Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 27 Medi 2023.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Medi 2023, fel y’u cynigiwyd a’u heiliwyd gan y Cynghorwyr Bernie Attridge a Linda Thomas.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Rhannu Llythyr Blynyddol 2022-23 Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Mae’r adroddiad hefyd yn rhoi trosolwg o’r cwynion a dderbyniwyd gan bob portffolio o’r Cyngor yn hanner cyntaf 2023-24.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid yr adroddiad ar Lythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru oedd yn crynhoi perfformiad y Cyngor ar y cwynion a ymchwiliwyd iddynt yn 2022-23. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys trosolwg o’r cwynion a gafwyd fesul portffolio yn ystod hanner cyntaf 2023-24.

Yn gyffredinol, roedd hwn yn adroddiad cadarnhaol yn dangos gostyngiad yn nifer y cwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor ers 2021-22, ac roedd y mwyafrif helaeth wedi eu cau oherwydd eu bod yn gynamserol, wedi’u gwrthod neu eu tynnu’n ôl gan yr achwynydd. O’r 65 o gwynion a gafwyd, dim ond pum achos oedd angen ymyrraeth gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, a chafodd y cwbl eu datrys yn gynnar. Rhoddwyd manylion y gwelliannau i’r broses, ynghyd â rhan y Cyngor yn ymchwiliad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, ‘ar eu menter eu hunain’. Dangosodd crynodeb o berfformiad hanner cyntaf 2023-24 gynnydd bychan yn nifer y cwynion, a thystiolaeth o brosesau gwell i ymdrin â chwynion ar draws y Cyngor. Roedd mwy o gyfleoedd i wella yn cael eu datblygu drwy sefydlu gr?p swyddogion cwynion, rhaglenni hyfforddiant parhaus i’r gweithlu a datblygu pecyn gwaith ar reoli cyswllt â chwsmeriaid i ysgolion ac aelodau etholedig.

Roedd Matthew Harris, Pennaeth yr Awdurdod Safonau Cwynion yn bresennol a diolchodd i’r Rheolwr Gwasanaeth am yr adroddiad manwl oedd yn dangos cyfraddau ymyrraeth cadarnhaol ac ymwybyddiaeth o gwynion. Wrth ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, rhoddodd enghreifftiau o’r mathau o gwynion cynamserol a’r rhai a wrthodwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Croesawodd Sally Ellis y cynnydd a wnaed gan y Cyngor. O ran y dadansoddiad o gwynion oedd ynghlwm i’r adroddiad, dywedodd y dylai’r Pwyllgor gael sicrwydd bod camau a nodwyd i weithwyr yn cael eu bwydo i’r broses perfformiad a datblygu a bod gwersi a ddysgwyd yn helpu i lywio’r gwaith o baratoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol neu’r Cynllun Corfforaethol. Cytunodd y Rheolwr Gwasanaeth i adrodd yn ôl i’r gr?p swyddogion cwynion am y pwyntiau hyn.

Wrth ymateb i sylwadau’r Cynghorydd Glyn Banks am feysydd â llawer o gwynion, eglurwyd y byddai’r gr?p swyddogion yn sicrhau y byddai camau a nodwyd o gwynion yn cael eu hamlygu i wella gwasanaethau. Fel y gofynnwyd, rhoddodd Matthew Harris eglurhad am yr ymchwiliad ‘ar eu menter eu hunain’, yr ail ymchwiliad o’i fath gan swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Wrth ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, rhannwyd y cefndir i rai o’r blaenoriaethau at y dyfodol a nodwyd yn yr adroddiad.

Yn dilyn awgrym gan Brian Harvey, diwygiwyd yr argymhellion i adlewyrchu’r drafodaeth, a chawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Glyn Banks a Ted Palmer.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn nodi perfformiad blynyddol gwell y Cyngor mewn perthynas â’r cwynion a wnaed i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ystod 2022-23;

(b)       Bod y Pwyllgor yn nodi perfformiad hanner blwyddyn (2023-24) y Cyngor o ran cwynion a wnaed i wasanaethau yn unol â’r weithdrefn bryderon a chwynion; 

(c)       Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r blaenoriaethau a amlinellir  ...  view the full Cofnodion text for item 39.

