Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Datganodd Sally Ellis gysylltiad personol ag eitem 4 ar y rhaglen (Balansau Cronfeydd Wrth Gefn Ysgolion) oherwydd bod ei mab yn cael ei gyflogi gan ysgol yn Sir y Fflint.  Fel llywodraethwr ysgol, datganodd Brian Harvey gysylltiad personol â’r un eitem.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 26 Gorffennaf 2023.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Gorffennaf 2023, fel y’u cynigiwyd a’u heiliwyd gan y Cynghorwyr Bernie Attridge ac Andrew Parkhurst.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Rhoi manylion i’r Pwyllgor o falansau ysgolion Sir y Fflint ar ôl cau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol (Addysg) yr adroddiad blynyddol ar gronfeydd wrth gefn sydd gan ysgolion Sir y Fflint a’r risgiau a’r prosesau mewnol sy’n gysylltiedig ag ysgolion sydd mewn diffyg.  Roedd yr adroddiad wedi'i rannu â'r holl Benaethiaid ac wedi'i ystyried gan y Fforwm Cyllideb Ysgolion a'r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Addysg, Ieuenctid a Diwylliant.

O gymharu â’r flwyddyn flaenorol, bu gostyngiad cyffredinol o 42.31% mewn lefelau cronfeydd wrth gefn ar draws pob sector ar 31 Mawrth 2023, yn ôl y disgwyl, oherwydd ystod o ffactorau.  Dangosodd dadansoddiad o'r sefyllfa fod y rhan fwyaf o ysgolion wedi defnyddio cyfran sylweddol o'u cronfeydd wrth gefn gan arwain at lefel is o gronfeydd wrth gefn nag yn yr un cyfnod y llynedd.  Roedd yr adroddiad hefyd yn canolbwyntio ar yr heriau i ysgolion wrth osod eu cyllidebau cytbwys ar gyfer 2023/24 gan arwain at nifer o ddiswyddiadau gwirfoddol a deg ysgol yn gwneud cais am ddiffyg trwyddedig, gyda rhagamcanion ar gyfer cynnydd mewn diffygion erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

Dywedodd y Prif Swyddog (Addysg ac Ieuenctid) er bod cynnydd da wedi’i wneud o ran rheoli’r gostyngiad mewn diffygion mewn ysgolion (yn unol ag argymhelliad Estyn), roedd pryderon sylweddol am sefyllfa ariannol rhai ysgolion a’r anawsterau a wynebir gan Benaethiaid a llywodraethwyr wrth reoli eu cyllidebau yn effeithiol, o ystyried effeithiau parhaus y pandemig a phwysau chwyddiant.  Diolchodd i’r timau Cyllid a chyfrifwyr ysgolion am y cymorth ychwanegol a siaradodd am effeithiau bwlch cyllidebol rhagamcanol y Cyngor ar gyfer 2024/25 ar gyllid ac adnoddau dirprwyedig ysgolion.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Brian Harvey ar ardaloedd o amddifadedd economaidd a chymdeithasol, cyfeiriwyd at yr effeithiau ehangach ar deuluoedd, dysgwyr ac ysgolion, ynghyd â gwaith ar y fformiwla ariannu ar gyfer y sector uwchradd a oedd yn anelu at dargedu cymorth yn y modd mwyaf effeithiol.

Yn unol â chais y Cynghorydd Bernie Attridge, rhoddwyd eglurhad ar ymgysylltu â'r deg ysgol a adroddodd sefyllfa ddiffygiol.  Amcangyfrifwyd y byddai'r gwaith hwn wedi'i gwblhau erbyn diwedd mis Hydref, ond byddai angen ystyried yr effaith ar gyllidebau ysgolion ar gyfer 2024/25 yn ddiweddarach.

Mewn ymateb i ymholiad, dywedwyd wrth y Cynghorydd Allan Marshall fod y gostyngiad a ragwelwyd yng nghyfanswm lefel y cronfeydd wrth gefn i tua £2m ar 31 Mawrth 2024 yn seiliedig ar ystod o wybodaeth hysbys ar hyn o bryd.  Yn ogystal, rhoddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol eglurhad am adrodd ar gronfeydd wrth gefn ysgolion yn gynharach yn y flwyddyn.

