Agenda and minutes

Lleoliad: Cyfarfod mynychu o bell

Cyswllt: Sharon Thomas 01352 702324  E-bost: sharon.b.thomas@flintshire.gov.uk

Nodyn: Moved from 08/09/21 

Media

Eitemau
Rhif eitem

21.

Datgan Cysylltiad (gan gynnwys Datganiadau Chwipio)

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Datganodd y Cynghorydd Janet Axworthy gysylltiad personol â’r Datganiad Cyfrifon (eitem 4 ar y rhaglen) gan ei bod yn aelod o Fwrdd NEW Homes.

 

Datganodd y Cynghorwyr Janet Axworthy, Patrick Heesom a Martin White gysylltiad personol â Balansau Cronfeydd Wrth Gefn Ysgolion (eitem 6 ar y rhaglen) yn rhinwedd eu swydd fel llywodraethwyr ysgol.  Datganodd Sally Ellis gysylltiad personol â’r un eitem, oherwydd bod ei mab yn cael ei gyflogi gan ysgol yn Sir y Fflint.

22.

ADBORTH O RWYDWAITH CADEIRYDDION PWYLLGORAU ARCHWILIO CYMRU GYFAN A FYNYCHWYD GAN Y CADEIRYDD, YR IS-GADEIRYDD A'R RHEOLWR ARCHWILIO MEWNOL, PERFFORMIAD A RISG

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Fel Is-gadeirydd y Pwyllgor, adroddodd Sally Ellis yn ôl o gyfarfod cenedlaethol ar gyfer Aelodau Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio yr oedd wedi’i fynychu gyda’r Cadeirydd a’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg. Roedd y prif faterion a drafodwyd yn y cyfarfod yn ymwneud â threfniadau llywodraethu newydd a dyletswyddau perfformiad ar gyfer Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio yng Nghymru. Er mwyn paratoi ar gyfer y newidiadau, tynnodd sylw at y canlynol:

 

·         Manteision ymarfer hunanasesiad y Pwyllgor.

·         Hyfforddiant yngl?n â delio â chwynion a’u monitro, a oedd yn gofyn am ymgysylltu â Phwyllgorau Trosolwg a Chraffu.

·         Adroddiad manwl yngl?n â’r trefniadau i benodi Cadeirydd lleyg a chefnogaeth briodol er mwyn helpu’r unigolyn hwnnw yn ei swydd.

·         Ymwybyddiaeth o’r cyfyngiadau yn ymwneud â recriwtio aelodau lleyg.

 

Cafodd y pwyntiau a godwyd eu hategu gan y Cadeirydd a’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg a ddywedodd fod hyfforddiant yngl?n â chwynion ar gael gan Swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  Fe wnaeth hefyd roi gwybod am y trefniadau cenedlaethol ar gyfer y broses o recriwtio aelodau lleyg Pwyllgorau.

23.

Cofnodion pdf icon PDF 77 KB

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 28 Gorffennaf 2021.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Gorffennaf 2021. Cawsant eu cynnig gan y Cynghorydd Janet Axworthy a’u heilio gan y Cynghorydd Arnold Woolley.

 

PENDERFYNWYD:

 

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

24.

Datganiad Cyfrifon 2020/21 pdf icon PDF 249 KB

Cyflwyno fersiwn derfynol wedi’i harchwilio o Ddatganiad Cyfrifon 2020/21 i gael eu cymeradwyo.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y fersiwn derfynol o Ddatganiad Cyfrifon 2020/21 a oedd yn ymgorffori’r newidiadau a gytunwyd arnynt gydag Archwilio Cymru yn ystod yr archwiliad.

