Agenda item

Rhannu Llythyr Blynyddol 2022-23 Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Mae’r adroddiad hefyd yn rhoi trosolwg o’r cwynion a dderbyniwyd gan bob portffolio o’r Cyngor yn hanner cyntaf 2023-24.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid yr adroddiad ar Lythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru oedd yn crynhoi perfformiad y Cyngor ar y cwynion a ymchwiliwyd iddynt yn 2022-23. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys trosolwg o’r cwynion a gafwyd fesul portffolio yn ystod hanner cyntaf 2023-24.

Yn gyffredinol, roedd hwn yn adroddiad cadarnhaol yn dangos gostyngiad yn nifer y cwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor ers 2021-22, ac roedd y mwyafrif helaeth wedi eu cau oherwydd eu bod yn gynamserol, wedi’u gwrthod neu eu tynnu’n ôl gan yr achwynydd. O’r 65 o gwynion a gafwyd, dim ond pum achos oedd angen ymyrraeth gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, a chafodd y cwbl eu datrys yn gynnar. Rhoddwyd manylion y gwelliannau i’r broses, ynghyd â rhan y Cyngor yn ymchwiliad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, ‘ar eu menter eu hunain’. Dangosodd crynodeb o berfformiad hanner cyntaf 2023-24 gynnydd bychan yn nifer y cwynion, a thystiolaeth o brosesau gwell i ymdrin â chwynion ar draws y Cyngor. Roedd mwy o gyfleoedd i wella yn cael eu datblygu drwy sefydlu gr?p swyddogion cwynion, rhaglenni hyfforddiant parhaus i’r gweithlu a datblygu pecyn gwaith ar reoli cyswllt â chwsmeriaid i ysgolion ac aelodau etholedig.

Roedd Matthew Harris, Pennaeth yr Awdurdod Safonau Cwynion yn bresennol a diolchodd i’r Rheolwr Gwasanaeth am yr adroddiad manwl oedd yn dangos cyfraddau ymyrraeth cadarnhaol ac ymwybyddiaeth o gwynion. Wrth ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, rhoddodd enghreifftiau o’r mathau o gwynion cynamserol a’r rhai a wrthodwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Croesawodd Sally Ellis y cynnydd a wnaed gan y Cyngor. O ran y dadansoddiad o gwynion oedd ynghlwm i’r adroddiad, dywedodd y dylai’r Pwyllgor gael sicrwydd bod camau a nodwyd i weithwyr yn cael eu bwydo i’r broses perfformiad a datblygu a bod gwersi a ddysgwyd yn helpu i lywio’r gwaith o baratoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol neu’r Cynllun Corfforaethol. Cytunodd y Rheolwr Gwasanaeth i adrodd yn ôl i’r gr?p swyddogion cwynion am y pwyntiau hyn.

Wrth ymateb i sylwadau’r Cynghorydd Glyn Banks am feysydd â llawer o gwynion, eglurwyd y byddai’r gr?p swyddogion yn sicrhau y byddai camau a nodwyd o gwynion yn cael eu hamlygu i wella gwasanaethau. Fel y gofynnwyd, rhoddodd Matthew Harris eglurhad am yr ymchwiliad ‘ar eu menter eu hunain’, yr ail ymchwiliad o’i fath gan swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Wrth ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, rhannwyd y cefndir i rai o’r blaenoriaethau at y dyfodol a nodwyd yn yr adroddiad.

Yn dilyn awgrym gan Brian Harvey, diwygiwyd yr argymhellion i adlewyrchu’r drafodaeth, a chawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Glyn Banks a Ted Palmer.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn nodi perfformiad blynyddol gwell y Cyngor mewn perthynas â’r cwynion a wnaed i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ystod 2022-23;

(b)       Bod y Pwyllgor yn nodi perfformiad hanner blwyddyn (2023-24) y Cyngor o ran cwynion a wnaed i wasanaethau yn unol â’r weithdrefn bryderon a chwynion; 

(c)       Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r blaenoriaethau a amlinellir ym mharagraff 1.24 i wella’r broses o ddelio â chwynion yn barhaus; a

(d)       Bod y Pwyllgor yn nodi’r gwersi a ddysgwyd o’r weithdrefn gwynion sy’n datblygu.