Rhaglen a chofnodion

Penodi Cadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Cynigiodd y Cynghorydd Martin White y dylid ailbenodi’r Cynghorydd Chris Dolphin yn Gadeirydd y Pwyllgor. Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Arnold Woolley ac fe’i cymeradwywyd wedi cynnal pleidlais ar y mater. Ni dderbyniwyd enwebiadau eraill.

PENDERFYNWYD:

Penodi’r Cynghorydd Chris Dolphin yn Gadeirydd y Pwyllgor.

Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Cynigiodd y Cadeirydd y dylid penodi Sally Ellis yn Is-gadeirydd, eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Martin White ac fe’i cymeradwywyd wedi cynnal pleidlais ar y mater.

PENDERFYNWYD:

Penodi Sally Ellis yn Is-gadeirydd y Pwyllgor.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo newidiadau i aelodaeth y Pwyllgor er mwyn caniatáu i’r Cynghorwyr Joe Johnson a Martin White gymryd lle’r Cynghorwyr Alun Dunbobbin a Paul Johnson ar ôl iddyn nhw gael eu penodi i swyddi gwahanol yn ddiweddar. Cadarnhawyd bod y ddau Aelod wedi cwblhau’r hyfforddiant angenrheidiol.

PENDERFYNWYD:

Y bydd y Cynghorwyr Joe Johnson a Martin White yn cymryd lle’r Cynghorwyr Andy Dunbobbin a Paul Johnson ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 24 Mawrth 2021.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2021, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Janet Axworthy a Joe Johnson.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel rhai cywir.

Hysbysu Aelodau o'r ardystiad hawl grant gan Archwilio Cymru ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2020.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol adroddiad blynyddol Archwilio Cymru ynghylch ardystio hawliadau grant ar gyfer y flwyddyn yn gorffen 31 Mawrth 2020. Gwelwyd gostyngiad sylweddol yn nifer yr hawliadau a ardystiwyd eleni o ganlyniad i newidiadau a wnaed i flaenoriaethau archwilio allanol a osodwyd gan Lywodraeth Cymru.

O gyfanswm cyffredinol y grantiau, sef £106.6m, roedd yr addasiad net i’r hawliadau’n gynnydd cymharol fychan yn y swm a dderbyniodd y Cyngor sef £133. Roedd canfyddiadau ac argymhellion yr adroddiad yn cael eu prosesu drwy gyfres o gamau gweithredu sydd wedi eu cynnwys yn y cynllun gweithredu rheoli y cytunwyd arno. O ganlyniad i’r gostyngiad yn nifer yr hawliadau grant, gofynnwyd i gydweithwyr o Archwilio Mewnol adolygu sampl o’r grantiau a oedd yn weddill; gwnaeth y canfyddiadau hynny helpu i ddarparu sicrwydd ychwanegol ynghylch rheolyddion, a chydymffurfiaeth â thelerau ac amodau.

Rhoddodd Mike Whiteley o Archwilio Cymru grynodeb o’r prif ganfyddiadau a chadarnhaodd nad amharwyd ar y gwaith archwilio gan fod dau hawliad wedi eu cyflwyno ar ôl y dyddiad cau oherwydd sefyllfa’r argyfwng.  Esboniodd fod ffi gyffredinol y gwaith ardystio’n is na’r disgwyl ac ymgysylltwyd yn gadarnhaol â swyddogion y Cyngor drwy gydol y broses. Gan ei bod yn ofynnol gan Lywodraeth Cymru i sefydlu cywirdeb tystysgrifau landlordiaid ar gyfer Rhyddhad Eiddo Gwag (argymhelliad 5), cafwyd trafodaethau gyda swyddogion ynghylch y camau a gymerwyd gan y Cyngor ac fe’u hystyriwyd yn rhai rhesymol ac ni fu’n rhaid cymryd unrhyw gamau dilynol wedi hynny.

Wrth ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, rhoddodd Mike Whiteley grynodeb o’r dull profi sampl a ddefnyddiwyd ar gyfer hawliadau cymhorthdal tai y mae’r materion yn cael eu datrys yn eu cylch ar hyn o bryd.  Roedd yn anochel y ceir rhai gwallau yn ad-daliadau rhent y Cyfrif Refeniw Tai oherwydd nifer yr hawliadau a newidiadau drwy gydol y flwyddyn. Serch hynny, mae’n bwysig nodi bod tystiolaeth eglur o hyfforddiant parhaus yn y timau i ymdrin â’r materion hynny. Wrth ymateb i ymholiad am argymhelliad 5 ynghylch ardrethi annomestig, soniwyd bod tua 1,000 eiddo gwag wedi eu cynnwys yn yr adran berthnasol ar y ffurflen hawlio.

