfa) ar ran y Cyngor.  Roedd yr adroddiad hefyd yn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf am berfformiad Cronfa’r Degwm Deiran Clwyd.

Cyflwynwyd yr Aelodau i Andrea Powell – Cyfarwyddwr Rhaglenni (Dirprwy Brif Weithredwr) Sefydliad Cymunedol yng Nghymru – a roddodd gyflwyniad yn cynnwys y canlynol:

·         Sefydliad Cymunedol Cymru – y wybodaeth ddiweddaraf

·         Hanes a Throsolwg o’r Gronfa - Cronfa Waddol Gymunedol Sir y Fflint / Cronfa’r Degwm Deiran

·         Perfformiad ariannol

·         Crynodeb o’r grantiau a ddyfarnwyd

·         Astudiaethau achos

·         Y dyfodol

Ers yr adroddiad blaenorol ac fel ymateb uniongyrchol i’r argyfwng cenedlaethol, roedd Sefydliad Cymunedol Cymru wedi dyfarnu grantiau gwerth dros £5m i fwy na 1,000 o unigolion a sefydliadau ar draws Cymru.  Byddai gwefan y Cyngor yn cael ei diweddaru o ran y wybodaeth ar y tair cronfa sydd ar gael yn benodol i drigolion Sir y Fflint - Cronfa Waddol Gymunedol Sir y Fflint, Cronfa’r Degwm Sir y Fflint a Chronfa Gymorth Penarlâg a’r Cylch.

Dywedodd y Cynghorydd Richard Jones y byddai hyrwyddo’r wybodaeth gywir o gymorth i aelodau etholedig godi ymwybyddiaeth ymysg cymunedau. Darparodd Andrea Powell fanylion ar gymhwyster mewn perthynas ag ysgolion. Byddai’r manylion cyswllt a sleidiau’r cyflwyniad yn cael eu rhannu gyda’r Pwyllgor.

Gan ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd Paul Shotton, rhoddwyd eglurhad ar y dull o reoli buddsoddiadau er mwyn gwneud yr elw mwyaf. Cafodd yr Aelodau hefyd eu hysbysu yngl?n â hyrwyddo cronfeydd drwy’r wefan a chyfryngau cymdeithasol amrywiol.

Pan ofynnodd y Cynghorydd Carolyn Thomas am gymorth i grwpiau cymunedol wneud cais am grantiau, cadarnhaodd Andrea Powell fod Cyngor Gwirfoddol Lleol Sir Y Fflint wedi’i gynrychioli ar y panel grantiau. Er bod y swm cyfyngedig o gyllid yn heriol, nodwyd ffrydiau cyllid eraill lle y bo’n bosibl.

Rhoddwyd eglurhad i’r Cynghorydd Joe Johnson ar gyllid ar gyfer yr Eglwys a grwpiau cymunedol yn sefydlu banciau bwyd yn ystod y pandemig.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Geoff Collett a Paul Shotton.

PENDERFYNWYD:

Bod Aelodau’n cefnogi gwaith y Sefydliad Cymunedol yng Nghymru ar ran y Cyngor.

To inform the Committee of progress against actions from previous meetings.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad yn nodi cynnydd ar gamau gweithredu o’r cyfarfodydd blaenorol.

Yn unol â chais y Cynghorydd Richard Jones, byddai’r llythyr i Lywodraeth Cymru yn ceisio cefnogaeth ychwanegol ar gyfer Lleoliadau y Tu Allan i’r Sir yn cael ei ddosbarthu ar ôl ei gwblhau.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Geoff Collett a Joe Johnson.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi'r cynnydd sydd wedi’i wneud.

That the press and public be excluded from the meeting as the following item was considered to be exempt by virtue of paragraph 14 of Part 4 of Schedule 12A of the Local Government Act 1972 (as amended).

To consider the Forward Work Programme of the Community Housing & Assets Overview & Scrutiny Committee and to inform the Committee of progress against actions from previous meetings.

Cyflwynodd yr Hwylusydd Trosolwg a Chraffu y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol gyfredol er mwyn ei hystyried, yn cynnwys newidiadau ers y cyfarfod blaenorol.  Byddai dyddiadau cyfarfodydd ar gyfer blwyddyn y cyngor 2021/22 yn cael eu llenwi pan fydd y Cyngor wedi cytuno ar y Rhestr Cyfarfodydd.  Roedd yr holl gamau gweithredu a oedd yn codi o’r cyfarfodydd blaenorol wedi cael eu cwblhau.

