Agenda item

Pwrpas:        Cyflwyno sylwadau i’r Pwyllgor ar y dull arfaethedig o roi’r Strategaeth Ddigidol a’r Strategaeth Cwsmeriaid ar waith, trwy roi blaenoriaeth a ffocws ar wella gwasanaethau ar gyfer ‘Cwsmeriaid Digidol’ fel yr amlinellir yn yr adroddiad hwn.

Cyflwyno sylwadau i’r Pwyllgor ar lansiad arfaethedig Cyfrif y Cwsmer ym mis Mawrth eleni, fydd yn galluogi cwsmeriaid i ddefnyddio’r gwasanaeth hwn, a rhoi adborth cychwynnol ar y gwasanaeth er mwyn gallu ei ddatblygu dros amser.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr (Llywodraethu) adroddiad ar gynnydd y dull arfaethedig o foderneiddio a gwella darpariaeth gwasanaethau cwsmeriaid y Cyngor drwy wneud y defnydd gorau a mwyaf priodol o dechnoleg ddigidol.

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth, Cymorth Cwsmeriaid, gyflwyniad ar y meysydd canlynol:

·         Manteision ffocws ar y ‘cwsmer digidol’

·         Rhagolwg o’n Porth Cwsmeriaid

·         Datblygu ein porth talu

·         Datblygu Sgwrsio Byw

·         Penderfyniadau Allweddol – yn gynnar yn 2018

·         Dulliau o ymdrin ag effeithlonrwydd

·         Adnoddau

·         Cynllun Gweithredu Amlinellol

Gwelliannau i’r gwasanaeth oedd y rheswm pennaf dros y prosiect a byddai’r buddsoddiad unwaith yn unig o £0.550m yn cael ei dalu’n ôl o arbedion y dyfodol. .

Mewn ymateb i nifer o gwestiynau gan y Cadeirydd, cyfeiriodd y Prif Swyddog at y diagram yn y cyflwyniad sy’n dangos fod angen buddsoddiad mewn rhai systemau swyddfa gefn er mwyn cefnogi integreiddiad llawn.  Rhoddodd eglurhad ar agweddau o’r porth cwsmeriaid a fyddai’n cynnwys dolen i gyfeiriad e-bost Aelod lleol y cwsmer.

Wrth groesawu’r gwelliannau digidol, gofynnodd Cynghorydd Cunningham yngl?n ag unrhyw effaith ar amseroedd ymateb ar gyfer cwsmeriaid y mae’n well ganddynt ddefnyddio’r dulliau cysylltu mwy traddodiadol. Cytunodd Rheolwr y Gwasanaeth i ddosbarthu’r wybodaeth am safonau ymateb y gwasanaeth cwsmeriaid.

Cydnabu’r Prif Swyddog sylwadau’r Cynghorydd Johnson ar boblogrwydd defnyddio gwasanaethau ar-lein drwy ffonau symudol, gan ddweud nad oedd cyfleuster i ddadansoddi defnydd yn ôl ardal, ond bod y wefan wedi’i llunio er mwyn hwyluso’i defnydd ar ffonau symudol, tabledi a chyfrifiaduron personol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Jones, eglurodd y Prif Weithredwr mai manteision ar gyfer cwsmeriaid oedd y prif ffocws ar y cam cynnar hwn ac y byddai gweithredu fesul cam yn caniatáu dadansoddiad manwl o’r arbedion.  Rhoddodd y Prif Swyddog eglurhad ar y ffigwr buddsoddi a ddyfynnwyd a sut y bydd arbedion effeithlonrwydd yn cael eu holrhain yn fanwl wrth i’r prosiect esblygu.

Cyfeiriodd y Prif Swyddog at arbedion yr oedd modelau a weithredir gan gynghorau eraill wedi eu cynhyrchu.  Dywedodd Cynghorydd Jones fod y Pwyllgor yn croesawu enghreifftiau o fodelau arfer gorau a weithredir gan gynghorau tebyg o ran maint.

Rhoddodd Cynghorydd Peers, a oedd yn bresennol yn y galeri cyhoeddus, enghraifft o achos pan gaewyd mater nad oedd wedi'i ddatrys ac awgrymodd gyfleuster i atodi llun o ddigwyddiad/ardal.  Eglurodd y swyddogion y byddai’r dechnoleg well yn lleihau’r angen am ‘gyfryngwr dynol’ sy’n gallu arwain at y fath gamgymeriadau. Fel y nodwyd yn y cynllun gweithredu, byddai ailfodelu’r gwasanaeth yn darparu swyddog dynodedig i gefnogi datblygiad sgwrsio byw.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn croesawu’r dull arfaethedig o weithredu’r Strategaeth Ddigidol a’r Strategaeth Cwsmeriaid drwy roi blaenoriaeth i, a ffocws ar wella gwasanaethau ar gyfer ‘Cwsmeriaid Digidol’ fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad;

(b)       Bod y Pwyllgor yn croesawu lansiad arfaethedig y Cyfrif Cwsmeriaid ym mis Mawrth eleni gan alluogi cwsmeriaid i ddefnyddio’r gwasanaeth hwn a rhoi adborth cychwynnol ar y gwasanaeth fel y gellir ei ddatblygu dros amser;

(c)       Bodd manylion y safonau Gwasanaethau Cwsmeriaid a’r ymateb i’r safonau yn cael ei ddosbarthu i’r Pwyllgor; a

(d)       Bod adroddiad ar ‘arfer gorau’ digidol yn cael ei baratoi ar gyfer cyfarfod o’r pwyllgor yn y dyfodol.