Rhaglen a chofnodion

Yn unol â gofynion y Cyfansoddiad, penderfynodd y Pwyllgor ganiatáu i’r Cynghorydd Ted Palmer (a oedd wedi gwneud yr hyfforddiant gofynnol) i ddirprwyo ar ran y Cynghorydd Linda Thomas.

PENDERFYNWYD:

Caniatáu’r Cynghorydd Ted Palmer i ddirprwyo yn y cyfarfod.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 25 Ionawr 2023.

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Ionawr 2023.  O ran cywirdeb, byddai’r ffigyrau a ddangosir yn y troednodyn ar gofnod 47 yn cael eu cywiro.

Cofnod rhif 47: Mewn ymateb i ymholiad y Cynghorydd Andrew Parkhurst ar rannu gwybodaeth yn ymwneud â gwaredu ased, dywedodd y Prif Weithredwr y gallai rhai trafodion, a oedd yn destun trafodaethau parhaus, gael eu hystyried yn sensitif yn fasnachol ar y pwynt hwn hyd nes y byddai’n cael ei ddatgelu fel cofnod cyhoeddus gyda’r Gofrestrfa Dir.  Wedi i’r Cynghorydd Parkhurst gyfeirio at gontractau yn dyddio’n ôl beth amser yn ôl, ailadroddodd y Prif Weithredwr y gallai cyhoeddi gwybodaeth benodol ar waith parhaus ddylanwadu’n negyddol ar sefyllfa drafod y Cyngor.   Awgrymodd y Cadeirydd fod y Cynghorydd Parkhurst yn cysylltu’n uniongyrchol â swyddogion gydag unrhyw feysydd eraill o bryder.

Cofnod rhif 48: Datganiad Cyfrifon - gofynnodd y Cynghorydd Parkhurst am i’r cofnodion adlewyrchu nad oedd y gofrestr asedau yn ddogfen gyfrinachol, fel a gadarnhawyd yn dilyn hynny gan swyddogion ac felly dylai fod ar gael i Aelodau ar gais.

Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) tra nad oedd yr asedau o dan berchnogaeth y Cyngor yn gyfrinachol, gallai sensitifrwydd masnachol fod yn weithredol yn dibynnu ar yr wybodaeth y gofynnir amdani.  Cadarnhaodd fod fersiwn nad oedd yn gyfrinachol o’r gofrestr asedau wedi ei chylchredeg i’r Pwyllgor.

Ar sail hynny, cynigwyd ac eiliwyd y cofnodion gan y Cynghorwyr Bernie Attridge ac Allan Marshall.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar y diwygiadau, fod y cofnodion yn cael eu cymeradwyo fel cofnod cywir.

Cefnogi’r crynodeb o’r holl adroddiadau rheoleiddio allanol a dderbyniwyd yn ystod 2021/22 ynghyd ag ymatebion y Cyngor.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad i roi sicrwydd bod yr adroddiadau gan reoleiddwyr ac arolygwyr allanol yn 2022/23 wedi cael eu hystyried yn unol â’r protocol adrodd mewnol cytunedig.  Er nad oedd unrhyw ofyniad am ymateb lleol i astudiaethau cenedlaethol Archwilio Cymru, ystyriwyd dull y Cyngor o asesu yn erbyn gwaith lleol fel arfer da.

Codwyd pryderon gan y Cynghorydd Bernie Attridge yngl?n â’r diffyg ymatebion i rai argymhellion, gan gynnwys Tlodi yng Nghymru ac oedi mewn camau gweithredu yn llywio’r strategaeth cyfranogiad cwsmeriaid.

Eglurodd y Prif Weithredwr y byddai ymateb y Cyngor yn adlewyrchu’r swm sylweddol o waith sy’n cael ei wneud i fynd i’r afael â holl elfennau tlodi, gan gynnwys yr hyn y cyfeirir ato fel arfer da yn adroddiad Archwilio Cymru.  O ran cyfranogiad cwsmeriaid fe siaradodd am yr angen i gryfhau ffederasiwn y tenantiaid i sicrhau ei fod yn gweithio mewn cydweithrediad â’r gwasanaeth tai i ddod â newid i’r holl denantiaid.

Eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg fod y statws ‘Coch Melyn Gwyrdd’ yn y ddogfen gryno yn dangos cynnydd mewn rhoi camau gweithredu ar waith.  Cadarnhaodd fod y tri adroddiad yn weddill wedi eu trefnu fel bo’n briodol a’i bod yn cydgysylltu gyda phortffolios i sicrhau fod y protocol yn cael ei ddilyn.

Mynegodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst bryderon yn ymwneud â chyfeirio at “Lywodraeth Lafur Cymru” yn yr ymateb i’r adroddiad ar Daliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol Oedolion.  Cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg i gydgysylltu gyda’r gwasanaeth a oedd wedi darparu’r geiriad.  Awgrymodd y Cynghorydd Glyn Banks fod yr holl wasanaethau yn cael eu hatgoffa y dylai adroddiadau i’r Pwyllgor fod yn anwleidyddol.

O ran yr ymatebion yn y ddogfen gryno, nododd y Parch Brian Harvey gyfeiriad at feysydd o arfer da a gofynnodd a ddaeth enghreifftiau ar gael gan Archwilio Cymru i lywio dysgu.  Dywedodd Gwilym Bury yn ogystal â rhannu astudiaethau achos mewn adroddiadau a gyhoeddwyd gan Archwilio Cymru a rhoi cyhoeddusrwydd drwy ddigwyddiadau lleol, cynhaliwyd cyfarfodydd rheolaidd ar lefel uwch o fewn cynghorau i rannu gwybodaeth.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford ar gynaliadwyedd ariannol, cadarnhaodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fod codau rheoli ariannol yn cael eu hadolygu a’u bod yn berthnasol o ran dangos rheolaethau cyllidebol, defnydd o gronfeydd ayb.  Yn ychwanegol, roedd crynodeb o gydymffurfiaeth wedi ei ymgorffori yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Ar gwestiwn pellach, eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod gwybodaeth ar Asesiadau o’r Effaith ar Gydraddoldeb yn ffurfio rhan o bapurau cefndir a oedd ar gael ar gais, a bod Asesiadau Effaith Integredig wedi eu crynhoi mewn adroddiadau strategol i’r Cabinet.

Ar adroddiad Incwm Rhenti Archwilio Cymru, cyfeiriodd y Cynghorydd Banks at y ddau gynnig ar gyfer gwella a holodd am yr angen i gamau gweithredu fod yn destun proses lywodraethu wleidyddol, yn arbennig y rhai hynny ar argymhelliad 1 yr oedd ef yn teimlo y gellid eu datrys yn llawer cynt.  Cytunodd y Prif Weithredwr i ddilyn hyn a darparu ymateb.

Ailadroddodd  ...  view the full Cofnodion text for item 62.

Darparu diweddariad ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor hyd at ddiwedd Chwefror 2023.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol y diweddariad chwarterol ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor hyd at ddiwedd mis Chwefror 2023.  Adroddwyd ar sefyllfa’r Cyngor yn ymwneud â buddsoddiad a benthyca hirdymor a thymor byr, ynghyd â diweddariad ar gyd-destun economaidd a’r rhagolygon o ran cyfraddau llog.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, rhoddodd y Rheolwr Cyllid Strategol gefndir ar amseru’r benthyciad hirdymor o £5m a gymrwyd gyda’r Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus yn ystod y chwarter.

Pan holodd y Cynghorydd Glyn Banks y swyddog cadarnhaodd y swyddog fod yr Opsiwn Rhoddwr Benthyciadau Opsiwn Benthycwr yn opsiwn buddsoddi a ystyriwyd yn y trafodaethau gydag ymgynghorwyr rheoli'r trysorlys. 

Cynigwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Bernie Attridge ac fe’i eiliwyd gan Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo diweddariad chwarterol Rheoli’r Trysorlys 2022/23.

Adrodd am y canfyddiadau a chynllun gwella yn dilyn cwblhau Hunanasesiad Corfforaethol 2021/22.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad ar y canfyddiadau a chynllun gwella yn dilyn cwblhau Hunanasesiad Corfforaethol cyntaf y Cyngor a hynny ar gyfer 2021/22.   Roedd yr adroddiad yn nodi’r dull tri cham a oedd yn canolbwyntio ar wyth o brif themâu ac yn dod i’r casgliad fod y Cyngor yn ymarfer ei swyddogaethau’n effeithiol, yn defnyddio adnoddau’n effeithiol a bod yna lywodraethu effeithiol mewn grym, gyda gweithio mewn partneriaeth yn sgorio fel yr ‘arfer gorau’.  Roedd yr adroddiad yn ymgorffori sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg tra roedd strategaethau mewn grym, roedd angen diweddaru rhai i adlewyrchu prosesau cyfredol.  Fe fu’n cynghori hefyd ar waith cyfredol i ddatblygu Cynllun newydd y Cyngor yn ymwneud â chysylltu â strategaethau allweddol i gefnogi cyflawni’r amcanion hynny.

