Agenda item

Adroddiad i gyflwyno fersiwn archwiliedig terfynol y Datganiad Cyfrifon 2018/19 ar gyfer argymhelliad Aelodau i'r Cyngor, yn cynnwys adroddiad yr archwiliwr allanol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fersiwn derfynol Datganiad Cyfrifon 2018/19 gan ymgorffori newidiadau y cytunwyd arnynt gyda Swyddfa Archwilio Cymru (WAO) yn ystod yr archwiliad.  Ar ôl derbyn y cyfrifon drafft ym mis Gorffennaf, gofynnwyd i'r Pwyllgor argymell y fersiwn derfynol i'r Cyngor Sir i gyflawni'r dyddiad cau, a oedd bythefnos ynghynt na blynyddoedd blaenorol.  Rhannwyd ymateb ysgrifenedig llawn i gwestiynau a godwyd yn y cam drafft gyda holl Aelodau'r Cyngor, ac ni chodwyd unrhyw ymholiadau pellach ers hynny.

Mynegodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ei ddiolch i gydweithwyr WAO am y modd y cynhaliwyd yr archwiliad a chroesawodd y farn ddiamod a gyhoeddwyd. Dywedodd ei bod yn galonogol gwybod bod y datganiadau wedi'u cynhyrchu i safon dda a diolchodd i'r Rheolwr Cyllid - Cyfrifeg Technegol a'i thîm am eu gwaith. Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at gamau gweithredu a gynlluniwyd i fynd i'r afael â mater yn ymwneud â'r broses ar gyfer prisio asedau sefydlog nad oedd yn arwain at unrhyw gamddatganiad materol. Byddai effaith bosibl y Farn ‘McCloud’ ar holl gynlluniau pensiwn awdurdodau lleol y DU yn cymryd amser i’w datrys yn llawn a byddai angen ystyried unrhyw effaith ariannol ar gyfer Cronfa Bensiwn Clwyd fel rhan o gylch yr Adolygiad Actiwaraidd.  Roedd yr archwiliad ar gyfrifon Cronfa Bensiwn Clwyd yn parhau ar hyn o bryd gyda chymeradwyaeth wedi'i threfnu ar gyfer 7 Hydref cyn y dyddiad cau statudol.

Rhoddodd Mike Whiteley o WAO brif ganfyddiadau adroddiad ISA 260 mewn cyflwyniad yn ymwneud â:

·         Canfyddiadau cyffredinol

·         Cyfrifoldebau’r Archwilydd Cyffredinol

·         Sefyllfa archwilio

·         Materion sy'n codi o'r archwiliad

·         Annibyniaeth

·         Edrych i’r dyfodol

Dywedodd fod hwn yn archwiliad cadarnhaol eto gyda chydweithrediad da gan y swyddogion, gan arwain at farn ddiamod (‘glân’) gan Archwilydd Cyffredinol Cymru. Croesawodd gamau a roddwyd ar waith ar brisiadau asedau a allai fod wedi cael eu heffeithio gan faterion adnoddau a dywedodd y byddai angen datrys materion o'r fath cyn cyflwyno dyddiadau cau statudol cynharach. O ran y diwygiad perthnasol a ddeilliodd o ddyfarniad ‘McCloud’, roedd y WAO yn fodlon bod yr atebolrwydd ariannol posibl yn amcangyfrif rhesymol ar hyn o bryd.

Ar y pwynt olaf, dywedodd y Prif Weithredwr ei bod yn siomedig nad oedd sylw yn y wasg leol yn adlewyrchu hyn fel problem ledled y wlad ar atebolrwydd posibl. Yn dilyn trafodaethau manwl, roedd yr atebolrwydd amcangyfrifedig o £12m yn dybiaeth resymol ar hyn o bryd i Sir y Fflint fel un o'r cyfranwyr i Gronfa Bensiwn Clwyd. Byddai unrhyw effaith dros y tymor hwy ac yn effeithio ar gyfraniadau blynyddol cyflogwyr wedi’i ledaenu dros nifer o flynyddoedd.

O ran amserlen y cyfrifon blynyddol yn y dyfodol, dywedodd y Prif Weithredwr ei bod yn bwysig cydnabod effaith unrhyw oedi wrth gyflwyno a chwblhau ymholiadau a allai ddigwydd yn y broses archwilio.  Fel y cytunwyd gydag Arweinwyr Grwpiau, byddai’r Pwyllgor Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd yn gofyn am argymhelliad i'r Cyngor Sir i ddirprwyo cymeradwyaeth y cyfrifon gr?p i'r Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol. Os cytunir arno, ni fyddai hyn yn gwahardd Aelod rhag cymryd rhan yn y broses gyfrifon.

Gofynnodd y Cadeirydd a oedd materion adnoddau yn amlwg mewn timau eraill, er enghraifft, Gorfodaeth Cynllunio. Dywedodd y Prif Weithredwr fod timau o faint yn unol â’u gallu isafswm i gyflawni dyletswyddau a thasgau statudol, a bod gwaith ar y gweill ar reoli swyddi gwag mewn meysydd penodol. Roedd adroddiad blaenorol i'r Pwyllgor wedi cydnabod newidiadau a wnaed i'r strwythur Gorfodaeth Cynllunio a'r amser sy'n ofynnol i glirio'r ôl-groniad o waith.

Dywedodd Richard Harries fod darparu adnoddau yn her i sefydliadau eraill gan gynnwys y WAO. Ar y newid i ddirprwyo cymeradwyaeth o'r cyfrifon, dywedodd fod cynghorau eraill wedi mabwysiadu trefniadau tebyg i helpu i gyflawni'r terfyn amser statudol newydd.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Johnson, rhoddodd Richard Harries gefndir i'r cysyniad o fateroliaeth a fabwysiadwyd gan WAO.

Pan ofynnodd y Cynghorydd Woolley iddo am nifer y camddatganiadau ansylweddol, atebodd Mike Whiteley nad oedd unrhyw bryderon ynghylch lefel y gwallau gan nad oeddent wedi newid yn sylweddol o'r flwyddyn flaenorol.  Siaradodd WAO a swyddogion y Cyngor am ystyriaeth yn y dyfodol o lefel yr adrodd a mwy o ddibyniaeth ar amcangyfrifon.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Y dylid argymell fersiwn derfynol Datganiad Cyfrifon 2018/19 i'w gymeradwyo gan y Cyngor Sir;

 (b)      Dylid nodi cyflwyniad ISA 260 Swyddfa Archwilio Cymru; a

 (c)      Argymell y Llythyr Cynrychiolaeth i'w gymeradwyo gan y Cyngor Sir.