Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 26 Ionawr 2022.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd 26 Ionawr 2022, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Martin White a Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel rhai cywir.

Derbyn y Crynodeb Archwilio Blynyddol gan Archwilydd Cyffredinol Cymru a nodi ymateb y Cyngor.

Cyflwynodd yr Ymgynghorydd Perfformiad Strategol y Crynodeb Archwilio Blynyddol oedd yn crynhoi casgliadau gwaith archwilio a rheoleiddio a wnaed yn y Cyngor gan Archwilio Cymru (AC) yn ystod 2020/21.  Roedd hwn yn adroddiad cadarnhaol ar y cyfan, heb unrhyw argymhellion ffurfiol wedi'u gwneud yn ystod y flwyddyn.  Mae manylion am ymateb y Cyngor i’r cynigion am welliant yn yr eitem Sicrwydd Rheoleiddio Allanol ar yr agenda.

Rhoddodd y Prif Weithredwr grynodeb o gyflawniadau allweddol megis cwblhau datganiadau ariannol y Cyngor yn gynnar i safon dda, cydnabyddiaeth o strategaeth cyfathrebu clir ac arweinyddiaeth gref o adferiad y Cyngor o effaith y pandemig.  Dywedodd bod llai o wybodaeth gymharol am berfformiad yn adlewyrchiad o effaith y pandemig ar bob cyngor. Er bod cydnabyddiaeth fod y sefyllfa o ran dyledion rhent wedi sefydlogi, roedd rhagor o gyfleoedd yn cael eu harchwilio i wella perfformiad ac ymgysylltu â thenantiaid.

Gan ymateb i gwestiwn Allan Rainford ar adnabod ffyrdd gwahanol o weithio, dywedodd Gwilym Bury fod yr adroddiad yn nodi casgliadau gwaith archwilio yn ystod 2020/21 ac yn cydnabod y pwysau aruthrol sy’n deillio o’r pandemig.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan Allan Rainford a’i eilio gan y Cynghorydd Janet Axworthy.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi’i sicrhau gan gynnwys a sylwadau Adroddiad Archwilio Cryno Blynyddol Archwilydd Cyffredinol Cymru ar gyfer 2020/21.

Cefnogi’r crynodeb o’r holl adroddiadau rheoleiddio allanol a dderbyniwyd yn ystod 2020/21 ynghyd ag ymatebion y Cyngor.

Cyflwynodd yr Ymgynghorydd Perfformiad Strategol yr adroddiad cryno i roi sicrwydd bod yr adroddiadau gan reoleiddwyr ac arolygwyr allanol yn 2021/22 wedi cael eu hystyried yn unol â’r protocol adrodd mewnol cytunedig. Roedd hwn yn adroddiad cadarnhaol gan ddangos bod camau’n cael eu cymryd i ymateb i argymhellion. Er nad oedd gofyn am ymateb lleol i astudiaethau cenedlaethol Archwilio Cymru, gwelwyd dull y Cyngor o asesu yn erbyn gwaith lleol fel arfer dda. Tynnwyd sylw at dri adroddiad oedd wedi’u trefnu ar gyfer cyfarfodydd i ddod.

Ceisiodd Sally Ellis eglurder ar y broses adrodd er mwyn i’r Pwyllgor gyflawni ei rôl a sicrhau bod gweithredoedd yn cael eu gweithredu a’u monitro.

Disgrifiodd y Prif Weithredwr y broses gadarn lle mae gweithredoedd yn cael eu monitro o fewn portffolios neu drwy adolygiadau pellach gan Archwilio Mewnol, ac yn y pendraw yn cael eu hadrodd yn ôl i Drosolwg a Chraffu a’r Pwyllgor hwn.

Awgrymodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y gallai gweithredoedd  allanol a gwblhawyd, yn ogystal â gweithredoedd mewnol gael eu hadlewyrchu yn yr Adroddiad Blynyddol ac y gallai’r sicrwydd yma gael ei gynnwys yn y broses Datganiad Llywodraethu Blynyddol.  Fe awgrymodd hefyd fod yr adroddiad Sicrwydd Rheoleiddio Allanol blynyddol yn cynnwys atodiad yn dangos statws pob gweithred yn ystod y cyfnod.

Cyfeiriodd Allan Rainford at y cynigion ar gyfer gwella (P1) yn adroddiad Archwilio Cymru ar incwm rhenti a gofynnodd am oblygiadau mân newidiadau a wnaed i ymateb y Cyngor.   Cytunodd yr Ymgynghorydd Perfformiad Strategol i ymateb ar wahân i’r Pwyllgor.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan y Cynghorydd Arnold Woolley a’i eilio gan Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi derbyn sicrwydd dros ymateb y Cyngor i adroddiadau rheoleiddio allanol.

Darparu diweddariad ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor hyd at ddiwedd Chwefror 2021.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol ddiweddariad chwarterol ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor hyd at ddiwedd mis Chwefror 2022.  Adroddwyd ar sefyllfa’r Cyngor yngl?n â buddsoddiad a benthyca tymor hir a thymor byr, ynghyd â diweddariad ar gyd-destun economaidd a’r rhagolygon cyfraddau llog.

