Agenda item

Derbyn cynnig yngl?n â Cyngor nad yw’n Argraffu.

Gwahoddodd y Cadeirydd y Cynghorydd Rose fel cynigydd y cynnig hwn i siarad.   Diolchodd y Cynghorydd Rose i’r Rheolwr Isadeiledd TG am y wybodaeth yr oedd wedi’i darparu a oedd wedi helpu i nodi’r 4.9 miliwn o dudalennau a oedd wedi’u hargraffu gan y Cyngor yn 2022.  Nid oedd wedi gofyn am nifer y llythyrau a anfonwyd ond am yr adolygiad o'r hyn a argraffwyd a fyddai'n effeithio ar gostau cyllidol ar gyfer incwm papur a phost hefyd.  Dywedodd fod llythyr 10g a anfonwyd yn gyfrifol am 280g o garbon pe bai'r derbynnydd yn ei ailgylchu a rhoddodd enghraifft o lythyr diangen a anfonwyd yn ddiweddar at yr holl Aelodau.  Roedd 70 o argraffwyr xerox o fewn y Cyngor yn cael eu hadolygu ar hyn o bryd ac roedd am sicrhau bod gostyngiad yn yr ôl troed carbon yn cael ei ystyried yn yr adolygiad hwn ac nid y sail cost yn unig.

            Cyfeiriodd yr Aelod Cabinet at yr eithriadau ar gyfer argraffu a theimlai y gellid cynnwys mwy.  Cyfeiriodd at gorff sy'n hyrwyddo twristiaeth o fewn Sir y Fflint a dywedodd fod y taflenni a argraffwyd ganddynt yn amlygu'r agweddau treftadaeth o fewn Sir y Fflint y gellid eu gosod mewn ardaloedd y tu allan i'r sir i ddenu twristiaeth. 

            Byddai'r Cynghorydd Eastwood wedi croesawu adroddiad swyddog ar hyn i ddeall faint o bapur a ddefnyddiwyd, y mewnbwn trydanol a ddefnyddiwyd ac ateb cwestiynau ar pam y defnyddiwyd xerox dros argraffwyr inkjet.  Byddai diweddariad gan AD ar y newid i Gyngor di-bapur hefyd wedi bod yn ddefnyddiol.  Roedd hi'n gefnogol yn gyffredinol i symud tuag at Gyngor di-bapur lle bynnag y bo'n bosibl ond roedd yn bryderus y gallai rhai meysydd fod heb eu cynnwys.  Gofynnodd a allai'r cynnig gynnwys pa argraffwyr a ddefnyddiwyd wrth gaffael ac yn fewnol a chyfeiriodd at eitem Cynllun Gweithredu Strategaeth Newid Hinsawdd CCBe4 ar faint o bapur a ddefnyddir mewn gwasanaethau argraffu.

            Roedd y Cynghorydd Attridge, a oedd yn bresennol fel sylwedydd, yn cyd-fynd â barn y Cynghorydd Eastwood gan ddweud fod y diffyg manylion a chyfranogiad swyddogion wedi galluogi dadl ar hyn.

            Yna rhoddodd y Cadeirydd wybodaeth am y broses o gynigion a sut y cawsant eu cynnig gan Gynghorwyr.  Roedd swyddogion yn gallu rhoi cyngor cyn i benderfyniad gael ei wneud yn ysgrifenedig neu'n bersonol mewn cyfarfodydd.   Ailadroddodd nad oedd gan y Pwyllgor hwn bwerau gwneud penderfyniadau ar wneud argymhellion neu awgrymiadau i'r Cabinet, er enghraifft, lle byddai mwy o gyfraniad gan swyddogion yn cael ei ddarparu.

            Gofynnodd y Cynghorydd Marshall am eglurhad ar y ffigurau defnydd ynni gan ofyn a oeddent yn seiliedig ar danwydd ffosil, a gofynnodd pe bai paneli solar yn cael eu defnyddio i gynhyrchu'r trydan, a fyddai hyn yn golygu nad oeddent yn cynhyrchu carbon.   Yna cyfeiriodd at gyfarfod diweddar y Cyngor lle darllenwyd hysbysiadau o gynigion o ddalenni papur.  Nid oedd hwn yn ffitio i'r categori cyfyngol o fewn y cynnig a gofynnodd a ddylid ehangu hwn i gynnwys taflenni a ddefnyddiwyd yng nghyfarfodydd y Cyngor. 

            Dywedodd y Cynghorydd Rose fod hyn yn edrych ar weithgareddau’r Cyngor a dywedodd fod cael rhywbeth wedi’i argraffu ar gyfer unigolyn a oedd yn angenrheidiol ar gyfer cyfarfod yn wahanol i’r ffaith bod y Cyngor yn anfon papur allan a oedd yn ddiangen.  Roedd gan y Cabinet yr awdurdod i ehangu'r meysydd hynny ond nid oedd modd dileu 100% o'r papur ar hyn o bryd.

