Agenda item

Derbyn adroddiad yn unol â chais y Pwyllgor ar 12 Mai 2021

Cyflwynodd y Rheolwr Datblygu (Gwasanaethau Cynllunio) adroddiad i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am berfformiad y gwasanaeth gorfodaeth cynllunio gan ganolbwyntio’n benodol ar amseroedd ymateb a safonau cyfathrebu, ymweliadau safle, defnyddio ymgynghoriaeth gynllunio, ôl-groniad, llwyddiannau a chamau lliniaru.  Adroddodd ar yr ystyriaethau allweddol fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Cafodd Andrew Fraser (Prif Weithredwr) a Jamie Edwards (Rheolwr Gweithrediadau) o gwmni Agile Applications, a Lynne Fensome, Arweinydd Prosiect - Gwasanaethau Cynllunio eu cyflwyno gan y Rheolwr Datblygu.   Esboniodd y byddai Andrew a Jamie yn cyflwyno a dangos y system meddalwedd newydd a gafodd ei chaffael gan y Gwasanaeth Cynllunio, yr Amgylchedd a’r Economi i ddarparu isadeiledd gwell er mwyn cynnig amryw o wasanaethau o fewn y portffolio.

Mynegodd y Cadeirydd bryderon ynghylch y diffyg ymateb gan y swyddogion Cynllunio i’r ymholiadau gan Aelodau ynghylch materion cynllunio a gorfodi a soniodd am y terfyn amser o 10 diwrnod ar gyfer ymateb a theimlai fod hynny’n rhy hir.   Roedd yn cydnabod fod peth oedi oherwydd yr amseroedd aros i gael ateb gan y Gwasanaethau Cyfreithiol a oedd y tu hwnt i reolaeth y Gwasanaethau Cynllunio.  Esboniodd y Rheolwr Datblygu fod ymateb o fewn 10 diwrnod yn derfyn amser corfforaethol ar draws holl wasanaethau’r Cyngor.   Dywedodd y byddai’r feddalwedd newydd y gwnaeth y Gwasanaeth Cynllunio, yr Amgylchedd a’r Economi ei chaffael yn sicrhau bod cymaint o wybodaeth â phosibl ar gael yn uniongyrchol i Aelodau a’r cyhoedd ynghylch ceisiadau cynllunio ac felly na fyddai angen cymaint o atebion uniongyrchol gan swyddogion i’r rhan fwyaf o ymholiadau a cheisiadau am wybodaeth ychwanegol.

Wrth ymateb i’r sylwadau a’r pryderon a fynegwyd gan Aelodau, cyfeiriodd y Rheolwr Datblygu at yr ystadegau perfformiad a roddwyd yn yr adroddiad ynghylch nifer yr achosion gorfodaeth a gafodd eu hymchwilio, yn cynnwys y rhai lle cymerwyd camau gorfodi cadarnhaol yn ystod pob blwyddyn ac yn chwarter 1 2021/22.  Dywedodd hefyd fod yr adroddiad yn ymdrin â mater ôl-groniad a chytunwyd eisoes y bydd achos busnes yn cael ei baratoi i gyflogi Swyddog Gorfodaeth Gynllunio parhaol llawn amser ychwanegol. Esboniodd y Rheolwr Datblygu na allai hi wneud sylw ar yr achosion penodol a godwyd gan yr Aelodau ond y byddai’n ymateb yn uniongyrchol ar ôl y cyfarfod.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Chris Bithell at effaith Covid-19 ar y Gwasanaeth Cynllunio o ran nifer cynyddol o ymholiadau a cheisiadau’n ymwneud â gwella cartrefi.  Dywedodd hefyd fod yna well ymwybyddiaeth ymhlith y cyhoedd ynghylch datblygiadau adeiladu mewn ardaloedd lleol gan fod pobl wedi cael eu cyfyngu i’w hardal leol a’u bod yn gweithio o’u cartrefi.  Cyfeiriodd y Cynghorydd Bithell at yr ystadegau a roddwyd yn yr adroddiad ac atgyfnerthodd fod cyfanswm nifer yr achosion a ymchwiliwyd a nifer yr achosion a ymchwiliwyd o fewn 84 diwrnod neu lai, wedi cynyddu’n sylweddol ers 2018/19.  Soniodd am heriau’r pandemig a chyfeiriodd at y mesurau a gymerwyd yn y gwasanaeth Cynllunio i gynnal parhad yn narpariaeth gwasanaethau a pherfformiad.  Croesawodd y system meddalwedd newydd (Agile Applications) a oedd ei hangen yn fawr a byddai’n gwella mynediad at wybodaeth cynllunio a gorfodi ar gyfer Aelodau, y cyhoedd ac ymgeiswyr.    Dywedodd y bydd gweithdy’n cael ei drefnu er mwyn esbonio wrth Aelodau sut i gael mynediad at y system a’i defnyddio.

Cafwyd cyflwyniad ar y cyd gan Andrew Fraser a Jamie Edwards am Agile Applications a chyfeiriwyd at y materion canlynol:

• Trosolwg o’r cwmni/cynnyrch
• Prosiect x 160 a thasgau sylweddol
• Portholion dinasyddion
  • Camau gorfodi
  • Cynllunio

Awgrymodd y Cadeirydd y byddai adroddiad yn cael ei baratoi ar gyfer y Pwyllgor ymhen chwe mis i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd gyda’r feddalwedd newydd.  Yn dilyn awgrym gan y Cadeirydd, cytunwyd y byddai Swyddogion yn dylunio rhaglen hyfforddi am y system newydd ar gyfer staff, cleientiaid ac Aelodau.

Cafodd yr argymhellion eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Paul Shotton a Joe Johnson.

PENDERFYNWYD:

(a)       Cefnogi’r camau gweithredu a gymerwyd;

(b)       Darparu adroddiad cynnydd i’r Pwyllgor ym mis Mawrth 2022; a

(c)        Bod Swyddogion yn dylunio rhaglen hyfforddi am y system newydd ar gyfer staff, cleientiaid ac Aelodau.