Rhaglen a chofnodion

Yn unol â gofynion y Cyfansoddiad, penderfynodd y Pwyllgor ganiatáu i’r Cynghorydd Geoff Collett (a oedd wedi gwneud yr hyfforddiant gofynnol) i ddirprwyo ar ran y Cynghorydd Linda Thomas.

PENDERFYNWYD:

Caniatáu’r Cynghorydd Geoff Collett i ddirprwyo yn y cyfarfod.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Roedd Brian Harvey yn datgan cysylltiad personol yn eitem 5 ar y rhaglen (adroddiad Archwilio Cymru - Menter Gymdeithasol) gan ei fod yn Gyfarwyddwr Double Click.

Yn ystod trafodaeth ar eitem 4 ar y rhaglen (Camau Archwilio sy’n Weddill) roedd y Cynghorydd Ted Palmer yn datgan cysylltiad personol gan ei fod yn Gyfarwyddwr NEW Homes.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 22 Tachwedd 2023.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Tachwedd 2023.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau, fel y gofynnwyd, am gynnydd camau archwilio heb eu cwblhau yn yr adran Tai a Chymuned.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio, Perfformiad a Risg yr adroddiad diweddariad ar gamau archwilio heb eu cwblhau o fewn y portffolio Tai a Chymunedau, fel y gofynnwyd yn y cyfarfod blaenorol.

Dywedodd y Prif Swyddog (Tai a Chymunedau) bod tystiolaeth a rannwyd yn ddiweddar gyda’r gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi’i ddadansoddi i alluogi rhai o’r camau i gael eu cwblhau.

Ar Maes Gwern, roedd Sally Ellis yn teimlo fod angen amser i adolygu’r dystiolaeth nawr bod elfennau ariannol yn ymddangos eu bod wedi’u datrys.    Roedd yn awgrymu fod y Pwyllgor yn cael ei hysbysu am gynnydd ar gamau sy’n weddill fel rhan o Adroddiadau Cynnydd Archwilio Mewnol.    Wrth gydnabod y galw ar y gwasanaeth Digartrefedd a Llety Dros Dro, dywedodd y byddai’r archwilio dilynol yn rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor tra bod cynnydd rheolaidd yn cael ei fonitro gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu.

Eglurodd y Cadeirydd bod y diweddariad er mwyn sicrhau bod gwybodaeth ar gael ar gyfer Archwilio Mewnol, fel y nodwyd yn flaenorol.   Roedd yn cytuno gydag awgrymiadau Sally Ellis ar y ffordd ymlaen.

Fel y gofynnwyd gan y Cynghorydd Bernie Attridge, rhoddodd y Rheolwr Tai a Chyflawni Rhaglen Strategol y wybodaeth ddiweddaraf ar gamau ar gyfer Maes Gwern. 

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Tai ac Atal fod gwybodaeth wedi’i throsglwyddo i Archwilio Mewnol ac y byddai gwaith yn parhau gyda’r gwasanaeth hwnnw i gau’r camau gweithredu oedd yn weddill ar Ddigartrefedd a Llety Dros Dro.    Mewn ymateb i gwestiynau, rhoddodd wybodaeth ar drefniadau adrodd ar bolisi a’r angen am ymchwiliad pellach i ddatrys gwrthwneud system ar yr Un Llwybr Mynediad at Dai (SARTH).

Yn dilyn pryderon gan y Cynghorydd Geoff Collett am faterion oedd yn ymddangos heb eu datrys, dywedodd y Rheolwr Tai a Chyflawni Rhaglen am wersi a ddysgwyd o brosiect Maes Gwern ac yn benodol yr angen i gydnabod cyflawniadau. 

Roedd y Cynghorydd Glyn Banks yn cefnogi’r cynnig ar gyfer diweddariadau yn y dyfodol drwy’r dull adrodd ar gynnydd.     Roedd yn gofyn am gamau archwilio sy’n weddill o dan Gwasanaethau Stryd a Chludiant hysbyswyd bod dau gam blaenoriaeth uchel wedi cau ers y cyfarfod diwethaf. 

Roedd Brian Harvey hefyd yn cefnogi’r dull adrodd bwriedig ac yn gofyn sut y byddai gwersi o’r prosiect Maes Gwern yn cael eu casglu a’u bwydo i brosesau’r Cyngor. 

