Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Datganodd y Cynghorydd Janet Axworthy gysylltiad personol â’r Datganiad Cyfrifon (eitem 4 ar y rhaglen) gan ei bod yn aelod o Fwrdd NEW Homes.

Datganodd y Cynghorwyr Janet Axworthy, Patrick Heesom a Martin White gysylltiad personol â Balansau Cronfeydd Wrth Gefn Ysgolion (eitem 6 ar y rhaglen) yn rhinwedd eu swydd fel llywodraethwyr ysgol.  Datganodd Sally Ellis gysylltiad personol â’r un eitem, oherwydd bod ei mab yn cael ei gyflogi gan ysgol yn Sir y Fflint.

Fel Is-gadeirydd y Pwyllgor, adroddodd Sally Ellis yn ôl o gyfarfod cenedlaethol ar gyfer Aelodau Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio yr oedd wedi’i fynychu gyda’r Cadeirydd a’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg. Roedd y prif faterion a drafodwyd yn y cyfarfod yn ymwneud â threfniadau llywodraethu newydd a dyletswyddau perfformiad ar gyfer Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio yng Nghymru. Er mwyn paratoi ar gyfer y newidiadau, tynnodd sylw at y canlynol:

·         Manteision ymarfer hunanasesiad y Pwyllgor.

·         Hyfforddiant yngl?n â delio â chwynion a’u monitro, a oedd yn gofyn am ymgysylltu â Phwyllgorau Trosolwg a Chraffu.

·         Adroddiad manwl yngl?n â’r trefniadau i benodi Cadeirydd lleyg a chefnogaeth briodol er mwyn helpu’r unigolyn hwnnw yn ei swydd.

·         Ymwybyddiaeth o’r cyfyngiadau yn ymwneud â recriwtio aelodau lleyg.

Cafodd y pwyntiau a godwyd eu hategu gan y Cadeirydd a’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg a ddywedodd fod hyfforddiant yngl?n â chwynion ar gael gan Swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  Fe wnaeth hefyd roi gwybod am y trefniadau cenedlaethol ar gyfer y broses o recriwtio aelodau lleyg Pwyllgorau.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 28 Gorffennaf 2021.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Gorffennaf 2021. Cawsant eu cynnig gan y Cynghorydd Janet Axworthy a’u heilio gan y Cynghorydd Arnold Woolley.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Cyflwyno fersiwn derfynol wedi’i harchwilio o Ddatganiad Cyfrifon 2020/21 i gael eu cymeradwyo.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y fersiwn derfynol o Ddatganiad Cyfrifon 2020/21 a oedd yn ymgorffori’r newidiadau a gytunwyd arnynt gydag Archwilio Cymru yn ystod yr archwiliad.

Wedi i’r cyfrifon drafft gael eu cyflwyno ym mis Gorffennaf, dosbarthwyd atebion i’r cwestiynau a godwyd gan y Pwyllgor, ac ni chodwyd unrhyw faterion pellach yn ystod y cyfnod ymgynghori dros yr haf.  Nid oedd unrhyw gamddatganiadau heb eu cywiro, nac unrhyw faterion arwyddocaol wedi codi yn ystod yr archwiliad a oedd yn agos at gael ei gwblhau. Roedd crynodeb o’r camddatganiadau a gafodd eu cywiro wedi’i atodi i’r adroddiad, a nodwyd y byddai newid yn cael ei wneud i nodyn 15 yngl?n ag ‘arian parod a chywerthoedd arian parod’ cyn i’r adroddiad gael ei gymeradwyo’n derfynol.  Gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo’r fersiwn derfynol ar y sail honno, a oedd o fewn y dyddiad cau statudol a osodwyd gan Lywodraeth Cymru a oedd wedi’i ymestyn yn sgil y pandemig parhaus.

Cafwyd cyflwyniad gan Matt Edwards o Archwilio Cymru yngl?n â meysydd a chanfyddiadau allweddol yr archwiliad:

·         Cyfrifoldebau’r Archwilydd Cyffredinol

·         Sefyllfa’r Archwiliad

·         Canfyddiadau cyffredinol

·         Effaith COVID-19 ar yr archwiliad eleni

·         Annibyniaeth

·         Edrych i’r dyfodol

Yn ystod y cyflwyniad, diolchodd Matt Edwards i swyddogion y Cyngor am eu gwaith yn llunio’r datganiadau ariannol i safon dda mewn modd amserol er gwaethaf yr heriau sy’n deillio o weithio o bell yn sgil pandemig Covid-19.   Dywedodd, yn amodol ar gymeradwyaeth y Pwyllgor, bod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu cyhoeddi barn ddiamod ar y datganiadau ariannol.