O ran adolygiad Archwilio Mewnol, rhoddwyd esboniad gan y Rheolwr Cyllid Corfforaethol am fater yn ymwneud â’r Grant Teithio Rhatach a chadarnhaodd fod hyfforddiant yn cael ei gynnal ar gyfer y gweithlu a bod y gweithdrefnau wedi eu hadolygu er mwyn sicrhau bod hawliadau’n cael eu hardystio ar y lefel briodol.

Cynigiodd y Cynghorydd Martin White y dylid cefnogi’r argymhelliad ac eiliwyd hynny gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Nodi cynnwys adroddiad Ardystiad Hawl Grant ar gyfer 2019/20 ac Adolygiad Grantiau Archwilio Mewnol 2019/20.

Cefnogi Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2020/21 i gael ei atodi i’r Datganiad Cyfrifon ar gyfer ei fabwysiadu.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2020/21 a fyddai’n cyd-fynd â’r Datganiad Cyfrifon. Fel y gofynnwyd, cafodd y dull i ddatblygu’r Datganiad ei ymestyn eleni i gynnwys cyfranogiad gan Aelodau’r Pwyllgor drwy weithdy heriau. Cafodd y prif newidiadau i’r Datganiad eu crynhoi ac roedd canlyniadau’r gweithdy’n cynnwys cytuno ar newidiadau pellach i’r broses ar gyfer y dyfodol.

Wrth groesawu fformat symlach y ddogfen, rhoddodd Sally Ellis enghreifftiau o welliannau pellach a gofynnodd a ellid adlewyrchu’r pwyntiau a godwyd yn y gweithdy yn fwy eglur yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Cytunodd y swyddogion y byddai sylwadau a godir mewn gweithdai yn y dyfodol yn cael eu nodi i ddangos sut y cawsant eu rhoi ar waith.

Gofynnodd Sally Ellis am gadarnhad bod adborth o’r gweithdy ynghylch y risgiau’n ymwneud â gwasanaeth penodol yn cael ei drin yn y ffordd fwyaf priodol. Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod y risg benodol hon a chamau lliniaru cysylltiedig wedi cael eu nodi fel mater strategol yn ail ran y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr y byddai camau gweithredu’n ymwneud â’r risg hon yn cael eu cofnodi’n fanylach a’i fod ef yn arwain gwaith ar lunio adolygiad perfformiad gyda’r gwasanaeth.  Er nad yw hyn yn rhan o gylch gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, bydd y Rheolwr Archwilio Mewnol yn cynnig cymorth ar asesu perfformiad. Wrth gydnabod yr angen i sicrhau bod y Datganiad yn haws i’w ddarllen, cyfeiriodd at y fformat penodedig a pha mor bwysig yw cyflawni’r materion allweddol yn y ddogfen.

Wrth ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford ynghylch camau i ddiffinio canlyniadau o ran buddiannau economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol cynaliadwy (Egwyddor C yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol), rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol esboniad am y newidiadau a wnaed o ganlyniad i gyfnod yr argyfwng.

Wrth sôn am gamau i liniaru’r risgiau ar faterion strategol o fewn y Datganiad ar gyfer 2019/20, dywedodd y Prif Weithredwr fod gwybodaeth a rannwyd eisoes gyda’r Pwyllgor ynghylch amcanion adfer a rheoli risg wedi cael eu hadolygu’n rheolaidd gan yr adran Trosolwg a Chraffu. Rôl y Pwyllgor Adfer newydd fydd goruchwylio dulliau rheoli risg i gyrraedd adferiad llawn yn ystod y flwyddyn nesaf ac mae Cynllun y Cyngor a fabwysiadwyd yn ddiweddar yn dangos mesurau cynllunio i’r dyfodol, er yr amharwyd ar y strategaeth a’r dilyniant.

Ymatebodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) a’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol i ymholiadau penodol am gamau gweithredu i ailgyflenwi’r cronfeydd wrth gefn sydd gan y Cyngor a rheoli risgiau ariannol yn ystod cyfnod yr argyfwng.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Janet Axworthy a’r Cynghorydd Martin White.

PENDERFYNWYD:

Bydd y Pwyllgor yn argymell bod y Cyngor yn mabwysiadu Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2020/21 i’w atodi i’r Datganiad Cyfrifon.

Rhoi gwybod i’r aelodau am ganlyniad yr holl waith archwilio a gynhaliwyd yn ystod 2019/20 a rhoi’r farn Archwilio Mewnol flynyddol ar safon rheolaeth fewnol, rheoli risg a llywodraethu yn y Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad, a oedd yn rhoi crynodeb o ganlyniadau’r gwaith archwilio a wnaed yn ystod 2020/21, cydymffurfiaeth â’r safonau a chanlyniadau’r rhaglen sicrhau ansawdd a gwella.

