Agenda item

Pwrpas:        I adolygu Cod Ymarfer Cynllunio yn unol â phenderfyniad y Pwyllgor a’r Cyngor yn gynharach yn y flwyddyn.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro yr adroddiad gan egluro bod y Pwyllgor wedi ystyried ym mis Mawrth 2021 adolygu’r Protocol ar gyfer Cyfarfod Contractwyr, fel rhan o adolygiad treigl y Pwyllgor o Gyfansoddiad y Cyngor.  Cafodd y rhannau o’r Protocol oedd yn ymwneud ag Aelodau a’u Trafodion â Chontractwyr/Datblygwyr a Thrydydd Parti eraill a allai fod yn ymgeisio neu’n ceisio contract gyda’r Cyngor eu diweddaru.

Penderfynodd y Pwyllgor y dylai’r rhannau o’r Protocol ar gyfer Cyfarfodydd â Chontractwyr oedd yn rhoi cyngor o ran Datblygwyr gael eu cynnwys yn y Cod Ymarfer Cynllunio ac y dylid ei ddiweddaru’n briodol.

Yng nghyfarfod y Cyngor ym mis Ebrill 2021, pan gafodd y Protocol diwygiedig ei gymeradwyo, gofynnodd Aelodau hefyd am i gyngor gael ei ychwanegu at y Cod Ymarfer Cynllunio ar y broses ymgynghoriad cyn ymgeisio.

Ystyriodd y Gr?p Strategaeth Cynllunio y newidiadau arfaethedig uchod i’r Cod Ymarfer Cynllunio ar 13 Mai 2021 a 10 Mehefin 2021 a gwnaed nifer o addasiadau ychwanegol, fyddai o gymorth i Aelodau oedd yn rhan o’r broses gynllunio. Yn ychwanegol, cynigiodd y Pwyllgor Safonau ddiwygiadau ychwanegol pellach ar 5 Gorffennaf 2021. Cafodd yr holl ddiwygiadau hyn eu hatodi i’r adroddiad.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Bithell, eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro nad yw’n ofynnol i holl Aelodau’r Pwyllgor Cynllunio gael holl fanylion y cynnig yn y  cyfnod ymgynghori statudol cyn ymgeisio.  Dylid cysylltu â’r Aelodau Lleol fel y gallant gynghori am unrhyw faterion lleol i helpu’r datblygwr baratoi’r cais.  Roedd angen i Aelodau’r Pwyllgor Cynllunio gael eu gweld i fod yn ddiduedd gyda datblygwyr.

Wrth ymateb i gwestiwn arall, eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu), os bydd y cymydog yn gofyn i Aelod edrych ar y safle o’i eiddo yn ystod ymweliad safle, ni fyddai hyn yn dderbyniol dim ond os byddai pob Aelod ar yr ymweliad safle yn mynd i weld y safle. Yn ychwanegol, ni ddylai ymweliadau safle gynnwys sgyrsiau ag aelodau o'r cyhoedd.

Gofynnodd y Cynghorydd Bithell am wybodaeth am y broses apeliadau.  Eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod y cynigwyr ac eilydd y cynnig yn erbyn argymhelliad y swyddogion yn cael eu gwahodd i gyfarfod â’r Swyddog Cynllunio perthnasol i baratoi datganiad mewn ymateb i apêl.

Gofynnodd y Cynghorydd Bithell a ellid rhoi unrhyw fanylion yn adran 15, Cwynion.  Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y gellid cynnwys y Weithdrefn Gwynion Gyhoeddus.  Roedd proses uwchgyfeirio ar gyfer Cynghorwyr oedd wedi codi mater a heb gael ymateb, ond ni fyddai’r manylion hyn yn cael eu rhoi mewn dogfen gyhoeddus.   Gofynnodd hefyd a ellid cynnwys adran yn y Cod Ymarfer Cynllunio i egluro y gellir darparu cyflwyniadau ysgrifenedig ymlaen llaw gan yr ymgeisydd, y sawl sydd o blaid y cais a’r sawl sydd yn erbyn y cais, i sicrhau bod eu datganiad yn gallu cael ei ddarllen ar eu rhan gan swyddog os na fyddant yn gallu mynychu’r cyfarfod.

Awgrymodd y Cynghorydd Peers y dylai’r geiriad “pan ofynnir amdano, dylid darparu cymorth o’r fath yn brydlon”, gael ei gynnwys yn adran 2.4.2.