Cydnabu Allan Rainford y gwaith a wnaed gan y swyddogion er mwyn cyflawni’r canlyniad cadarnhaol hwn. Gan ymateb i gwestiwn, eglurodd Matt Edwards y broses o adolygu ffigurau amcan ar gyfer asedau a rhwymedigaethau pensiwn y Cyngor, a chadarnhaodd nad oedd unrhyw faterion wedi’u nodi i’w codi gyda’r Pwyllgor.

Dywedodd y Prif Weithredwr bod yr amserlen ar gyfer y cyfrifon blynyddol y flwyddyn nesaf – yr amserlen hirach bresennol neu’r un fyrrach newydd – yn parhau yn agored fel cwestiwn, ac y byddai’n dibynnu ar drafodaethau gydag Archwilio Cymru. Soniodd hefyd am ganlyniadau cadarnhaol cydweithio â chydweithwyr yn Archwilio Cymru a sefydlu’r Gr?p Llywodraethu Cyfrifon.

Fel Aelod Cabinet Cyllid, Gwerth Cymdeithasol a Chaffael, canmolodd y Cynghorydd Paul Johnson dimau’r Cyngor a chydweithwyr yn Archwilio Cymru am y ffordd yr oeddent wedi gweithio gyda’i gilydd yn ystod y cyfnod argyfwng er mwyn cwblhau’r cyfrifon.

Wrth ddiolch i gydweithwyr yn Archwilio Cymru am eu proffesiynoldeb drwy gydol y broses, fe wnaeth y Rheolwr Cyllid Corfforaethol hefyd ddatgan ei werthfawrogiad i gydweithwyr Cyllid ar draws y sefydliad am helpu i gynnal ansawdd y cyfrifon ac yn enwedig swyddogion allweddol yn yr Adran Gyllid Corfforaethol.

Cymeradwywyd yr argymhellion gan y Cynghorydd Martin White ac fe’u heiliwyd hwy gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

(a)       Cymeradwyo’r fersiwn derfynol o Ddatganiad Cyfrifon 2020/21;

(b)       Nodi cyflwyniad Archwilio Cymru ‘Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol y Gr?p 2020/21 - Cyngor Sir y Fflint’; ac

(c)       Cymeradwyo’r Llythyr Sylwadau.

Rhannu adroddiad asesu cynaliadwyedd ariannol gan Archwilio Cymru gydag aelodau.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad gan Archwilio Cymru yngl?n â chanfyddiadau Asesiad Cynaliadwyedd Ariannol y Cyngor, yn dilyn adolygiad o bob Cyngor ar draws Cymru.  Cafodd yr adroddiad – a oedd yn cydnabod cryfderau’r Cyngor o ran cynllunio ariannol a chyflawni arbedion effeithlonrwydd – ei groesawu gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol a’r Cabinet.

Nid oedd yn ofynnol rhoi ymateb ffurfiol, gan fod yr adroddiad yn cyflwyno adlewyrchiad teg o sefyllfa ariannol y Cyngor heb unrhyw faterion newydd wedi codi. Wrth gydnabod maint yr her ariannol a ragwelir wrth symud ymlaen, a’r ddibyniaeth ar gyllid tecach gan Lywodraeth Cymru (LlC), byddai’r adroddiad yn ffurfio rhan o achos cyfunol a ddangosir gan bob Cyngor yng Nghymru yngl?n â’r gofyniad cyllidebol ar gyfer 2022/23.

Dywedodd y Cynghorydd Paul Johnson ei fod yn adroddiad pwysig sy’n adlewyrchu’n gywir y camau gweithredu sy’n cael eu cymryd gan y Cyngor er mwyn gwella gwydnwch ariannol drwy strategaeth gadarn, gan gynnwys defnyddio cronfeydd wrth gefn.

Er bod y camau gweithredu er mwyn rheoli arian yn rhoi sicrwydd, nododd Sally Ellis bod dibynnu ar Setliad gwell gan LlC wedi’i ddisgrifio fel dull risg uchel. Gofynnodd i gydweithwyr o Archwilio Cymru am eu barn yngl?n â beth allai’r Cyngor ei wneud yn wahanol er mwyn mynd i’r afael â hyn.