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Glyn Banks o gymharu â'r sefyllfa bum mlynedd yn ôl, siaradodd y Prif Swyddog am yr anawsterau wrth ragamcanu canlyniadau a'r tebygolrwydd na fyddai unrhyw grantiau addysg LlC yn cael eu dyfarnu yn hwyr yn y flwyddyn ariannol i ddylanwadu ar y sefyllfa derfynol.

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am yr adroddiad manwl.  Mewn ymateb i gwestiynau, darparwyd gwybodaeth am y broses a gymeradwywyd ar gyfer diswyddiadau a goblygiadau cysylltiedig o ran cost, ynghyd â chefnogi ysgolion gyda chynlluniau ariannol tymor canolig.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Sally  ...  view the full Cofnodion text for item 30.

Adolygu Cynllun Archwilio - Archwilio Cymru 2023 ar gyfer y Cyngor sy’n nodi’r gwaith archwilio arfaethedig ar gyfer y flwyddyn, yn ogystal ag amserlen, costau a’r timoedd archwilio sy’n gyfrifol am gynnal y gwaith.

Cyflwynodd Mike Whiteley Gynllun Archwilio Cymru ar gyfer 2023 yn cynnwys gwaith archwilio ariannol a pherfformiad arfaethedig ar gyfer y Cyngor gan gynnwys amserlenni, costau a chyfrifoldebau.

Wrth grynhoi adrannau allweddol o waith archwilio ariannol, tynnwyd sylw at y ffaith bod rheolwyr yn diystyru rheolaethau a oedd yn risg sylweddol ddiofyn ym mhob Cynllun Archwilio, ynghyd â meysydd risg eraill yn ymwneud â materion cymhleth nad oeddent yn benodol i Sir y Fflint.  O ran yr archwiliad o ddatganiadau ariannol, golygodd newidiadau i’r amserlen na fyddai’r archwiliad yn cychwyn tan fis Tachwedd 2023 oherwydd llithriad yng ngwaith Archwilio Cymru a heriau recriwtio parhaus.  Wrth gydnabod effaith yr oedi hwn, roedd cydweithwyr Archwilio Cymru yn ymgysylltu â’r tîm Cyllid i nodi meysydd ar gyfer profi sampl cynnar ac roeddent wedi ymrwymo i ddychwelyd fesul cam i’r terfyn amser cynharach dros y ddwy i dair blynedd nesaf.

Mynegodd y Cadeirydd bryderon ynghylch risgiau sy'n gysylltiedig â'r llithriad yn yr amserlen archwilio ariannol o ran adnoddau swyddogion a'r effaith bosibl ar osod cyllideb ar gyfer 2024/25, yn enwedig o ystyried y cynnydd yn y ffi archwilio.  Ategwyd ei bryderon gan y Cynghorydd Bernie Attridge.

Cyfeiriodd Mike Whiteley at effaith y safon archwilio ddiwygiedig ISA 315 ar y dull archwilio ariannol a’r disgwyliad i’r archwiliad o ddatganiadau ariannol 2023-24 gael ei gynnal yn gynharach nag eleni.  Rhoddwyd gwybodaeth i'r Cynghorydd Attridge am y prosiect lleol ar Wasanaethau Cynllunio lle'r oedd gwaith tebyg mewn cynghorau eraill wedi helpu i nodi gwelliannau i'r gwasanaethau a ddarperir.

Soniodd y Cadeirydd am amseroldeb yr adolygiad thematig ar gynaliadwyedd ariannol llywodraeth leol ledled Cymru, o ystyried y ffocws cynyddol yn y cyfryngau ar gynghorau ar draws y DU.  Dywedodd Carwyn Rees fod y gwaith yn y camau cychwynnol ac y bwriedir rhannu’r canfyddiadau erbyn Mehefin 2024.

Gofynnodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst a fyddai’r adolygiad thematig ar gomisiynu a rheoli contractau yn edrych ar effeithiolrwydd rheoli gwrthdaro buddiannau posibl i sicrhau bod y Cyngor yn cael gwerth am arian.  Nid oedd Carwyn Rees yn gallu cadarnhau’r pwynt penodol hwn gan nad oedd y gwaith cwmpasu wedi’i gwblhau eto, fodd bynnag byddai’r adolygiad yn canolbwyntio ar drefniadau ar gyfer comisiynu gwasanaethau contract gan ystyried cyflawni gwerth am arian.