Ar sail y gwaith a wnaed gan Archwilio Mewnol, y sicrwydd uniongyrchol gan y rheolwyr a sicrwydd allanol gan Archwilio Cymru, ym marn yr archwilwyr mae gan y Cyngor fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer llywodraethu, rheoli risg a rheoli mewnol. Wrth ddod i’r casgliad hwn, roedd y Rheolwr Archwilio Mewnol wedi ystyried nifer o ffactorau gan gynnwys canlyniadau’r gwaith a wnaed gan Archwilio Mewnol ac Archwilio Cymru. Ymysg y meysydd allweddol a amlygwyd roedd lefel cwmpas yr archwiliad yn ystod y flwyddyn a safle cyffredinol y farn sicrwydd a’r camau gweithredu a godwyd ar draws y portffolios.

Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod sefyllfa’r argyfwng wedi arwain at ddulliau archwilio mwy rhagweithiol drwy’r cyfnod hwnnw, a gyfrannodd at y farn archwilio a nodwyd.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod yr adroddiad yn galonogol gan ei fod yn dangos gwytnwch y Cyngor o ran yr amgylchedd rheoli yn ystod yr argyfwng a’i fod yn adlewyrchu’n dda ar y gwasanaeth Archwilio Mewnol sy’n uchel ei barch.

Ymatebodd y Rheolwr Archwilio Mewnol i gwestiwn gan Sally Ellis am yr heriau yn ystod yr argyfwng a siaradodd am ba mor effeithiol fyddai symud i ffyrdd newydd o weithio. Nodwyd rôl arweiniol y Prif Weithredwr ar reoli risg yn ystod yr argyfwng.

Wrth ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod yr archwiliadau a ohiriwyd wedi cael eu cynnwys yn yr adnoddau a fydd ar gael yng Nghynllun Archwilio 2021/22. Rhoddodd ddiweddariad am yr adnoddau yn ei thîm.

Manteisiodd y Cynghorydd Paul Johnson ar y cyfle i ganmol y tîm Archwilio Mewnol am barhau gyda’u gwaith yn ystod yr argyfwng.

Cynigiodd y Cynghorydd Joe Johnson y dylid cefnogi’r argymhelliad a chafodd ei eilio gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad a barn flynyddol Archwilio Mewnol.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad rheolaidd yn dangos cynnydd yn erbyn y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.

Ers yr adroddiad diwethaf, nid oedd yr un adroddiad Coch (sicrwydd cyfyngedig) a dim ond un adroddiad Oren Goch (peth sicrwydd) ynghylch colli Trwydded Gweithredwr yn yr adran Gwasanaethau Stryd a Chludiant.  Yn dilyn pryderon a godwyd yn y cyfarfod blaenorol, adolygwyd nifer y camau gweithredu sydd heb eu rhoi ar waith a chodwyd y mater gyda Thîm y Prif Swyddog i’w harchwilio, ac arweiniodd hynny at gynnydd sylweddol. Er bod hwn yn gam cadarnhaol, treuliodd y tîm Archwilio Mewnol lawer o amser ar y mater ac atgyfnerthodd hyn yr angen i reolwyr adolygu gwaith eu portffolios yn rheolaidd.

Bydd y Prif Weithredwr yn ymwybodol o’r cam gweithredu hwn i reolwyr a dywedodd fod y canlyniad yn dangos fod llawer o’r camau gweithredu wedi eu cwblhau ond heb o reidrwydd gael eu cadarnhau.

Diolchodd Sally Ellis i’r swyddogion am eu gwaith ar hyn. Holodd pam nad yw’n ymddangos fel petai’r adroddiad Oren/Coch wedi ei gynnwys yn rhaglen gwaith i'r dyfodol Trosolwg a Chraffu a gofynnodd a ellid cyfeirio’r eitem er mwyn sicrhau bod cynnydd ar gamau gweithredu’n cael eu monitro.  Cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai’n trafod gyda’r tîm Trosolwg a Chraffu.

Cynigiwyd yr argymhelliad gan Allan Rainford a chafodd ei eilio gan y Cynghorydd Joe Johnson.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ddiweddariad ar gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol.

Cynigiodd y Cynghorydd Janet Axworthy y dylid cefnogi’r argymhelliad ac fe’i heiliwyd gan Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i'w hystyried, gan gynnwys cynigion ers yr adroddiad diwethaf.

Cyfeiriodd Sally Ellis at rai eitemau yn yr adroddiad Tracio Camau Gweithredu a oedd angen eu hadrodd yn ôl i’r Pwyllgor. Cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y dylid cynnwys eitemau yn y rhaglen gwaith i'r dyfodol lle bo hynny’n bosibl, gan nodi bod rhai ohonyn nhw’n barhaus.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Joe Johnson a Martin White.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; ac

 (b)      Awdurdodi’r Rheolwr Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.