Agenda item

Cynllunio a pharatoi ar gyfer Ymweliadau Aelodau Annibynnol â Chynghorau Tref a Chymuned

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad i gynllunio a pharatoi at ymweliadau Aelodau Annibynnol â Chynghorau Tref a Chymuned.  Rhoddodd wybodaeth gefndir gan ddweud y cytunwyd yng nghyfarfod y Pwyllgor Safonau ar 10 Ionawr 2022 y byddai cyfres newydd o ymweliadau’n cael eu trefnu ar ôl yr etholiadau llywodraeth leol ym mis Mai 2022.  Yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor wedyn ar 6Mehefin 2022, cytunwyd y byddai hyn yn cael ei gynnwys fel eitem ar y rhaglen gwaith i’r dyfodol.

Eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod y canllawiau awgrymedig i gael eu mabwysiadu yn ystod ymweliadau wedi’u nodi yn adran 1.04 yn yr adroddiad.  Cyfeiriodd hefyd at yr arfer o’r blaen ar ôl cynnal yr ymweliadau, fod yr Aelodau Annibynnol yn darparu copi o unrhyw nodiadau a wnaed i Dîm y Gwasanaethau Democrataidd fel gwybodaeth gefndir a hefyd yn rhoi adborth ar lafar yn y cyfarfod.

Mewn ymateb i gais gan Gill Murgatroyd, eglurodd y Cadeirydd a’r Swyddogion fod adborth cyffredinol yn cael ei roi er mwyn cysondeb i Gynghorau Tref a Chymuned ar ôl ymweliadau, ac adborth penodol yn cael ei roi ar gais.

Ymatebodd y Dirprwy Swyddog Monitro i gais gan David Davies am eglurhad ar y gweithdrefnau yr oedd Aelodau Annibynnol i’w dilyn pe bai eitemau cyfrinachol yn cael eu hystyried yn ystod ymweliadau â chyfarfodydd Cynghorau Tref a Chymuned.  Gofynnodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst hefyd a ddylai Aelodau Annibynnol fod yn bresennol ai peidio wrth i eitemau cyfrinachol gael eu trafod yng nghyfarfodydd Cynghorau Tref a Chymuned.  Mewn ymateb, cyfeiriodd y Dirprwy Swyddog Monitro at gylch gwaith/pwrpas ymweliadau Aelodau Annibynnol, sef arsylwi ar weithdrefnau, a hyrwyddo safonau ymddygiad a chydymffurfio â’r Cod Ymddygiad.

Mewn ymateb i ymholiad gan Mark Morgan a David Davies yngl?n â thalu lwfansau a threuliau am fynd i gyfarfodydd Cynghorau Tref a Chymuned, dywedodd y Swyddog Monitro y byddai’n codi’r mater hwn yng nghyfarfod nesaf y Swyddogion Monitro yr wythnos honno a byddai’n rhoi adborth i’r Pwyllgor.

Cynigiwyd argymhelliad (1) yn yr adroddiad gan David Davies ac fe’i heiliwyd gan Mark Morgan.

Cynigiwyd argymhelliad (2) yn yr adroddiad gan Jacqueline Guest ac fe’i heiliwyd gan Gill Murgatroyd.

Cynigiwyd argymhelliad (3) yn yr adroddiad gan Mark Morgan ac fe’i heiliwyd gan David Davies.

Cynigiwyd argymhelliad (4) yn yr adroddiad gan Gill Murgatroyd ac fe’i heiliwyd gan y Cynghorydd Teresa Carberry.

Cynigiwyd argymhelliad (5) yn yr adroddiad gan David Davies ac fe’i heiliwyd gan Mark Morgan.

PENDERFYNWYD:

(a)       Cymeradwyo i’r Swyddogion lunio rhestr o Gynghorau Tref a Chymuned a dyddiadau eu cyfarfodydd ar gyfer 2022/23 i’w hanfon at Aelodau Annibynnol er mwyn iddynt hwy ddewis i gyfarfodydd pa Gynghorau Tref a Chymuned roeddent am fynd;

(b)       Ysgrifennu at Gynghorau Tref a Chymuned yn egluro y bydd y broses o gynnal ymweliadau’n digwydd eto yn 2022/23;

(c)       Bod adrodd ar ymweliadau â Chynghorau Tref a Chymuned gan Aelodau Annibynnol y Pwyllgor yn seiliedig ar lwyth gwaith y Pwyllgor, ac eithrio lle’r oedd materion brys a bod angen adborth arnynt, a byddai’r rhain yn cael eu rhoi ar raglen y cyfarfod nesaf;

(d)       Bod yr Aelodau oedd yn cynnal ymweliadau â Chynghorau Tref a Chymuned yn gwneud nodiadau ysgrifenedig oedd yn addas i’w datgelu a’u rhannu fel adborth â Chynghorau Tref a Chymuned ar gais; a

(e)       Bod yr Aelodau’n rhoi gwybod i’r Swyddog Monitro am ymweliad â Chyngor Tref neu Gymuned ac yn anfon eu nodiadau ysgrifenedig o’r ymweliad ato, cyn gynted â phosib’ ar ôl cynnal yr ymweliad, at ddibenion cynllunio rhaglen y Pwyllgor.