Mewn ymateb i ymholiad gan Sally Ellis ar drefniadau gwerth am arian fel rhan o waith sicrwydd ac asesu risg, esboniodd Carwyn Rees y dull o nodi meysydd ffocws.  Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y byddai adroddiad diweddar gan Archwilio Cymru yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor hwn, yn dilyn ystyriaeth gan y Cabinet a'r Pwyllgor Newid Hinsawdd, yn unol â'r protocol adrodd.

Nododd Mike Whiteley y pryderon a godwyd gan y Pwyllgor ynghylch yr amserlen archwilio ariannol ddiwygiedig a byddai'n trosglwyddo'r rhain yn ôl i'w gydweithwyr yn unol â chais y Cadeirydd.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Bernie Attridge a Brian Harvey.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo Cynllun Archwilio Manwl 2023 - Cyngor Sir y Fflint Archwilio Cymru.

I roi’r adroddiad terfynol i Aelodau, gyda chrynodeb o’r casgliadau ar ôl cwblhau Cam 2 yn cynnwys crynodeb o adborth ar ôl ymgynghoriad ac ymgysylltu â budd-ddeiliaid.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr a’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yr adroddiad ar Hunanasesiad Corfforaethol 2022/23, a oedd yn crynhoi adborth o ymgynghori ac ymgysylltu â budd-ddeiliaid ar ganfyddiadau dadansoddiad yn ôl yr wyth thema.  Roedd nifer o welliannau wedi'u gwneud i'r broses ers y cynllun peilot a gynhaliwyd ar gyfer 2021/22.  Roedd meysydd gwella a nodwyd yn yr adroddiad yn cael eu gweithredu ar hyn o bryd.

Croesawodd Sally Ellis y gwelliannau a oedd yn adlewyrchu adborth o'r ymgynghoriad.  Mewn ymateb i gwestiynau, esboniwyd y byddai model asesu cymheiriaid Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn llywio adolygiadau gan gymheiriaid yn y dyfodol a bod cyfleoedd meincnodi’n cael eu harchwilio drwy aelodaeth y Cyngor â’r Gymdeithas Rhagoriaeth mewn Gwasanaethau Cyhoeddus (APSE).

Mewn ymateb i sylwadau gan Brian Harvey ar welliannau pellach i'r broses flwyddyn ar ôl blwyddyn, rhoddwyd eglurhad am waith y tîm Perfformiad wrth alinio â Datganiad Blynyddol y Llywodraeth a'r fframwaith perfformiad cyffredinol.  Roedd hon yn un o nifer o ddogfennau corfforaethol a heriwyd yn drwyadl drwy'r broses bwyllgorau i ysgogi gwelliant mewn perfformiad.

Croesawodd y Cadeirydd y newidiadau a oedd yn gwneud yr adroddiad yn haws ei ddarllen.  Mewn ymateb i gwestiynau ar gyfleoedd i wella, dywedodd y Prif Weithredwr y byddai gweithredu model cyflog newydd cadarn yn helpu i fynd i'r afael â materion recriwtio a brofir yn y farchnad heriol bresennol.  Ar gam gweithredu arall, byddai cynlluniau i ddatblygu dull gweithredu seiliedig ar werthoedd diwylliannol ar draws y sefydliad yn cael eu cefnogi gan raglen hyfforddi ac ymgysylltu â’r gweithlu.

Cafodd yr argymhellion eu cynnig a’u heilio gan Brian Harvey a'r Cynghorydd Linda Thomas.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod canfyddiadau Hunanasesiad Corfforaethol 2022/23 yn cael eu derbyn a’u cymeradwyo; a

(b)       Bod y cyfleoedd ar gyfer gwella a nodwyd yn Hunanasesiad Corfforaethol 2022/23 yn cael eu cymeradwyo.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y diweddariad ar gynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.  Ers y diweddariad diwethaf, cyhoeddwyd un adroddiad Oren Coch (peth sicrwydd) ar Ariannu Ysgolion - T? Ffynnon.  Roedd ychydig o amrywiad yn y camau gweithredu hwyr ac roedd trefniadau dilynol yn parhau gan gynnwys uwchgyfeirio i dîm y Prif Swyddogion.