            Siaradodd y Cadeirydd o blaid y cynnig gan ddweud mai mater i'r Cabinet oedd gwneud ac ychwanegu mwy o eithriadau i'r argymhellion.  Teimlai fod hwn yn fan cychwyn da ar gyfer trafodaeth o fewn y Cyngor ar argraffu diangen.  Ymgymerwyd â llawer o argraffu yn gorfforaethol a deallodd fod achosion lle'r oedd yn angenrheidiol ac yn synhwyrol i gael copïau wrth gefn wedi'u hargraffu yn enwedig ar gyfer cofnodion digidol.  Roedd yr eithriadau'n eang ac roedd y Pwyllgor yn gofyn i'r Cabinet osod canllawiau polisi ar draws y Cyngor cyfan i leihau faint o bapur a ddefnyddir a'r carbon a gynhyrchir yn ei lunio a'i bostio.

            Adroddodd y Rheolwr Rhaglen ar y Gweithdai Aelodau a gynhaliwyd ym mis Chwefror 2019 ac Academi’r Uwch Arweinwyr a gynhaliwyd ym mis Mawrth 2021 lle derbyniwyd adborth yn ymwneud yn benodol â defnydd papur.  Soniodd yr aelodau am yr angen i ddefnyddio llai o bapur gan ddefnyddio iPads i leihau'r defnydd o bapur.  Soniodd Uwch Arweinwyr am yr angen i weithio’n ddi-bapur a gorfodi newid i arbed ynni a lleihau gwastraff o ran dim neu lai o argraffu dogfennau a datblygu ffurflenni ar-lein.  Cyfeiriodd at CCBe4 yn y Cynllun Gweithredu ar y Newid Hinsawdd a oedd yn nodi, “Hwyluso’r pontio tuag at ‘Gyngor di-bapur’ trwy, er enghraifft, ddigideiddio slipiau cyflog, pecynnau adroddiadau, contractau, ceisiadau.”  Roedd hwn yn gorff parhaus o waith yn nodi argraffu ar raddfa fawr ac yn asesu'r opsiynau a'r dichonoldeb ar gyfer digido.  Dywedodd, trwy’r Cynllun Gweithredu a datblygiad Strategaeth Ddigidol y Cyngor yn 2022, fod newidiadau wedi’u gwneud i’r ffordd yr oedd Aelodau’n cael mynediad at becynnau adroddiadau cyfarfodydd gydag Aelodau’n defnyddio iPad a gliniadur i fynychu cyfarfodydd o bell a gweld y pecyn adroddiad ar yr un pryd.  Nid oedd pecynnau adroddiadau yn cael eu hargraffu oni bai y gofynnwyd yn arbennig am hyn.  Roedd digideiddio pellach o ddogfennau papur a ffurflenni yn cael ei adolygu o fewn y Strategaeth Ddigidol gan ganolbwyntio ar y cwsmer digidol, gweithlu digidol, busnes digidol a chysylltedd, gwybodaeth ddigidol a rheoli data a chyflwyno digidol.  Yna amlinellodd y cyfyngiadau ar yr hyn y gellid ei ddigideiddio.  Gan symud at y polisi argraffu eglurodd y byddai angen ymgynghori â phob portffolio er mwyn deall anghenion gwasanaeth y cwsmer a sicrhau y cedwir at gydymffurfio â deddfwriaeth.   Roedd modd ailgylchu'r papur a ddefnyddiwyd gan y cyngor ar gyfer argraffu o ffynonellau papur cynaliadwy gyda darpariaeth ar gyfer ailgylchu mewn swyddfeydd a lleoliadau argraffwyr.  Roedd yr argraffwyr a ddefnyddir o fewn y Cyngor ar hyn o bryd o dan gontract llogi gyda xerox ac roedd y Cyngor ar hyn o bryd yn adolygu ei stoc o argraffwyr i adlewyrchu ei anghenion wrth symud ymlaen.  Dychwelwyd nwyddau traul i Xerox fel rhan o'u cynllun ailgylchu ac amlinellodd waith y Xerox Green World Alliance. 

            Gofynnodd y Prif Swyddog am ddisgwyliadau’r Pwyllgor ynghylch sut yr oedd yn teimlo y dylai’r cynigion gael eu hadrodd i’r Cabinet.  Os oedd tuedd o blaid y rhain, teimlai y dylid cytuno ar broses.  Awgrymodd y dylid anfon y cofnodion a'r penderfyniadau i'r Cabinet fel y ffordd fwyaf effeithiol ymlaen.  Teimlai'r Cadeirydd pan wnaeth y Pwyllgor hwn argymhellion mai mater i'r Cabinet oedd cadarnhau sut yr hoffent eu hystyried, naill ai drwy fwrw ymlaen â hwy neu trwy eu nodi yn unig.