Gan ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, dywedodd y Rheolwr Cyllid Strategol fod y dull benthyca tymor byr yn parhau, yn unol â chyngor proffesiynol, ac nad oedd rhagor o fenthyg tymor hir wedi’i ragweld yn y flwyddyn ariannol hon, yn seiliedig ar y llif arian presennol.

Gofynnodd Sally Ellis am unrhyw effaith a ragwelir ar y Strategaeth sy’n deillio o’r sefyllfa yn Wcráin.  Er bod yr adroddiad yn adlewyrchu’r sefyllfa ar yr adeg honno, dywedodd y Rheolwr Cyllid Strategol fod ymgynghorwyr Rheoli’r Trysorlys yn monitro ac yn diweddaru’r tîm o ran unrhyw newidiadau.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan Allan Rainford a Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Cefnogi diweddariad chwarter Rheoli Trysorlys 2021/22.

Cyflwyno’r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer  2022/23 - 2024/25 er ystyriaeth yr Aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y Cynllun Strategol Archwilio Mewnol tair blynedd ar gyfer 2022-2025 oedd wedi ei lunio gan ddefnyddio mapio gwarant, canlyniad gwaith archwilio blaenorol, risgiau newydd a rhai sy’n datblygu ac ymgynghori gydag uwch swyddogion ac Archwilio Cymru.  Tra bod pob archwiliad ac adolygiad blynyddol blaenoriaeth uchel wedi cael eu cwblhau yn 2022/23, bydd unrhyw waith i ymateb i faterion/risgiau newydd yn cymryd blaenoriaeth dros adolygiadau blaenoriaeth canolradd a fyddai’n destun adolygiad rheolaidd gyda deiliaid portffolio.

Gan ymateb i gwestiynau gan Sally Ellis, rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg sicrwydd ar gapasiti i gyflawni’r Cynllun oedd yn destun adolygiad rheolaidd. Dywedodd y byddai risgiau o ran costau ynni a byw yn ffurfio rhan o archwiliad Newid Hinsawdd a Chynaliadwyedd Amgylcheddol a bod risgiau ym maes Gwasanaethau Cymdeithasol ac Addysg yn cael eu monitro, yn cynnwys casgliadau adolygiadau sicrwydd allanol.

Croesawodd Allan Rainford yr adroddiad a chafodd wybod bod cynlluniau parhad busnes ar gyfer pob portffolio wedi cael eu profi yn ystod y sefyllfa o argyfwng.

Cynigiwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Arnold Woolley a'i eilio gan y Cynghorydd Janet Axworthy.

PENDERFYNWYD:

Ar ôl ystyried y meysydd dan sylw, gan gynnwys y rhai a flaenoriaethwyd ar gyfer y flwyddyn gyntaf, a lefel adnoddau’r archwiliad, mae’r Pwyllgor yn cymeradwyo Cynllun Strategol Archwilio Mewnol Sir y Fflint ar gyfer 2022-2025.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am ganlyniadau’r asesiad mewnol  blynyddol mewn perthynas â chydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg ganlyniadau’r asesiad mewnol blynyddol o gydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Roedd hyn, ynghyd ag asesiad allanol a gyflawnwyd ar gyfer 2016/17 yn dynodi bod y Cyngor yn parhau i gydymffurfio â’r safonau ymhob maes arwyddocaol ac yn gweithredu’n annibynnol ac yn wrthrychol. Roedd yr asesiad allanol nesaf fod i gael ei gynnal ym mis Mai 2022 trwy broses adolygiad gan gymheiriaid.  Cafwyd cadarnhad fod pob cam gweithredu yn deillio o’r asesiad blaenorol wedi cael ei weithredu.

Roedd Sally Ellis yn croesawu gweithredoedd datblygu gweithlu amrywiol i wella gwytnwch y gwasanaeth. Gan ymateb i gwestiynau, rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg ddiweddariad byr am ei rolau gyda Profi, Olrhain, Diogelu, Perfformiad a Rheoli Risg a Dosbarthu Canolog a rhannodd fanylion gwaith archwilio a gomisiynwyd oedd i ddod ar Ymosodiadau Meddalwedd Wystlo ac adolygiad o drefniadau llywodraethu TGCh. Rhoddodd sicrwydd am fynediad uniongyrchol parhaus i’r Prif Weithredwr gyda thrafodaethau rheolaidd yn cael eu cynnal ar gyflwyno'r Cynllun Archwilio. Cafodd ei sylwadau eu cymeradwyo gan y Cadeirydd.

