Agenda item

Pwrpas: Ystyried unrhyw Hysbysiadau o Gynnig a dderbyniwyd.

Roedd y Rhybudd o Gynnig canlynol wedi ei dderbyn gan y Cynghorydd Tony Sharps:

Mae’r Cyngor yn galw ar y Prif Weithredwr i sicrhau bod y Prif Swyddogion a’r Uwch Swyddogion yn ymateb i geisiadau’r Cynghorwyr yn gwrtais a heb fwy o oedi na sy’n rhaid.

Gan gefnogi ei Gynnig, cyfeiriodd y Cynghorydd Sharps at bryderon yr oedd wedi eu mynegi yng nghyfarfod y Cyngor Sir ar 18 Mai 2017, ar yr amser y mae rhai adrannau yn ei gymryd i ymateb i faterion a phryderon sy’n cael eu codi gan Aelodau a dywedodd fod y Prif Weithredwr wedi cytuno y byddai cyfres o safonau’n cael eu creu er mwyn mynd i’r afael â’r pryderon a fynegwyd.  Dywedodd y Cynghorydd Sharps bod peth gwelliant wedi bod, fodd bynnag, nododd nifer o faterion penodol oedd wedi codi yn ei Ward lle'r oedd y gwasanaethau a ddarparwyd gan yr Awdurdod wedi bod yn is na'r safon oedd yn ofynnol gan drigolion Sir y Fflint.  I grynhoi pwysleisiodd y Cynghorydd Sharps yr angen am well ymgynghori a chyfathrebu gydag Aelodau o ran darpariaeth gwasanaeth. 

Siaradodd y Cynghorydd Mike Peers i gefnogi’r Cynnig a dywedodd ei fod yn anodd bodloni anghenion a disgwyliadau trigolion lleol pan  nad oedd y cyngor neu’r ymateb oedd ei angen gan adrannau i faterion a godwyd gan Aelodau yn cael ei gyflwyno neu ddim yn cael ei ddarparu o fewn amserlen dderbyniol. 

Dywedodd y Cynghorydd Clive Carver bod y broblem gydag amser ymateb yn broblem hanesyddol ac roedd yn cytuno gyda’r farn a fynegwyd gan y Cynghorydd Sharps bod angen gweithredu ar frys er mwyn mynd i’r afael â’r mater. Awgrymodd bod y mater yn cael ei gyflwyno i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu er mwyn i'r pwyllgor hwnnw wneud penderfyniad.

Cefnogodd y Cynghorydd Carol Ellis y Cynnig ac amlinellodd ei phrofiad personol o oedi wrth dderbyn ymateb i faterion yr oedd wedi eu codi ar ran ei thrigolion lleol. Siaradodd am yr effaith negyddol a’r rhwystredigaeth pan oedd trigolion yn methu derbyn ateb i’w pryderon a'u cwestiynau a chyfeiriodd at yr amser sy’n cael ei wastraffu pan fydd Aelodau'n gorfod mynd ar ôl pobl er mwyn derbyn ymateb i gysylltiadau a cyfathrebu.

Siaradodd y Cynghorydd Helen Brown hefyd am yr angen am ymatebion amserol, cywir i’r materion a godwyd gan Aelodau a dywedodd fod y rhain yn aml yn ymwneud â cheisiadau gan drigolion lleol sydd angen cyngor a chymorth ar frys.  

Dywedodd y Cynghorydd Aaron Shotton ei fod yn cefnogi’r Cynnig gan y Cynghorydd Sharps, fodd bynnag, dywedodd fod angen cydnabod yr arferion gwaith da a’r ymgysylltu a’r ymatebion positif a ddarperir gan yr Awdurdod mewn sawl maes gwasanaeth oedd yn digwydd yn amlach nac enghreifftiau lle’r oedd hyn yn is na’r safon yr oedd yr Awdurdod am ei ddarparu. Fe wnaeth gydnabod y pryderon gwirioneddol oedd rhai Aelodau wedi eu mynegi ar faterion oedd wedi codi yn eu Wardiau a dywedodd bod angen edrych ar ac adolygu’r protocol cyfredol.