Cafodd yr argymhellion eu cynnig gan y Cynghorydd Patrick Heesom, ac fe’u heiliwyd gan y Cynghorydd Ron Davies.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol;

 (b)      Rhoi awdurdod i’r Hwylusydd, wrth ymgynghori gyda Chadeirydd y Pwyllgor, amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen; a

 (c)      Nodi’r cynnydd sydd wedi’i wneud ar y camau gweithredu sydd heb eu cwblhau.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Chwefror 2021 fel cofnod cywir a chawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Ron Davies a Kevin Rush.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Mawrth 2021 hefyd fel cofnod cywir a chawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Ron Davies a Mared Eastwood.  Ar gofnod rhif 48, dywedodd y Cynghorydd Patrick Heesom fod rhai cymunedau hefyd yn cael eu heffeithio gan denantiaid llety rhent preifat sy’n methu â chynnal a chadw’r eiddo. Byddai’r Hwylusydd yn cymryd camau gweithredu ar ei gais am eitem ar hyn yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel rhai cywir.

Dim.

To update Overview & Scrutiny of our preparedness for the commencement of the socio-economic duty.

Cyflwynodd yr Ymgynghorydd Polisi Strategol adroddiad ar baratoadau’r Cyngor at pan fydd y ddyletswydd economaidd-gymdeithasol yn dechrau.  Roedd hwn yn ofyniad statudol ar gyrff cyhoeddus perthnasol i roi sylw dyledus i’r angen i leihau anghydraddoldebau canlyniadau yn deillio o anfantais economaidd-gymdeithasol.

Rhoddodd yr Ymgynghorydd Polisi Strategol a’r Rheolwr Budd-Daliadau gyflwyniad ar y cyd ar y canlynol:

·         Beth yw’r Ddyletswydd Economaidd-gymdeithasol a beth mae’n ei wneud?

·         Termau allweddol

·         Anghydraddoldebau canlyniadau

·         Enghreifftiau o dlodi

·         Dangos sylw dyledus - trywydd archwilio

·         Bodloni’r ddyletswydd – yr hyn rydym yn ei wneud

·         Canlyniadau gwell

·         Astudiaeth achos

Roedd y Rheolwr Budd-Daliadau yn croesawu’r ddeddfwriaeth i helpu i gefnogi gwaith ar drechu tlodi, oedd yn un o’r meysydd blaenoriaeth yng Nghynllun y Cyngor.  Tynnodd y cyflwyniad sylw at y rhwymedigaethau ychwanegol sydd eu hangen yn y sector cyhoeddus i gyflawni’r Ddyletswydd, nad oedd o anghenraid yn golygu costau ychwanegol.  Roedd ystyried ac ymgynghori’n gynnar yn allweddol i sicrhau bod lleisiau’n cael eu clywed a bod tystiolaeth yn cael ei chasglu.

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am y cyflwyniad ac mewn ymateb i gwestiwn, rhoddodd wybodaeth am y broses ymgynghori i gasglu a deall data i lywio darpariaeth y gwasanaeth.

Wrth gynnig yr argymhellion, mynegodd y Cynghorydd Patrick Heesom ei bryder nad oedd y Ddyletswydd wedi ei blaenoriaethu gan Lywodraeth Cymru i’w rhoi ar waith yn gynharach.  Roedd y Cynghorydd Ron Davies yn cytuno, ac felly eiliodd yr argymhellion.

PENDERFYNWYD:

 (a)         Nodi gofynion y Ddyletswydd Economaidd-gymdeithasol; a

 (b)         Bod y Pwyllgor wedi’i sicrhau am barodrwydd y Cyngor i fodloni’r ddyletswydd newydd.

To provide an update on the impact the emergency situation has had on the Business Plan for NEWydd Cleaning and Catering Services.

Cyflwynodd Rheolwr Gyfarwyddwr cwmni Glanhau ac Arlwyo NEWydd Cyf y wybodaeth ddiweddaraf ar effaith y sefyllfa frys ar y Cynllun Busnes ar gyfer Gwasanaethau Glanhau ac Arlwyo NEWydd.

