Agenda item

I roi Polisi Gwrthdaro Buddiannau wedi’i ddiweddaru, Polisi Gwybodaeth a  Sgiliau wedi’i ddiweddaru a Pholisi ar Ordaliadau a Thandaliadau Buddion Pensiwn i Aelodau’r  Pwyllgor eu cymeradwyo.

Nododd y Cadeirydd fod y polisi cyntaf a gyflwynir yn yr adroddiad hwn yn cwmpasu gofynion y Gronfa o ran gwybodaeth a sgiliau aelodau’r Pwyllgor a swyddogion allweddol.Roedd y Polisi wedi’i ddiweddaru i fodloni gofynion cod ymarfer newydd CIPFA ar y testun hwn.Roedd yr ail Bolisi’n cwmpasu gwrthdaro buddiannau ac roedd yn rhoi arweiniad i bob aelod o Bwyllgor y Gronfa Bensiynau, aelodau’r Bwrdd Pensiynau, swyddogion ac ymgynghorwyr am sut caiff gwrthdaro buddiannau gwirioneddol a phosibl o ran rheoli’r Gronfa eu nodi a’u rheoli. Y Polisi terfynol oedd gordaliadau a thandaliadau o ran buddion y cynllun pensiwn.Roedd y Polisi newydd hwn wedi’i ddatblygu i sicrhau bod eglurder o ran sut roedd gordaliadau a thandaliadau o ran y Gronfa’n cael eu rheoli.

            Soniodd Mrs McWilliam am y pwyntiau allweddol canlynol:

-       Cafodd y Polisi Hyfforddiant ei ailenwi fel y Polisi Gwybodaeth a Sgiliau er mwyn adlewyrchu geiriad Cod a Fframwaith Gwybodaeth a Sgiliau diweddaraf CIPFA yn well, gan gydnabod bod y gofynion yn ehangach na dim ond darparu hyfforddiant.

-       Mae gofynion cenedlaethol i aelodau ac uwch swyddogion feddu ar lefel gref o ran gwybodaeth, a chaiff rhai eu gyrru gan ddeddfwriaeth. Pwysleisiodd yr angen a’r canolbwynt ar hyn ar lefel y Gronfa.

-       Roedd CIPFA wedi cyfuno a chryfhau eu disgwyliadau i mewn i God a Fframwaith newydd ac roedd Polisi newydd y Gronfa wedi’i ddiweddaru er mwyn bod yn unol â’r rhain.O ganlyniad, roedd rhai newidiadau sylfaenol i’r Polisi. Roedd y prif newidiadau wedi’u crynhoi yn eitem 1.03 ar dudalen 183 a 184.

-       Roedd tudalen 193 yn cynnwys amcan newydd o ran sut mae unigolion wedi’u hymrwymo i fynychu hyfforddiant yn unol â’r Polisi Gwybodaeth a Sgiliau.Ychwanegodd fod gofyn i aelodau a swyddogion fynychu 75% o hyfforddiant (80% o’r blaen)  ac y byddai hyn yn destun monitro ac adrodd.

Yna cyflwynodd Mrs McWilliam y Polisi Gwrthdaro Buddiannau, gan amlinellu mai dim ond mân newidiadau oedd yn cael eu cynnig. Amlygodd bwysigrwydd y Polisi oherwydd bod rhaid i aelodau a swyddogion gydymffurfio â gofynion y Polisi a datgan unrhyw gysylltiadau.Dywedodd fod Polisi’r Gronfa yn cynnwys gofynion ychwanegol y tu hwnt i ddisgwyliadau’r Cyngor ac roedd yn bwysig i aelodau a swyddogion gydnabod eu cyfrifoldebau o ran y gronfa bensiynau wrth gyflawni dyletswyddau sy’n gysylltiedig â hi.  Mae’r diweddariadau allweddol a wnaed i’r Polisi wedi’u crynhoi yn eitem 1.07.

Ar dudalen 217, o ran enghreifftiau o wrthdaro buddiannau, nododd Mr Hibbert gamgymeriad yn un o’r enghreifftiau lle dylid bod wedi dyfynnu WPP.Cadarnhaodd Mrs McWilliam y byddai’n ei ddiweddaru ar gyfer y fersiynau terfynol.

Holodd y Cyng Rutherford a allai’r Gronfa ddarparu sesiwn gloywi 30 munud i’r Pwyllgor ar fodloni gofynion y Polisi Gwrthdaro Buddiannau.Cytunodd Mrs McWilliam a chadarnhawyd y byddai sesiwn hyfforddiant ar wahân yn cael ei threfnu.

Cyflwynodd Mrs Williams Bolisi arfaethedig Cronfa Bensiynau Clwyd ar Ordaliadau a Thandaliadau o ran Buddion y Cynllun Pensiwn. Eglurodd fod y Polisi newydd yn amlinellu y bydd swyddogion y Gronfa yn cynyddu’r pensiwn i’r swm cywir pan fo aelod wedi cael tandaliad, ac ysgrifennu at aelodau i roi gwybod iddynt am yr achos o dandalu.Eglurodd Mrs Williams y bydd y Polisi yn sicrhau cysonder a rhoi diogelwch i aelodau a sicrwydd i’r Pwyllgor fod polisi ffurfiol ar waith.Mae’r Polisi yn ymgorffori’r egwyddorion a nodir yng ngweithdrefnau adennill dyled corfforaethol Cyngor Sir y Fflint, dirprwyo cyfrifoldebau a rheolau’r weithdrefn ariannol, yn ogystal â manylion am sut y caiff senarios amrywiol o ran tandaliadau a gordaliadau eu rheoli, yn fwy penodol i’r Gronfa.

Ychwanegodd Mrs Williams fod rheolaethau mewnol ar waith er mwyn lleihau’r tebygolrwydd y bydd digwyddiadau fel symiau diddymu mawr yn digwydd yn y lle cyntaf.Gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo y dylent geisio diwygiad i Reolau’r Weithdrefn Ariannol Cyngor Sir y Fflint sy’n ymwneud â diddymu dyledion mawr fel bod Pwyllgor y Gronfa Bensiynau’n eu cymeradwyo yn hytrach na’r Cabinet.Atebodd Mr Everett mai addasiad technegol oedd y diwygiad hwn, ond byddai angen iddo fynd trwy’r Cyngor o hyd ac roedd yn gwneud synnwyr, o ystyried mai’r Pwyllgor oedd â gwybodaeth am faterion sy’n ymwneud â’r Gronfa.

PENDERFYNWYD:

(a)        Bod y Pwyllgor yn adolygu a chymeradwyo’r Polisi Gwybodaeth a Sgiliau wedi’i ddiweddaru.

(b)        Bod y Pwyllgor yn adolygu a chymeradwyo’r Polisi Gwrthdaro Buddiannau wedi’i ddiweddaru.

(c)        Bod y Pwyllgor yn adolygu a chymeradwyo’r Polisi sydd newydd ei greu ar Ordaliadau a Thandaliadau o ran buddion y Cynllun Pensiwn.

(d)        Bod y Pwyllgor wedi cytuno i argymell diwygiad i Reolau’r Weithdrefn Ariannol Cyngor Sir y Fflint, sy’n ymwneud â diddymu drwgddyledion, gan newid cyfeiriadau o’r “Cabinet” i “Bwyllgor y Gronfa Bensiynau”.