Darparu diweddariad i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o'r cynnydd a wnaed yn erbyn rheoli'r materion a nodwyd o fewn Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022/23.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad cynnydd canol blwyddyn ar y meysydd i’w gwella a nodwyd yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2022/23. Roedd dadansoddiad manwl o’r cynnydd yn erbyn y materion Llywodraethu a Strategol sylweddol a nodwyd yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ynghlwm i’r adroddiad.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg fod y pum mater Llywodraethu sylweddol yn dal ar agor fel y disgwyl ac y byddai’r cynnydd yn cael ei adlewyrchu yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2023/24 ynghyd â’r Hunanasesiad Corfforaethol. Byddai cynnydd pellach ar y materion Strategol sylweddol yn rhan o’r diweddariad ar Reoli Risg fyddai’n cael ei rannu yn y cyfarfod nesaf.

Gofynnodd y Cadeirydd am eglurhad ar oblygiadau’r risgiau’n ymwneud â rhwymedigaethau strategol y Cyngor ar ddigartrefedd. Wrth dynnu sylw at y pwysau ariannol a’r heriau tai sylweddol yn genedlaethol, dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Tai ac Atal fod adroddiad diweddar i’r Cabinet wedi nodi dewisiadau ar gyfer lliniaru’r risgiau yn Sir y Fflint. Rhoddodd wybodaeth gefndir am y gostyngiad mewn cyllid grant a’r ddeddfwriaeth sydd ar y gweill i leihau digartrefedd. Byddai darganfyddiadau adolygiad diweddar ar atal digartrefedd gan Archwilio Cymru yn cael eu rhannu mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Cydnabu Sally Ellis y gwaith sy’n cael ei wneud gan y Cyngor ar ddigartrefedd. Fel yr awgrymwyd, byddai adroddiadau yn y dyfodol yn cynnwys colofn ychwanegol ar sgoriau risg targed a byddai effaith y matrics sgorio yn cael ei adlewyrchu yn y diweddariad Rheoli Risg nesaf. 

Roedd y Cynghorydd Bernie Attridge yn croesawu’r gwaith sy’n cael ei wneud i leihau’r risgiau digartrefedd fel yr adroddwyd i’r Cabinet a Throsolwg a Chraffu.

Fel y gofynnwyd gan Brian Harvey, rhoddodd y Prif Weithredwr y wybodaeth ddiweddaraf am ffrydiau gwaith amrywiol i helpu gyda’r heriau recriwtio parhaus.

Nododd y swyddogion yr awgrymiadau gan y Cynghorydd Glyn Banks am y trosolwg o’r dangosfwrdd i’r dyfodol.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Ted Palmer a Brian Harvey.

PENDERFYNWYD:

Derbyn Adroddiad Cynnydd Canol Blwyddyn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022/23.

Cyflwyno drafft o’r Adolygiad Canol Blwyddyn Rheoli'r Trysorlys 1 Ebrill-30 Medi 2023 am sylwadau ac argymhelliad i’w gymeradwyo i’r Cabinet.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol yr adroddiad canol blwyddyn drafft ar Reoli’r Trysorlys ar gyfer 2023/24 i’w argymell i'r Cabinet, ynghyd â diweddariad ar weithgareddau Chwarter 2 er gwybodaeth.

Adlewyrchodd crynodeb o’r prif feysydd effaith y newidiadau i gyfraddau llog ynghyd â gwybodaeth am fenthyca a rheoli dyledion yn ystod y cyfnod.   Rhoddodd y diweddariad chwarterol fanylion am y sefyllfa o ran buddsoddiadau ar ddiwedd mis Medi 2023, ynghyd â nodyn atgoffa am y sesiwn hyfforddiant gloywi blynyddol ar 8 Rhagfyr.