Wrth roi trosolwg o berfformiad yn 2020/21, tynnwyd sylw at y pwysau sylweddol yn codi o’r sefyllfa frys genedlaethol, ynghyd â datblygu modelau darparu gwasanaeth newydd i fodloni anghenion defnyddwyr gwasanaethau a sicrhau diogelwch gweithwyr.  Rhannwyd cynllun busnes diwygiedig i gefnogi adferiad busnes ac ailadeiladu ar gyfer y dyfodol.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Gyfarwyddwr am ei adroddiad manwl.

Dywedodd y Cynghorydd Patrick Heesom fod yr adroddiad yn atgyfnerthu’r heriau oedd yn codi o’r sefyllfa frys.  Wrth gyfeirio at bwysigrwydd cynnal y cyflenwad o brydau ysgol am ddim, nododd y Rheolwr Gyfarwyddwr ei gais am i Aelodau lleol gael gwybod am unrhyw newidiadau.

Cafodd yr argymhellion eu cynnig gan y Cynghorydd Ron Davies, ac fe’u heiliwyd gan y Cynghorydd Patrick Heesom.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Bod y Pwyllgor yn nodi’r newidiadau a wnaed i’r Cynllun Busnes ac Amcanion Strategol y busnes a gafodd eu heffeithio’n ddifrifol gan y pandemig; a

 (b)      Bod y Pwyllgor yn nodi cyflawniadau NEWydd yn ystod y flwyddyn anodd hon a chefnogi’r busnes drwy ei gam adferiad ac ymlaen tuag at y cynlluniau ar gyfer twf yn y dyfodol.

RESOLVED:

That the press and public be excluded from the meeting for the following items as they were considered to contain exempt information by virtue of paragraphs 12 and 13 of Part 4 of Schedule 12A of the Local Government Act 1972 (as amended).

To seek Audit Committee approval to amend the name of the Council’s Audit Committee and to include new functions to the current Terms of Reference of the renamed Committee.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol adroddiad i nodi newid enw’r Pwyllgor Archwilio i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, gyda swyddogaethau ychwanegol i’w cynnwys yn y Cylch Gorchwyl.  Byddai adroddiad ar y newidiadau yn cael ei gyflwyno i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd a Chyfansoddiadol cyn eu cymeradwyo gan y Cyngor Sir i’w gweithredu o fis Ebrill 2021.  Fel yr adroddwyd yn y cyfarfod blaenorol, byddai newidiadau pellach i gyfansoddiad y Pwyllgor a ailenwyd yn cael eu cyflwyno o fis Mai 2022.

Wrth ymateb i gwestiwn gan Sally Ellis, dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai amserlen yn cael ei pharatoi mewn cydweithrediad a’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol i sicrhau fod y Pwyllgor wedi ei arfogi a’r wybodaeth a’r hyfforddiant angenrheidiol i gyflawni ei ddyletswyddau newydd. Roedd hyn yn cynnwys sesiynau hyfforddiant ar y cyd gyda chynghorau eraill. Rhoddwyd eglurder hefyd i Allan Rainford yngl?n ag adroddiadau panel annibynnol ar asesiadau cyfoedion gyda chynghorau eraill o dan y dyletswyddau newydd.

Siaradodd y Cynghorydd Paul Johnson am yr angen i gynnwys agweddau llywodraethu yn yr hyfforddiant archwilio statudol a roddwyd i’r rhai ar y Pwyllgor. Cafodd hyn ei gydnabod gan y Prif Swyddog (Llywodraethu) a gyfeiriodd at gyswllt gyda chynghorau eraill ar ddehongli cyson ar y gofynion newydd. Cytunwyd ar newid i’r geiriad yn adran 7.02 y Cylch Gorchwyl er mwyn eglurder.

Cynigiodd y Cynghorydd Janet Axworthy gefnogi’r argymhelliad ac fe’i heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Bod enw diwygiedig Pwyllgor Archwilio’r Cyngor yn cael ei gydnabod a’r swyddogaethau newydd yn cael eu nodi yn y Ddeddf a gynhwysir yng Nghylch Gorchwyl y Pwyllgor a ailenwyd.

