Rhaglen a chofnodion

Yn unol â gofynion y Cyfansoddiad, penderfynodd y Pwyllgor ganiatáu i’r Cynghorydd Rob Davies (a oedd wedi gwneud yr hyfforddiant gofynnol) i ddirprwyo ar ran y Cynghorydd Bernie Attridge.

PENDERFYNWYD:

Caniatáu i’r Cynghorydd Rob Davies ddirprwyo yn y cyfarfod.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Fel llywodraethwyr ysgol, fe wnaeth y canlynol ddatgan cysylltiad personol ag eitem rhif 5 ar y rhaglen – ‘Balansau Cronfeydd Wrth Gefn Ysgolion’: Y Parchedig Brian Harvey, Y Cynghorwyr Glyn Banks, Rob Davies, Allan Marshall a Ryan McKeown.

Datganodd Sally Ellis gysylltiad personol â’r un eitem oherwydd bod ei mab yn cael ei gyflogi gan ysgol yn Sir y Fflint.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod(ydd) ar 27 July 2022.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd 27 Gorffennaf 2022, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Ryan McKeown ac Andrew Parkhurst.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel rhai cywir.

Cydnabod adroddiad Archwilio Cymru a nodi argymhellion yr adroddiad ar Leoliadau Cartrefi Gofal ar gyfer Pobl H?n.

Cyflwynodd yr Uwch Reolwr (Diogelu a Chomisiynu) adroddiad ar ganlyniad adolygiad Archwilio Cymru o Gomisiynu Lleoliadau Cartrefi Gofal i Bobl H?n gan gynghorau Gogledd Cymru a Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC).  Rhoddodd gefndir ar y trefniadau ar gyfer yr adolygiad, gyda'r diben yn tynnu sylw at nifer o bwysau parhaus o fewn gofal cymdeithasol. Roedd ymgysylltu helaeth ag Archwilio Cymru a chydweithwyr BIPBC wedi arwain at gyhoeddi’r adroddiad terfynol a oedd yn adlewyrchu golwg fwy cytbwys ar y sefyllfa ar draws Gogledd Cymru.

Wrth dynnu sylw at rôl y Pwyllgor, dywedodd y Cadeirydd fod yr adroddiad wedi’i ystyried gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Gofal Cymdeithasol ac Iechyd.

Darparodd yr Uwch Reolwr eglurhad manwl o'r gwaith a wnaed hyd yma i fynd i'r afael â'r pum argymhelliad gan Archwilio Cymru, ynghyd â dyddiadau cau diwygiedig ar gyfer cwblhau.

Eglurodd Gwilym Bury o Archwilio Cymru ei bod yn ofynnol i gynghorau a byrddau iechyd yng Nghymru gyflawni eu cyfrifoldebau statudol o fewn y fframwaith cyfreithiol a osodwyd gan Lywodraeth Cymru (LlC). Siaradodd am y cymhlethdodau sy’n gysylltiedig â strwythurau ffioedd a bennir yn genedlaethol a’u heffaith ar unigolion. Er y byddai'r cynllun gweithredu ar gyfer Gogledd Cymru yn helpu i fynd i'r afael â materion lleol, amlygodd adroddiad cenedlaethol ar wahân i LlC yr angen am ymyrraeth i osgoi parhad ac uwch gyfeirio materion mwy sylfaenol. Fel y nodwyd mewn adroddiad blaenorol, roedd Archwilio Cymru o’r farn nad oedd y trefniant cronfa gyfun bresennol i gefnogi’r gwaith o gyflawni swyddogaethau llety cartrefi gofal ar draws y rhanbarth yn darparu gwerth am arian nac unrhyw un o’r buddion arfaethedig sy’n gysylltiedig â’r model cronfa gyfun. Fodd bynnag, barn cynghorau Gogledd Cymru a BIPBC oedd bod y trefniadau yn cydymffurfio â'r rhwymedigaethau. Diolchwyd i'r swyddogion am eu cyfraniadau i'r adolygiad.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Parchedig Brian Harvey ar recriwtio a chadw yn y sector gofal, siaradodd yr Uwch Reolwr am lwyddiant y broses recriwtio ar sail gwerth mewn cydweithrediad â phartneriaid. Pan ofynnwyd iddi am yr hyn a ddysgwyd o’r adolygiad, dywedodd fod cynnal perthnasoedd gwaith agos â darparwyr gofal yn ffactor allweddol mewn cynllunio strategol.