 

Wedi i’r cyfrifon drafft gael eu cyflwyno ym mis Gorffennaf, dosbarthwyd atebion i’r cwestiynau a godwyd gan y Pwyllgor, ac ni chodwyd unrhyw faterion pellach yn ystod y cyfnod ymgynghori dros yr haf.  Nid oedd unrhyw gamddatganiadau heb eu cywiro, nac unrhyw faterion arwyddocaol wedi codi yn ystod yr archwiliad a oedd yn agos at gael ei gwblhau. Roedd crynodeb o’r camddatganiadau a gafodd eu cywiro wedi’i atodi i’r adroddiad, a nodwyd y byddai newid yn cael ei wneud i nodyn 15 yngl?n ag ‘arian parod a chywerthoedd arian parod’ cyn i’r adroddiad gael ei gymeradwyo’n derfynol.  Gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo’r fersiwn derfynol ar y sail honno, a oedd o fewn y dyddiad cau statudol a osodwyd gan Lywodraeth Cymru a oedd wedi’i ymestyn yn sgil y pandemig parhaus.

 

Cafwyd cyflwyniad gan Matt Edwards o Archwilio Cymru yngl?n â meysydd a chanfyddiadau allweddol yr archwiliad:

 

·         Cyfrifoldebau’r Archwilydd Cyffredinol

·         Sefyllfa’r Archwiliad

·         Canfyddiadau cyffredinol

·         Effaith COVID-19 ar yr archwiliad eleni

·         Annibyniaeth

·         Edrych i’r dyfodol

 

Yn ystod y cyflwyniad, diolchodd Matt Edwards i swyddogion y Cyngor am eu gwaith yn llunio’r datganiadau ariannol i safon dda mewn modd amserol er gwaethaf yr heriau sy’n deillio o weithio o bell yn sgil pandemig Covid-19.   Dywedodd, yn amodol ar gymeradwyaeth y Pwyllgor, bod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu cyhoeddi barn ddiamod ar y datganiadau ariannol.

 

Cydnabu Allan Rainford y gwaith a wnaed gan y swyddogion er mwyn cyflawni’r canlyniad cadarnhaol hwn. Gan ymateb i gwestiwn, eglurodd Matt Edwards y broses o adolygu ffigurau amcan ar gyfer asedau a rhwymedigaethau pensiwn y Cyngor, a chadarnhaodd nad oedd unrhyw faterion wedi’u nodi i’w codi gyda’r Pwyllgor.

 

Dywedodd y Prif Weithredwr bod yr amserlen ar gyfer y cyfrifon blynyddol y flwyddyn nesaf – yr amserlen hirach bresennol neu’r un fyrrach newydd – yn parhau yn agored fel cwestiwn, ac y byddai’n dibynnu ar drafodaethau gydag Archwilio Cymru. Soniodd hefyd am ganlyniadau cadarnhaol cydweithio â chydweithwyr yn Archwilio Cymru a sefydlu’r Gr?p Llywodraethu Cyfrifon.

 

Fel Aelod Cabinet Cyllid, Gwerth Cymdeithasol a Chaffael, canmolodd y Cynghorydd Paul Johnson dimau’r Cyngor a chydweithwyr yn Archwilio Cymru am y ffordd yr oeddent wedi gweithio gyda’i gilydd yn ystod y cyfnod argyfwng er mwyn cwblhau’r cyfrifon.

 

Wrth ddiolch i gydweithwyr yn Archwilio Cymru am eu proffesiynoldeb drwy gydol y broses, fe wnaeth y Rheolwr Cyllid Corfforaethol hefyd ddatgan ei werthfawrogiad i gydweithwyr Cyllid ar draws y sefydliad am helpu i gynnal ansawdd y cyfrifon ac yn enwedig swyddogion allweddol yn yr Adran Gyllid Corfforaethol.

 

Cymeradwywyd yr argymhellion gan y Cynghorydd Martin White ac fe’u heiliwyd hwy gan Sally Ellis.

 

PENDERFYNWYD:

 

(a)       Cymeradwyo’r fersiwn derfynol o Ddatganiad Cyfrifon 2020/21;

 

(b)       Nodi cyflwyniad Archwilio Cymru ‘Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol y Gr?p 2020/21 - Cyngor Sir y Fflint’; ac

 

(c)       Cymeradwyo’r Llythyr Sylwadau.

Item 4 - Audit Wales presentation slides pdf icon PDF 495 KB

Dogfennau ychwanegol:

25.