Ystyriai Gwilym Bury bod ymgysylltu â LlC yn gam rhesymol a oedd wedi bod yn fuddiol yn y gorffennol, a chanmolodd ddull cynllunio strategol y Cyngor wrth nodi pwysau cyllidebol sylweddol mewn meysydd risg uchel fel y Gwasanaethau Cymdeithasol, a oedd yn broblemau cenedlaethol. Nododd hefyd bod sefyllfa cronfeydd wrth gefn y Cyngor wedi’u heffeithio’n gadarnhaol gan gyllid argyfwng LlC yn ystod y cyfnod. Nodwyd bod adroddiadau ar gyfer pob Cyngor yng Nghymru yn cael eu cyhoeddi ar wefan Archwilio Cymru.

Dywedodd y Prif Weithredwr bod strategaeth ariannol glir, a gafodd ei chyfleu fel rhan o’r broses o osod cyllidebau ar gyfer 2022/23, yn cael ei chefnogi gan Bwyllgorau Trosolwg a Chraffu.  Cafwyd ymgysylltiad cadarnhaol â LlC drwy Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru er mwyn creu achos gyfunol ar gyfer cynyddu’r Grant Cynnal Refeniw, a oedd yn adlewyrchu sefyllfa gyfartal o ran risg ar draws Cymru.

Wrth groesawu’r adroddiad heb unrhyw argymhellion ffurfiol, nododd Allan Rainford lefel y cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio, o’i gymharu â Chynghorau eraill, a gofynnodd a oedd rhagamcaniadau casglu Treth y Cyngor yn peri risg bosibl.

Gan ymateb, dywedodd Matt Edwards bod y sefyllfa heriol yn ymwneud â’r cronfeydd wrth gefn wedi ei chynnwys yn yr adroddiad a’i bod yn cael ei chydnabod gan y Cyngor. Soniodd Gwilym Bury yngl?n â llwyddiant blaenorol y Cyngor o gasglu Treth y Cyngor.

Rhoddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ddiweddariad yngl?n â’r gwelliant yn lefelau casglu Treth y Cyngor, fel yr adroddwyd i’r Cabinet yn ddiweddar, a oedd yn parhau yn faes canolbwynt.

Dywedodd y Prif Weithredwr bod rhagolygon casglu Treth y Cyngor ar gyfer 2022/23 wedi bod yn destun asesiadau risg cadarn a gellid eu rhannu’n breifat  ...  view the full Cofnodion text for item 25.

Rhoi manylion i’r Pwyllgor o falansau ysgolion Sir y Fflint ar ôl cau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Addysg ac Ieuenctid) yr adroddiad blynyddol yngl?n â chronfeydd wrth gefn a gedwir gan ysgolion Sir y Fflint a’r risgiau a’r prosesau mewnol sy’n gysylltiedig ag ysgolion sydd mewn diffyg ariannol. Roedd yr adroddiad hefyd wedi’i ystyried gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Addysg, Ieuenctid a Diwylliant.

O’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol, bu cynnydd yn lefelau’r cronfeydd wrth gefn a gedwir ar draws pob sector ar 31 Mawrth 2021, yn rhannol oherwydd nifer y grantiau ychwanegol a ddyfarnwyd ar gyfer problemau a achoswyd yn sgil y sefyllfa argyfwng. Roedd grantiau a ddyfarnwyd yn hwyr wedi chwyddo balansau ar ddiwedd y flwyddyn, ac wedi cyflwyno heriau i’r rhai sy’n rheoli cyllidebau ysgolion. Roedd gostyngiad wedi bod yn nifer yr ysgolion cynradd ac uwchradd mewn diffyg ariannol. Roedd y prosesau cadarn ar gyfer monitro balansau ysgolion drwy’r Protocol ar gyfer Ysgolion mewn Anawsterau Ariannol yn parhau i ddarparu her a thargedu cefnogaeth lle yr oedd ei hangen. Roedd ymgysylltu rheolaidd yn digwydd â Phenaethiaid yngl?n â balansau gwarged, a oedd yn fater a godwyd ar lefel genedlaethol. Wrth gydnabod yr heriau sylweddol yn ystod y pandemig parhaus, nid oedd disgwyl i ysgolion lenwi’r ffurflen flynyddol yngl?n â’u cynlluniau i ddefnyddio eu balansau a oedd yn fwy na’r terfynau a nodwyd ar gyfer eleni.

Wrth nodi buddsoddiad ychwanegol y Cyngor mewn cyllidebau dirprwyedig ysgolion i reoli’r gostyngiad yn y diffyg mewn cyllideb ysgolion, gofynnodd Sally Ellis yngl?n â’r lefel o gyllid ychwanegol a oedd yn ofynnol i newid y fformiwla ariannu ar gyfer ysgolion.

