Agenda item

Pwrpas:        Rhannu Llythyr Blynyddol 2021-22 Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Mae’r adroddiad hefyd yn rhoi trosolwg o’r cwynion a dderbyniwyd gan bob portffolio o’r Cyngor rhwng y cyfnod 1 Ebrill – 30 Medi 2022.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad i rannu Llythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru oedd yn crynhoi perfformiad y Cyngor ar y cwynion a ymchwiliwyd iddynt yn 2021-22.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid fod y cynnydd mewn cwynion newydd a wnaed yn erbyn y Cyngor yn 2021/22 yn adlewyrchu’r tueddiad yn genedlaethol a bod y mwyafrif wedi cael eu cau oherwydd eu bod y tu hwnt i awdurdodaeth y Cyngor, yn gynamserol neu wedi eu cau ar ôl ystyriaeth gychwynnol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Tynnodd sylw at effaith cwynion oedd yn cael eu dyblygu a dywedodd fod camau i annog defnyddio trefn gwyno’r Cyngor yn helpu i leihau nifer y cwynion cynamserol at Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Rhoddwyd y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd y rhaglen hyfforddiant gorfodol ac adolygiad o’r Polisi Rheoli Cyswllt â Chwsmeriaid.  Roedd trosolwg o’r cwynion yn erbyn gwasanaethau’r Cyngor rhwng 1 Ebrill  a 30 Medi 2022 yn dangos gwelliant cyson mewn perfformiad cwynion ar draws pob portffolio.

O ran y camau sy’n cael eu cymryd i wella’r ffordd o ymdrin â chwynion, roedd y Cynghorydd Bill Crease yn croesawu’r gwaith o ddatblygu pecyn gwaith i ysgolion ac Aelodau etholedig am sut i reoli ymddygiad annerbyniol ar y cyfryngau cymdeithasol.

Awgrymodd y Cynghorydd Alasdair Ibbotson y dylai diweddariadau yn y dyfodol adlewyrchu cyfran y cwynion sy’n cael eu cadarnhau yn erbyn cyfartaledd Cymru ac y dylid cynnwys dadansoddiad i ddangos cwynion yn erbyn methiannau honedig gan wasanaethau a’r rhai sy’n ymwneud â mynediad at wasanaethau / oedi wrth ymateb. Cytunodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid i gynnwys mwy o fanylion mewn adroddiadau blynyddol i’r Pwyllgor yn y dyfodol.

Wrth ymateb i gais i ddangos nifer y cwynion y pen i awdurdodau ar hyd a lled Cymru, cyfeiriodd y Cadeirydd at yr atodiad i lythyr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru oedd yn dangos fod Sir y Fflint yn ail uchaf o ran nifer y cwynion fesul 1000 o breswylwyr yn 2021/22.

Soniodd y Cadeirydd am nifer y cwynion yn erbyn y Cyngor o’i gymharu â chyfartaledd Cymru, a’r gwasanaeth oedd yn cael y nifer fwyaf o gwynion, oedd yn adlewyrchu’r tueddiad cenedlaethol. Ar berfformiad yn hanner cyntaf 2022/23, cydnabu bod Cynllunio, yr Amgylchedd a’r Economi yn wasanaeth rheng flaen, oedd wedi’i effeithio gan broblemau staffio, ond roedd yn teimlo y dylai amseroedd ymateb i gwynion gael eu monitro er mwyn eu gwella.

Wrth ymateb i sylwadau, tynnodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid sylw at y gostyngiad yn nifer yr achosion yn Sir y Fflint ag ymyrraeth gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a chanran uchel y cwynion a wnaed i’r Ombwdsman oedd yn cael eu cau ar y cam asesu.

Cafodd yr argymhellion, fel y’i diwygiwyd, eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Bill Crease a Linda Thomas.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn nodi perfformiad blynyddol y Cyngor mewn perthynas â chwynion a wnaed i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ystod 2020-21;

(b)       Bod y Pwyllgor yn nodi perfformiad hanner blwyddyn 2022-23 y Cyngor o ran cwynion a wnaed i wasanaethau yn unol â’i weithdrefn gwynion;

(c)       Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r camau gweithredu ym mharagraff 1.15 i wella’r broses o ddelio â chwynion ar draws y Cyngor; a

(d)       Bod y data dadansoddi y gofynnwyd amdano yn cael ei rannu â’r Pwyllgor mewn adroddiadau yn y dyfodol.