Agenda item

Pwrpas:        Darparu Rheolau Gweithdrefnau Ariannol wedi’u diweddaru i’r Pwyllgor i’w hargymell i’r Cyngor Sir.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol yr adroddiad ar y Rheolau Gweithdrefnau Cyllid diwygiedig arfaethedig i’w ystyried cyn y bydd yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor Sir ei gymeradwyo ar 5 Mai 2020. Cynghorodd fod y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol wedi'u cymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio mewn cyfarfod ar 29 Ionawr 2020, a bod manylion am yr adborth yn yr adroddiad. Atodwyd y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol diwygiedig, oedd yn cynnwys y mân newidiadau a argymhellwyd gan y Pwyllgor Archwilio, i’r adroddiad.

Adroddodd y Rheolwr Cyllid Strategol ar y prif ystyriaethau. Eglurodd y byddai’r trefniadau newydd i sicrhau trosolwg corfforaethol yn cael eu rhoi yn ei lle ar ôl iddynt gael eu cymeradwyo. Byddai’r Timau Cyllid yn monitro bod y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol yn cael eu dilyn, a byddai unrhyw doriadau neu bryderon yn cael eu hadrodd i’r Prif Swyddogion bob chwarter.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at dudalen 48, paragraff 1.3.1, a gofynnodd a ddylid cyfeirio hefyd at y Datgan Cysylltiad blynyddol a gwblheir gan Aelodau fel rhan o’r broses Datgan Cyfrifon.  Eglurodd y Swyddog Cyllid Strategol fod hyn yn ofyniad penodol mewn perthynas â’r broses Datgan Cyfrifon.Dywedodd y Prif Swyddog y byddai hyn yn cael ei ystyried.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Peers ynghylch gwybodaeth ar dudalen 51 am gofnodion anghyfreithlon yng nghyfrifon y Cyngor, rhoddodd y Prif Swyddog eglurhad ynghylch y cyfeiriad at wariant anghyfreithlon a chofnodion anghyfreithlon yng nghyfrifon y Cyngor.

Gan gyfeirio at baragraff 1.3.1, tudalen 48, nododd y Cynghorydd Clive Carver y cyfeiriad at Aelodau a swyddogion yn y frawddeg gyntaf, a gofynnodd a ddylid cynnwys cyfeiriad at Aelodau ym mharagraff 1.4.4, tudalen 49, hefyd. Eglurodd y Rheolwr Cyllid Strategol na chafodd Aelodau eu cynnwys gan y bernid fod ganddynt swyddogaeth ‘goruchwylio’. Yn ystod y drafodaeth cytunwyd y byddai paragraff 1.4.4 yn cael ei ddiwygio i: “Lle bo unrhyw Swyddog neu Aelod yn ystyried y byddai cydymffurfio â’r Rheoliadau Ariannol mewn sefyllfa benodol...”.

Gwnaeth y Cynghorydd Clive Carver sylw am y gofyniad i’r Swyddog Adran 151 adrodd am gofnodion anghyfreithlon yn y cyfrifon, a gofynnodd a ddylai hyn gynnwys camgymeriadau. Ymatebodd y Swyddog Cyllid Strategol gan ddweud y byddai unrhyw gamgymeriad sylweddol yn cael ei nodi a'i adrodd fel rhan o broses Datganiad Cyfrifon Swyddfa Archwilio Cymru.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Paul Johnson at wybodaeth ynghylch cynnal a chadw cronfeydd arian wrth gefn ar dudalen 61 yr adroddiad, a gofynnodd sut y byddai digwyddiad annisgwyl yn cael ei ariannu pe bai’r gost yn fwy na faint o arian fyddai wrth gefn. Eglurodd y Rheolwr Cyllid Strategol fod gan y Cyngor lefel sylfaenol o arian wrth gefn ac mai’r amddiffynfa olaf yw hynny, a bod angen, wrth benderfynu ar gyllideb, ddod o hyd i gydbwysedd rhwng diogelu gwasanaethau, cadw cynyddiadau treth cyngor mor isel â phosibl, a chynnal lefel ddigonol o arian wrth gefn. Dywedodd y Prif Swyddog, pe bai’r gost yn fwy na faint o arian oedd wrth gefn, efallai y gofynnid i Lywodraeth Cymru am gymorth gan y Gronfa Cymorth Ariannol. Tynnodd y Rheolwr Cyllid Strategol sylw at dudalen 57 yr adroddiad, paragraff (m), a dywedodd y dylai’r Prif Weithredwr/Prif Swyddog ymgynghori â’r Prif Swyddog Cyllid cyn mynd i wariant, ac y dylid adrodd hyn i’r Cabinet cyn gynted â phosibl.  Yn ystod y drafodaeth awgrymwyd diwygio brawddeg olaf y paragraff i:“a dylid cytuno ar sut i ariannu gwariant o’r fath a sut y dylid ymdrin ag ef cyn gynted â phosibl".

Cynigiwyd yr argymhelliad yn yr adroddiad gan y Cynghorydd David Wisinger a’i eilio gan y Cynghorydd Mike Peers.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r Rheolau Gweithdrefnau Ariannol diwygiedig ac argymell bod y Cyngor yn eu cymeradwyo hefyd.