Roedd Sally Ellis yn cyfeirio at adolygiad ôl-brosiect a chafodd sicrwydd y byddai hyn yn cael ei wneud gyda’r contractwr ar ôl datrys materion oedd yn weddill. 

Roedd y Cadeirydd yn crynhoi’r farn a fynegwyd gan y Pwyllgor nad oedd angen adroddiad pellach gan y byddai camau yn cael eu monitro gan Archwilio Mewnol ac adlewyrchir drwy’r adrodd ar gynnydd.

Ar sail hynny, cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan y Cynghorydd Ted Palmer a’i eilio gan y Cynghorydd Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Bod yr adroddiad a’r atodiad yn cael eu derbyn a bod diweddariadau pellach yn cael eu hadlewyrchu fel rhan o’r Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol.

Darparu diweddariad ar gamau gweithredu yn dilyn cael Adroddiad Archwilio Cymru ar Fenter Gymdeithasol.

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth Menter ac Adfywio adroddiad ar gamau ar ôl derbyn adroddiad Archwilio Cymru ar Fenter Gymdeithasol. 

Roedd yr adolygiad a gynhaliwyd gan Archwilio Cymru wedi nodi sawl argymhelliad a chreu adnodd hunanasesu i’w ddefnyddio gan gynghorau ar draws Cymru.    Roedd yr ymateb a’r cynllun gweithredu, oedd ynghlwm â’r adroddiad yn rhoi cyfle i adeiladu ar lwyddiant y Cyngor a nodi gwelliannau pellach i’r gwasanaeth.     Roedd yr adroddiad wedi’i rannu gyda Phwyllgor Trosolwg a Chraffu yr Amgylchedd ac Economi a chymeradwywyd gan y Cabinet. 

Yn dilyn cwestiwn gan y Cadeirydd, eglurwyd y byddai sesiynau o bell yn helpu i gynyddu cyfleoedd i godi ymwybyddiaeth o fenter gymdeithasol. 

Roedd Sally Ellis yn croesawu cyflawniadau’r Cyngor ac yn awgrymu bod y cynllun gweithredu yn cynnwys amserlenni.   Roedd y Rheolwr Gwasanaeth yn cytuno y byddai hyn yn cael ei ystyried fel rhan o’r adolygiad nesaf. 

Wrth groesawu’r adroddiad cadarnhaol, roedd y Cynghorydd Bernie Attridge yn talu teyrnged i ymrwymiad y Cyngor am fuddsoddi mewn menter gymdeithasol.    Mewn perthynas â rolau, roedd Charles Rigby yn egluro rôl y Pwyllgor o ran derbyn sicrwydd gan yr ymateb a monitro gweithredu. 

Mewn ymateb i ymholiadau gan y Cynghorydd Andrew Parkhurst, rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth eglurhad ar y prif fathau o gefnogaeth a roddwyd gan y Cyngor mewn ffurf mentrau cymdeithasol.    Ar gwestiwn gan Brian Harvey, roedd yn siarad am weithgareddau caffael. 

Ar ran y Pwyllgor, diolchodd y Cadeirydd i’r swyddog a’i dîm am yr adroddiad cadarnhaol. 

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan Brian Harvey a Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r ymateb bwriedig i Archwilio Cymru a’r dogfennau cefnogol.

I gael sicrwydd bod y fframwaith rheoli risg diweddaraf yn gynhwysfawr ac yn weithredol.

Cyflwynodd yr Ymgynghorydd Perfformiad Strategol y wybodaeth ddiweddaraf ar ddatblygu’r fframwaith rheoli risg ers ei gymeradwyo ym mis Medi 2022.   Rhoddwyd gorolwg ar ystod o welliannau a wnaed i’r fframwaith, fel y manylwyd yn yr adroddiad, ynghyd â gwybodaeth ar ymgyngoreion.   Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys yr olwg gyntaf ar y Gorolwg Risg Strategol oedd yn cynnwys holl risgiau strategol ar draws y sefydliad. 

