Agenda item

Diweddariad Aelodau’r Pwyllgor ar faterion gweinyddol a chyfathrebu.

Amlygodd Mrs Williams fod yr eitem hon ar y rhaglen ar gyfer ei nodi a siaradodd am y pwyntiau allweddol canlynol.

-       Roedd y tîm yn brysur gyda busnes fel arfer, rhaglen McCloud, paratoi dangosfwrdd bwrdd pensiynau cenedlaethol ac ail gyfrifo buddion aelodau o ganlyniad i ddyfarniad cyflog ôl-weithredol 2021/22.

-       Amlinellwyd y materion o ran adnoddau ym mharagraff 2.01, oedd yn dangos nifer y swyddi gwag oedd ar gael yn y Gronfa ac unrhyw benodiadau a wnaed. Ers i’r papur gael ei ddrafftio, roedd y Gronfa wedi cyfarfod â chynghorwyr AD ac roeddent wrthi’n gwella geiriad yr hysbyseb swydd i ddenu ymgeiswyr yn well. Er enghraifft, roedd hyn yn cynnwys newidiadau i deitlau swyddi i gynnwys y gair “gweinyddu” fel y byddai’n ymddangos mewn mwy o chwiliadau am swyddi. Roedd disgwyl i’r hysbysebion fynd yn fyw yn yr wythnosau nesaf.

            Holodd y Cyng Hughes a oedd y gronfa wedi meddwl am gyflogi prentis. Cadarnhaodd Mrs Williams fod gan y Gronfa ddau brentis yn barod, felly ni fyddai mwy yn cael eu cyflogi eleni gan fod y pwyslais presennol ar recriwtio aelodau mwy profiadol i’r tîm.

            Yna, cyflwynodd Mrs Williams sleidiau hyfforddi am y dangosfwrdd pensiynau cenedlaethol ac amlygodd y canlynol:

-       Mae datblygiad y dangosfwrdd pensiynau cenedlaethol yn berthnasol i bob cronfa bensiynau (nid dim ond y Cynlluniau Pensiwn Llywodraeth Leol) ond canolbwyntiodd y sesiwn ar sut y bydd yn effeithio ar Gronfa Bensiynau Clwyd.

-       Mae’r prosiect dangosfwrdd yn cael ei gynnal gan yr Adran Gwaith a Phensiynau; bydd yn caniatáu i unigolion weld eu holl wybodaeth cynlluniau pensiwn mewn un lle i helpu i gynllunio ar gyfer ymddeoliad ac ymgysylltu mwy. Fe’i cynlluniwyd ar gyfer aelodau nad ydynt wedi ymddeol eto (aelodau gweithredol a gohiriedig) – nid i bensiynwyr.

-       Mae angen i’r Rheoleiddiwr Pensiynau, yr Adran Gwaith a Phensiynau, Trysorlys Ei Fawrhydi, yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol, darparwyr y system dangosfwrdd, rheolwyr y cynllun a gweinyddwyr darparwyr meddalwedd i gyd weithio gyda’i gilydd ar y prosiect hwn er mwyn iddo gael ei ddarparu ar amser. 

-       Mae’r gofynion yn cael eu rhoi mewn deddfwriaeth i orfodi cynlluniau i ddarparu gwybodaeth drwy ddangosfwrdd. Felly roedd gofyn i’r Gronfa baratoi data i gysylltu ag eco-system y dangosfwrdd pensiynau.

-       Byddai aelodau nad ydynt wedi ymddeol yn cael mynediad at fanylion trefniadau pensiwn, manylion cyflogaeth, pensiwn cronedig ac amcangyfrif o incwm ar ôl ymddeol.  Fodd bynnag, disgwylir cyfyngiadau o fewn y dangosfwrdd hwn felly roedd Mrs Williams yn awyddus i hyrwyddo Hunan Wasanaeth Aelodau’r Gronfa gan fod hyn yn golygu mwy o ymgysylltu uniongyrchol ag aelodau.

