Agenda item

Darparu’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau’r Pwyllgor mewn perthynas â materion gweinyddu a chyfathrebu. a chymeradwyo diwygiadau i’r dangosyddion perfformiad allweddol o fewn y Strategaeth Gweinyddu Pensiynau.

Cyflwynodd Mrs K Williams yr adroddiad fesul paragraff i’r Pwyllgor.  Tynnodd sylw at y canlynol:

-       Cynnydd prosiect Dangosfwrdd Pensiynau Cenedlaethol

-       Prosiect McCloud a’r Tîm Cyswllt Cyflogwyr (ELT). O ran y cyflogwyr sy’n defnyddio’r gwasanaeth ELT, mae 100% o ddata McCloud wedi’i ddarparu yn awr a 54% wedi’i uwchlwytho’n llwyddiannus.  O’r cyflogwyr sydd ddim yn defnyddio’r gwasanaeth, mae 78% o’r data wedi cyrraedd, a 56% wedi’i uwchlwytho.  Mae McCloud yn awr yn effeithio ar brosesau mewnol o ddydd i ddydd gan fod angen gwneud gwiriadau ychwanegol, a gallai hyn effeithio ar DPA yn y dyfodol.

-       Ymarferion glanhau data gan gynnwys ymarfer glanhau data cyfeiriadau, a gwiriadau bodolaeth teirblwydd ar gyfer aelodau sy’n byw dramor fel rhan o’r polisi gwrth-dwyll a llygredigaeth. 

-       Mae’r Gronfa’n derbyn dros 24,000 o alwadau ffôn bob blwyddyn, ac fe gynigir y dylid sefydlu desg gymorth dros y ffôn i gyfeirio aelodau at y swyddog cywir ac i fynd i’r afael â Safonau’r Gymraeg.  Holodd Mrs McWilliam a yw’r ystadegau ffôn yn cynnwys galwadau i ffonau symudol.  Eglurodd Mrs Williams y bydd galwadau i rifau ffôn swyddfa’n cael eu cyfrif, hyd yn oed os ydynt yn cael eu trosglwyddo i ffôn symudol drwy system Avaya.  Ni fyddai galwadau i ffôn symudol yn uniongyrchol yn cael eu cyfrif yn yr ystadegau hyn, er enghraifft os yw swyddog yn gwneud galwad ffôn allanol ar eu ffôn symudol heb ddefnyddio system Avaya, gallai’r aelod ffonio’n ôl yn defnyddio’r rhif ffôn symudol.  Ond, mae hyn yn hynod anarferol, ac mae mwyafrif y galwadau ffôn yn dod drwy system Avaya. 

-       Mae’r Gronfa’n anfon adroddiadau misol i gyflogwyr yn eu hysbysu yngl?n â’u perfformiad mewn perthynas â’r 3 prif Ddangosydd Perfformiad Allweddol.  Yn wreiddiol, bwriad yr adroddiadau oedd hysbysu a chefnogi’r cyflogwyr i sicrhau bod adnoddau yn eu lle ac i wella prosesau, ond codwyd pryder mewn archwiliad na wnaed cynnydd ac argymell y dylai’r Gronfa ystyried gweithredu’r polisi uwchgyfeirio ar gyfer cyflogwyr sy’n methu targedau DPA yn barhaus.  Mae’n well gan y Gronfa gynorthwyo cyflogwyr i nodi meysydd i’w gwella a rhannu arferion da yn hytrach na chyflwyno dirwyon.  Mae’r polisi uwchgyfeirio’n cael ei ddiwygio i adlewyrchu hynny, a rhan o’r adolygiad yw diweddaru DPA yn y strategaeth weinyddu. 

-       Ystadegau llwyth gwaith, a’r wybodaeth ddiweddaraf o ran adnoddau a staffio. 

-       Y wybodaeth ddiweddaraf o ran cyfathrebu gan gynnwys sesiynau ymgysylltu â chyflogwyr.  Bydd adborth cyflogwyr ar fformat y cyfarfod blynyddol yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ar ôl casglu’r wybodaeth. 

PENDERFYNWYD:

a)    Bod y Pwyllgor wedi ystyried a gwneud sylwadau ar y diweddariad.

b)    Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r diwygiadau i’r Strategaeth Gweinyddu Pensiynau fel y nodwyd ym mharagraff 1.04 ac Atodiad 4 a fydd yn cynnwys y dangosyddion perfformiad allweddol newydd.