Dywedodd y Prif Weithredwr ei fod yn ei ymateb i’r Cynnig a gyflwynwyd gan y Cynghorydd Tony Sharps wedi gosod nifer o gamau gweithredu er mwyn adnewyddu’r safonau a gwella eu perfformiad.    Dywedodd y Prif Weithredwr ei fod wedi trafod y pryderon cyffredinol a godwyd gan y Cynghorydd Sharps ar y cyd gyda Phrif Swyddogion a byddai'r materion penodol a godwyd yn cael eu trafod yn y meysydd gwasanaeth perthnasol. Gan gyfeirio at y Safonau, dywedodd y Prif Weithredwr bod amserlenni penodol yn eu lle ac y dylai Aelodau a’r cyhoedd dderbyn cydnabyddiaeth i ymholiad o fewn 5 diwrnod gwaith ac ymateb o fewn 10 diwrnod gwaith ar gyfer ymholiadau cyffredinol.  Os oedd ymholiad yn un mwy cymhleth ei natur mae’n bosib y byddai’n cymryd mwy na 10 diwrnod gwaith i ddarparu ymateb boddhaol a dylid rhoi gwybod i’r person oedd yn gwneud yr ymholiad y byddai’r amser ymateb yn hirach o ganlyniad i’r wybodaeth oedd ei angen.  

Dywedodd y Prif Weithredwr os oedd gan Aelodau gwyn bwysig neu gymhleth y dylent gysylltu ag ef neu Brif Swyddog a rhoi gwybod iddynt am y mater. Gofynnodd hefyd i Aelodau rannu unrhyw bryderon oedd ganddynt gydag ef, y Prif Swyddog perthnasol neu Uwch Reolwr, am unrhyw broblemau oedd yn codi droeon o ran cysylltu gyda neu gael ymateb gan faes gwasanaeth, tîm, neu unigolyn penodol, fel y gellid datrys y mater. Mewn ymateb i awgrym gan y Cynghorydd Clive Carver, dywedodd y Prif Weithredwr y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno mewn cyfarfod o’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol yn y dyfodol er mwyn darparu diweddariad ar waith a wnaed ar y Safonau. Cytunodd y Prif Weithredwr i ddarparu copi i Aelodau o’r safonau gwaith sy'n berthnasol i swyddogion a'r camau gweithredu sydd i'w cymryd i'w diweddaru.

Wrth gydnabod y pryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd Tony Sharps, dywedodd y Prif Weithredwr bod tystiolaeth wedi bod ar adegau fod Aelodau wedi bod yn amharchus ac anghwrtais tuag at swyddogion a phwysleisiodd yr angen i Aelodau a swyddogion fel ei gilydd i gadw at y safonau o ymddygiad a ddisgwylir.   Dywedodd hefyd, tra gallai Aelodau dderbyn ymateb, mae’n bosib na fyddai’r ymateb hwnnw yn ddatrysiad i'r achos, a dywedodd bod rhaid datrys materion cyfreithiol cymhleth a hirwyntog mewn rhai achosion.  I grynhoi dywedodd y Prif Weithredwr ei fod wedi cael ymrwymiad gan Brif Swyddogion y byddai staff yn cael eu dwyn i gyfrif lle'r oedd tystiolaeth o g?yn gyfiawnadwy a phwysleisiodd bod cyfrifoldeb ar bawb i gynnal y Safonau.  Ategodd y camau gweithredu sydd i’w cymryd sy’n ymwneud â’r Safonau, a’r angen sydd ar aelodau i rannu gwybodaeth gydag ef neu gyda Phrif Swyddogion yngl?n â thanberfformio fel y gellid mynd i'r afael â'r broblem.

Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y gofynnir i Aelodau gymeradwyo’r Rhybudd o Gynnig a gyflwynwyd gan y Cynghorydd Sharps. Darllenodd y Cadeirydd y Rhybudd o Gynnig ac o gael pleidlais, pleidleisiwyd yn unfrydol o blaid y Cynnig.

PENDERFYNWYD:

Bod y Rhybudd o Gynnig gan y Cynghorydd Tony Sharps yn cael ei gefnogi.