Agenda item

Cyflwyno fersiwn derfynol wedi’i harchwilio o Ddatganiad Cyfrifon 2021/22 i gael eu cymeradwyo.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fersiwn derfynol Datganiad Cyfrifon 2021/22 gan ymgorffori newidiadau y cytunwyd arnynt gydag Archwilio Cymru yn ystod yr archwiliad.  Atgoffodd y Pwyllgor, fel yr adroddwyd yn y cyfarfod blaenorol, bod y dyddiad cau statudol a gafodd ei ymestyn ar gyfer cyhoeddi’r cyfrifon terfynol wedi’u harchwilio yn cael ei ymestyn ymhellach i 31 Ionawr 2023, yn bennaf oherwydd problem cyfrifeg technegol ar asedau isadeiledd.

Wrth grynhoi adroddiad Archwilio Cymru dyma Matthew Edwards yn diolch i’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol, y Rheolwr Cyllid Strategol a’r tîm am eu cefnogaeth wrth weithio’n effeithiol trwy’r problemau sy’n codi yn ystod yr archwiliad oedd yn adlewyrchiad o berthynas waith bositif.   Tynnodd sylw at y lefel o fateroliaeth a gafodd ei bennu ar gyfer yr archwiliad a’r meysydd o ddiddordeb cyffredinol lle mae lefelau is yn berthnasol.   Cadarnhaodd fod y cyfrifon wedi cael eu paratoi i safon dda a bod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu cyflwyno barn archwilio ddiamod.  Darparodd eglurhad ar ddau broblem swyddogol o’r archwiliad (Dangosyn 2) a oedd yn gyson gydag awdurdodau eraill a chadarnhawyd fod y rhain yn ddiwygiadau cyfrifeg technegol a oedd wedi cael eu datrys yn foddhaol a ddim yn cael effaith ar sefyllfa ariannol gyffredinol y Cyngor.

Wrth adleisio’r teyrnged a delir i swyddogion y Cyngor a chydweithwyr o Archwilio Cymru, croesawodd y Cadeirydd barhad i’r ymrwymiad bositif rhwng y ddau sefydliad i fynd i’r afael â’r problemau a nodir.

Roedd Allan Rainford yn cydnabod y cymhlethdod ynghlwm â llunio’r cyfrifon.   Wrth ymateb i gwestiwn ar Nodyn 18 fe ddarparodd y Rheolwr Cyllid Strategol eglurhad ar gynnwys y trosglwyddiadau rhwng y Cyngor a phartïon perthnasol o fewn y cyfrifon.   Ar gwestiynau pellach fe gadarnhaodd Matthew Edwards nad oedd ganddo bryderon a bod Sir y Fflint yn un o’r mwyafrif o gynghorau ar draws Cymru oedd yn disgwyl cymeradwyo eu cyfrifon o fewn y dyddiad cau statudol a ddiwygiwyd.   Gyda threfniadau gwerth am arian, nodwyd fod y Crynodeb Archwilio Blynyddol yn cael ei rannu mewn cyfarfod i ddod.

Gofynnodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst os fyddai modd rhannu’r gofrestr asedau gyda’r Pwyllgor.   Cytunodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y byddai hynny’n cael ei ddarparu ar yr amod ei fod yn cael ei gadw’n gwbl gyfrinachol oherwydd sensitifrwydd masnachol. ^[1]  Yn ôl cais i rannu’r gofrestr o gysylltiadau ar gyfer uwch swyddogion, cynghorodd (er bod cofrestr yr Aelodau yn ddogfen gyhoeddus) nad oedd swyddogion yn destun cofrestr gorfodol ac felly byddai angen rhannu’r wybodaeth ar sail wirfoddol a gyda rheswm da oherwydd y wybodaeth bersonol ynghlwm.

Dywedodd y Cynghorydd Parkhurst mai’r rheswm dros wneud y cais oedd i sicrhau’r Pwyllgor fod unrhyw wrthdaro buddiannau posib yn cael ei reoli’n gywir a dywedodd fod y nodiadau i’r datganiadau ariannol craidd ddim yn adlewyrchu’r natur wirfoddol o gofrestr diddordebau’r swyddog.

Cynghorodd y Prif Swyddog fod yna ddim gofyniad i’r trefniant gael ei nodi yn y cyfrifon.  Eglurodd mai cyfrifoldeb y swyddogion unigol oedd rheoli unrhyw wrthdaro buddiannau a chyfeiriodd at y Cod Ymddygiad a oedd yn destun adolygiad rheolaidd gan y Pwyllgor Safonau.   Awgrymodd fod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn derbyn adroddiad sicrwydd gan y swyddogion ar sut y mae achosion yn cael eu rheoli fel ffordd ymlaen mwy priodol.

Dywedodd y Cynghorydd Glyn Banks ei fod yn cefnogi cais y Cynghorydd Parkhurst.  Dyma’r Cynghorydd Bernie Attridge yn ymateb i’w gwestiwn yngl?n â’r incwm sy’n cael ei greu o gostau casglu d?r a charthffosiaeth am ei fod wedi cael ei godi yn y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau a Thai.

Pan ofynnodd y Cynghorydd Parkhurst am farn Matthew Edwards fe ddywedodd nad oedd yn ymwybodol o’r trefniadau penodol ar draws Cymru a’i fod yn fater y dymunai swyddogion edrych i mewn iddo.  Wrth ddarparu cyd-destun ar archwilio’r cyfrifon fe eglurodd y dull a gymerwyd gan Archwilio Cymru o ran datgelu archwiliadau, i roi sicrwydd i’r Pwyllgor.

Wrth ymateb i awgrym y Prif Swyddog, cynigodd y Cadeirydd fod adroddiad sicrwydd manwl yn cael ei rannu mewn cyfarfod yn y dyfodol a fyddai’n cynnwys dull y Cyngor ar reoli diddordebau posib swyddogion, gydag enghreifftiau pan yn bosib.   Awgrymodd fod yr adroddiad hefyd yn gallu cynnwys enghreifftiau o arfer da mewn awdurdodau eraill yng Nghymru.

Meddai’r Prif Swyddog y byddai’n bosib holi’r swyddogion sydd wedi cwblhau’r gofrestr o ddiddordebau i weld os fyddan nhw’n fodlon rhannu eu gwybodaeth ar sail gwirfoddol.

Croesawyd y camau gweithredu arfaethedig gan y Cynghorydd Parkhurst a ddangosodd ei werthfawrogiad i bawb am eu cyfraniad.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Attridge a’r Parch Brian Harvey.   Cafodd yr argymhelliad ychwanegol ei gyflwyno gan y Cadeirydd a’i gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Attridge a Marshall.

PENDERFYNWYD:

(a)       Cymeradwyo fersiwn terfynol Datganiad Cyfrifon 2021/22;

(b)       Nodi adroddiad Archwilio Cymru ‘Archwiliad o’r Datganiadau Ariannol 2021/22 - Cyngor Sir y Fflint’;

(c)       Cymeradwyo’r Llythyr Sylwadau;

(d)       Bod adroddiad sicrwydd manwl yn cael ei rannu gyda’r Pwyllgor yngl?n â threfniadau yn eu lle i reoli gwrthdaro buddiannau posib gan uwch swyddogion; a

(e)       Bod cais yn cael ei wneud i uwch swyddogion sydd wedi gwneud datganiadau o’r fath i fynegi os ydyn nhw’n fodlon rhannu’r wybodaeth hynny gyda’r Pwyllgor.