Agenda item

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â chynnydd yr adain Archwilio Mewnol. O blith yr adroddiadau a gyhoeddwyd ers y cyfarfod diwethaf, dim ond un oedd â sicrwydd coch/cyfyngedig o ran Cyfrifon Taladwy.

Dywedodd yr Uwch-archwilydd ar gyfer yr adolygiad, Rafaela Rice, bod yr archwiliad wedi canolbwyntio ar fusnes a dulliau rheoli systemau. Er y gwelwyd fod rhai meysydd yn cael eu rheoli’n dda, aeth ati i esbonio rhai o’r materion allweddol yr oedd yr adroddiad yn sôn amdanynt. Roedd y dulliau rheoli a gyflwynwyd wedi arwain at ostyngiad arwyddocaol yn y risg o daliadau dyblyg posib yn y dyfodol, ac roedd y tîm Archwilio Mewnol wedi dilysu’r camau gweithredu a gyflawnwyd hyd yn hyn.

Gan gydnabod mor ddifrifol oedd adroddiad archwilio coch, cadarnhaodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fod y materion dan sylw wedi’u huwchgyfeirio’n chwim iddo ef a’r Prif Weithredwr. Bu swyddogion yn gweithio’n agos â’r tîm Archwilio Mewnol wrth ddod i ddeall y materion hynny a rhoi dulliau rheoli ataliol ar waith. Nodwyd fod y taliadau dyblyg wedi digwydd oherwydd rhai gwendidau rheoli, ac ni ddaethpwyd o hyd i unrhyw dystiolaeth o dwyll neu gydgynllwynio â gwerthwyr. Fel y nodwyd yn yr adroddiad, cyflawnwyd nifer o gamau gweithredu gan gynnwys sefydlu gweithdrefnau dyddiol mwy cadarn i adolygu trosglwyddiadau er mwyn adnabod taliadau dyblyg posib cyn gweithredu’r taliadau.

Roedd swm gros y gordaliadau posib a nodwyd yn y cyfnod, sef £939,000 yn cynnwys cofnodion â chyfeirnodau tebyg, ac fe gynhelid ymchwiliad i’r rheiny. Canfuwyd mai gwir gyfanswm y taliadau dyblyg oedd £373,000, ac roedd hanner y swm yn un taliad i gontractwr penodol. Wrth osod hynny yn ei gyd-destun, nodwyd fod y Cyngor wedi ymdrin ag anfonebau gwerth £777 miliwn yn 2017/18 a £943 miliwn yn 2018/19. Ac eithrio swm o £416.50 oedd wedi’i ddileu, roedd y Cyngor wedi adennill pob taliad dyblyg bellach.  Cyn hir byddai’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol yn ymgymryd â chyfrifoldeb fel rheolwr atebol dros y tîm Cyfrifon Taladwy/Adennill Taliadau a byddai’n cadw golwg fanwl ar y camau gweithredu.  I fod yn dryloyw ar y mater, byddai talu anfonebau’n brydlon yn un o’r Dangosyddion Perfformiad Allweddol yr adroddid yn eu cylch fel rhan o’r Strategaeth Ariannol Tymor Canolig.

Dywedodd y Prif Weithredwr bod yr adroddiad – a oedd yn deillio o gyfuniad o ddulliau rheoli systemau a swyddogaethau – yn destun pryder. Dywedodd fod y canfyddiadau’n codi cwestiynau yngl?n ag ymddygiad moesegol rhai contractwyr o ran taliadau dyblyg mawr. Rhoes sicrwydd yngl?n â lefel y gwaith oedd yn mynd rhagddo ar gamau gweithredu, gan ddweud y byddai’n goruchwylio hynny’n bersonol.

Cydnabu Sally Ellis y pwynt yngl?n ag ymddygiad moesegol y contractwr a dderbyniodd daliad dyblyg mawr. Cytunodd y Prif Weithredwr y dylid ymchwilio i hynny, ac esboniodd y swyddogion fod busnes arall wedi cymryd y cwmni drosodd ers gwneud y taliad.

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Carver, soniodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol am gyfyngiadau’r system ariannol bresennol, gan ddweud bod dulliau gwahanol yn cael eu hystyried. Soniodd eto am y camau gweithredu oedd ar waith i adnabod taliadau dyblyg posib.

Rhoes y Rheolwr Archwilio Mewnol orolwg o’r pedwar adroddiad sicrwydd melyn/coch a gyhoeddwyd eleni.

Dywedodd Sally Ellis fod yno faterion cyffredin yn yr adroddiadau gan gynnwys gwasanaethau/systemau’n mynd drwy newid, ansicrwydd yngl?n â materion TG neu ddiffyg gweithdrefnau wedi’u dogfennu.  Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod yr adroddiad blynyddol yn nodi materion o ran polisïau, gweithdrefnau a gweithredu, ac yn y dyfodol y gellid ystyried cyfraniad y tîm at newidiadau llai mewn systemau.

Dywedodd Sally fod cynllunio ar gyfer trawsnewid wedi’i nodi eisoes fel gwendid ac y dylid rhoi mwy o flaenoriaeth i hynny, er enghraifft, drwy gynnwys cwestiynau sbardun yn y fframwaith. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y gellid cydweithio ar hyn gyda Phrif Swyddogion, er mwyn adnabod y risgiau allweddol.

Soniodd y Prif Weithredwr am gyfyngiadau systemau meddalwedd wrth addasu i newidiadau yn y dyfodol. I roi sicrwydd i’r Pwyllgor, dywedodd y byddai swyddogion yn trafod gwendidau cyffredin a gwersi a ddysgwyd i’w cynnwys yn broses o hyn ymlaen.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.