Gan ymateb i ymholiad, cafodd Allan Rainford wybod bod adborth wedi'i gasglu mewn holiaduron i gleientiaid ar ôl yr archwiliad. Roedd perfformiad wedi’i gynnwys yn Adroddiadau Cynnydd Archwilio Mewnol a’r Adroddiad Blynyddol.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan Allan Rainford a Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yr adroddiad rheolaidd yn dangos cynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Mynegodd Sally Ellis bryderon am y nifer o gamau gweithredu heb eu cyflawni, roedd rhai ohonynt yn rhai blaenoriaeth uchel. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg bod y broses yn dibynnu ar reolwyr gwasanaeth i ddiweddaru’r system; roedd hyn yn fater oedd yn cael ei godi’n gyson gyda’r tîm uwch swyddogion. Roedd hi’n cydnabod pwysigrwydd gosod dyddiadau cau realistig fel yr oedd y Prif Weithredwr, a rhoddodd sicrwydd i’r Pwyllgor y byddai’n parhau i weithio gyda thîm Prif Swyddogion i wella’r amseroedd ymateb.

Yr unig adroddiad Coch (barn sicrwydd cyfyngedig) a gyflwynwyd yn ystod y cyfnod oedd adolygiad o ddigartrefedd a llety dros dro y gofynnwyd amdano gan y Rheolwr Gwasanaeth Tai ac Atal ar ôl ei benodiad yn 2020. Rhoddodd yr Uwch-archwilydd gefndir i sgôp yr adolygiad oedd yn canolbwyntio ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd rheolyddion i reoli galw cynyddol ar y gwasanaeth yn ystod y pandemig ac i ddelio â materion sy’n dod i’r amlwg megis gofynion ‘Ailgartrefu Cyflym’ yng Nghymru. Fe nododd yr adroddiad fod angen rheolau gwell i sicrhau rheolaeth effeithiol y portffolio llety dros dro ac nad oedd arferion gweithredol yn ddigon cadarn i fodloni’r galw cynyddol a thwf posibl yng nghapasiti’r portffolio.   Yn ychwanegol, nid oedd gwybodaeth reoli ar gael i oruchwylio effeithiolrwydd rheoli casglu rhent llety dros dro, rheoli prydlesi ac eiddo gwag.  Roedd y camau gweithredu oedd wedi cael eu uwch gyfeirio at y Prif Weithredwr yn ei rôl flaenorol fel Prif Swyddog (Tai ac Asedau) bryd hynny - wedi cael eu cymeradwyo gan Drosolwg a Chraffu.

Gan ddiolch i bawb a gymerodd ran yn yr adolygiad, rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Tai ac Atal drosolwg o gamau gweithredu o fewn y Cynllun Gwella Gwasanaeth cadarn ac uchelgeisiol oedd wedi cael eu llunio i fynd i’r afael â’r casgliadau.

Roedd Sally Ellis yn cydnabod cymhlethdodau digartrefedd a phwysau sylweddol ar gyflwyno’r gwasanaeth. Gan ymateb i gwestiynau, siaradodd y Rheolwr Gwasanaeth am yr amrywiaeth o lety dros dro sydd ar gael ar hyn o bryd a’r cynnydd mewn galw yn ystod y pandemig ar draws y wlad. Rhoddodd eglurhad ar ddogfennu prosesau Iechyd a Diogelwch, datblygu'r gweithlu a gwytnwch i fodloni gofynion ar y gwasanaeth ac ymgysylltu cynyddol gyda landlordiaid y sector preifat. Dywedodd er bod yr amserlenni'n heriol, roedd modd eu cyflawni a bod cynnydd da wedi'i wneud ers cyhoeddi’r adroddiad.

Diolchodd y Cynghorydd Ian Roberts i’r Prif Weithredwr a swyddogion tai am eu hymrwymiad ac ymroddiad eithriadol i fynd i’r afael â digartrefedd. Gan dderbyn casgliadau’r adroddiad a chydnabod effaith y pandemig, roedd hefyd yn cydnabod cyfrifoldebau’r Cyngor ar iechyd a diogelwch tenantiaid ac fel Sir i gefnogi’r rhai mewn angen.

Rhoddodd y Prif Weithredwr sicrwydd fod y tîm wedi ymrwymo i weithio drwy’r problemau a chyflwyno gwelliannau, tra’n parhau i reoli’r gwasanaeth o dan amgylchiadau heriol. Diolchodd yr Uwch-archwilydd a’r  ...  view the full Cofnodion text for item 63.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg ddiweddariad ar gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol.

Cynigiwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Janet Axowrthy a'i eilio gan y Cynghorydd Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i'w hystyried.

Nid oedd yna newidiadau a chafodd yr argymhellion eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Janet Axworthy ac Arnold Woolley.

Gan mai hwn oedd cyfarfod olaf tymor y Cyngor, fel yr awgrymwyd gan y Cynghorydd Janet Axworthy, rhoddwyd teyrngedau i bob swyddog ac aelod cyfetholedig am eu cyfraniadau i waith y Pwyllgor dros y ddwy flynedd ddiwethaf.

PENDERFYNWYD:

(a)       Cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol; a

(b)       Awdurdodi’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

            Dim.