Wrth ddarparu sicrwydd pellach, dywedodd y Prif Weithredwr y byddai camau gweithredu i foderneiddio strategaethau yn cael eu dilyn yn ystod y blynyddoedd sydd i ddod.

Awgrymodd y Cadeirydd y gallai’r ddogfen gael ei symleiddio ar gyfer y blynyddoedd sydd i ddod gan gynnwys mwy o fanylion i ddangos y dystiolaeth y tu ôl i’r sgorio.  Roedd hefyd yn cefnogi’r safbwynt a fynegwyd gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol am ymgynghoriad ehangach.

Cydnabu’r Prif Swyddog (Llywodraethu) fod ymgynghori wedi ei nodi fel maes ar gyfer gwella a bod dull trosfwaol yn cael ei ddatblygu drwy gynyddu adnoddau.  Ystyriwyd yr hunanasesiad cyntaf fel peilot a oedd yn cynnwys trefniadau ar gyfer 2021/22 er mwyn datblygu proses yn absenoldeb canllawiau neu fodel cenedlaethol penodol.  Roedd ymgynghori mewnol yn digwydd wrth i Aelodau wirio’r ddogfen yn yr un modd â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol i sicrhau ei fod yn gwneud synnwyr.

Diolchodd y Prif Weithredwr i’r Pwyllgor am yr adborth a fyddai’n cael ei ddwyn ymlaen ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol.

Rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg sicrwydd y byddai’r holl adborth yn llywio cynllun gwaith i atgyfnerthu’r broses ar gyfer y blynyddoedd sydd i ddod.  Rhoddodd fanylion ymgynghoriad gan gynnwys gweithdy i Aelodau yn Ebrill/Mai.

Yn dilyn argymhelliad a gynigwyd gan y Parch Brian Harvey, cafodd yr argymhellion eu heilio gan y Cynghorydd Ted Palmer.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod canfyddiadau’r Hunanasesiad Corfforaethol 2021/22 yn cael eu nodi;

(b)       Bod y cyfleoedd ar gyfer gwella a nodwyd yn yr Hunanasesiad Corfforaethol 2021/22 yn cael eu nodi; a

(c)       Bod y Pwyllgor yn nodi’r angen i wneud y broses yn fwy cadarn a gwydn, gan gynnwys ymgynghori ehangach, er mwyn gyrru gwelliant.

Cyflwyno canlyniadau hunanasesiad y Pwyllgor, a fydd yn cyfrannu at Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol. Bydd hefyd yn ffurfio'r sail ar gyfer darparu unrhyw hyfforddiant pellach sydd ei angen ar y Pwyllgor.

Cyflwynodd y Cadeirydd ganlyniadau’r hunanasesiad a wnaed gan y Pwyllgor ym mis Rhagfyr yn ystod gweithdy ar-lein yn dilyn cwblhau holiaduron.  Byddai’r canlyniadau cyffredinol yn bwydo i mewn i baratoadau ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2022/23 ac Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor.  Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried y canfyddiadau o’r asesiad a’r camau gweithredu a nodwyd i fynd i’r afael â meysydd lle mae angen gwelliant.

Gofynnodd Allan Rainford am adnoddau Archwilio Cymru i ychwanegu sicrwydd ar gyflawni trefniadau sy’n rhoi gwerth am arian.  Dywedodd Gwilym Bury nad oedd yna unrhyw gynlluniau cyfredol i newid trefniadau ar gyfer gwaith archwilio perfformiad.

Wrth ganmol yr ymagwedd a gymrwyd i’r gweithdy, dywedodd y Parch Brian Harvey mae maes allweddol oedd eglurder ar sut y gallai’r Pwyllgor ddylanwadu ar ddarparu gwasanaeth ar draws y Cyngor heb ddyblygu rôl y Cabinet a’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu.  Roedd yn teimlo y gallai hyn gynnwys mwy o drafodaeth anffurfiol a hyfforddiant i alluogi’r Pwyllgor i gyflawni ei rôl.

Ar adrodd cyhoeddus effeithiol i fudd-ddeiliaid a chymunedau lleol i wella tryloywder, awgrymodd y Cynghorydd Bernie Attridge well defnydd o dechnoleg i wella ymgysylltiad cyhoeddus, er enghraifft ar osod y gyllideb.