Dywedodd y Cynghorydd Glyn Banks fod yr adroddiad yn cydnabod y gwaith sylweddol a chymhleth a wneir gan bobl sy'n gweithio ym maes gofal cymdeithasol ar draws y rhanbarth. Bu iddo sôn am y potensial ar gyfer mwy o gydweithio a chyfleoedd ar gyfer newid y mae LlC yn dylanwadu arnynt.

Mewn ymateb i sylwadau ar weithredu argymhellion, dywedodd Gwilym Bury y byddai cynnydd yn cael ei adolygu ar gam priodol a bod adolygiad dilynol o drefniadau ar draws Cymru gyfan yn debygol. Er bod y rhan fwyaf o gynghorau a byrddau iechyd yng Nghymru yn anghytuno â barn Archwilio Cymru ar y dull o ymdrin â threfniadau cyfuno cyllid, roedd cytundeb ar y cyd ar yr angen am newid cenedlaethol i ddatrys problemau cyllid cymhleth sy’n bod ers amser maith o fewn y system bresennol.

Yn dilyn cwestiynau gan Allan Rainford, rhoddodd  ...  view the full Cofnodion text for item 26.

Rhoi manylion i’r Pwyllgor o falansau ysgolion Sir y Fflint ar ôl cau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol (Ysgolion) yr adroddiad blynyddol ar gronfeydd wrth gefn sydd gan ysgolion Sir y Fflint a’r risgiau a’r prosesau mewnol sy’n gysylltiedig ag ysgolion sydd mewn diffyg.

O gymharu â’r flwyddyn flaenorol, bu cynnydd sylweddol yn lefelau’r cronfeydd wrth gefn ar draws pob sector ar 31 Mawrth 2022 (fel yr atgynhyrchwyd ledled Cymru), i gyd-fynd â nifer o grantiau ychwanegol gan Lywodraeth Cymru (LlC) a ddyfarnwyd i gydnabod effaith y pandemig ar ddysgwyr. Er y croesawyd hyn, roedd nifer o grantiau a ddyfarnwyd yn hwyr wedi chwyddo cronfeydd wrth gefn ysgolion ar ddiwedd y flwyddyn. Dangosodd dadansoddiad o dueddiadau’r newid i gronfeydd wrth gefn yn cynyddu o 2020, a briodolwyd yn bennaf i symiau sylweddol o arian grant LlC yn ystod y pandemig.

Roedd yn bwysig cydnabod, er bod lefelau cyffredinol y cronfeydd wrth gefn yn giplun bryd hynny ac yn amodol ar amrywiadau, roedd cyd-destun cefndirol i bob ysgol unigol gyflawni'r cydbwysedd cywir o ran sicrhau nad oedd lefelau'r cronfeydd wrth gefn yn ormodol ond yn gronfeydd wrth gefn digonol gyda phwrpas clir. Rhoddwyd trosolwg o'r broses o fonitro lefelau cronfeydd wrth gefn ysgolion ynghyd â chrynodeb o ymatebion gan ysgolion ar falansau dros 5% o'r argymhelliad cyllideb ysgolion.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, rhoddodd y Rheolwr Cyllid Strategol eglurhad ar feini prawf yn ymwneud â chyllid grant a'r adolygiad parhaus o'r fformiwla cyllido.