Adroddiad Terfynol Asesiad Cynaliadwyedd Ariannol Sir y Fflint pdf icon PDF 81 KB

Rhannu adroddiad asesu cynaliadwyedd ariannol gan Archwilio Cymru gydag aelodau.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad gan Archwilio Cymru yngl?n â chanfyddiadau Asesiad Cynaliadwyedd Ariannol y Cyngor, yn dilyn adolygiad o bob Cyngor ar draws Cymru.  Cafodd yr adroddiad – a oedd yn cydnabod cryfderau’r Cyngor o ran cynllunio ariannol a chyflawni arbedion effeithlonrwydd – ei groesawu gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol a’r Cabinet.

 

Nid oedd yn ofynnol rhoi ymateb ffurfiol, gan fod yr adroddiad yn cyflwyno adlewyrchiad teg o sefyllfa ariannol y Cyngor heb unrhyw faterion newydd wedi codi. Wrth gydnabod maint yr her ariannol a ragwelir wrth symud ymlaen, a’r ddibyniaeth ar gyllid tecach gan Lywodraeth Cymru (LlC), byddai’r adroddiad yn ffurfio rhan o achos cyfunol a ddangosir gan bob Cyngor yng Nghymru yngl?n â’r gofyniad cyllidebol ar gyfer 2022/23.

 

Dywedodd y Cynghorydd Paul Johnson ei fod yn adroddiad pwysig sy’n adlewyrchu’n gywir y camau gweithredu sy’n cael eu cymryd gan y Cyngor er mwyn gwella gwydnwch ariannol drwy strategaeth gadarn, gan gynnwys defnyddio cronfeydd wrth gefn.

 

Er bod y camau gweithredu er mwyn rheoli arian yn rhoi sicrwydd, nododd Sally Ellis bod dibynnu ar Setliad gwell gan LlC wedi’i ddisgrifio fel dull risg uchel. Gofynnodd i gydweithwyr o Archwilio Cymru am eu barn yngl?n â beth allai’r Cyngor ei wneud yn wahanol er mwyn mynd i’r afael â hyn.

 

Ystyriai Gwilym Bury bod ymgysylltu â LlC yn gam rhesymol a oedd wedi bod yn fuddiol yn y gorffennol, a chanmolodd ddull cynllunio strategol y Cyngor wrth nodi pwysau cyllidebol sylweddol mewn meysydd risg uchel fel y Gwasanaethau Cymdeithasol, a oedd yn broblemau cenedlaethol. Nododd hefyd bod sefyllfa cronfeydd wrth gefn y Cyngor wedi’u heffeithio’n gadarnhaol gan gyllid argyfwng LlC yn ystod y cyfnod. Nodwyd bod adroddiadau ar gyfer pob Cyngor yng Nghymru yn cael eu cyhoeddi ar wefan Archwilio Cymru.

 

Dywedodd y Prif Weithredwr bod strategaeth ariannol glir, a gafodd ei chyfleu fel rhan o’r broses o osod cyllidebau ar gyfer 2022/23, yn cael ei chefnogi gan Bwyllgorau Trosolwg a Chraffu.  Cafwyd ymgysylltiad cadarnhaol â LlC drwy Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru er mwyn creu achos gyfunol ar gyfer cynyddu’r Grant Cynnal Refeniw, a oedd yn adlewyrchu sefyllfa gyfartal o ran risg ar draws Cymru.

 

Wrth groesawu’r adroddiad heb unrhyw argymhellion ffurfiol, nododd Allan Rainford lefel y cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio, o’i gymharu â Chynghorau eraill, a gofynnodd a oedd rhagamcaniadau casglu Treth y Cyngor yn peri risg bosibl.

 

Gan ymateb, dywedodd Matt Edwards bod y sefyllfa heriol yn ymwneud â’r cronfeydd wrth gefn wedi ei chynnwys yn yr adroddiad a’i bod yn cael ei chydnabod gan y Cyngor. Soniodd Gwilym Bury yngl?n â llwyddiant blaenorol y Cyngor o gasglu Treth y Cyngor.

