Mater - penderfyniadau

Esboniodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) bod y Protocol wedi cael ei adolygu fel rhan o rhaglen dreigl y Pwyllgor i adolygu’r Cyfansoddiad. Roedd adnewyddu’n rheolaidd fel hyn yn gyfle i wirio bod y ddogfen yn dal i fod yn gyfredol ac yn berthnasol. Rhoddodd wybodaeth gefndirol a dywedodd bod y Protocol yn esbonio’r ystyriaethau sy’n berthnasol wrth ddyfarnu contractau a phennu ceisiadau cynllunio. Rhoddodd arweiniad yngl?n â p'un a ddylai Aelodau gwrdd â phobl sy'n ceisio contractau gyda'r Cyngor a’r mesurau diogelu y dylid eu defnyddio mewn achosion felly. Roedd y canllawiau yn dal i fod yn angenrheidiol er bod angen diweddaru rhywfaint o’r derminoleg ac roedd y newidiadau arfaethedig yn cael eu dangos yn Atodiad 1 yr adroddiad. 

Esboniodd y Prif Swyddog bod y Protocol hefyd yn rhoi cyngor yngl?n â beth ddylai Aelodau ei wneud os yr ymgeiswyr neu wrthwynebwyr ceisiadau cynllunio yn dod i gysylltiad â nhw neu yn eu lobïo.  Roedd angen diweddaru’r canllawiau yngl?n â delio â datblygwyr, fodd bynnag, wrth fynd i’r afael â’r materion hyn roedd y Protocol yn gorgyffwrdd â’r Cod Canllawiau Cynllunio. Awgrymwyd na ddylai’r Protocol geisio dyblygu cyngor a roddwyd yn rhywle arall ac y dylid tynnu’r rhannau yn ymwneud â chynllunio o’r ddogfen a diweddaru’r Cod Canllawiau Cynllunio yn lle.  Byddai’r ddogfen hon yn cael ei diweddaru a’i hadrodd wrth y Gr?p Strategaeth Cynllunio cyn iddi gael ei chyflwyno i Bwyllgor y Cyfansoddiad a’r Gwasanaethau Democrataidd... Yna dylai’r Protocol diwygiedig gael ei gynnwys mewn rhaglenni hyfforddiant ac ymsefydlu ar gyfer swyddogion sy’n dyfarnu contractau ac Aelodau’r Cabinet. 

            Wrth gyfeirio at Atodiad 1, cododd y Cynghorydd Chris Bithell nifer o ymholiadau yngl?n â'r newidiadau arfaethedig i’r Protocol. Ymatebodd y Prif Swyddog i’r sylwadau a’r cwestiynau a darparodd eglurhad yngl?n â'r testun a ychwanegwyd ac a ddilëwyd yn y newidiadau wedi'u tracio. Mewn ymateb i awgrym gan y Cynghorydd Bithell, cytunodd y Prif Swyddog ddiwygio’r geiriad ar dudalen 27, paragraff 1.3, fel ei fod yn darllen fel a ganlyn:“Un o'r egwyddorion gor-redol y mae'n rhaid cydymffurfio â nhw yw na ddylai swyddogion nac Aelodau ddangos unrhyw ffafr ormodol i unrhyw gontractwr”. Cytunodd y Prif Swyddog hefyd i awgrym pellach gan y Cynghorydd Bithell sef y dylid cynnwys rhagofal ychwanegol yn adran 6, tudalen 28, na ddylid recordio cyfarfodydd / sgyrsiau heb ganiatâd.

Soniodd y Cynghorydd David Evans am fater a amlygwyd iddo gan breswylydd yn ei Ward yngl?n â chynnydd cais cynllunio ar gyfer busnes. Dywedodd y Prif Swyddog nad oedd y Protocol yn atal Aelodau rhag eirioli ar ran trigolion yn eu Ward neu bobl eraill. Fodd bynnag, cytunai y gallai eglurhad pellach fod o gymorth i amlinellu’r rôl briodol a chadarnhaol y gall Aelodau ei chwarae fel cynrychiolwyr cymunedau pe bai ymgeiswyr yn cysylltu â nhw i ofyn am gymorth i symud cais busnes ymlaen a allai fod o fudd i’r Cyngor a’u Ward heb i’r Aelod greu unrhyw oblygiadau cyfreithiol posibl i'r Cyngor. Mewn ymateb i gwestiwn arall gan y Cynghorydd Evans yngl?n â pharagraff 1.3, tudalen 27, rhoddodd y Prif Swyddog esboniad yngl?n ag ystyr y term ‘ffafr ormodol’ fel y cyfeiriwyd ato a dywedodd bod hyn yn golygu osgoi buddiant personol, neu fuddiannau personol a rhagfarnllyd, gan Aelodau.

Cafodd yr argymhelliad yn yr adroddiad ei gynnig gan y Cynghorydd Chris Bithell a’i eilio gan y Cynghorydd David Evans.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod rhannau o’r ‘Protocol i Aelodau ar gyfer Delio â Chontractwyr/Datblygwyr a Thrydydd Partïon Eraill’ sy’n ymwneud â delio â phartïon a allai fod yn cynnig neu'n hadu cyswllt â'r Cyngor gael ei ddiwygio fel y dangosir yn yr Atodiad i'r adroddiad; a

(b)       Bod y rhannau o’r Protocol i Aelodau ar gyfer Delio â Chontractwyr/Datblygwyr a Thrydydd Partion Eraill yn ymwneud â Chynllunio yn cael eu trosglwyddo i’r Cod Canllawiau Cynllunio (i'r fath raddau nad ydynt eisoes wedi'u hymgorffori ynddo) a bod y Cod Canllawiau Cynllunio yn cael ei ddiweddaru.