Wrth groesawu’r gwelliannau, gofynnodd y Cadeirydd a oedd y risgiau nad oedd yn dangos unrhyw gyfeiriad newid yn bryder.  Roedd y swyddog yn egluro fod hyn yn adlewyrchu ble nad oedd risgiau wedi eu diweddaru ar y system Inphase eto.  Ar ymholiad am sgorau risg targed realistig, eglurodd ers i bob risg gael ei fwydo i’r system, byddai’r tîm yn gweithio gyda phortffolios i adolygu a herio sgorau targed i sicrhau ei bod yn bosibl eu cyflawni. 

Siaradodd y Cynghorydd Bernie Attridge am yr angen i wasanaethau barhau i ddiweddaru gwybodaeth ar eu risgiau perthnasol.    Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg er bod adroddiadau yn cael eu rhannu gyda’r Cabinet a’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ar hyn o bryd, roedd yna hefyd gynlluniau ar gyfer adroddiadau misol i gael eu rhannu gyda Phrif Swyddogion i amlygu unrhyw faterion portffolio. 

Yn dilyn sylwadau ar berchnogaeth wleidyddol, roedd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yn awgrymu bod geiriad yn y fframwaith yn diffinio prif gyfrifoldeb Aelodau’r Cabinet yn fwy clir mewn perthynas â rheoli risg. 

Roedd Sally Ellis yn pwysleisio pwysigrwydd defnydd cyson o Inphase a’r angen i adlewyrchu’r potensial ar gyfer risgiau gweithredol i ddatblygu yn risgiau strategol o fewn y fframwaith, er enghraifft yr adroddiad Oren/Coch ar Wiriadau y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.   Roedd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yn cytuno i ystyried hyn ac eglurodd bod adroddiadau archwilio yn nodi risgiau heb eu cynnwys ar y gofrestr wedi eu rhannu gyda’r tîm Rheoli Risg.    Roedd yn cytuno i ehangu ar rolau a chyfrifoldebau o fewn y fframwaith i gynnwys yr arfer o wahodd perchnogion risg strategol i egluro mesurau lliniaru.    Roedd sylwadau ar gynnwys gwybodaeth tuedd hirdymor ar y dangosfwrdd wedi eu nodi a byddent yn cael eu cynnwys wrth i’r system ddatblygu dros amser. 

Roedd y Cynghorydd Allan Marshall yn gofyn am eglurder ar reoli canlyniadau risgiau cadarnhaol.    Eglurodd swyddogion y byddai modiwl ar wahân oedd yn cael ei ddatblygu yn cynnwys budd rheoli risg ac y byddai swyddogion yn ystyried os gallai hyn gael ei adlewyrchu yn well yn y fframwaith. 

Roedd y Cynghorydd Glyn Banks yn cyfeirio at gynigion Llywodraeth Cymru yngl?n â’r risg yngl?n â Lleoliadau y Tu Allan i’r Sir ac yn awgrymu bod swyddogion yn ystyried gweithdai i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau ar unrhyw newidiadau. 

Cafodd yr argymhellion eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Bernie Attridge a Glyn Banks.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Fframwaith Rheoli Risg diwygiedig (Ionawr 2024); a

(b)       Bod y Pwyllgor yn derbyn Adroddiad Gorolwg Risg Strategol y Cyngor.

Cadarnhau’r adolygiad o’r Cod Llywodraethu Corfforaethol.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad ar adolygiad blynyddol y Cod Llywodraethu Corfforaethol cyn i'r Pwyllgor Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd ei ystyried.  Dywedodd fod y ddogfen yn parhau heb ei newid yn bennaf ac yn amlygu prif feysydd oedd yn cynnwys y fframwaith a saith egwyddor arfer da a ddefnyddiwyd ar gyfer y Cod. 

Roedd y Prif Swyddog (Llywodraethu) wedi siarad am ddolenni gyda dogfennau allweddol fel y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a Chynllun y Cyngor. 

Pan ofynnwyd gan Sally Ellis am unrhyw ddulliau llywodraethu ychwanegol y gellir eu hadlewyrchu yn y Cod, roedd swyddogion yn rhoi sicrwydd ar gadarnrwydd y Cod, ar ôl bod yn destun adolygiad ac ymgynghoriad cynhwysfawr. 