Croesawodd y Cadeirydd yr incwm buddsoddi ychwanegol o ganlyniad i gyfraddau llog gwell oedd yn helpu i gefnogi sefyllfa ariannol gyffredinol y Cyngor.   Wrth ymateb i gwestiwn am effaith yr heriau o ran adnoddau, rhoddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ddiweddariad ar y newidiadau yn y tîm Cyllid a dywedodd nad oedd risgiau uniongyrchol i’r swyddogaeth rheoli trysorlys.

Cynigwyd ac eiliwyd yr argymhelliad gan y Cynghorwyr Bernie Attridge ac Andrew Parkhurst.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r Adroddiad Canol Blwyddyn drafft ar Reoli’r Trysorlys ar gyfer 2023/24 ac yn cadarnhau nad oes angen tynnu sylw’r Cabinet at unrhyw faterion yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr.

Adrodd ar waredu asedau a chyfalaf a dderbyniwyd ac a gynhyrchwyd yn ystod 2022/23.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad blynyddol a oedd yn crynhoi tir oedd wedi’i waredu a derbyniadau cyfalaf a gafwyd yn ystod 2022/23 a dangoswyd y data cymhariaeth â blynyddoedd blaenorol.

Fel y gofynnwyd gan y Cadeirydd, rhoddodd wybodaeth am drefniadau adrodd ar gyfer pennu gwaredu asedau. 

Pan ofynnodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst am gyflawni’r gwerth gorau, soniodd y Prif Weithredwr am ystyried cyngor prisio annibynnol ar y cyd â gwasanaethau swyddogion prisio cymwys mewnol. Fel y gofynnwyd, byddai manylion y tir a waredwyd a grynhowyd yn yr atodiad yn cael ei rannu gyda’r Pwyllgor yn gyfrinachol.

Cynigwyd ac eiliwyd yr argymhelliad gan y Cynghorwyr Ted Palmer a Bernie Attridge.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau, fel y gofynnwyd, am gynnydd camau archwilio heb eu cwblhau yn yr adran Tai a Chymuned a Gwasanaethau Stryd a Chludiant.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yr adroddiad ar gynnydd y camau archwilio portffolio oedd heb eu cwblhau ac a oedd wedi bod ar agor am gyfnod, neu’n hwyr, fel y gofynnwyd yn y cyfarfod blaenorol. Ni fyddai gwaith dilynol ar yr archwiliadau yn digwydd ar hyn o bryd oherwydd statws y camau, fel y dangosir yn yr atodiad. Roedd y camau’n ymwneud â gwaith archwilio yn y Gwasanaethau Stryd a Thrafnidiaeth a Thai a Chymunedau.

Roedd Vicky Clark (Prif Swyddog, Tai a Chymunedau), Martin Cooil (Rheolwr Gwasanaethau Tai ac Atal) a Paul Calland (Rheolwr Tai a Chyflenwi Rhaglen Strategol) yn bresennol.

Rhoddodd y Cadeirydd wybodaeth gefndir am bryderon y Pwyllgor am y cynnydd araf i gyflawni camau oedd heb eu cwblhau ers amser hir. Cyfeiriodd y Cynghorydd Bernie Attridge ac yntau am y diffyg tystiolaeth oedd ei angen i gau rhai camau ar Drefniadau Contract Maes Gwern.

Rhoddodd Paul Calland eglurhad manwl am yr oedi a chadarnhaodd bod costau terfynol y prosiect wedi’u derbyn a’u gwirio gan y tîm. Er nad oedd y gwaith ar y fframwaith gorswm a chytundeb ar gostau anarferol wedi’i gwblhau hyd yma, byddai gwybodaeth am brosesu gwirio yn cael ei rhannu ag Archwilio Mewnol yn y ddau fis nesaf. O ran y data dilysu gan y contractwr, roedd cyfarfod pellach wedi’i drefnu i gwblhau’r cais am gostau anarferol.

