Agenda item

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ddiweddariad ar gynnydd yr adran Archwilio Mewnol gan gynnwys newidiadau i’r cynllun archwilio, olrhain camau gweithredu ac ymchwiliadau. Fel y gofynnwyd yn y gweithdy hwyluso diweddar, roedd trosolwg o’r sicrwydd archwilio wedi’i gynnwys bellach o fewn yr adroddiad hwn.

Ers Mehefin 2018, roedd tair barn sicrwydd ‘Oren Coch’ neu ‘Rai’ barnau sicrwydd wedi’u cyflwyno ar gyfer Gweinyddu Pensiynau, yr Uned Caffael Corfforaethol ar y Cyd a’r Gyflogres. Oherwydd pryderon gan y Cadeirydd a’r Is-gadeirydd ynghylch camau gweithredu a oedd  heb eu cyflawni o ran yr ail ohonynt, roedd yr Uwch Reolwr, Adnoddau Dynol a Datblygu Trefniadol a’r Rheolwr Gwasanaethau Cyflogaeth yn bresennol i ddarparu diweddariad pellach.

Rhoddodd yr Uwch Reolwr sicrwydd y gwnaed cynnydd da o ran y camau gweithredu ers llunio’r adroddiad. Eglurodd bod nifer o’r camau’n cynnwys sawl elfen yr oedd y mwyafrif wedi’u cwblhau a bod y tîm Cyflogres wedi caniatáu ar gyfer cyfnod o brofi i fodloni eu hunain bod y camau’n gadarn ac yn effeithiol, cyn eu cadarnhau’n ffurfiol. Aeth ymlaen i adrodd ar welliannau pellach a gyflawnwyd drwy gyfuno cronfeydd data yn un.   

Eglurodd Sally Ellis bod y pryderon wedi codi o rai materion a oedd heb eu datrys o archwiliad 2016/17, yn enwedig y rheiny gyda goblygiadau ariannol, ac y byddai o fudd i’r Pwyllgor gael gwybod am ddyddiadau cwblhau. Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyflogaeth bod y ddau fater a oedd ar ôl yn ymwneud â gweithdrefnau a oedd wedi’u dogfennu a dangosyddion perfformiad. Gwnaed cynnydd da ar y ddau ac roedd y dyddiad cau wedi’i ymestyn hyd at ddiwedd Mawrth 2019 i sicrhau bod y canlyniadau’n dderbyniol ar gyfer yr archwiliad nesaf.

Siaradodd y Prif Weithredwr am y goblygiadau sylweddol o ran y llwyth gwaith o fewn y Gyflogres o ran delio â newidiadau mewn blynyddoedd diweddar. Dywedodd y byddai swyddogion yn cytuno ar ddyddiadau cwblhau realistig ac yn cynghori’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd yn unol â hynny.

 Yn ystod y cyfnod, cyflwynwyd un farn sicrwydd ‘Coch’ neu ‘Gyfyngedig’ ar gyfer y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR). Ymgymerwyd â’r archwiliad ym Mawrth 2018 i baratoi ar gyfer gweithredu’r rheoliadau newydd ym mis Mai. Rhoddodd yr Uwch Archwilydd grynodeb o nod y rheoliadau newydd lle aethpwyd i’r afael â chydymffurfiaeth drwy bum ffrwd waith. Rhoddodd sicrwydd bod ei weithrediad ar draws y Cyngor wedi’i flaenoriaethu gan Brif Swyddogion ac Uwch Reolwyr, gyda chynnydd ar waith o ran cynlluniau gweithredu ar gyfer bob portffolio. Cymerwyd ystod o gamau cadarnhaol, gan gynnwys penodi Swyddog Cydymffurfiaeth dynodedig ynghyd â rôl allweddol y tîm Gwybodaeth Llywodraethu, ynghyd â hyfforddiant helaeth a chyfathrebu â’r gweithlu. Roedd barn gyffredinol ar yr archwiliad yn adlewyrchu’r ansicrwydd o ran dibynnu ar gyflenwyr trydydd parti i roi sicrwydd bod eu systemau’n cydymffurfio a’r GDPR.

Darparodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) ddiweddariad ar y camau i fynd i’r afael â phob un o ganfyddiadau’r archwiliad, fel y nodwyd yn yr adroddiad ar wahân ar yr agenda. O ran gallu systemau meddalwedd a ddarperir yn allanol sy’n dal data personol i gyflawni rhwymedigaethau’r GDPR, roedd 61 bellach yn cydymffurfio’n llawn neu yn y broses o wneud hynny, tra bo gwaith yn parhau ar y saith a oedd yn weddill a ystyriwyd yn rhai risg isel. Adroddwyd cynnydd da hefyd ar yr adolygiad o ffurflenni i egluro’r defnydd o ddata personol.