            Teimlai'r Cynghorydd Attridge ei bod yn hollbwysig bod Swyddog Cyfreithiol yn bresennol yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Newid Hinsawdd i roi cyngor ac i amddiffyn Aelodau.

            Dywedodd y Cadeirydd fod agendâu yn cael eu cyhoeddi ymhell ymlaen llaw ac mai cyfrifoldeb Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd oedd casglu a choladu cynigion a bod croeso i bob swyddog fynychu'r Pwyllgor hwn.  Ar ôl gweld yr agenda roedd y Swyddog Monitro wedi penderfynu peidio â mynychu, nid oedd hwn yn Bwyllgor y byddai'n ei fynychu'n rheolaidd.  Gofynnodd i'r Pwyllgor a fyddent yn dymuno gohirio er mwyn gallu darparu cyngor cyfreithiol.

            Cododd y Cynghorydd Eastwood bwynt ar argymhellion i'r Cabinet oherwydd ar ddechrau'r cyfarfod roedd y cyflwyniad yn nodi bod y pwyllgor hwn yn eistedd o dan Bwyllgor Trosolwg a Chraffu yr Amgylchedd a'r Economi.  Roedd yn bryderus am enw da’r Pwyllgor wrth wneud argymhellion a oedd yn cwmpasu llawer o waith a oedd eisoes yn cael ei wneud gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu heb unrhyw gyfeiriad ato.  Cyflwynodd welliant y dylid gohirio'r cynnig hyd nes y cyflwynir adroddiad swyddog yn manylu ar yr hyn a oedd eisoes yn cael ei ystyried gan Bwyllgorau eraill.

            Eglurodd y Cadeirydd nad oedd y Pwyllgor Newid Hinsawdd yn eistedd o dan Bwyllgor Trosolwg a Chraffu'r Amgylchedd a'r Economi.  Gofynnodd am eglurhad ar welliant y Cynghorydd Eastwood.  Awgrymodd y Cynghorydd Eastwood y dylid newid yr argymhelliad i “gofyn am adroddiad swyddog yn amlinellu’r materion yr ymdriniwyd â hwy yn y cynnig er mwyn galluogi’r pwyllgor i werthuso a gwneud argymhelliad yn seiliedig ar yr adroddiad hwnnw”.  Eiliodd y Cynghorydd Ian Hodge hyn.  

Yn dilyn pleidlais, cafodd y gwelliant ei golli.

            Ailadroddodd yr Aelod Cabinet ei bryderon cynharach gan ddweud bod yn rhaid i'r Pwyllgor gydnabod llwyth gwaith swyddogion a blaenoriaethu awgrymiadau ar gyfer cynigion.

            Gofynnodd y Prif Swyddog am eglurder ynghylch y ffordd ymlaen gan ddweud, beth bynnag oedd y penderfyniadau, awgrymodd y byddent yn cael eu cynnwys yn y cofnodion a'u hanfon at y Cabinet a chytunwyd ar hynny.  Byddai'r Prif Swyddog yn anfon yr argymhellion a'r cofnodion i'r Cabinet. 

O’i roi i’r bleidlais, cymeradwywyd y cynnig.

Penderfynodd Pwyllgor Newid Hinsawdd Cyngor Sir y Fflint:

Argymhellodd y Pwyllgor i’r Cabinet y dylid gweithredu polisi ar draws pob adran yn nodi y dylid ystyried argraffu dim ond lle:

?     Mae gofyniad statudol i ddarparu gwybodaeth ar ffurf wedi’i argraffu.

?     Mae angen deunydd wedi’i argraffu ar aelod o staff neu ddefnyddiwr gwasanaeth anabl oherwydd ei fod yn anabl.

?     Mae angen deunydd wedi’i argraffu ar aelod o staff neu ddefnyddiwr gwasanaeth oherwydd eu bod wedi'u hallgáu'n ddigidol.

?     Roedd y Prif Swyddog perthnasol wedi cyfarwyddo bod angen copi papur wrth gefn o'r ddogfen ar gyfer gwytnwch y gwasanaeth, neu

?     At ddibenion hysbysebu gwasanaeth neu newid mewn gwasanaeth i'r cyhoedd; a

?     Bod yr holl bapur, arlliw, inc a nwyddau traul a gaffaelir yn cael eu gwneud o ddeunyddiau wedi'u hailgylchu a'u hailgylchu ar ôl eu defnyddio.

·           Galwodd y pwyllgor hefyd ar y Cabinet i gychwyn adolygiad effeithlonrwydd o’r stoc bresennol o argraffwyr y mae’r cyngor yn berchen arnynt neu’n eu gweithredu gyda golwg ar resymoli’r rhain i’r lleiafswm angenrheidiol.

PENDERFYNWYD:

Bod argymhellion a chofnodion y cyfarfod yn cael eu hanfon at y Cabinet