Wrth grynhoi, dywedodd y Cadeirydd mai’r nod oedd i ddatblygu cynllun gweithredu ar gyfer gweddill y flwyddyn yn canolbwyntio ar sicrhau gwerth am arian, ehangu ymgynghoriad cyhoeddus a thryloywder, dysgu gyda’n gilydd mewn dull anffurfiol, nodi ffyrdd i wella effaith ac effeithiolrwydd y Pwyllgor drwy adborth a sicrhau y dilynwyd y pwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor drwy ymgysylltu gydag Aelodau Cabinet, y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ac Arweinydd y Cyngor.

Cynigodd ei bod hi a’r Is-gadeirydd yn datblygu cynllun gweithredu cryno o ganfyddiadau’r adroddiad a’r asesiad o fis Rhagfyr i ffurfio’r sail ar gyfer datblygu’r Pwyllgor yn y dyfodol.  Cynigwyd ac eiliwyd y cynnig gan y Cynghorwyr Attridge a Banks.

PENDERFYNWYD:

Ar ôl ystyried canfyddiadau’r adroddiad ac ar sail y drafodaeth, fod y Cadeirydd a’r Is-gadeirydd yn datblygu cynllun gweithredu cryno i symud camau gweithredu ymlaen i lywio datblygiad y Pwyllgor yn y dyfodol.

Darparu diweddariad i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o'r cynnydd a wnaed yn erbyn rheoli'r materion a nodwyd o fewn Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2021/22.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad cynnydd canol blwyddyn ar y meysydd i’w gwella a nodwyd yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2021/22, a oedd yn dangos cynnydd cadarnhaol o ran mynd i’r afael â’r materion a nodwyd.

Yn ystod trosolwg o faterion Llywodraethu, eglurwyd fod pump (yn hytrach na chwech) wedi eu graddio’n Oren.  Cyfeiriwyd at ddatblygiad strategaeth ymgysylltu’r cwsmer a gwaith parhaus i ymgorffori fframwaith rheoli risg newydd ar draws y sefydliad.  Roedd eglurhad ar faterion Strategol yn cynnwys uwchgyfeirio risgiau na ellid eu cynnwys o fewn y portffolio, gyda rhai ohonynt yn cael eu heffeithio gan ffactorau allanol.

Cododd y Cynghorydd Bernie Attridge bryderon yngl?n â risgiau ar ôl-ddyledion rhent, gordaliadau budd-dal tai a digartrefedd, gan ofyn a ellid gwneud mwy i leihau’r nifer uchel o eiddo gwag.

Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) tra roedd y gwasanaeth Refeniw yn cynnal perfformiad da ar gasglu treth y cyngor, roedd yna faterion mwy cymhleth yn ymwneud â chasglu rhent a bod canlyniad peilot ar fynd i’r afael ag ôl-ddyledion rhent i’w ddisgwyl.   Byddai ymateb i’r risg ar ordaliadau budd-dal tai yn cael ei rannu gyda’r Pwyllgor.

Ar ddigartrefedd, cyfeiriodd y Prif Weithredwr at y cymhlethdodau ac effaith y newidiadau o ran polisi cenedlaethol, tra’n pwysleisio blaenoriaeth y tîm i gadw pobl yn eu llety eu hunain.

Dywedodd Gwilym Bury mai’r prif ffactor mewn uwchgyfeirio ôl-ddyledion rhent yn genedlaethol, fel y cyfeiriwyd ato mewn adroddiad diweddar gan Archwilio Cymru, oedd cyflwyno Credyd Cynhwysol fesul cam, rhywbeth sy’n parhau i ddigwydd.

Cymrodd y Cynghorydd Glyn Banks y cyfle i gydnabod y gwaith cadarnhaol a wnaed gan y Prif Weithredwr i fynd i’r afael â sefyllfa digartrefedd yn Sir y Fflint.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cadeirydd, rhoddodd y Prif Weithredwr sicrwydd fod defnydd llawn wedi ei wneud o ddata meincnodi ac amlygodd heriau yn y gwasanaethau, fel digartrefedd, a fyddai’n parhau dros y tymor hirach i’r holl gynghorau.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg ar ôl dechrau’r gwaith ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2022/23, roedd adolygiad canol blwyddyn wedi ei drefnu ar gyfer y Pwyllgor ym mis Tachwedd.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a'i eilio gan y Cynghorwyr Ted Palmer a Glyn Banks.