-       Mae’n ofynnol i bob cynllun sector cyhoeddus gael eu rhoi ar yr isadeiledd dangosfwrdd pensiwn erbyn mis Medi 2024, ond nid yw hyn yn golygu y bydd aelodau’n cael mynediad ato erbyn mis Medi 2024. Disgwylir y bydd yn mynd yn fyw tuag at ddiwedd 2024.

-       Hefyd, nid oedd angen darparu un elfen o’r data, sef data gwerth, hyd nes mis Ebrill 2025, oherwydd bod y gwaith parhaus ar y rhaglen McCloud yn golygu na fydd y wybodaeth hon yn barod erbyn mis Medi 2024 efallai. 

-       Pan fydd y dangosfwrdd pensiynau’n mynd yn fyw, bydd aelod yn mewngofnodi i’r dangosfwrdd, dilysu eu gwybodaeth a bydd eu manylion yn cael eu hanfon at y Gwasanaeth Darganfod Pensiwn. Yna byddai’r wybodaeth yn cael ei hanfon at bob cynllun pensiwn yn y DU a bydd gofyn iddynt ymateb i gadarnhau a yw’r manylion yn cyd-fynd â chofnodion eu cynllun. Pan fydd cofnod yn cyd-fynd, anfonir tocyn ‘Pel’ (Dangosydd Pensiwn) i’r dangosfwrdd ac mae’r dangosfwrdd yn dychwelyd y tocynnau i’r cynlluniau fel bod mwy o ddata’n cael ei ddarparu. Yna mae cynlluniau’n darparu mynediad at y data pensiwn priodol drwy’r dangosfwrdd fel bod yr aelod yn gallu ei weld.

-       Ni fydd y dangosfwrdd pensiynau’n cadw data yn barhaus, a bydd angen i aelodau fynd drwy’r un broses ddilysu i gael mynediad at eu gwybodaeth yn nes ymlaen.

-       Amcangyfrifir y gallai pob cynllun pensiwn gael hyd at 20,000 o ymholiadau’r dydd yn gofyn am baru gwybodaeth.

-       Gallai’r cynllun ddychwelyd manylion sy’n cyd-fynd yn rhannol ond rhaid darparu manylion cyswllt. Pan fydd wedi’i ddychwelyd, bydd gan aelod 30 diwrnod i gysylltu â’r cynllun a chadarnhau eu gwybodaeth pensiwn.

-       Roedd gofyn i gynlluniau sicrhau eu bod yn cymryd camau rhesymol, diwyd i chwilio am wybodaeth sy’n cyd-fynd a lleihau’r risg o fynediad diawdurdod at ddata neu beidio dychwelyd manylion pensiwn sy’n cyd-fynd.

-       Ar gyfer amcangyfrif o bensiwn ymddeol, byddai angen i aelodau gweithredol yn y Gronfa (mewn cynlluniau DB) weld ffigwr a ragwelir ar eu hymddeoliad yn seiliedig ar eu cyflog presennol. Byddai angen i aelodau gohiriedig weld eu pensiwn ar ddyddiad gadael wedi ei ailbrisio i ddyddiad cyfredol yn unol â rheolau’r cynllun.

-       Roedd angen i’r Gronfa fod yn ymwybodol hefyd o reolau cynllun â chyfraniadau diffiniedig a chydymffurfio â nhw (yn ogystal â rheolau cynllun â buddion diffiniedig) oherwydd bod gan y Gronfa gynlluniau Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol y mae rhai aelodau’n cyfrannu atynt.  Ar gyfer y rhain, byddai angen i aelodau weld eu pot pensiwn cronedig, cyfanswm eu pensiwn a ragwelir (yn unol â darluniau prynu arian) a chyfanswm pensiwn cronedig (yn seiliedig ar ddarluniau prynu arian ond heb gyfraniadau’r dyfodol a thwf buddsoddiad).