Siaradodd y Prif Weithredwr am gyfraniad gwerthfawr y gwaith archwilio o ran gwneud cynnydd sylweddol i gyflawni graddfa rheoliadau’r GDPR.

Eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y bu’r archwiliad o fudd hefyd o ran helpu i ganfod arbedion effeithlonrwydd posibl y gellid eu hystyried yn y dyfodol.

Cododd y Cynghorydd Peers bryder dros ddiogelwch slipiau tâl Aelodau a roddir mewn blychau gohebiaeth yn yr adran Gwasanaethau Aelodau, yn enwedig y tu allan i oriau gwaith. Dywedodd y Prif Swyddog, tra bo opsiynau eraill wedi’u harchwilio, roedd yr arfer presennol o bostio slipiau tâl wedi’u hargraffu a’u selio yn fwy cost effeithiol. Yn ystod y drafodaeth, awgrymodd efallai y byddai’n well gan Aelodau sy’n rhannu pryderon gasglu eu slipiau tâl yn bersonol gan y swyddogion yn y Gwasanaethau Aelodau.

Wrth grynhoi gweddill yr adrannau yn yr adroddiad cynnydd, eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, er mwyn lleihau dyblygu o ran diweddariadau ar olrhain camau gweithredu, dangoswyd y rheiny nad oeddynt wedi’u cwblhau ac a oedd dros chwe mis oed yn Atodiad G. Byddai diweddariad ar wahân yn cael ei gynnwys yn yr adroddiad cynnydd nesaf ar y camau hynny nad oeddynt heb eu cwblhau ond bod ganddynt gyfnod hwy ers y dyddiad cwblhau gwreiddiol.

Holodd y Cynghorydd Dolphin am lefel gallu canolfannau Sir y Fflint yn Cysylltu i ymdopi â gofynion, yn enwedig yn ystod amseroedd cinio. Dywedodd y Prif Weithredwr nad oedd modd gwneud sylwadau ar yr enghraifft a roddwyd ar y diwrnod arbennig hwnnw ac y dylid codi unrhyw bryderon gyda’r Prif Weithredwr (Llywodraethu) er mwyn mynd ar eu trywydd os oedd angen. Mewn ymateb i bryderon am Orfodaeth Cynllunio, awgrymodd y dylid cyfeirio unrhyw faterion o ran perfformiad at Bwyllgor Trosolwg a Chraffu'r Amgylchedd. Cytunodd i fynd ar drywydd diweddariad ar gynnydd o ran fersiwn terfynol y cytundeb cyfreithiol ar gyfer Ymddiriedolaeth Dyffryn Maes Glas.

Eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod yr adroddiad yn adlewyrchu’r statws blaenoriaeth a gyflwynwyd ar adeg yr archwiliad, a byddent yn parhau heb eu newid yn ystod y broses o olrhain gweithredu.

O ran Gorfodaeth Gynllunio, dywedodd y Cynghorydd Peers ei bod yn bwysig i’r archwiliad gadw golwg ar ddyddiadau cyfeirio a pheidio â gadael iddynt gyrraedd y dyddiad terfyn pryd y gellid eu dileu. Wrth gydnabod y materion, cytunodd y Prif Weithredwr i gysylltu â’r tîm Cynllunio a threfnu i gael adroddiad diweddaru ar gyfer y Pwyllgor.

Gofynnodd y Cadeirydd am gael ystyried y testun hwn hefyd gan y Pwyllgor Cyswllt Archwilio a Chraffu a oedd newydd ei ffurfio.

O ran Cynllun Gweithredol 2018/19, amlygodd y Rheolwr Archwilio newidiadau, gan gynnwys gohirio gwaith ar ddau faes lle nad oedd angen ei wneud ar hyn o bryd.            

Siaradodd y Prif Weithredwr am gynnydd yn y galw am waith ymgynghorol gan y tîm Archwilio Mewnol, a oedd yn profi i fod o werth, fel y dangoswyd yn y gwaith o brofi Datganiadau Dull ar adroddiadau cyllideb diweddar.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn yr adroddiad; a                

(b)       Bod yr Aelodau yn cael eu sicrhau y bydd y camau adferol a nodwyd o ran y GDPR wedi, ac yn mynd i fynd i’r afael â’r gwendidau o ran rheolaeth pe gweithredir hwy.