PENDERFYNWYD:

Derbyn Adroddiad Cynnydd Canol Blwyddyn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2021/22.

Cyflwyno’r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer 2023/24 - 2025/26 er ystyriaeth yr Aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y Cynllun Strategol Archwilio Mewnol tair blynedd ar gyfer 2023/24 - 2025/26 a oedd wedi ei ddatblygu gan ddefnyddio mapio gwarant, canlyniadau gwaith archwilio blaenorol, risgiau newydd a rhai sy’n datblygu ac ymgynghori gydag uwch swyddogion ac Archwilio Cymru.  Cafodd yr holl archwiliadau blaenoriaeth uchel ac adolygiadau blynyddol/dwywaith y flwyddyn eu cynnwys yn y Cynllun ‘craidd’ i’w gwblhau yn 2023/24 gyda sgorau blaenoriaeth yn cael eu dangos.   Roedd yna hyblygrwydd o fewn y Cynllun i gynnwys unrhyw waith mewn ymateb i faterion brys neu risgiau a fyddai’n cael blaenoriaeth dros adolygiadau blaenoriaeth canolig a byddai’n destun adolygiad rheolaidd gyda deiliaid portffolio.

Gofynnodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst am waith blaenorol ar y defnydd o ymgynghoriaeth ac awgrymodd y pynciau canlynol ar gyfer eu hystyried: cael gwerth am arian neu waredu asedau, gwrth-lwgrwobrwyo a llygredigaeth gan gynnwys anrhegion a lletygarwch, cydymffurfiaeth gyda rheolau cadw dogfennau a phenderfyniadau Cynllunio yn cynnwys buddiannau Aelod/swyddogion.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg fod gwaredu asedau wedi ei archwilio’n flaenorol a bod polisïau llwgrwobrwyo a llygredigaeth yn cael eu hadolygu yn rheolaidd.  Tra bod gwaith blaenorol wedi ei wneud ar Gynllunio, roedd adolygiad o Ddatganiadau o Gysylltiad wedi eu cynnwys yn y Cynllun cyfredol.  Ar y defnydd o ymgynghorwyr, roedd gwariant wedi gostwng yn sylweddol ers cyflwyno prosesau a rheolaethau a oedd wedi eu hatgyfnerthu a oedd yn profi i fod yn effeithiol.  Gan ddilyn awgrym y Cadeirydd, byddai gwybodaeth ar hyn yn cael ei rhannu.

Wrth ymateb i gwestiynau pellach, rhoddwyd eglurhad ar yr adolygiad o grantiau corfforaethol a chadarnhawyd y byddai archwiliad blaenorol o reoli credyd a dyled ddrwg yn cael ei gadw o dan adolygiad.

Fel yr awgrymwyd gan Allan Rainford, byddai’r Cynllun yn cael ei ddiwygio i adolygu gwaith ar Ddiogelwch Seiber/Data ac Amddiffyn yn erbyn Meddalwedd Wystlo ac mae hynny wedi ei drefnu ar gyfer 2023/24 ac fesul blwyddyn.

Ar reoli eiddo gwag, dywedodd y Cynghorydd Bernie Attridge y dylai’r Pwyllgor gael mwy o sicrwydd ar gynnydd gyda chamau gweithredu.  Byddai capasiti pellach yn cael ei adolygu yn y Cynllun gan fod gwaith eisoes wedi’i gwblhau ar eiddo gwag.  Gofynnwyd i’r Cynghorydd Attridge ddarparu mwy o wybodaeth ar ei gais am adolygiad o Arlwyo NEWydd a’r goblygiadau o wrthdaro buddiannau posibl.  Byddai adolygiad a awgrymir o gontractau inswleiddio waliau allanol (yn benodol ar draws Glannau Dyfrdwy) yn cael ei ystyried unwaith y bydd y broses gyfreithiol wedi ei chwblhau.

Yn unol â chais y Cynghorydd Attridge, cytunodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) i rannu canfyddiadau adroddiad ar y digwyddiad ar-lein yn y Cabinet ym mis Chwefror.

