Agenda item

Pwrpas:        I rhannu Llythyr Blynyddol yr Ombwdsman ar gyfer 2019/20 a darparu trosolwg o gwynion yn erbyn gwasanaethau’r Cyngor yn hanner cyntaf 2020/21.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid adroddiad i rannu Llythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer 2019-20. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys trosolwg o’r cwynion yn erbyn gwasanaethau’r Cyngor yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill i 30 Medi 2020.

Er bod cynnydd wedi bod yn nifer y cwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor yn 2019/20, roedd canran uchel ohonynt yn gynamserol (gan nad oedd y weithdrefn gwyno wedi cael ei dilyn hyd at ei diwedd), y tu allan i awdurdodaeth neu wedi cau ar ôl ystyriaeth ddechreuol gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.Adroddwyd cynnydd da ar gwblhau amrywiaeth o weithredoedd i wella’r broses o ddelio â chwynion.

Ar gyfer y cyfnod o fis Ebrill 2020 i fis Medi 2020, roedd gwasanaethau’r Cyngor wedi perfformio’n dda ac wedi llwyddo i ddatrys canran uchel o gwynion o fewn y terfynau amser er gwaetha’r argyfwng cenedlaethol, ac roedd nifer y cwynion ar ei uchaf ym mis Gorffennaf wrth i wasanaethau ail-ddechrau eto.  Tynnwyd sylw’r Aelodau at waith blaenoriaeth a oedd yn cael ei wneud ar y rhaglen hyfforddi’r gweithlu a’r Polisi Cwynion newydd.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Jones, rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid enghreifftiau o gwynion a gyfeiriwyd yn ôl gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a oedd yn geisiadau am wasanaethau. Eglurodd fod yr argymhelliad yngl?n â’r broses o ddelio â chwynion yn berthnasol i bob cyngor a bod hyfforddi’r gweithlu wedi’i anelu at wella ansawdd yr ymatebion er mwyn lleihau nifer yr atgyfeiriadau at Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.    Roedd y nifer uchel o gwynion am wasanaethau gwastraff ac ailgylchu yn adlewyrchu’r sefyllfa genedlaethol.

Siaradodd y Prif Weithredwr am y gwaith a wnaed gan y Gwasanaethau Stryd a Chludiant a Chynllunio i wella ansawdd yr ymatebion a therfynau amser.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at gynnwys cwynion Rhentu Doeth Cymru wedi’u categoreiddio o dan Gyngor Caerdydd, a dechreuodd hyn drafodaeth ar wahaniaeth o ran ffigyrau oherwydd y gwasanaethau a oedd yn cael eu darparu drwy gyflenwyr allanol. Cytunodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid i gynnwys y sylwadau fel rhan o’r adborth ar y Llythyr Blynyddol.

Talodd y Cynghorydd Mullin deyrnged i’r Rheolwr Gwasanaeth a’i thîm am eu gwaith.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Heesom, darparodd y Prif Weithredwr eglurder o ran gwasanaethau’r Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a dywedodd y byddai’r Polisi Cwynion yn cael ei rannu gyda’r Pwyllgor yn y Flwyddyn Newydd. Soniodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid am ei chyfranogiad mewn gr?p ymgynghori gydag Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i drafod newidiadau polisi.

Cafodd yr argymhellion eu cynnig gan y Cynghorydd Heesom, ac fe’u heiliwyd gan y Cynghorydd Bibby.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn:

 (a)      Nodi perfformiad blynyddol y Cyngor mewn perthynas â chwynion a wnaed i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (2019-20) a chwynion lleol a wnaed yn erbyn gwasanaethau yn ystod hanner cyntaf 2020-21;

 (b)      Cefnogi’r gweithredoedd ym mharagraff 1.08 i wella’r broses o ddelio â chwynion ar draws y Cyngor; a

 (c)      Cefnogi’r gweithredoedd ym mharagraff 1.09 i adolygu polisi cwynion y Cyngor erbyn 31 Mawrth, 2021.