 

Rhoddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ddiweddariad yngl?n â’r gwelliant yn lefelau casglu Treth y Cyngor, fel yr adroddwyd i’r Cabinet yn ddiweddar, a oedd yn parhau yn faes canolbwynt.

 

Dywedodd y Prif Weithredwr bod rhagolygon casglu Treth y Cyngor ar gyfer 2022/23 wedi bod yn destun asesiadau risg cadarn a gellid eu rhannu’n breifat  ...  view the full Cofnodion text for item 25.

26.

Balansau Cronfeydd Wrth Gefn Ysgolion y Flwyddyn sy’n dod i ben ar 31 Mawrth 2021 pdf icon PDF 105 KB

Rhoi manylion i’r Pwyllgor o falansau ysgolion Sir y Fflint ar ôl cau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Addysg ac Ieuenctid) yr adroddiad blynyddol yngl?n â chronfeydd wrth gefn a gedwir gan ysgolion Sir y Fflint a’r risgiau a’r prosesau mewnol sy’n gysylltiedig ag ysgolion sydd mewn diffyg ariannol. Roedd yr adroddiad hefyd wedi’i ystyried gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Addysg, Ieuenctid a Diwylliant.

 

O’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol, bu cynnydd yn lefelau’r cronfeydd wrth gefn a gedwir ar draws pob sector ar 31 Mawrth 2021, yn rhannol oherwydd nifer y grantiau ychwanegol a ddyfarnwyd ar gyfer problemau a achoswyd yn sgil y sefyllfa argyfwng. Roedd grantiau a ddyfarnwyd yn hwyr wedi chwyddo balansau ar ddiwedd y flwyddyn, ac wedi cyflwyno heriau i’r rhai sy’n rheoli cyllidebau ysgolion. Roedd gostyngiad wedi bod yn nifer yr ysgolion cynradd ac uwchradd mewn diffyg ariannol. Roedd y prosesau cadarn ar gyfer monitro balansau ysgolion drwy’r Protocol ar gyfer Ysgolion mewn Anawsterau Ariannol yn parhau i ddarparu her a thargedu cefnogaeth lle yr oedd ei hangen. Roedd ymgysylltu rheolaidd yn digwydd â Phenaethiaid yngl?n â balansau gwarged, a oedd yn fater a godwyd ar lefel genedlaethol. Wrth gydnabod yr heriau sylweddol yn ystod y pandemig parhaus, nid oedd disgwyl i ysgolion lenwi’r ffurflen flynyddol yngl?n â’u cynlluniau i ddefnyddio eu balansau a oedd yn fwy na’r terfynau a nodwyd ar gyfer eleni.

 

Wrth nodi buddsoddiad ychwanegol y Cyngor mewn cyllidebau dirprwyedig ysgolion i reoli’r gostyngiad yn y diffyg mewn cyllideb ysgolion, gofynnodd Sally Ellis yngl?n â’r lefel o gyllid ychwanegol a oedd yn ofynnol i newid y fformiwla ariannu ar gyfer ysgolion.

 

Cafwyd eglurhad gan y Prif Swyddog a’r Rheolwr Cyllid Strategol bod £1 miliwn ychwanegol wedi’i glustnodi i’r sector uwchradd ar gyfer 2021/22 a oedd yn arian cylchol, fel yr oedd adnoddau yn caniatáu.  Yng Ngham 2 o adroddiadau’r gyllideb ar gyfer y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu, nodwyd bod y gofyniad am ragor o gyllid ysgolion yn bwysau o ran costau, a'i fod yn ddibynnol ar sefyllfa ariannol gyffredinol y Cyngor yn dilyn hysbysiad o’r Setliad Dros Dro ym mis Rhagfyr 2021. Byddai cynlluniau i fynd i’r afael â newidiadau i’r fformiwla ariannu ysgolion yn cymryd peth amser i’w datrys.

 

Fel Arweinydd y Cyngor ac Aelod Cabinet Addysg cyfeiriodd y Cynghorydd Ian Roberts at ffactorau eraill a oedd yn cyfrannu at sefyllfa diffyg ariannol ysgolion.