Yn adran 4.3.1, holodd y Cynghorydd Peers a ddylid newid y geiriad, i “un ai dan yr eitem ar gyfer datgan buddiant neu ar yr eiliad pan fo’r Aelod yn sylweddoli bod ganddynt fuddiant”.

Croesawodd y Cynghorydd Peers y diweddariadau i adrannau 8.1 ac 8.2.  Ar gytundebau Adran 106, roedd yn teimlo y dylai pob Aelod o’r Pwyllgor fod yn ymwybodol o’r trafodaethau a gynhaliwyd cyn cyfarfod y Pwyllgor.  Roedd hefyd yn teimlo, pan fydd cynigwyr wedi crynhoi, gan amlinellu eu rhesymau dros wrthod, y dylid gofyn i weddill y Pwyllgor a ydynt yn cytuno â’r rhesymau dros wrthod.   Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y gellid trafod y ddau gynnig yna yn y Gr?p Strategaeth Cynllunio.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Smith, dywedodd y Swyddog Monitro y byddai Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd a’r Arweinydd Tîm - Gwasanaethau Democrataidd yn ymchwilio i’r posibilrwydd o ddarparu rhaglenni a chofnodion y Gr?p Strategaeth Cynllunio i holl Aelodau’r Cyngor.

Cafodd yr argymhelliad yn yr adroddiad ei gynnig gan y Cynghorydd Chris Bithell ac eiliodd y Cynghorydd Mike Peers, yn cynnwys y canlynol fel y cynigiwyd yn ystod y drafodaeth:

·         Bod y Cod Ymarfer Cynllunio yn cynnwys y Weithdrefn Gwynion Gyhoeddus yn Adran 15

·         Bod y Cod Ymarfer Cynllunio yn cynnwys adran i egluro y gellir darparu cyflwyniadau ysgrifenedig ymlaen llaw gan yr ymgeisydd, y sawl sydd o blaid y cais a’r sawl sydd yn erbyn y cais, i sicrhau bod eu datganiad yn gallu cael ei ddarllen ar eu rhan gan swyddog os na fyddant yn gallu mynychu’r cyfarfod

·         Bod y geiriad “pan ofynnir amdano, dylid darparu cymorth o’r fath yn brydlon”, yn cael ei gynnwys yn adran 2.4.2

·         Bod y geiriad yn 4.3.1 yn cael ei newid i “un ai dan yr eitem ar gyfer datgan buddiant neu ar yr eiliad pan fo’r Aelod yn sylweddoli bod ganddynt fuddiant”

·         Bod y Gr?p Strategaeth Cynllunio yn ystyried awgrym y Cynghorydd Peers ar roi gwybod i holl aelodau’r Pwyllgor Cynllunio cyn y cyfarfod am unrhyw drafodaethau ar gytundebau Adran 106 ac a ddylid gofyn i bob Aelod o’r Pwyllgor a ydynt yn cytuno â’r rhesymau dros wrthod pan fydd y cynigiwr wedi crynhoi 

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y pwyllgor yn cymeradwyo’r addasiadau i’r Cod Ymarfer Cynllunio fel y nodwyd yn y newidiadau i Atodiad 1 yr adroddiad. 

(b)       Bod y Cod Ymarfer Cynllunio yn cynnwys y Weithdrefn Gwynion Gyhoeddus yn Adran 15;

(c)        Bod y Cod Ymarfer Cynllunio yn cynnwys adran i egluro y gellir darparu cyflwyniadau ysgrifenedig ymlaen llaw gan yr ymgeisydd, y sawl sydd o blaid y cais a’r sawl sydd yn erbyn y cais, i sicrhau bod eu datganiad yn gallu cael ei ddarllen ar eu rhan gan swyddog os na fyddant yn gallu mynychu’r cyfarfod;

(d)       Bod y geiriad “pan ofynnir amdano, dylid darparu cymorth o’r fath yn brydlon”, yn cael ei gynnwys yn adran 2.4.2;

(e)       Bod y geiriad yn 4.3.1 yn cael ei newid i “un ai dan yr eitem ar gyfer datgan buddiant neu ar yr eiliad pan fo’r Aelod yn sylweddoli bod ganddynt fuddiant”; a

(f)        Bod y Gr?p Strategaeth Cynllunio yn ystyried awgrym y Cynghorydd Peers ar roi gwybod i holl aelodau’r Pwyllgor Cynllunio cyn y cyfarfod am unrhyw drafodaethau ar gytundebau Adran 106 ac a ddylid gofyn i bob Aelod o’r Pwyllgor a ydynt yn cytuno â’r rhesymau dros wrthod pan fydd y cynigiwr wedi crynhoi.