Agenda item

Pwrpas:        Galluogi’r pwyllgor i ystyried a chymeradwyo y Cynllun Deisebau drafft.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) gynllun deisebau drafft, a fydd yn galluogi aelodau’r cyhoedd i drefnu a chyflwyno deisebau yn uniongyrchol i’r Cyngor Sir.  Roedd Adran 42 Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, a fyddai’n dod i rym o 5 Mai 2022, yn rhoi dyletswydd ar brif gynghorau i wneud a chyhoeddi cynllun deisebau.

Roedd Swyddogion wedi drafftio cynllun deisebau, yn seiliedig ar y meini prawf addasrwydd ar gyfer cwestiynau’r Cyngor, gyda chopi yn Atodiad 1 yr adroddiad.  Roedd hyn wedi bod mewn lle ers rhai blynyddoedd ac yn dilyn adolygiad roedd yn dal i gael ei ystyried yn addas gyda chyflwyniad deisebau electronig yn cael eu rheoli gan ddefnyddio meddalwedd Modern.gov a oedd yn cefnogi’r system pwyllgorau.     

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion, a amlinellwyd yn yr adroddiad, gan y Cynghorwyr Bob Connah a Rob Davies.

Siaradodd y Cynghorydd Vicky Perfect o blaid y gofyniad bod rhaid i lofnodwr fyw neu weithio o fewn ardal y Cyngor, a dywedodd fod deisebau blaenorol wedi’u derbyn o wledydd eraill mewn perthynas â Chastell y Fflint.

Ceisiodd y Cynghorydd Ted Palmer eglurhad na fyddai deisebau gan sefydliadau megis change.org yn cael eu derbyn.  Eglurodd y Prif Swyddog y byddai system ddeisebau’r Cyngor ar gael yn eang ond bod angen adeiladu sicrwydd i mewn i gynllun y Cyngor ei hun.  Roedd y Cynghorydd Palmer yn cefnogi’r argymhelliad hwn gan ei fod yn teimlo y byddai’n anodd asesu lle’r oedd yr holl lofnodwyr yn byw ac yn gweithio drwy unrhyw gynlluniau deisebau eraill. 

Awgrymodd y Cynghorydd Mike Peers y dylai Aelodau lleol gael eu hysbysu o unrhyw ddeisebau a gyflwynir er mwyn delio ag unrhyw ymholiadau gan drigolion lleol a all godi o’r ddeiseb, a gofynnodd hefyd a fyddai mecanwaith ar gael er mwyn i’r cyhoedd apelio os oeddent yn teimlo nad oedd y ddeiseb wedi cael ei drin yn gywir.  Gwnaeth sylw ar yr adolygiad o ddeisebau er mwyn sicrhau eu bod yn briodol a chwestiynodd os oedd Aelodau lleol yn gallu cyflwyno deiseb i’r Cyngor Sir yn dilyn gwrthod unrhyw ddeisebau ar-lein yn sgil eu priodolrwydd.  I gloi, cwestiynodd y cynnig na ddylai deisebau gael eu derbyn os oeddent yn ymwneud â cheisiadau cynllunio.  Teimlodd y byddai deiseb ar gais cynllunio yn rhoi cyfle i aelodau’r cyhoedd wneud sylw, yn arbennig ar geisiadau graddfa fawr, a hefyd yn rhoi mwy o safbwyntiau i’r Pwyllgor.

Siaradodd y Cynghorydd Chris Bithell o blaid caniatáu pobl a oedd yn byw a gweithio tu allan i’r Sir i gyflwyno ac arwyddo deisebau ar-lein.  Roedd yn teimlo y dylai barn trigolion mewn siroedd cyfagos ac sy’n ymweld â Sir y Fflint yn rheolaidd ar gyfer siopa a thwristiaeth, gael eu clywed.  Gwnaeth sylw ar y cynnig y byddai’r Prif Weithredwr yn penderfynu sut i ymateb i ddeiseb a gofynnodd pe byddai penderfyniad yn cael ei wneud i beidio gweithredu, y byddai rheswm hefyd yn cael ei ddarparu.  O ran deisebau ar geisiadau cynllunio, amlinellodd enghreifftiau lle’r oedd ceisiadau cynllunio wedi parhau i gael eu hystyried gan y Pwyllgor Cynllunio lle’r oedd deisebau wedi cael eu cyflwyno ar y cais. 

Ymatebodd y Prif Swyddog i’r sylwadau a wnaed.  Eglurodd fod y penderfyniad i ganiatáu llofnodwyr i weithio neu fyw tu allan i’r Sir yn fater ar gyfer y Pwyllgor.  Cefnogodd yr argymhelliad bod Aelodau lleol yn cael eu hysbysu o’r deisebau a gyflwynir ar faterion o fewn eu wardiau ac awgrymodd fod safbwyntiau aelodau lleol ar sylwedd y ddeiseb yn cael eu casglu.  O ran sylwadau mewn perthynas â deisebau ar geisiadau cynllunio, eglurodd fod prosesau sefydledig ar gyfer ymgynghori ar geisiadau cynllunio ac ni ddylai deisebau alluogi ystyriaeth bellach o geisiadau os yw penderfyniad wedi cael ei wneud.  Cefnogodd y sylwadau o ran cyfyngiadau a chytunodd y dylai’r un cyfyngiadau fod yn gymwys i unrhyw ddeisebau a gyflwynir gan Aelodau mewn cyfarfodydd y Cyngor Sir a dywedodd ei fod yn hapus i ddarparu cyngor i Aelodau ar briodolrwydd deisebau.