 

Dywedodd y Prif Weithredwr bod strategaeth y Cyngor i gynnwys y cynnydd ychwanegol i ysgolion, yn ymateb i argymhelliad arolwg Estyn i reoli’r gostyngiad mewn diffygion yng nghyllideb ysgolion mewn modd effeithiol, ac roedd yn dibynnu ar y Setliad uwch gan Lywodraeth Cymru.

 

Rhoddodd y Prif Swyddog sicrwydd i’r Pwyllgor o ran y strategaeth gyffredinol ar gyfer ysgolion sy’n perfformio’n dda ar draws Sir y Fflint ac i annog rhieni i ddewis ysgolion lleol.

 

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan y Cynghorydd Martin White a’i eilio gan y Cynghorydd Joe Johnson.

 

PENDERFYNWYD:

 

Nodi lefelau cronfeydd wrth gefn ysgolion fel yr oeddent ar 31 Mawrth 2021.

27.

Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol pdf icon PDF 86 KB

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y diweddariad rheolaidd yngl?n â’r cynnydd yn erbyn y Cynllun, yr adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

 

Ers yr adroddiad diwethaf, nid oedd unrhyw adroddiadau Coch (sicrwydd cyfyngedig). Roedd dau adroddiad Oren Coch (rhywfaint o sicrwydd) yngl?n â Hysbysiad am Ymadawyr o’r Rhestr Gyflogau i Gronfa Bensiynau Clwyd, a Theledu Cylch Caeëdig. O ran olrhain camau gweithredu cyffredinol, roedd dulliau amgen o reoli camau gweithredu a oedd heb eu cyflawni yn cael eu hystyried er mwyn gwneud defnydd mwy effeithiol o amser swyddogion. Cafodd datblygiadau o fewn Cynllun Archwilio 2021/22 eu crynhoi.

 

Wrth drafod y Cynllun Archwilio, cyfeiriodd Sally Ellis at gyfeiriadau at y gwaith archwilio ym maes Caffael a Rheoli/Monitro Contractau, ac awgrymodd fod angen rhagor o eglurder mewn adroddiadau yn y dyfodol er mwyn helpu i ddeall y gwahanol elfennau o waith. Rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg drosolwg o’r ddau ddarn gwahanol o waith yn y maes hwnnw.

 

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan Sally Ellis a’i eilio gan y Cynghorydd Martin White.

 

PENDERFYNWYD:

 

Derbyn yr adroddiad.

28.

Olrhain Gweithred y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio pdf icon PDF 80 KB

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio blaenorol.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y wybodaeth ddiweddaraf am y camau gweithredu a gododd o gyfarfodydd blaenorol, a dywedodd y byddai gweithdy effeithiolrwydd y Pwyllgor yn cael ei gynnal o bell ar 13 Hydref 2021.

 

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan y Cynghorydd Arnold Woolley a’i eilio gan y Cynghorydd Janet Axworthy.

 

PENDERFYNWYD:

 

Derbyn yr adroddiad.

29.

Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol pdf icon PDF 83 KB

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol bresennol i’w hystyried, gan gynnwys datblygiadau ers yr adroddiad diwethaf.

 

Yn dilyn y diweddariad cynharach, awgrymodd Sally Ellis eitemau yn ymwneud â’r adroddiad cwynion blynyddol, a pharatoadau ar gyfer y ddeddfwriaeth newydd sy’n effeithio ar y Pwyllgor.

 

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y byddai gofynion o ran hyfforddiant ar gyfer y Pwyllgor, a fyddai’n cael eu nodi yn y gweithdy ym mis Hydref, yn bwydo i mewn i’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

 

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig gan y Cynghorydd Arnold Woolley a’u heilio gan y Cynghorydd Martin White.

 

PENDERFYNWYD:

 

(a)       Derbyn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol; a

 

(b)       Awdurdodi’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

30.

AELODAU O'R WASG HEFYD YN BRESENNOL

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw aelodau o’r wasg yn bresennol.