Yn unol â chais y Cadeirydd, gofynnir i'r gwasanaeth Tai ddarparu adroddiad ar gamau gweithredu yn ymwneud â Maes Gwern, i roi sicrwydd i'r Pwyllgor bod cynnydd yn cael ei wneud.

Gofynnodd y Cynghorydd Bernie Attridge am wybodaeth am statws presennol camau gweithredu yn ymwneud ag Un Llwybr Mynediad at Dai (ULlMaD) gan gynnwys cyfeiriad at ddatblygu cynllun ar gyfer digartrefedd.   Cytunodd y swyddog i gysylltu â chydweithwyr Tai a rhannu diweddariad gyda'r Pwyllgor.

Diolchodd Sally Ellis i'r tîm a'r Prif Swyddogion am y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu hwyr.  O ran camau gweithredu hwyr a chanolig, cododd bryderon ynghylch nifer y rhai â dyddiad cyflwyno diwygiedig ac awgrymodd y dylid rhannu'r wybodaeth ddiweddaraf gan Tai a Chymunedau a Gwasanaethau Stryd a Chludiant â'r Pwyllgor.  Cytunwyd y byddai'r diweddariad cyfun hwn yn cael ei gynnwys fel eitem ar agenda'r cyfarfod nesaf.

Ar sail hynny, cynigwyd ac eiliwyd yr argymhellion gan y Cynghorwyr Bernie Attridge ac Andrew Parkhurst.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn yr adroddiad;

(b)       Bod y gwasanaeth Tai yn rhannu adroddiad ar gynnydd gyda chamau gweithredu heb eu cyflawni o'r archwiliad ar Drefniadau Cytundebol Maes Gwern; a

(c)       Rhannu eitem ar statws presennol y camau gweithredu hwyr o dan Tai a Chymunedau a Gwasanaethau Stryd a Chludiant yn y cyfarfod nesaf.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg ddiweddariad ar gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol.

Tra'n nodi'r ymateb i'w ymholiad am arteffactau amhrisiedig a gedwir yn yr Archifau, cwestiynodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst a oedd proses i adnabod eitemau coll yn ogystal ag ystyried y goblygiadau ariannol.  Roedd yn cydnabod yr ymateb am y ffordd yr oedd y cyfrifon yn adlewyrchu tâl uwch reolwyr lle’r oeddent hefyd yn gyfarwyddwyr cwmnïau sy’n gwneud busnes gyda’r Cyngor.  Fodd bynnag, dywedodd y byddai hyn ond yn berthnasol pan fyddai cyflog yr unigolyn uwchlaw’r trothwy adrodd ac felly roedd ei bryderon ynghylch tryloywder yn parhau.

Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fod yr ymateb a rannwyd yn manylu ar y fformat rhagnodedig a ddefnyddiwyd ar gyfer y cyfrifon.

O ran y broses ar gyfer ymdrin â buddiannau swyddogion, dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod adolygiad diweddar gan Archwilio Mewnol wedi nodi’r angen am hyfforddiant pellach.  O'i dilyn yn gywir, roedd y broses yn atal buddiannau rhag effeithio ar swyddogaethau'r Cyngor.

Yn ystod y drafodaeth, gwnaeth y Cynghorydd Parkhurst sylw ar achos penodol y teimlai y dylai'r Pwyllgor ei oruchwylio, yn enwedig gan fod gwybodaeth ar gael mewn mannau eraill yn y parth cyhoeddus.  Eglurodd y Prif Swyddog fod y broses yn galluogi rheolwyr i reoli buddiannau eu staff.  Derbyniwyd ei awgrym i drafod ymhellach gyda'r Cynghorydd Parkhurst a'r Rheolwr Cyllid Corfforaethol y tu allan i'r cyfarfod.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan Brian Harvey a Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol gyfredol i'w hystyried a chadarnhaodd y byddai'r Datganiad Cyfrifon yn cael ei symud i Ebrill 2024 yn dilyn yr eitem agenda gynharach.

Fel cam sy’n codi o hunanasesiad y Pwyllgor, byddai trefniadau’n cael eu gwneud i’r Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd gwrdd ag Arweinydd y Cyngor.

Ar y sail honno, cafodd yr argymhellion eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorydd Linda Thomas a Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

(a)       Yn amodol ar y newidiadau, derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

(b)       Rhoi awdurdod i’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

            Dim.