Yn unol â chais y Cynghorydd Andrew Parkhurst, byddai'r protocol ar gyfer ysgolion sydd mewn trafferthion ariannol yn cael ei ddosbarthu i'r Pwyllgor i ddangos y camau sydd ynghlwm â gwneud cais am ddiffyg trwyddedig. Fe'i hysbyswyd hefyd am gymorth i ysgolion reoli cyllidebau a rhagamcanion costau gan gynnwys ynni nad oedd yr effaith ar gyfer y flwyddyn nesaf yn hysbys eto.

Wrth ddiolch i'r Rheolwr Cyllid Strategol am ei hadroddiad manwl, cyfeiriodd y Cynghorydd Ian Roberts at y fformiwla cyllido gymhleth ac effaith y cynnydd a ragamcanwyd yn nifer y disgyblion uwchradd sy'n cyd-daro â gostyngiad ar lefel gynradd. Siaradodd am y flaenoriaeth i gynnal cwricwlwm cytbwys eang a chroesawodd gyfraniadau ariannol gan LlC tuag at gyllidebau ysgolion o ganlyniad i’r pandemig.

Wrth groesawu'r sefyllfa well o ran cronfeydd wrth gefn, gofynnodd y Cadeirydd am y broses ar gyfer ymdrin ag ysgolion â lefelau uwch o gronfeydd wrth gefn. Rhoddodd y Rheolwr Cyllid Strategol sicrwydd fod gwybodaeth o safon yn cael ei darparu gan ysgolion, ond bod her gadarn lle y bo angen. Tynnodd sylw at yr angen i ganiatáu amser i ysgolion ddefnyddio cyllid LlC i gefnogi adferiad o’r pandemig.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a'i eilio gan y Parchedig Brian Harvey a’r Cynghorydd Andrew Parkhust.

PENDERFYNWYD:

Nodi balansau cronfeydd wrth gefn ysgolion ar 31 Mawrth 2022.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y wybodaeth ddiweddaraf reolaidd yn dangos cynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Ers yr adroddiad diwethaf, roedd un adroddiad Ambr Coch (peth sicrwydd) wedi'i gyhoeddi ar Gynllunio, yr Amgylchedd a'r Economi - Ynni Domestig. O ran olrhain camau gweithredu, rhannwyd canlyniadau cyfarfod y Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd â thîm y Prif Swyddogion ym mis Gorffennaf, a oedd yn cynnwys y dewis i ofyn i swyddogion perthnasol fynychu’r Pwyllgor i egluro’r rhesymau dros gamau gweithredu hwyr. Croesawyd gwaith pellach i leihau camau gweithredu hwyr i 38% gan y Pwyllgor. O ran dangosyddion perfformiad, roedd y cynnydd yn gadarnhaol ar y cyfan gyda'r ddau sgôr coch (gan gynnwys nifer cyfartalog y diwrnodau o ddiwedd y gwaith maes i ôl-drafodaeth) yn cyd-daro â’r cyfnod  gwyliau. Roedd yr adroddiad hefyd yn manylu ar newidiadau i'r cynllun archwilio i adlewyrchu capasiti presennol y tîm.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Parchedig Brian Harvey ar reoli risg o gamau gweithredu hwyr, eglurodd y swyddog fod gwasanaethau wedi methu â diweddaru'r system yn y rhan fwyaf o achosion ar ôl cwblhau eu camau gweithredu.

Ar y meysydd i'w gwella yn yr adroddiad Ambr/Coch, mynegodd Allan Rainford bryderon ynghylch defnyddio dwy broses ar wahân i ddilysu gwybodaeth.  Cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg i gysylltu â'r archwilydd er mwyn sicrhau'r Pwyllgor nad oedd gwaith yn cael ei ddyblygu.

Wrth groesawu cynnydd ar gamau gweithredu hwyr, cwestiynodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst a oedd rhai o’r rhesymau dros gamau gweithredu hwyr uchel a chanolig yn gyfredol, yn enwedig gan gyfeirio at yr ymateb i’r pandemig.