Yn unol â chais y Cadeirydd, rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg sicrwydd ar gapasiti i gyflawni’r Cynllun yn seiliedig ar adnoddau cyfredol.  Mewn ymateb i sylwadau, rhoddodd fanylion gwaith diweddar ar recriwtio a chadw yn ychwanegol at adolygiad o’r model cyflog.  Hefyd rhannodd wybodaeth ar adolygiad o fewn Gwasanaethau Stryd a Chludiant a fyddai’n ychwanegu’r gwerth mwyaf ar gyfer y gwasanaeth hwnnw.   Byddai adolygiad  ...  view the full Cofnodion text for item 67.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y diweddariad rheolaidd ar gynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Ers yr adroddiad diwethaf, roedd yna ostyngiad bach wedi bod mewn camau gweithredu hwyr a chafwyd diweddariad ar gamau gweithredu pellach a oedd wedi eu cau ers cyhoeddi’r adroddiad.  O ran camau gweithredu hwyr uchel a chanolig yn ymwneud â digartrefedd, byddai diweddariad gan y gwasanaeth yn cael ei rannu ac ynddo roedd ymrwymiad wedi ei roi i gau’r holl gamau gweithredu erbyn Medi 2023 pan fyddai adroddiad yn cael ei rannu gyda’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu.

Nodwyd cais y Cynghorydd Bernie Attridge am ddiweddariad ar gamau gweithredu sy’n weddill ar yr archwiliad o Hyfforddiant Statudol mewn Gwasanaethau Stryd a Chludiant.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd Andrew Parkhurst ar gontractau gyda chyflenwyr mawr, rhoddwyd eglurhad ar gydymffurfiaeth gyda Rheolau’r Weithdrefn Gontractau, gydag unrhyw faterion a godir fel rhan o waith archwilio.  Byddai diweddariad ar wahân yn cael ei rannu ar gamau gweithredu yn ymwneud ag Ynni Domestig ac Asiantaeth Cefnffyrdd Gogledd a Chanolbarth Cymru gan gynnwys y balans sy’n ddyledus i’r Cyngor.   Rhoddwyd diweddariad ar lafar ar gamau gweithredu yn ymwneud â’r Adolygiad Thematig Ysgolion a fyddai’n cael ei adlewyrchu yn yr Adroddiad Cynnydd nesaf.  Hefyd rhoddwyd eglurhad ar ddangosyddion perfformiad yn ymwneud â newidiadau i amserlenni, argaeledd staff a materion y tu hwnt i reolaeth y gwasanaeth.

Ar yr adroddiad Oren Coch ar Adeileddau Priffyrdd, eglurwyd o ganlyniad i wahoddiad ar fyr rybudd, nad oedd y Prif Swyddog yn gallu mynychu’r cyfarfod, ond roedd wedi rhoi sicrwydd fod modd cyflawni erbyn y dyddiadau ac y byddai adroddiad yn cael ei rannu gyda’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ym mis Ebrill.  Roedd awgrym y Cynghorydd Glyn Banks y dylai slotiau cyfarfod y Pwyllgor gael eu cadw’n rhydd yn nyddiaduron Prif Swyddogion yn cael ei ystyried gan y Rheolwr Archwilio Mewnol a atgoffodd y Pwyllgor o’r broses a gytunwyd mewn perthynas ag adroddiadau coch.  Aeth ymlaen i gynghori y byddai unrhyw gamau gweithredu hwyr ar adroddiadau sicrwydd cyfyngedig nawr yn cael eu codi gydag Arweinydd y Cyngor i drafod gyda’r gwasanaeth perthnasol.

Cynigwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Bernie Attridge ac fe’i eiliwyd gan Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg ddiweddariad ar gamau gweithredu yn codi o gyfarfodydd blaenorol ac adroddodd fod y diweddariad ar gronfeydd ysgolion yn cael ei rannu ym Mehefin o ganlyniad i salwch staff.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a'i eilio gan y Parchedig Brian Harvey a’r Cynghorydd Glyn Banks.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i'w hystyried.  Cytunodd i drefnu’r eitemau canlynol y gofynnwyd amdanynt gan y Cadeirydd:

·         Y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, trefniadau ar gyfer partneriaethau a chydweithio

·         Trefniadau llywodraethu arfaethedig ar gyfer prosiect mawr

·         Diogelwch gwybodaeth

·         Sicrwydd/trefniadau rheoli Iechyd a Diogelwch

Ar sail hynny, cynigwyd ac eiliwyd yr argymhellion gan Allan Rainford a’r Cynghorydd Glyn Banks.

PENDERFYNWYD:

(a)       Yn amodol ar y newidiadau, derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

(b)       Rhoi awdurdod i’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

            Dim.

Yn unol â’r weithdrefn y cytunwyd arni, bydd aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cyfarfod gyda'r Archwilwyr Mewnol ac Allanol yn syth ar ôl y cyfarfod.