Cafwyd eglurhad gan y Prif Swyddog a’r Rheolwr Cyllid Strategol bod £1 miliwn ychwanegol wedi’i glustnodi i’r sector uwchradd ar gyfer 2021/22 a oedd yn arian cylchol, fel yr oedd adnoddau yn caniatáu.  Yng Ngham 2 o adroddiadau’r gyllideb ar gyfer y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu, nodwyd bod y gofyniad am ragor o gyllid ysgolion yn bwysau o ran costau, a'i fod yn ddibynnol ar sefyllfa ariannol gyffredinol y Cyngor yn dilyn hysbysiad o’r Setliad Dros Dro ym mis Rhagfyr 2021. Byddai cynlluniau i fynd i’r afael â newidiadau i’r fformiwla ariannu ysgolion yn cymryd peth amser i’w datrys.

Fel Arweinydd y Cyngor ac Aelod Cabinet Addysg cyfeiriodd y Cynghorydd Ian Roberts at ffactorau eraill a oedd yn cyfrannu at sefyllfa diffyg ariannol ysgolion.

Dywedodd y Prif Weithredwr bod strategaeth y Cyngor i gynnwys y cynnydd ychwanegol i ysgolion, yn ymateb i argymhelliad arolwg Estyn i reoli’r gostyngiad mewn diffygion yng nghyllideb ysgolion mewn modd effeithiol, ac roedd yn dibynnu ar y Setliad uwch gan Lywodraeth Cymru.

Rhoddodd y Prif Swyddog sicrwydd i’r Pwyllgor o ran y strategaeth gyffredinol ar gyfer ysgolion sy’n perfformio’n dda ar draws Sir y Fflint ac i annog rhieni i ddewis ysgolion lleol.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan y Cynghorydd Martin White a’i eilio gan y Cynghorydd Joe Johnson.

PENDERFYNWYD:

Nodi lefelau cronfeydd wrth gefn ysgolion fel yr oeddent ar 31 Mawrth 2021.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y diweddariad rheolaidd yngl?n â’r cynnydd yn erbyn y Cynllun, yr adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Ers yr adroddiad diwethaf, nid oedd unrhyw adroddiadau Coch (sicrwydd cyfyngedig). Roedd dau adroddiad Oren Coch (rhywfaint o sicrwydd) yngl?n â Hysbysiad am Ymadawyr o’r Rhestr Gyflogau i Gronfa Bensiynau Clwyd, a Theledu Cylch Caeëdig. O ran olrhain camau gweithredu cyffredinol, roedd dulliau amgen o reoli camau gweithredu a oedd heb eu cyflawni yn cael eu hystyried er mwyn gwneud defnydd mwy effeithiol o amser swyddogion. Cafodd datblygiadau o fewn Cynllun Archwilio 2021/22 eu crynhoi.

Wrth drafod y Cynllun Archwilio, cyfeiriodd Sally Ellis at gyfeiriadau at y gwaith archwilio ym maes Caffael a Rheoli/Monitro Contractau, ac awgrymodd fod angen rhagor o eglurder mewn adroddiadau yn y dyfodol er mwyn helpu i ddeall y gwahanol elfennau o waith. Rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg drosolwg o’r ddau ddarn gwahanol o waith yn y maes hwnnw.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan Sally Ellis a’i eilio gan y Cynghorydd Martin White.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y wybodaeth ddiweddaraf am y camau gweithredu a gododd o gyfarfodydd blaenorol, a dywedodd y byddai gweithdy effeithiolrwydd y Pwyllgor yn cael ei gynnal o bell ar 13 Hydref 2021.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan y Cynghorydd Arnold Woolley a’i eilio gan y Cynghorydd Janet Axworthy.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol bresennol i’w hystyried, gan gynnwys datblygiadau ers yr adroddiad diwethaf.

Yn dilyn y diweddariad cynharach, awgrymodd Sally Ellis eitemau yn ymwneud â’r adroddiad cwynion blynyddol, a pharatoadau ar gyfer y ddeddfwriaeth newydd sy’n effeithio ar y Pwyllgor.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y byddai gofynion o ran hyfforddiant ar gyfer y Pwyllgor, a fyddai’n cael eu nodi yn y gweithdy ym mis Hydref, yn bwydo i mewn i’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig gan y Cynghorydd Arnold Woolley a’u heilio gan y Cynghorydd Martin White.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol; a

(b)       Awdurdodi’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r wasg yn bresennol.