Agenda item

Cyflwyno Datganiad Cyfrifon drafft 2018/19 er gwybodaeth yr Aelodau yn unig ar hyn o bryd.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol Ddatganiad Cyfrifon drafft 2018/19 (yn amodol ar eu harchwilio), a hynny dim ond er gwybodaeth am y tro. Roedd y datganiad yn cynnwys y cyfrifon Gr?p, gan gynnwys is-gwmnïau ym mherchnogaeth lwyr y Cyngor, a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a drafodwyd yn y cyfarfod blaenorol. Derbynnid y cyfrifon terfynol wedi’u harchwilio ar 11 Medi i’w cymeradwyo a’u hargymell i'r Cyngor Sir ar yr un diwrnod, er mwyn eu cyhoeddi erbyn 15 Medi, a oedd cyn y dyddiad cau statudol ar gyfer cyhoeddi, sy’n gynharach eleni.

Rhoes y Rheolwr Cyllid Corfforaethol a’r Rheolwr Cyllid - Cyfrifyddiaeth Dechnegol gyflwyniad ar y cyd yngl?n â'r materion canlynol:

·         Pwrpas y Cyfrifon a’r Cefndir

·         Cynnwys a Throsolwg

·         Cyfrifoldeb am y Cyfrifon

·         Gr?p Llywodraethu Cyfrifon

·         Cysylltiadau â Monitro’r Gyllideb

·         Penawdau – Cronfa'r Cyngor, Cronfeydd Refeniw Wrth Gefn, Cyfalaf a’r Cyfrif Refeniw Tai

·         Newidiadau yng Nghyfrifon 2018/19

·         Cyfrifon Gr?p

·         Amserlen a Chamau Nesaf

·         Effaith y Terfynau Amser Cynharach

·         Cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd.

Roedd Mr. Mike Whiteley o Swyddfa Archwilio Cymru’n falch o weld bod swyddogion yn dal i gydweithredu wrth baratoi ar gyfer yr archwiliad, a dywedodd nad oedd unrhyw broblemau o bwys wedi dod i’r amlwg hyd hynny.  Cynhelid archwiliad ‘ysgafn’ o’r tri is-gwmni gan nad oedd Swyddfa Archwilio Cymru o’r farn eu bod yn ‘arwyddocaol’ yn ôl y rheoliadau archwilio.     Pe byddai meysydd penodol yn peri pryder wrth i’r archwiliad fynd yn ei flaen, gwneid gwaith ychwanegol ar hynny.

O ran nodyn 28 (partïon cysylltiedig), mynegodd Sally Ellis bryderon yngl?n â dyled gynyddol y Bwrdd Iechyd Lleol i’r Cyngor.  Gan gydnabod y cysylltiadau rhwng y ddau gorff cyhoeddus dan sylw, awgrymodd y gellid cyfeirio’r mater at Bwyllgor Trosolwg a Chraffu. Wrth roi cefndir ar y mater, rhoes y Prif Weithredwr sicrwydd fod y mater wedi’i godi gyda’r Bwrdd Iechyd a’i drafod ar lefel uchel. Er y bu gostyngiad yn y swm a oedd yn ddyledus, awgrymodd y gallai’r Pwyllgor ofyn iddo ysgrifennu llythyr ffurfiol i godi’r mater, o safbwynt llif arian a risg. Siaradodd Sally Ellis o blaid hynny.

Gofynnodd y Cadeirydd am sicrwydd fod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Iechyd a Gofal Cymdeithasol yn ymwybodol o’r mater. Dywedodd y Prif Weithredwr fod y Pwyllgor yn ymwybodol o’r ffactorau oedd wedi cyfrannu at hyn, ond y byddai hefyd yn cyfleu’r pryderon iddo er mwyn sicrhau fod gwaith monitro’n parhau.

Dywedodd y Prif Swyddog mai’r swm yn y cyfrifon oedd yr hyn a oedd yn ddyledus pan y’u paratowyd, ac mai dyled y Bwrdd Iechyd mewn gwirionedd oedd £680,000. Dywedodd y câi’r mater ei amlygu drwy gr?p cyswllt y Pwyllgor Archwilio â Chadeiryddion Trosolwg a Chraffu.

O ran y cyfrifon Gr?p, awgrymodd Sally Ellis y byddai’n fuddiol i gynnwys crynodeb o unrhyw risgiau penodol yng nghyfrifon y tri is-gwmni, ac yn enwedig felly unrhyw faterion a allai effeithio ar y cyfrifon craidd.

Rhoes y Prif Weithredwr sicrwydd yngl?n â Chynyrchiadau Theatr Clwyd Cyf, a sefydlwyd fel cwmni masnachu er mwyn cael gostyngiadau treth, a bod Arlwyo a Glanhau Newydd Cyf yn darparu gwasanaeth parhaus ac yn gweithio’n dda.

Esboniodd y Prif Swyddog fod strwythur cyfreithiol North East Wales (NEW) Homes, a oedd o dan berchnogaeth lwyr y Cyngor, yn golygu fod yr asedau wedi’u diogelu a bod y Cabinet yn cymeradwyo’r cynllun busnes bob blwyddyn.

Soniodd y Rheolwr Cyllid am faint y cwmnïau o gymharu â’r Cyngor. Awgrymodd y gellid cynnwys nodyn estynedig yngl?n â gweithgareddau lefel uchel a chrynodeb o’r risgiau ar gyfer pob cwmni, fel rhan o gydgyfnerthu’r cyfrifon o 2019/20 ymlaen.

Rhoes y Prif Swyddog gadarnhad i’r Cynghorydd Johnson o’r swm a oedd yn ddyledus gan Gynghorau Tref a Chymuned. Cytunodd y Rheolwr Cyllid i rannu cyfanswm y ddyled gan Gomisiynydd Heddlu a Throseddu Gogledd Cymru ac Awdurdod Tân Gogledd Cymru yn y ddogfen. O ran y Cynllun Cyfnewid Ieuenctid, esboniodd ei bod yn ofynnol i gynghorau roi cyfrif am unrhyw gyllid wedi’i gadw y tu allan i’w cyfrifon eu hunain.

Cynigiodd y Cynghorydd Johnson gefnogi’r argymhellion yn yr adroddiad ac fe’i heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Nodi Datganiad Cyfrifon drafft 2018/19 (gan gynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a gymeradwywyd gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod fis Mehefin 2019); a

 (b)      Bod y Pwyllgor yn nodi y gellid trafod unrhyw agwedd ar y Datganiad Cyfrifon gyda swyddogion neu Swyddfa Archwilio Cymru gydol mis Gorffennaf, Awst a Medi, cyn i’r fersiwn terfynol wedi’i archwilio ddod yn ôl gerbron y Pwyllgor i’w argymell i’r Cyngor er mwyn i’r Cyngor ei gymeradwyo’n derfynol ar 11 Medi 2019.