Agenda item

Cyflwyno Datganiad Cyfrifon drafft 2019/20 er gwybodaeth yr Aelodau yn unig ar hyn o bryd.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaeth Ddatganiad Cyfrifon Drafft 2019/20 (yn amodol ar archwiliad) er gwybodaeth.Roedd y datganiad yn cynnwys y Cyfrifon Gr?p, gan gynnwys is-gwmnïau ym mherchnogaeth lwyr y Cyngor, a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a fydd yn cael ei drafod nes ymlaen. Bydd y Pwyllgor yn derbyn y cyfrifon archwiliedig terfynol ar 9 Medi i’w cymeradwyo, yn barod i’w cyhoeddi erbyn y dyddiad cau statudol (sef 15 Medi).

Rhoddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol a’r Rheolwr Cyllid Dros Dro (Cyfrifyddiaeth Dechnegol) gyflwyniad ar y cyd gan gyfeirio at y materion canlynol:

·         Pwrpas a Chefndir y Cyfrifon

·         Cynnwys a Throsolwg

·         Cyfrifoldeb am y Cyfrifon

·         Gr?p Llywodraethu Cyfrifon

·         Cysylltiadau â Monitro’r Gyllideb

·         Penawdau – Cronfa'r Cyngor, Cronfeydd Refeniw Wrth Gefn, Cyfalaf a’r Cyfrif Refeniw Tai

·         Newidiadau i Gyfrifon 2019/20

·         Cyfrifon Gr?p

·         Effaith Covid-19

·         Amserlen a Chamau Nesaf

·         Effaith y Terfynau Amser Cynharach

·         Cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd

Holodd Allan Rainford am archwiliad cyhoeddus y cyfrifon a dywedwyd wrtho y byddai apwyntiad yn cael ei wneud yn un o adeiladau’r Cyngor, gan gadw at y mesurau cadw pellter corfforol, os nad oedd modd delio â cheisiadau o'r fath yn electronig. Pan ofynnwyd am yr heriau wrth gynhyrchu’r cyfrifon yn ystod argyfwng y pandemig dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod trefniadau gweithio hyblyg eisoes yn rhan o'r arferion busnes arferol a bod timau wedi estyn y trefniadau yma.O ran cywirdeb ffigyrau, rhoddodd sicrwydd na fu newid i’r technegau amcangyfrif a bod y broses sicrhau ansawdd gadarn wedi’i chryfhau ymhellach wrth i dimau eraill wirio’r ffigyrau hefyd.

Rhoddodd Matt Edwards, Archwilio Cymru, sicrwydd bod cysylltiad rheolaidd wedi ei wneud â’r tîm cyllid drwy gydol y broses i ddelio â materion a oedd yn dod i'r amlwg er mwyn lleihau risgiau a heriau yn sgil yr argyfwng.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Sally Ellis yn ymwneud â dyledwyr tymor byr, eglurodd y swyddogion bod y ffigyrau yn adlewyrchu’r sefyllfa ar y cam hwnnw o’r broses.Mae’r cynnydd yn y categori ‘Arall’ yn cynnwys swm ychwanegol ar gyfer Parc Adfer, ynghyd â nifer o ddyledwyr unigol gyda balansau isel yn weddill ar yr adeg honno.O ran dyled y GIG, dywedodd y Prif Weithredwr fod cynnydd cadarnhaol wedi’i wneud a bod y mater yn cael ei adolygu eto yn yr hydref er mwyn rhoi’r flaenoriaeth i'r pandemig cenedlaethol. Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol, er bod y ffigwr yn y cyfrifon yn adlewyrchu’r sefyllfa ar y pryd, y bydd y Pwyllgor yn derbyn diweddariad ysgrifenedig.

I baratoi ar gyfer heriau cyfrifon 2020/21, gofynnodd Sally Ellis bod y Pwyllgor yn derbyn gwybodaeth am unrhyw fater sy'n codi er mwyn gallu cyflawni ei rôl.Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod paratoadau ar y gweill a bod gwneud popeth o fewn y terfyn amser cynnar eleni, a hynny yn wyneb amgylchiadau heriol dros ben, yn edrych yn addawol ar gyfer proses y flwyddyn nesaf.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, cyfeiriodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol at brotocol cadarn a thryloyw’r Cyngor ar gyfer pennu lefel y gronfa wrth gefn, sydd wedi’i chynnal ar lefel sylfaenol o £5.8 miliwn (oddeutu 2% o’r gyllideb) ers sawl blwyddyn ac yn cael ei hadolygu’n flynyddol.Yn ychwanegol at y swm hwn, defnyddir Cronfeydd Arian at Raid i greu capasiti i fynd i’r afael â risgiau anrhagweledig yn ystod y flwyddyn.Mae dyraniad o £3 miliwn o’r Gronfa Arian at Raid i leddfu effeithiau ariannol y pandemig wedi helpu i ddiogelu lefel sylfaenol y cronfeydd wrth gefn.Mae maen prawf y grantiau cyfalaf wedi’i nodi fel risg gorfforaethol allweddol ond mae’r hyblygrwydd a gyflwynwyd gan Lywodraeth Cymru wedi golygu bod y Cyngor wedi llwyddo i wneud hawliad i wneud iawn am y gwariant yn ystod y cyfnod o fis Ebrill tan fis Mehefin.

Cytunodd y Rheolwr Cyllid Dros Dro i ddarparu ymateb ar wahân i’r Pwyllgor yngl?n â’r £374,000 ar nodyn 28 ar gyfer partïon cysylltiedig (swyddogion). Bydd hefyd yn rhannu gwybodaeth mewn perthynas â chwestiwn Sally Ellis yngl?n â’r amrywiad yng nghostau rheoli a goruchwylio yn y Cyfrif Refeniw Tai - Incwm a Gwariant a Symudiadau ar y Datganiadau Cronfeydd Wrth Gefn.

Holodd y Cynghorydd Johnson am rôl y Pwyllgor mewn perthynas â’r materion sy’n codi yn sgil y sefyllfa argyfyngus bresennol.Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai cyfrifyddu’r gwariant ychwanegol, yn ôl-weithredol, yn ffurfio rhan o’r naratif ac yn cael ei ddarparu ar wahân i’r cyfrifon fel graddfa wariant anghyffredin.Roedd y cyflwyniadau eraill ar y rhaglen yn rhoi trosolwg o’r camau a gymerwyd i ymateb i’r pandemig.

Roedd y Cynghorydd Axworthy yn croesawu awgrym y Prif Weithredwr i gael adroddiad chwarterol yngl?n â sut mae'r Cyngor yn ymateb yn gymesur a'i ddull i wneud penderfyniadau sydd wedi'u hasesu o ran risg.

Diolchodd y Cynghorydd Bank i’r swyddogion am yr adroddiad a chyfeiriodd at y cyfle i’r aelodau drafod unrhyw agwedd ar y cyfrifon gydag Archwilio Cymru.I hwyluso hyn, bydd manylion cyswllt yn cael eu rhannu.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Dunbobbin a Johnson.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi Datganiad Cyfrifon drafft 2019/20 (sy’n cynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol); a

(b)       Bod yr Aelodau yn nodi’r cyfle i drafod unrhyw agwedd ar y Datganiad Cyfrifon gyda swyddogion neu Archwilio Cymru ym mis Gorffennaf, Awst a Medi, cyn i’r fersiwn archwiliedig derfynol ddod yn ôl gerbron y Pwyllgor ar 9 Medi ar gyfer ei chymeradwyo.