To endorse the Risk Escalation Protocol within the risk management framework.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad i gefnogi’r Protocol Uwchgyfeirio Risg fel rhan o’r fframwaith rholi risg a ddiweddarwyd ac a ystyriwyd ym mis Tachwedd 2020.

Roedd y protocol yn nodi’r disgwyliadau ar gyfer uwchgyfeirio risg sylweddol ble na ellid ei liniaru neu reoli/leihau ei gyfradd. Tra roedd hyn yn cynnwys risgiau gweithredol, cadwyd cofnodion risg hefyd ar gyfer prosiectau allweddol, a chafodd cynnwys risg ei ychwaneg at adroddiadau pwyllgorau allweddol er mwyn helpu'r broses benderfynu. Byddai’r dull systematig a fabwysiadwyd yn ystod y sefyllfa frys – a gydnabuwyd gan y Pwyllgor, Aelodau ac Archwilio Cymru – yn parhau pan fyddai trefniadau gweithredu arferol yn dychwelyd a chaent eu dilysu gan waith Archwilio Mewnol.

Cynigiodd y Cynghorydd Janet Axworthy gefnogi’r argymhelliad ac fe’i heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Cefnogi’r protocol uwchgyfeirio.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr 2021, fel y’u cynigiwyd gan Allan Rainford a’u heilio gan y Cynghorydd Andy Dunbobbin.

Materion yn Codi

Cofnod rhif 22 – tynnodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) sylw at y penderfyniad diwygiedig i egluro fod ddeddfwriaeth yn caniatáu i Aelod etholedig gael ei benodi yn Is-gadeirydd y Pwyllgor.  Roedd hyn wedi ei gyfathrebu i’r Pwyllgor yn dilyn y cyfarfod ym mis Ionawr.

Cofnod rhif 23 – fel yr awgryma Sally Ellis, cytunwyd y dylid cynnig y ddau le sy’n weddill ar y panel recriwtio ar gyfer yr aelod lleyg ychwanegol i un o’r aelodau lleyg presennol ac un o aelodau etholedig y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel rhai cywir.

Fel aelod o Fwrdd NEW Homes, datganodd y Cynghorydd Janet Axworthy ddiddordeb personol yn eitem 4 ar y rhaglen – Diweddariad Chwarter 4 Rheoli’r Trysorlys.

To provide an update on matters relating to the Council’s Treasury Management Policy, Strategy and Practices to the end of February 2021.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Technegol Dros Dro ddiweddariad ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor hyd at ddiwedd Chwefror 2021.  Adroddwyd ar sefyllfa’r Cyngor yngl?n â buddsoddiadau a benthyca tymor hir a thymor byr, yn ogystal â diweddariad ar gyd-destun economaidd a’r rhagolygon cyfraddau llog.

Cododd Allan Rainford nifer o bwyntiau yngl?n â’r portffolios buddsoddi a benthyca tymor byr. Eglurodd y Rheolwr Cyllid Technegol Dros Dro fod defnyddio Cronfeydd Marchnad Arian yn helpu i arallgyfeirio buddsoddiadau o fewn rhychwant y strategaeth, a bod buddsoddiadau’n cael eu rheoli bob dydd i wneud yn fawr o’r sefyllfa a chynllunio at y dyfodol.

Wrth ymateb i gwestiwn gan Sally Ellis, eglurwyd fod defnyddio Cronfeydd Marchnad Arian yn bodloni dull darbodus y Cyngor o fuddsoddi – yn enwedig yn ystod sefyllfa’r argyfwng – er mwyn rheoli risg ac elw.

Yngl?n â ffurf yr atodiadau, awgrymodd y Cynghorydd Paul Johnson fod y portffolio buddsoddi yn cynnwys y cyfanswm o’r flwyddyn flaenorol er mwyn eu cymharu a bod y portffolio benthyca tymor byr yn cael ei restru yn nhrefn y dyddiad cychwyn er mwyn gweld y patrwm benthyca drwy gydol y cyfnod. Wrth ymateb i gwestiwn pellach, nid oedd effaith sylweddol ar y llif arian yn deillio o’r sefyllfa frys.

