Agenda item

Darparu’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau’r Pwyllgor mewn perthynas â materion gweinyddu a chyfathrebu.

Cadarnhaodd Mrs Williams y byddai’r rhan fwyaf o’r manylion yn y diweddariad hwn yn cael eu hesbonio ymhellach yn yr hyfforddiant sefydlu ar gyfer aelodau newydd y Pwyllgor. Amlygodd Mrs Williams y pwyntiau allweddol canlynol:

-       Roedd y tîm ar y trywydd iawn o ran y cynllun busnes fel yr amlinellir ym mharagraff 1.01.

-       Mewn perthynas â’r datblygiadau presennol ym mharagraff 1.02, roedd cynnydd wedi’i wneud ar y rhaglen McCloud (fel y gwelir yn atodiad 2). Esboniodd fod McCloud yn achos gwahaniaethu ar sail oedran, a oedd wedi arwain at fod angen ail-gyfrifo rhai buddion hanesyddol a newid prosesau wrth fynd ymlaen, ond er mwyn gwneud hynny roedd angen casglu mwy o ddata am aelodau’r cynllun gan gyflogwyr. Oherwydd bod cymaint o waith ynghlwm wrth hyn, mae’r Gronfa wedi creu tîm prosiect McCloud pwrpasol. Ar hyn o bryd mae’r tîm hwn yn canolbwyntio ar gywiro cofnodion unrhyw aelodau a effeithiwyd unwaith y byddant wedi derbyn data gan gyflogwyr.

-       Roedd y Gronfa yn gwneud cynnydd gan gyflawni terfynau amser prisio actiwaraidd ac fel y soniwyd uchod, roedd y tîm yn y broses o lanhau data a’i ddarparu i Mercer.

-       Fel y soniwyd ym mharagraff 1.03, oherwydd bod y dyfarniad tâl ar gyfer Ebrill 2021 wedi’i ddyfarnu ym mis Mawrth 2022, roedd y tîm wedi ail-gyfrifo buddion aelodau a ddyfarnwyd dros y 12 mis diwethaf. Roedd hyn wedi arwain at lawer iawn o waith ac roedd y sefyllfa hon yn debygol o gael ei hailadrodd pan fyddai’r dyfarniad tâl 2022/23 yn cael ei gadarnhau.

-       Bob blwyddyn mae pensiynau a delir yn cynyddu felly mae gofyn i’r tîm gymhwyso’r cynnydd hwn mewn pryd ar gyfer taliad pensiwn mis Ebrill a rhoi gwybod i bob pensiynwr am y cynnydd. Roedd hwn yn ddarn o waith sylweddol arall i’r tîm.

-       Mae’r aelodau’n cael eu cofrestru i’r cynllun fel mater o drefn neu gallant gofrestru ar y cynllun ar sail 50/50, sy’n opsiwn mwy fforddiadwy i aelodau yn hytrach nag optio allan yn gyfan gwbl. Mae cynnydd bach wedi bod yn nifer yr aelodau sy’n optio allan o’r cynllun, a gallai hynny fod oherwydd pwysau economaidd, felly ychwanegodd y tîm fanylion pellach yngl?n â’r cynllun 50/50 ar y ffurflen optio allan. Bydd y tîm yn monitro’r niferoedd optio allan wrth fynd ymlaen i ystyried beth arall y gellir ei wneud.

Esboniodd Mrs Williams bod y cynllun 50/50 yn caniatáu i aelodau’r cynllun dalu hanner y gyfradd gyfrannu ac am hynny byddent yn cael hanner eu buddion ar gyfer y cyfnod hwnnw, ond nid yw’r gwarant marwolaeth a salwch yn cael ei effeithio. Roedd y cynllun 50/50 yn darparu opsiwn mwy fforddiadwy i aelodau felly roedd yn bwysig tynnu sylw’r aelodau sy’n ystyried optio allan o’r prif gynllun at yr opsiwn hwnnw.

Dywedodd y Cynghorydd Rutherford ei fod yn credu nad yw aelodau o bosibl yn deall gwerth y cynllun pensiwn a bod yn rhan ohono.  Roedd yn meddwl tybed a oedd modd cylchredeg rhyw fath o ohebiaeth syml yn tynnu sylw at y buddion, gan gynnwys goblygiadau treth y dylent eu hystyried cyn optio allan.