Yn dilyn ystyriaeth bellach o ran a ddylai deisebau ar-lein gael eu derbyn os ydynt yn ymwneud â cheisiadau cynllunio unigol, awgrymodd y Prif Swyddog y dylai deisebau gael eu caniatáu ar gyfer ceisiadau cynllunio agored ac y dylai’r ddeiseb gael ei drin fel ymateb i ymgynghoriad y cais.  Roedd y Pwyllgor yn cefnogi’r awgrym hwn.

Yn dilyn trafodaeth bellach o ran llofnodwyr deisebau ar-lein, awgrymodd y Cynghorydd Michelle Perfect y dylai’r prif lofnodwr weithio neu fyw yn y Sir ac y byddai holl lofnodwyr eraill yn gallu gweithio neu fyw tu allan i’r Sir.  Cefnogodd y Cynghorydd Bithell yr awgrym hwn ac awgrymodd hefyd y dylai’r cyfiawnhad dros hyn, a amlinellir yn y cynllun, gael ei addasu fel a ganlyn, ‘Mae hyn er mwyn sicrhau fod y llofnodwyr yn ddilys, gyda diddordeb yn Sir y Fflint neu’r mater o dan sylw’.  Cefnogodd y Pwyllgor yr awgrymiadau hyn.

Wrth grynhoi’r sylwadau/argymhellion a wnaed gan y Pwyllgor, amlinellodd y Prif Swyddog y newidiadau arfaethedig canlynol i’r Cynllun Deisebau Drafft fel yr amlinellir yn Atodiad 1 yr adroddiad:-

·         Er mwyn cael ei ystyried yn ddilys, rhaid i lofnodwr ddarparu eu henw, cyfeiriad, cod post a chyfeiriad e-bost.  Rhaid i’r llofnodwr cyntaf, sef yr hyrwyddwr, fyw, gweithio, gwirfoddoli ac ati, o fewn ardal y Cyngor;

·         Bod cyfiawnhad dros yr uchod, yn cael ei addasu fel a ganlyn, ‘Mae hyn er mwyn sicrhau fod y llofnodwyr yn ddilys, gyda diddordeb yn Sir y Fflint neu’r mater o dan sylw’;

·         Bod deisebau a dderbynnir mewn perthynas â cheisiadau/apeliadau cynllunio, trwydded neu grant sydd heb eu penderfynu, yn cael eu cyfeirio at y gwasanaeth perthnasol a’i drin fel ymateb i ymgynghoriad y cais/apêl hwnnw;

·         Bydd yr aelod ward yn cael ei hysbysu am ddeiseb a dderbynnir gan hyrwyddwr gyda chyfeiriad o fewn y ward honno. Gofynnir i’r aelod ward am eu barn ar y ddeiseb a’r dull gwaredu arfaethedig;

·         Bod ymateb i’r ddeiseb yn cael ei anfon i hyrwyddwr y ddeiseb a’i gyhoeddi ar wefan y Cyngor;

·         Gall yr hyrwyddwr wrthwynebu (apelio) os ydynt yn credu nad yw’r ddeiseb wedi cael ei drin yn gywir; ac

·         Ni dderbynnir deisebau os ydynt yn ymwneud â cheisiadau neu apeliadau cynllunio, trwydded neu grant unigol sydd eisoes wedi’u penderfynu gan y Cyngor.

Fel cynigydd ac eilydd gwreiddiol yr argymhellion a amlinellwyd o fewn yr adroddiad, cefnogodd y Cynghorydd Bob Connah a’r Cynghorydd Rob Davies yr addasiadau arfaethedig i’r Cynllun Deisebau Drafft fel yr amlinellwyd gan y Prif Swyddog. 

PENDERFYNWYD:

(a)       Cefnogi Cynllun Deisebau drafft, fel yr amlinellir yn Atodiad 1 yr adroddiad, gyda’r addasiadau canlynol:-

·         Er mwyn cael ei ystyried yn ddilys, rhaid i lofnodwr ddarparu eu henw, cyfeiriad, cod post a chyfeiriad e-bost.  Rhaid i’r llofnodwr cyntaf, sef yr hyrwyddwr, fyw, gweithio, gwirfoddoli ac ati, o fewn ardal y Cyngor;

·         Bod cyfiawnhad dros yr uchod, yn cael ei addasu fel a ganlyn, ‘Mae hyn er mwyn sicrhau fod y llofnodwyr yn ddilys, gyda diddordeb yn Sir y Fflint neu’r mater o dan sylw’;

·         Bod deisebau a dderbynnir mewn perthynas â cheisiadau/apeliadau cynllunio, trwydded neu grant sydd heb eu penderfynu, yn cael eu cyfeirio at y gwasanaeth perthnasol a’i drin fel ymateb i ymgynghoriad y cais/apêl hwnnw;

·         Bydd yr aelod ward yn cael ei hysbysu am ddeiseb a dderbynnir gan hyrwyddwr gyda chyfeiriad o fewn y ward honno. Gofynnir i’r aelod ward am eu barn ar y ddeiseb a’r dull gwaredu arfaethedig;

·         Bod ymateb i’r ddeiseb yn cael ei anfon i hyrwyddwr y ddeiseb a’i gyhoeddi ar wefan y Cyngor;

·         Gall yr hyrwyddwr wrthwynebu (apelio) os ydynt yn credu nad yw’r ddeiseb wedi cael ei drin yn gywir; ac

·         Ni dderbynnir deisebau os ydynt yn ymwneud â cheisiadau neu apeliadau cynllunio, trwydded neu grant unigol sydd eisoes wedi’u penderfynu gan y Cyngor.