Wrth i’r Aelod Cabinet Cyllid, roedd y Cynghorydd Glyn Banks yn croesawu darganfyddiadau’r adroddiad.

Awgrymodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod swyddogion ynystyried y sylwadau a wnaed gan y Cynghorydd Johnson i nodi ffordd fwy hygyrch o gyflwyno’r wybodaeth.

Cytunai’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol a hyn gan ddweud y gellid dangos gwelliannau tebyg yn yr adroddiad canlyniad sydd i ddod yn nes ymlaen yn y flwyddyn.

Ar y sail hwnnw, cynigiodd y Cynghorydd Paul Johnson gefnogi’r argymhelliad ac fe’i eiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Bod diweddariad chwarter Rheoli Trysorlys 2020/21 yn cael ei gefnogi; a

 (b)      Bod swyddogion yn ymchwilio i ddewisiadau yngl?n a’r ffordd orau o gyflwyno’r data yn adroddiadau’r dyfodol.

To present the proposed Internal Audit Plan for the three year period 2021/22 to 2023/24 for Members' consideration.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Cynllun Strategol Archwilio Mewnol tair blynedd ar gyfer 2021-2024 oedd wedi ei ddatblygu gan ddefnyddio mapio gwarant, canlyniad gwaith archwilio blaenorol, risgiau newydd a rhai sy’n datblygu ac ymgynghori gydag uwch swyddogion ac Archwilio Cymru. Er y byddai pob adolygiad blynyddol a rhai uchel eu blaenoriaeth yn cael eu gwneud o fewn 2021/22, byddai archwiliadau blaenoriaeth ganolig yn cael eu hadolygu’n rheolaidd gyda deiliaid portffolio. Byddai unrhyw waith i ymateb i faterion sy’n codi neu yn ymwneud â sefyllfa frys yn cael blaenoriaeth dros adolygiadau blaenoriaeth ganolig.

Croesawodd y Prif Weithredwr y Cynllun cynhwysfawr. Er y gallai peth o’r gwaith gael ei oedi oherwydd problemau gallu, disgwyliwyd i’r Cynllun gael ei gyflwyno’n gyffredinol ar amser o fewn blwyddyn.

Myfyriodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) ar werth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o fewn y sefydliad a dywedodd fod rhai archwiliadau yn ymwneud â materion cyfredol wedi eu blaenoriaethu.

Pan ofynnodd Sally Ellis, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod lefelau is o adnoddau eleni wedi eu cynnwys fel ffactorau yn y Cynllun ac y byddai rhai adolygiadau blaenoriaeth ganoligyn rhoi mwy o gydbwysedd a hyblygrwydd o ystyried ansicrwydd y sefyllfa argyfwng. Rhoddodd fanylion hefyd am amrywiol ffrydiau gwaith yngl?n â chynlluniau atal twyll.

Ailadroddodd y Prif Weithredwr yr ymrwymiad parhaus na fyddai Archwilio Mewnol yn cael ei leihau ar unrhyw bryd heb gytundeb y Pwyllgor.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion gan y Cynghorwyr Paul Johnson a Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Ar ôl ystyried y meysydd dan sylw, gan gynnwys y rhai a flaenoriaethwyd ar gyfer y flwyddyn gyntaf, a lefel adnoddau’r archwiliad, mae’r Pwyllgor yn cymeradwyo Cynllun Strategol Archwilio Mewnol Sir y Fflint ar gyfer 2021-2024.

To inform the Committee of the results of the annual internal assessment of conformance with the Public Sector Internal Audit Standards (PSIAS).

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ganlyniadau’r asesiad mewnol blynyddol o gydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Roedd canlyniadau’r hunanasesiad mewnol ar gyfer 2020/21 a’r asesiad allanol a gyflawnwyd ar gyfer 2016/17 yn dynodi bod y gwasanaeth yn cydymffurfio â’r safonau ymhob maes arwyddocaol ac yn gweithredu’n annibynnol ac yn wrthrychol.  Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cynnydd r gamau i fynd i’r afael ag elfennau o gydymffurfiaeth rhannol ac un achos o ddiffyg cydymffurfiaeth.

Eiliwyd cynnig y Cynghorydd Paul Johnson i dderbyn yr adroddiad a’i ganfyddiadau gan y Cynghorydd Janet Axworthy.

