Agenda item

Pwrpas:        Rhannu Llythyr Blynyddol 2020-21 Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a Chwynion a wnaed yn erbyn Gwasanaethau Cyngor Sir y Fflint yn hanner cyntaf 2021-22 (Ebrill-Medi 2021).

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad i rannu Llythyr Blynyddol Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru oedd yn crynhoi perfformiad y Cyngor ar y cwynion a ymchwiliwyd iddynt yn 2019-20.  Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys trosolwg o gwynion yn erbyn gwasanaethau’r Cyngor rhwng 1 Ebrill a 30 Medi 2021.  Er bod gostyngiad wedi bod yn nifer y cwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor yn 2020/21, roedd yn uwch na chyfartaledd Cymru.  Fodd bynnag, roedd hyn oherwydd bod y mwyafrif yn gynamserol (gan nad oedd wedi mynd drwy’r weithdrefn gwynion yn llawn), y tu allan i awdurdodaeth neu wedi cau ar ôl cael ei ystyried i ddechrau gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Yn dilyn dadansoddiad manwl, nododd Rheolwr y Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid bod gan Sir y Fflint nifer uchaf y cwynion cynamserol yng Nghymru, a heblaw am y rhain, byddai Sir y Fflint yn gyffredinol yn unol â chynghorau eraill Gogledd Cymru. Er ei bod yn galonogol bod dros hanner y cwynion wedi cael eu gwrthod ar ddechrau’r broses, nododd y darganfyddiadau bod angen i’r Cyngor adolygu ei ddull o hyrwyddo’r weithdrefn gwynion a chadw mewn cysylltiad ag achwynwyr ynghylch cynnydd eu cwynion. Dangosodd ystadegau am gwynion lleol ar gyfer hanner cyntaf 2021-22 yr ymdriniwyd ag 80% cyn pen 20 diwrnod gwaith a bod adrodd rheolaidd i dîm y Prif Swyddog yn helpu i wella prydlondeb ymatebion i gwynion.

Wrth groesawu’r eglurhad y tu ôl i’r data, roedd y Cynghorydd Richard Jones yn dal yn bryderus am nifer y cwynion a wnaed i Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru am broses ymdrin â chwynion y Cyngor, a allai fod wedi dylanwadu ar nifer y cwynion cynamserol. Er ei fod yn croesawu’r camau gweithredu oedd yn cael eu cymryd, cyfeiriodd at y tabl oedd yn dangos bod Sir y Fflint angen mwy o ymyrraeth gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru na rhan fwyaf y cynghorau eraill yng Nghymru.  Dywedodd hefyd fod gwasanaethau’n methu ag ymateb i negeseuon ac y dylai fod yna ddisgwyliad i gydnabod gohebiaeth i ddechrau o leiaf.

Wrth ymateb, cyfeiriodd Rheolwr y Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid at y data dadansoddi ac eglurodd y gallai’r dull o ddosbarthu cwynion sy’n cael eu dyblygu ogwyddo’r ffigurau. Soniodd am ymgysylltu positif gyda’r Awdurdod Safonau Cwynion i helpu i ddehongli’r data, nodi gwelliannau a rhannu arfer da.  Atgoffwyd yr aelodau am y swyddogion cyswllt ym mhob portffolio ar gyfer atgyfeirio cwynion, yn ogystal â chysylltu â hi ei hun neu Joanne Pierce.

Diolchodd y Cynghorydd Richard Lloyd i’r swyddog am yr eglurhad manwl gan awgrymu fod llawer o breswylwyr yn atgyfeirio cwynion at y Cyngor drwy eu Haelodau lleol.  Eglurodd y Rheolwr Gwasanaeth fod y wybodaeth a gyhoeddir ar y wefan ar hyn o bryd am y weithdrefn gwynion yn cael ei hadolygu a bod unrhyw fewnbwn gan Aelodau’n cael ei groesawu. Yn dilyn cwestiwn gan y Cadeirydd, dywedodd y gellir cael copïau papur o’r ffurflen gwyno gan Ganolfannau Sir y Fflint yn Cysylltu.

Cydnabu’r Prif Weithredwr y camau gweithredu a nodwyd i wella perfformiad ac annog preswylwyr i ymgysylltu â’r Cyngor yng ngham cyntaf y broses, yn hytrach nac uwchgyfeirio’n syth at Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  Cymerodd y cyfle i dynnu sylw at y ffaith fod gwasanaethau’n ymdrin yn dda â llawer o gwynion heb iddynt orfod cyrraedd y cam Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Richard Jones, awgrymodd yr Hwylusydd y dylid rhannu’r data dadansoddi gyda’r Pwyllgor a bod yr eitem yn cael ei rhoi ar y rhaglen gwaith i'r dyfodol er mwyn i’r Pwyllgor ystyried a oedd angen diweddariad eto yn y dyfodol.  Ar y sail honno, cynigiwyd yr argymhellion gan y Cynghorydd Richard Jones a'i eilio gan y Cynghorydd Andy Williams.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi perfformiad blynyddol y Cyngor mewn perthynas â chwynion a wnaed i Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ystod 2020-21;

(b)       Nodi perfformiad hanner blwyddyn 2021-22 y Cyngor o ran cwynion a wnaed i wasanaethau yn unol â’i weithdrefn gwynion;

(c)       Cefnogi’r gweithredoedd a amlinellir ym mharagraff 1.28 i wella’r broses o ddelio â chwynion ar draws y Cyngor; a

(d)       Rhannu’r data dadansoddi gyda’r Pwyllgor er gwybodaeth a rhoi nodyn ar y rhaglen gwaith i'r dyfodol pe bai’r Cyngor yn dymuno ystyried y dadansoddiad data mewn cyfarfod yn y dyfodol.