Agenda item

Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau’r Pwyllgor mewn perthynas â materion gweinyddu a chyfathrebu.

Nododd Mrs K Williams y pwyntiau allweddol canlynol o’r adroddiad:

-          Roedd A6 ac A7 yn y diweddariad cynllun busnes 2022/23 ym mharagraff 1.01 yn amlinellu’r adolygiad o’r polisïau a’r strategaethau a hefyd y trefniadau gwirio bodolaeth pensiynwyr. Amlygwyd bod y camau hyn ar waith ond eu bod rhywfaint ar eu hôl hi oherwydd blaenoriaethau yn gwrthdaro a llwyth gwaith cynyddol.

-          Roedd oedi wedi bod o ran adnewyddu’r Strategaeth Gyfathrebu oherwydd swydd wag y Swyddog Cyfathrebu. Fodd bynnag, roedd y swydd hon wedi’i llenwi bellach a chynnydd da yn cael ei wneud.

-          Dau faes allweddol a oedd yn achosi cynnydd mawr o ran llwyth gwaith oedd y dyfarniadau cyflog ar gyfer 2021/22 a nifer yr aelodau gohiriedig cymwys a oedd yn cymryd eu buddion. Mae’r ddau fater uchod yn effeithio ar allu’r Gronfa i gwblhau ei gwaith busnes arferol o fewn terfynau amser rheoleiddio ac yn unol â safonau gwasanaeth a gytunwyd arnynt yn fewnol.

-          Cytunwyd a thalwyd y dyfarniad cyflog wedi’i ôl-ddyddio ym mis Mawrth 2022. Fodd bynnag, fe arweiniodd at ail-gyfrifo buddion sawl aelod a oedd wedi gadael y cynllun yn ystod 2021/22. Ar gyfer 2022/23, oherwydd gwerth y dyfarniad cyflog, roedd yr effaith yn llawer mwy sylweddol gan arwain at nifer uchel o geisiadau i ail-gyfrifo. Roedd yna eisoes dros 1,100 o geisiadau ar gyfer dyfarniad 2022/23 a oedd yn llawer iawn o waith ychwanegol o’i gymharu â 2021/22. Nid yw’r tîm yn gallu ail-gyfrifo fesul llwyth oherwydd amgylchiadau unigol pob aelod. Felly, gwneir yr holl ail-gyfrifiadau ar sail unigol.

-          Mae’r tîm yn cynnal adroddiad misol i nodi nifer yr aelodau gohiriedig cymwys sy’n nesáu at 60 mlwydd oed sydd efallai’n dymuno cymryd eu buddion pensiwn. Mae’r ffigyrau hyn yn cynyddu bob mis, y rhai hynny ar yr adroddiad sydd angen cysylltu â nhw, ac yna y rhai hynny sy’n dewis cymryd eu buddion yn dilyn yr ohebiaeth gychwynnol honno. Mae’r Rheolwr Gweinyddu yn ymchwilio i unrhyw dueddiadau posibl i sicrhau bod y tîm yn cael adnoddau priodol yn y dyfodol. Roedd y siart ar achosion heb eu cwblhau yn Atodiad 3 yn dangos bod nifer yr achosion heb eu cwblhau wedi gostwng o dros 10,000 yn 2018 i 5,000 erbyn hyn. Roedd y tîm yn parhau i chwilio am arbedion drwy brosesau mwy awtomatig.  Mae Mrs K Williams hefyd yn ystyried strwythur y tîm yn y dyfodol yn cynnwys tîm prosiect posibl i sicrhau nad yw gwasanaethau busnes yn dirywio.

-          Er gwaethaf y swyddi gwag ar hyn o bryd, cwblhawyd 8,552 achos yn y chwarter diwethaf, o’i gymharu â 7,731 yn yr un cyfnod adrodd llynedd.

-          Roedd nifer yr achosion yn dod i mewn eisoes yn 9,171 o’i gymharu â 9,210 yn ystod yr un cyfnod llynedd.  Fodd bynnag, roedd y 9,210 achos yn cynnwys ôl-groniad o weithwyr newydd gan un cyflogwr penodol a throsglwyddiad TUPE sylweddol), ac felly nid oedd y ffigyrau hyn yn wir adlewyrchiad o lwyth gwaith arferol y tîm y llynedd.

-          Roedd Atodiad 4 yn amlinellu perfformiad y tîm yn erbyn y dangosyddion perfformiad allweddol. Roedd yr aelodau tîm a oedd yn gyfrifol am brosesu achosion ymddeol hefyd yn gyfrifol am y cyfrifiadau amcangyfrifedig a chyfrifiadau buddion partner sy’n fyw, ac felly bydd y ddau bwynt sy’n ymwneud â dyfarniadau cyflog a chynnydd o ran ymddeoliad gohiriedig yn effeithio ar y dangosyddion perfformiad allweddol hynny.

-          Cafwyd ymateb cadarnhaol yn dilyn yr hysbysebion swyddi diweddar. Roedd y tîm wrthi’n cyfweld 14 ymgeisydd ac yn gobeithio llenwi 5 swydd wag.  Cadarnhaodd Mrs K Williams y byddai’n canfod a fyddai unrhyw ymgeiswyr addas heb eu penodi i’r pum swydd wag yn gallu cefnogi’r tîm gyda’r gwaith ychwanegol yr oedd ganddo, ar yr amod bod achos busnes yn cael ei gymeradwyo.  Awgrymodd Mrs McWilliam y gellid defnyddio dirprwyaeth frys y Gronfa os oedd angen i gymeradwyo swyddi dros dro ychwanegol.  

-          Y cynllun tymor hwy oedd i greu tîm prosiect i ddiogelu’r aelodau tîm a oedd yn delio â thasgau busnes craidd, fel na fyddai gwaith bob dydd yn cael ei effeithio gan feysydd megis dyfarniadau cyflog neu’r dangosfwrdd pensiynau. Hefyd nododd fod sawl aelod o’r tîm dros 55 mlwydd oed a bod hyn yn risg allweddol sydd wedi’i nodi yn y gofrestr risg.

-          Roedd aelodau staff allweddol wedi gadael y tîm yn ystod y misoedd diwethaf ac felly roedd Mrs K Williams eisiau bod yn agored iawn â’r tîm yngl?n â chynllunio adnoddau, cynnydd a chyfleoedd.

Tynnodd Mrs K Williams sylw at y logo a’r brand newydd ar dudalen 553. Eglurodd bod rheoliadau hygyrchedd a’r wefan wedi cael eu hystyried wrth greu’r dyluniad newydd. Bwriedir cyhoeddi’r brand newydd ar y we ym mis Ebrill 2023. Byddai hyn yn cael ei rannu gyda chyflogwyr yn y Cyd-gyfarfod Ymgynghorol Blynyddol ar 13 Rhagfyr 2022. Dywedodd y Cynghorydd Swash fod y logo newydd yn edrych yn broffesiynol.

            Cydnabu’r Cynghorydd Wedlake yr anawsterau o ran recriwtio a chadw staff, a diolchodd i’r tîm am eu gwaith caled er gwaetha’r problemau staffio.

            Dywedodd Mrs McWilliam fod yr holl waith brandio wedi cael ei gwblhau’n fewnol a’i fod wedi cynnwys y Swyddog Cyfathrebu a benodwyd yn ddiweddar. Roedd hyn yn dangos gwerth cael arbenigedd ychwanegol yn y tîm.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r diweddariad