PENDERFYNWYD:

Fod y Pwyllgor yn derbyn yr adroddiad a’i ddarganfyddiadau am yr hunanasesiad.

To review the Audit Wales - Audit Plan 2021 for the Council which sets out the proposed audit work for the year along with timescales, costs and the audit teams responsible for carrying out the work.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr Gynllun Archwilio gan Archwilio Cymru ar gyfer 2021 oedd yn nodi’r trefniadau a’r cyfrifoldebau ar gyfer gwaith archwilio arfaethedig i’r Cyngor yn ystod y flwyddyn gydag amserlenni, costau a’r timau archwilio oedd yn gyfrifol am gynnal y gwaith.

Cadarnhaodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ei gefnogaeth ar gyfer cynnwys y Cynllun Archwilio yr ymgynghorwyd â’r swyddogion yngl?n ag ef.

Wrth gyflwyno’r adroddiad, cyfeiriodd Gwilym Bury o Archwilio Cymru at yr amserlen gychwynnol a roddwyd ar gyfer cwblhau’r gwaith archwilio ac y gallai’r sefyllfa argyfwng effeithio ar hynny o bosibl.  Roedd ffioedd archwilio ar gyfer gwaith archwilio cyfrifon a pherfformiad yn aros yr un fath â’r llynedd, a’r ffi arfaethedig ar gyfer gwaith ardystio grantiau yn ddibynnol ar faint yr archwilio oedd ei angen.

Wrth ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, dywedodd Gwilym Bury fod gwaith Archwilio Cymru ar wydnwch ariannol o dan Gynlllun Archwilio 2021/21 ar fin cychwyn ac yr adroddid ar y darganfyddiadau ar gyfer Sir y Fflint yn nes ymlaen yn y flwyddyn.

Eglurodd y Prif Weithredwr y cai’r adroddiadau eu rhannu gyda’r Pwyllgor hefyd a’r darganfyddiadau’n cael ei cynnwys yn y cynllunio ariannol. Dywedodd y byddai strategaeth ariannol y Cyngor yn aros yr un fath mwy neu lai er mwyn amddiffyn gwasanaethau a pharhau’r achos dros well Setliad gan Lywodraeth Cymru.

Yn dilyn ymholiad gan y Cynghorydd Paul Johnson, rhoddodd Gwilym Bury gefndir yngl?n a’r angen i gynghorau gydymffurfio ag egwyddorion datblygu cynaliadwy fel y’u nodir mewn deddfwriaeth.

Cynigiodd y Cynghorydd Geoff Collett gefnogi’r argymhelliad ac fe’i heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Nodi Cynllun Archwilio Cymru.

To endorse the summary of all external regulatory reports received during 2019/20 along with the Council’s responses.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad cryno i roi sicrwydd bod yr adroddiadau gan reoleiddwyr ac arolygwyr allanol yn 2019/20 wedi cael eu hystyried yn unol â’r protocol adrodd mewnol cytunedig, a bod y camau gweithredu wedi eu cyflawni mewn ymateb i’r argymhellion.

Er nad oedd gofyn am ymateb lleol i astudiaethau cenedlaethol, gwelwyd dull y Cyngor o ymateb a chynnwys gwaith lleol fel arfer dda. Roedd y protocol adrodd a atodwyd at yr adroddiad yn nodi’r trefniadau i ymatebion ar gyfer gwaith lleol penodol gael ei archwilio ac i ddarparu sicrwydd ar agweddau llywodraethu.

Dywedodd Gwilym Bury fod pob adroddiad wedi ei gynnwys yn yr Adroddiad Archwilio Blynyddol a ystyriwyd yn y cyfarfod blaenorol.

Ceisidd Sally Ellis sicrwydd fod trefniadau mewn lle i fonitro cynnydd ar gamau gweithredu sy’n deillio o’r adroddiadau, gan nad oedd hyn yn glir bob amser. Siaradodd y Prif Weithredwr am atebolrwydd gan y Prif Swyddog a’r Aelod Cabinet perthnasol. Tra roedd y Cyngor yn adrodd yn ffurfiol ar adroddiadau lleol, nid oedd gofyn gwneud hynny ar gyfer adroddiadau cenedlaethol, ond roedd Pwyllgorau Archwilio a Throsolwg yn gallu rhoi eitemau o ddiddordeb ar eu rhaglenni gwaith i’r dyfodol.  Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai’r adroddiad yn cael ei rannu gyda’r Cadeiryddion a’r Is-gadeiryddion Archwilio a Throsolwg er mwyn tynnu sylw at unrhyw feysydd diddordeb ar gyfer blaen-gynllunio adroddiadau.

Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod y cyfarfod cyswllt blynyddol gyda’r Cadeiryddion Archwilio a Throsolwg – a oedd wedi ei oedi yn ystod y sefyllfa argyfwng – yn cael ei aildrefnu gan fod hyn yn dechneg ddefnyddiol i godi ymwybyddiaeth o bynciau o ddiddordeb.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Andy Dunbobbin a Paul Johnson.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi derbyn sicrwydd dros ymateb y Cyngor i ddarnau o waith rheoleiddio allanol.

To present to the Committee an update on the progress of the Internal Audit Department.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad rheolaidd yn dangos cynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Ers yr adroddiad diwethaf, nid oedd yr un adroddiad Coch (sicrwydd cyfyngedig) a dim ond un adroddiad Oren Goch (peth sicrwydd) ar yr adolygiad Gofal Iechyd Parhaus. Nodwyd fod cyfanswm y camau gweithredu oedd yn aros wedi lleihau ers cyhoeddi’r adroddiad.

Mynegodd Sally Ellis bryderon yngl?n â nifer y camau gweithredu oedd yn aros, yn enwedig y rhai oedd wedi eu nodi fel blaenoriaeth uchel. Wrth gydnabod yr amrywiol resymau allai arwain at oedi, cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai’n cysylltu â’r rheolwyr dan sylw fel y gallai’r Pwyllgor dderbyn diweddariad am sefyllfa’r camau gweithredu ar faterion blaenoriaeth uchel.

Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai ef a Phrif Swyddog (Llywodraethu) a’r Rheolwr Archwilio Mewnol yn cysylltu gyda Thîm y Prif Swyddog yngl?n ag adolygu camau gweithredu o sy’n aros ar faterion o bwys uchel, er mwyn rhoi sicrwydd ac eglurder i’r Pwyllgor. Yngl?n â chamau gweithredu’r adolygiad Gofal Iechyd Parhaus, dywedodd fod y mater wedi ei uwchgyfeirio i lefel rhanbarthol a’i fod wedi ei godi’n uniongyrchol gyda’r Bwrdd Iechyd. Nododd y Prif Swyddog (Llywodraethu) mai mater o ariannu oedd hyn, ac y cai’r cynnydd ei fonitro gan y Pwyllgor Craffu a Throsolwg Adnoddau Corfforaethol o dan ei raglen gwaith i’r dyfodol ym mlwyddyn newydd y Cyngor.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Paul Johnson, rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol eglurder yngl?n ag adolygiad y gwasanaeth Rheoli Plâu.

Yn dilyn pryderon a godwyd gan Allan Rainford am gynnydd y camau gweithredu oedd yn aros, rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewn sicrwydd y byddai’n ymgysylltu a’r gwasanaethau rheiny er mwyn ymestyn dyddiadau cau a chynorthwyo gyda chwblhau camau gweithredu.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion gan y Cynghorwyr Paul Johnson a Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

To consider the Forward Work Programme of the Internal Audit Department.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i'w hystyried, gan gynnwys cynigion ers yr adroddiad diwethaf. Bydd yr eitemau a restrir yn cael eu hadolygu i roi ystyriaeth i gyfrifoldebau ychwanegol sy’n codi o newidiadau i ddeddfwriaeth.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Janet Axworthy a Paul Johnson.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

 (b)      Awdurdodi Rheolwr yr adran Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

To inform the Committee of the actions resulting from points raised at previous Audit Committee meetings.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ddiweddariad ar y camau gweithredu oedd yn codi o gyfarfodydd blaenorol, a dywedodd y byddai’r gweithdy ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei gynnal ar brynhawn 21 Ebrill 2021.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion gan y Cynghorwyr Paul Johnson a Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Fod y Pwyllgor yn nodi’r adroddiad ac yn croesawu’r cynnydd a wnaed.