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan Brian Harvey a’r Cynghorydd Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r Cod Llywodraethu Corfforaethol fel y’i diwygiwyd i gael ei fabwysiadu fel rhan o Gyfansoddiad y Cyngor.

(1) Cyflwyno Strategaeth Rheoli Trysorlys drafft 2024/25 i’r Aelodau er mwyn derbyn eu sylwadau a’u hargymhellion cyn ei chyflwyno i'r Cabinet ei chymeradwyo (2) Darparu’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor hyd at ddiwedd mis Rhagfyr 2023.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol y Strategaeth Rheoli’r Trysorlys ddrafft ar gyfer 2024/25 a dogfennau cysylltiedig i'w hadolygu a'u hargymell i'r Cabinet, ynghyd â diweddariad chwarterol ar weithgareddau Rheoli’r Trysorlys ar gyfer 2023/24 er gwybodaeth.

Er nad oedd yna unrhyw newidiadau sylweddol i’r strategaeth, cafodd meysydd allweddol eu hamlygu ar gyd-destun economaidd, cyd-destun lleol a pharhad strategaethau benthyg a buddsoddi.    Adroddwyd ar y sefyllfa o ran buddsoddiadau ym mis Rhagfyr 2023 yn y diweddariad chwarterol ynghyd â phortffolios benthyca byrdymor a hirdymor.

Ar derfynau diffygdalu buddsoddiad, siaradodd y Cadeirydd am y risg yn ymwneud ag hysbysiadau adran 114 ac awgrymodd rai geiriau i roi sicrwydd bod sefyllfa ariannol awdurdodau eraill yn cael ei monitro.   Dywedodd y Rheolwr Cyllid Strategol fod hyn wedi’i gynnwys yn yr adroddiad canol blwyddyn a dywedodd fod buddsoddiadau awdurdod lleol yn amodol ar adolygiad cyson ac arweiniad gan Arlingclose Ltd.    Ar gyfraddau llog, rhoddodd amcangyfrif o ganlyniadau cyfradd llog o’i gymharu â rhagamcanion oedd wedi helpu’r sefyllfa yn ystod y flwyddyn.

Mewn ymateb i gwestiwn y Cadeirydd ar gynnal adnoddau i gefnogi swyddogaeth rheoli’r trysorlys, siaradodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol am ei rôl i sicrhau trefniadau ariannol digonol ar draws y Cyngor a dywedodd nad oedd unrhyw newidiadau penodol wedi eu nodi yn y tîm hyd yma fel rhan o broses y gyllideb ar gyfer 2024/25. 

Cynigiwyd yr argymhellion gan y Cynghorydd Ted Palmer ac fe'u heiliwyd gan y Cynghorydd Bernie Attridge.

PENDERFYNWYD:

(a)       Ar ôl adolygu Strategaeth ddrafft Rheoli’r Trysorlys ar gyfer 2024/25 a dogfennau cysylltiedig, nid oedd gan y Pwyllgor unrhyw faterion penodol i’w hadrodd i’r Cabinet ar 20 Chwefror 2024; a

(b)       Nodi’r diweddariad chwarterol yngl?n â Rheoli’r Trysorlys yn 2023/24.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yr adroddiad rheolaidd yn dangos cynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.  Ers y diweddariad olaf, roedd dau adroddiad Oren Coch (rhywfaint o sicrwydd) wedi eu cyhoeddi ar Gyllid Craidd Strategol a Gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Roedd Sally Ellis yn codi pryderon am yr adroddiad Oren Coch ar Wiriadau GDG gan fod hwn yn gyfrifoldeb diogelu pwysig y Cyngor.    Gofynnodd pam nad oedd yr adroddiad wedi’i uwchgyfeirio i Goch a gofynnodd am adroddiad yn ôl i’r Pwyllgor ar gwblhau camau gweithredu, gan nodi bod hwn yn risg corfforaethol gyda’r potensial o fod yn strategol. 

Cafodd ei sylwadau eu hadleisio gan y Cadeirydd oedd yn rhannu pryderon am y dyddiadau cau ar gyfer camau gweithredu. 

Gofynnodd y Cynghorydd Bernie Attridge am sail dyddiadau dyledus ar gyfer adrodd am reoli risg ar Wiriadau GDG a chamau i fynd i’r afael â diffyg gorolwg o’r broses dalu ar Gyllid Craidd Strategol.