Cytunodd Mrs Williams gyda’r teimlad hwnnw ac amlygodd bod diffyg gwerthfawrogiad o faint mae cyflogwyr yn ei gyfrannu ar ran yr aelodau a hefyd elfennau fel buddion marwolaeth. Mae sicrhau bod aelodau yn deall hyn wrth wneud y penderfyniad i optio allan yn bwysig iawn er y gall fod yn neges gymhleth i’w chyfleu. Er mwyn helpu, mae’r tîm gweinyddol wedi ychwanegu gwybodaeth allweddol am y cynllun 50/50 ers hynny ar frig y ffurflen optio allan. Roedd y tîm hefyd wedi cysylltu gyda chyflogwyr yngl?n â rhoi gwybod am hyn a’r nod oedd cyfeirio at y mater yn well ar y wefan. Soniodd bod y tîm ar ganol cynnal cyfweliadau ar gyfer swydd wag Swyddog Cyfathrebu, oherwydd bod y Gronfa am wella yn y maes hwn. 

Roedd Mrs McWilliam wedi holi arbenigwr cyfathrebu Aon am y mater hwn ac roeddent o’r farn bod angen canolbwyntio ar yr aelodau a oedd yn ystyried optio allan.  Gallai cyfathrebu’n ehangach gyda phob aelod gael effaith negyddol hefyd gan y byddai’n tynnu sylw at y gallu i optio allan o’r cynllun.

Gofynnodd y Cynghorydd Rutherford a oedd y Gronfa yn cynnal unrhyw ddadansoddiad o effaith ar y math o aelodau a oedd yn gadael y cynllun neu’n mynd 50/50 er mwyn nodi ble a sut y gellid canolbwyntio’r gwaith cyfathrebu. Dywedodd Mrs Williams nad oedd hwn yn rhywbeth yr oedd y Gronfa wedi’i wneud, ond maent bellach yn cadw cofnodion i gael gwell dealltwriaeth o hyn. Nododd nad yw’r Gronfa bob amser yn gwybod pwy sydd wedi optio allan ac felly mae angen i’r cyflogwyr ystyried hyn hefyd.

Dywedodd Mrs Carney, o safbwynt Cyngor Sir y Fflint, eu bod yn monitro hyn a bellach yn siarad yn rhagweithiol â’r rheiny sy’n optio allan i sicrhau eu bod yn deall eu hopsiynau a’r goblygiadau. Mae hi wedi awgrymu hyn wrth y Cynghorau eraill hefyd.

Fel y soniwyd eisoes, mae Mr Latham yn eistedd ar bwyllgor CPLlL y PLSA ac yn siarad yn uniongyrchol â’r CLlL. Dywedodd eu bod yn cydnabod y mater hwn ond nad oedd yn glir beth oeddent am ei wneud yn ei gylch. Gan nad oedd gan y cynlluniau syniad clir o ddemograffeg a mathau o aelodau, yr unig beth y gall cynlluniau ei wneud yw targedu cyfathrebiadau yn effeithiol. Roedd Mr Latham yn gobeithio y byddai’r cyfraddau optio allan yn dod yn ystyriaeth genedlaethol gan fod hyn yn cael effaith ar bob cynllun. Cytunodd Mrs McWilliam a dywedodd fod Bwrdd Ymgynghorol y Cynllun wedi crybwyll hyn yn eu cynhadledd ddiweddar.

Ar y pwynt olaf ym mharagraff 1.03, roedd Mrs Williams wedi cwblhau arolwg recriwtio a dargadw ar gais y CLlL, oherwydd bod Cronfeydd yn cael anhawster recriwtio a dargadw staff. Byddai’r canlyniadau yn cael eu rhannu’n genedlaethol.

Yn olaf, aethpwyd i’r afael â llif gwaith o ddydd i ddydd a nifer y prosiectau yr oedd y tîm yn gysylltiedig â nhw ym mharagraff 1.04 ac 1.05. Rhoddodd bwyslais ar waith caled y tîm i ymdopi â’r cynnydd yn y llwyth gwaith i sicrhau bod y terfynau amser yn cael eu cyflawni.

PENDERFYNWYD:

Nododd y Pwyllgor y diweddariad.