Ar yr un mater, gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariadau ar adroddiadau coch ar gyfer trefniadau cytundebol y Trwydded Gweithredwr a Maes Gwern a ystyriwyd yn flaenorol. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg nad oedd unrhyw gynnydd ar yr adroddiad blaenorol oherwydd materion staffio a bod hwn yn cael ei fonitro gan y Prif Swyddog. Ar yr olaf, nid oedd unrhyw gynnydd pellach wedi'i wneud ac roedd y mater yn cael ei flaenoriaethu gan y Prif Swyddog.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r swyddog cyfrifol ar gyfer Maes Gwern gael ei wahodd i'r Pwyllgor i roi eglurhad.

Cydnabu'r Prif Weithredwr fod angen mwy o welliant i gwblhau’r camau gweithredu hwyr. Fe wnaeth y Prif Weithredwr ddiolch i'r Pwyllgor am ei gefnogaeth a rhoddodd sicrwydd bod hyn yn parhau i gael ei flaenoriaethu o fewn tîm y Prif Swyddog.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Glyn Banks, eglurwyd y rhesymau dros y ddau archwiliad blaenoriaeth uchel a ohiriwyd. Er na ellid darparu ar gyfer adolygiad dilynol o'r cynnydd o ran gweithredu'r camau gweithredu ar yr adroddiad Ambr/Coch eleni, byddai'r Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf fel rhan o adrodd rheolaidd.

Cafodd yr argymhellion, fel y’i diwygiwyd, eu cynnig a'u heilio gan Allan Rainford a’r Parchedig Brian Harvey.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn yr adroddiad; a

(b)       Gwahodd y swyddog cyfrifol ar gyfer trefniadau cytundebol Maes Gwern i fynychu'r  ...  view the full Cofnodion text for item 28.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am ganlyniadau'r asesiad allanol o gydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (SAMSC).

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg adroddiad ar ganlyniad yr asesiad allanol o gydymffurfiad â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) a gynhaliwyd bob pum mlynedd. Canfu’r asesiad allanol, a gynhaliwyd fel adolygiad gan gymheiriaid, fod gwasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor yn cydymffurfio â’r Safonau ym mhob maes arwyddocaol a’i fod yn gweithredu’n annibynnol ac yn wrthrychol.

Fe wnaeth y Cynghorydd Glyn Banks longyfarch y Rheolwr a'i thîm am y canlyniad cadarnhaol.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a'i eilio gan y Cynghorydd Andrew Parkhurst a’r Cynghorydd Ryan McKeown.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y wybodaeth ddiweddaraf ar gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol.

O ran y camau gweithredu o gyfarfod mis Gorffennaf, parhaodd y Cynghorydd Glyn Banks i fynegi ei bryderon am y berthynas gyfreithiol rhwng y Cyngor a Theatr Clwyd o fewn y cyfrifon, er gwaethaf yr esboniadau a roddwyd yn y cyfarfod.

Cynigiwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Ryan McKeown a'i eilio gan Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformio a Risg y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol cyfredol i'w hystyried, gan gynnwys cynigion ers yr adroddiad diwethaf. Cytunwyd ar y newidiadau canlynol:

·         Y Wybodaeth Ddiweddaraf ar Reoli Risg i'w ddwyn ymlaen i fis Tachwedd 2022.

·         Hunanasesiad y Pwyllgor ar gyfer 2022/23 i symud i fis Ionawr 2023 a’r gweithdy cysylltiedig i’w drefnu ar gyfer mis Rhagfyr 2022.

·         Dilyniant ar Gomisiynu Lleoliadau mewn Cartrefi Gofal i'w gynnwys yn y wybodaeth ddiweddaraf ar Sicrwydd Allanol.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion yn yr adroddiad, gan y Cynghorydd Andrew Parkhurst a’r Cynghorydd Rob Davies.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, fel y'i diwygiwyd; a

(b)       Awdurdodi’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

            Dim.