Agenda item

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y wybodaeth ddiweddaraf reolaidd yn dangos cynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Ers yr adroddiad diwethaf, roedd un adroddiad Ambr Coch (peth sicrwydd) wedi'i gyhoeddi ar Gynllunio, yr Amgylchedd a'r Economi - Ynni Domestig. O ran olrhain camau gweithredu, rhannwyd canlyniadau cyfarfod y Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd â thîm y Prif Swyddogion ym mis Gorffennaf, a oedd yn cynnwys y dewis i ofyn i swyddogion perthnasol fynychu’r Pwyllgor i egluro’r rhesymau dros gamau gweithredu hwyr. Croesawyd gwaith pellach i leihau camau gweithredu hwyr i 38% gan y Pwyllgor. O ran dangosyddion perfformiad, roedd y cynnydd yn gadarnhaol ar y cyfan gyda'r ddau sgôr coch (gan gynnwys nifer cyfartalog y diwrnodau o ddiwedd y gwaith maes i ôl-drafodaeth) yn cyd-daro â’r cyfnod  gwyliau. Roedd yr adroddiad hefyd yn manylu ar newidiadau i'r cynllun archwilio i adlewyrchu capasiti presennol y tîm.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Parchedig Brian Harvey ar reoli risg o gamau gweithredu hwyr, eglurodd y swyddog fod gwasanaethau wedi methu â diweddaru'r system yn y rhan fwyaf o achosion ar ôl cwblhau eu camau gweithredu.

Ar y meysydd i'w gwella yn yr adroddiad Ambr/Coch, mynegodd Allan Rainford bryderon ynghylch defnyddio dwy broses ar wahân i ddilysu gwybodaeth.  Cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg i gysylltu â'r archwilydd er mwyn sicrhau'r Pwyllgor nad oedd gwaith yn cael ei ddyblygu.

Wrth groesawu cynnydd ar gamau gweithredu hwyr, cwestiynodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst a oedd rhai o’r rhesymau dros gamau gweithredu hwyr uchel a chanolig yn gyfredol, yn enwedig gan gyfeirio at yr ymateb i’r pandemig.

Ar yr un mater, gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariadau ar adroddiadau coch ar gyfer trefniadau cytundebol y Trwydded Gweithredwr a Maes Gwern a ystyriwyd yn flaenorol. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg nad oedd unrhyw gynnydd ar yr adroddiad blaenorol oherwydd materion staffio a bod hwn yn cael ei fonitro gan y Prif Swyddog. Ar yr olaf, nid oedd unrhyw gynnydd pellach wedi'i wneud ac roedd y mater yn cael ei flaenoriaethu gan y Prif Swyddog.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r swyddog cyfrifol ar gyfer Maes Gwern gael ei wahodd i'r Pwyllgor i roi eglurhad.

Cydnabu'r Prif Weithredwr fod angen mwy o welliant i gwblhau’r camau gweithredu hwyr. Fe wnaeth y Prif Weithredwr ddiolch i'r Pwyllgor am ei gefnogaeth a rhoddodd sicrwydd bod hyn yn parhau i gael ei flaenoriaethu o fewn tîm y Prif Swyddog.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Glyn Banks, eglurwyd y rhesymau dros y ddau archwiliad blaenoriaeth uchel a ohiriwyd. Er na ellid darparu ar gyfer adolygiad dilynol o'r cynnydd o ran gweithredu'r camau gweithredu ar yr adroddiad Ambr/Coch eleni, byddai'r Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf fel rhan o adrodd rheolaidd.

Cafodd yr argymhellion, fel y’i diwygiwyd, eu cynnig a'u heilio gan Allan Rainford a’r Parchedig Brian Harvey.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn yr adroddiad; a

(b)       Gwahodd y swyddog cyfrifol ar gyfer trefniadau cytundebol Maes Gwern i fynychu'r Pwyllgor i roi rhesymau dros gamau gweithredu hwyr.