-       Roedd disgwyl i gynlluniau ddychwelyd gwybodaeth ERI cyn pen 10 diwrnod gwaith ar gyfer y prif Gynllun Pensiwn Llywodraeth Leol a 3 diwrnod gwaith ar gyfer y cynlluniau AVC, a allai fod yn heriol iawn mewn achosion pan nad yw’r wybodaeth hon ar gael yn hawdd, megis aelodau sydd wedi gadael eu gwaith yn ddiweddar ond nad yw buddion gohiriedig wedi eu cyfrifo ar eu cyfer.

-       Dan y ddeddfwriaeth, y Gronfa sy’n gyfrifol yn gyfreithiol am gysylltu â’r dangosfwrdd pensiynau, ynghyd â deall cyfyngiadau’r dangosfwrdd, sicrhau bod data a chyfrifiadau ar gael, cadarnhau bod gofynion paru yn cael eu defnyddio, delio ag ymholiadau parhaus, cadw data’n gyfredol ac adrodd rheolaidd a gweinyddu o ddydd i ddydd.  

-       Rhan allweddol o’r gwaith dros y ddwy flynedd fyddai sefydlu’r rhyngwyneb rhwng meddalwedd gweinyddu’r Gronfa a darparwr y dangosfwrdd pensiynau.  Mae’n bosibl y gallai’r un cwmni meddalwedd ddarparu’r ddau.   

-       Y prif dasgau y mae’n rhaid i’r Gronfa eu gwneud fel awdurdod gweinyddu er mwyn paratoi yw:

o   Deall y fframwaith Dangosfwrdd Pensiynau.

o   Cynllunio a pharatoi cynllun prosiect yn arwain at y dyddiad gweithredu.

o   Archwilio parodrwydd data yn cynnwys y gallu i ddarparu buddion cyfrifedig ERI.

o   Cadarnhau gofynion paru.

o   Ystyried cyfathrebu ag aelodau.

-       Hyd yma, mae’r Gronfa wedi cymryd rhan gyda’r Gr?p Dangosfwrdd PLSA a Gr?p Profi Altair, wedi bod yn cynnal ymarfer glanhau data parhaus ac yn ddiweddar, wedi cwblhau ymarferion olrhain cyfeiriadau ac ad-daliadau wedi rhewi.  Gobeithio y bydd hyn yn lleihau nifer y paru rhannol sydd gan y Gronfa wrth symud ymlaen.

-       O safbwynt llywodraethu, mae’r Gronfa wedi bod yn cysylltu ag Aon yn ogystal â Heywood, cyflenwr meddalwedd gweinyddu’r Gronfa, oherwydd pwysigrwydd hyn a’r goblygiadau o ran adnoddau.

-       Ni ellir pennu costau parhaus a gofynion adnoddau ar hyn o bryd ond byddant yn dod gerbron y Pwyllgor maes o law.

            Gofynnodd Mr Hibbert a oedd y rhai sy’n gyfrifol am y prif ddangosfyrddau yn cymryd cyfrifoldeb am y wybodaeth sy’n cael ei darparu ar y dangosfwrdd, oherwydd risgiau ymosodiadau seiber. Roedd Mrs Williams yn disgwyl na fyddent yn cymryd unrhyw gyfrifoldeb am hyn ond amlygodd ei fod yn cael ei lywodraethu gan ganllawiau llym sydd wedi eu sefydlu’n genedlaethol. Cadarnhaodd y byddai’n edrych i mewn i hyn i sicrhau bod y gronfa’n gyfforddus am y mater hwn. Dywedodd Mrs McWilliam y byddai’r dangosfwrdd fel switsfwrdd, felly er y gallai aelodau gael mynediad at y wybodaeth, ni allent ei chadw’n gorfforol. Dywedodd Mrs Williams, pe bai’r gronfa yn paru yn anghywir ac yn ei anfon yn ôl, byddai hynny’n golygu bod y Gronfa’n torri amod. 

PENDERFYNWYD:

Nododd y Pwyllgor y diweddariad.