Yn dilyn pryderon gan y Cynghorydd Andrew Parkhurst ar y nifer cynyddol o gamau gweithredu hwyr, roedd y Prif Weithredwr yn cytuno fod hyn yn siomedig.  Tra’n cydnabod natur ansefydlog olrhain camau gweithredu a phroses uwchgyfeirio, rhoddodd sicrwydd am bwysigrwydd cau camau gweithredu i leihau risgiau yn cael ei ailgadarnhau gyda Phrif Swyddogion.    Ar Gyllid Craidd Strategol, byddai’r wybodaeth ddiweddaraf ar gynnydd gyda threfniadau contract i sefydliadau trydydd parti sy’n derbyn grantiau yn cael ei rannu. 

Mewn ymateb i sylwadau pellach am frys camau GDG a’r angen am drosolwg corfforaethol, rhoddodd y Prif Weithredwr ymrwymiad personol y byddai’n ceisio sicrwydd ar waith brys ac eglurhad i fynd i’r afael â materion ymlaen llaw cyn i’r Rheolwr Corfforaethol, Pobl a Datblygu Sefydliadol fynychu’r cyfarfod nesaf a darparu diweddariad manwl ar gynnydd yn y cyfarfod nesaf.   

Ar gwestiwn pellach, byddai swyddogion yn cysylltu gyda chydweithwyr Addysg ac yn cadarnhau bod ysgolion unigol yn gyfrifol am eu gwiriadau GDG eu hunain. 

Cafodd yr argymhellion, a ddiwygiwyd i adlewyrchu’r pryderon a godwyd, eu cynnig a’u heilio gan Brian Harvey a’r Cynghorydd Attridge.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn yr adroddiad; a

(b)       Derbyn adroddiad yn y cyfarfod nesaf yn ymwneud â’r sefyllfa ar y GDG a chamau brys oedd yn ofynnol i fynd i’r afael â’r problemau a nodwyd.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg ddiweddariad ar gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol.  Yngl?n â chamau gweithredu hirsefydlog, byddai’r wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei adlewyrchu yn yr adroddiad nesaf. 

Roedd y Cynghorydd Andrew Parkhurst yn cyfeirio at yr ymateb i’w ymholiad ar yr ymchwiliad i honiadau dienw a drafodwyd ym mis Tachwedd 2023 a gofynnwyd pam bod swyddogion wedi dewis cysylltu ag un sefydliad penodol, o ystyried yr ystod o rai eraill y gellir cysylltu â nhw. 

Roedd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yn cytuno y byddai’n ceisio dilyn ymhellach, fodd bynnag, roedd y swyddog cyfrifol am archwilio wedi gadael y Cyngor. 

Roedd y Cynghorydd Parkhurst yn cydnabod sensitifrwydd dan sylw ac yn awgrymu trafodaeth bellach i archwilio’r mater ymhellach mewn sesiwn gaeedig.  Yn ystod trafodaeth, roedd y Cadeirydd yn awgrymu bod y Rheolwr Archwilio Mewnol yn cael adolygu’r ymholiad ac adrodd yn ôl i’r cyfarfod nesaf, roedd yr Aelodau eraill yn cefnogi hynny.  Pan ofynnwyd gan y Cynghorydd Glyn Banks, roedd y Cynghorydd Parkhurst yn cytuno gyda’r dull hwn a’r posibilrwydd y gellir trafod hyn mewn sesiwn gaeedig.

Ar y sail honno, cynigiodd y Cynghorydd Ted Palmer yr argymhellion, ac eiliwyd hynny gan Bernie Attridge.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn yr adroddiad; a

(b)       Bod y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yn adolygu’r ymholiad a godwyd gan y Cynghorydd Parkhurst ar yr honiad dienw ac adrodd yn ôl i’r cyfarfod nesaf mewn eitem i’w chynnal mewn sesiwn gaeedig.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i'w hystyried.  Ni chynigiwyd unrhyw newidiadau pellach.

Cynigiwyd yr argymhellion gan y Cynghorydd Ted Palmer ac fe'u heiliwyd gan y Cynghorydd Bernie Attridge.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

(b)       Awdurdodi’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Dim.