Wrth ymateb i ymholiadau’r Cynghorydd Attridge ar gamau sydd heb eu cwblhau o ran Digartrefedd a Llety Dros Dro, dywedodd Martin Cooil fod adroddiad diweddar i’r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu Tai a Chymunedau wedi nodi’r rhesymau, yn cynnwys adnoddau, gwytnwch y gweithlu a materion sy’n codi fel newidiadau deddfwriaethol. Rhoddwyd diweddariad byr ar gynlluniau i ddynodi llety brys amgen ac i adolygu’r cynnig i landlordiaid preifat, fel y nodwyd yn yr adroddiad diweddar i’r Cabinet. Cydnabu bod rhai camau a nodwyd fel eu bod wedi’u cwblhau wedi cael eu heffeithio gan bwysau sylweddol ar adnoddau wrth i alw ar wasanaethau gynyddu. Roedd yn rhagweld y byddai’r camau archwilio yn ei wasanaeth yn cael eu cwblhau erbyn diwedd y flwyddyn ariannol, ond roedd hyn yn dibynnu a fyddai cefnogaeth TGCh ar gael yn barhaus.

Holodd y Cynghorydd Attridge os oedd y dyddiadau cwblhau a ragwelwyd yn gyraeddadwy, o gofio faint o gamau oedd angen eu cwblhau. Sicrhaodd Martin Cooil fod cynnydd sylweddol wedi’i wneud ar fwyafrif helaeth y camau a bod angen mwy o waith i ymgorffori egwyddorion mewn gweithdrefnau a pholisïau. 

Cydnabu Sally Ellis y pwysau ar y gwasanaeth digartrefedd. Holodd am y diffyg pwyslais ar isadeiledd rheoli perfformiad a materion TGCh, o gofio eu pwysigrwydd yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Eglurodd Martin Cooil fod gwelliannau mewn casglu data perfformiad wedi’i nodi fel un o’r camau, gan fod adnoddau TGCh wedi cael eu blaenoriaethu i ymateb i newidiadau yng ngofynion adrodd Llywodraeth Cymru. Roedd yn rhagweld y byddai’r camau’n cael eu cwblhau erbyn diwedd y flwyddyn, gyda chefnogaeth TGCh.

Holodd Brian Harvey a oedd y cyfyngiadau ar gefnogaeth TGCh yn effeithio ar wasanaethau eraill.  ...  view the full Cofnodion text for item 43.

I adrodd ar weithgareddau’r Pwyllgor yn ystod 2022/23.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor ar gyfer 2022/23 i'w gymeradwyo cyn ei gyflwyno i'w gymeradwyo yn y Cyngor. Wrth fodloni’r gofynion o ran arfer gorau, byddai’r Adroddiad Blynyddol yn rhoi sicrwydd i’r Cyngor ar feysydd atebolrwydd penodol.

Wrth dynnu sylw at y prif feysydd, diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg am ei gwaith i sicrhau bod pynciau’r adroddiad yn cyd-fynd â chylch gorchwyl y Pwyllgor. Dywedodd fod cynnydd mewn adolygiadau a cheisiadau am wybodaeth yn ystod y cyfnod yn dangos effeithiolrwydd rôl y Pwyllgor. O ran y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol, dywedodd y byddai gweithdy’n cael ei drefnu ym mis Ionawr i’r Pwyllgor baratoi at yr hunanasesiad ym mis Mawrth. 

Cyfeiriodd y Cynghorydd Andrew Parkhurst at ragair y Cadeirydd ac awgrymodd y gellid adlewyrchu’r pryderon amrywiol a godwyd gan y Pwyllgor yn ystod y flwyddyn yn y frawddeg olaf.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod yn briodol bod unrhyw faterion sylweddol o ran llywodraethu, rheolyddion a threfniadau rheoli risg oedd yn rhan o’r farn Archwilio Mewnol yn cael eu hamlygu i’r Cyngor. Fodd bynnag, cydnabu bod materion parhaus megis terfynau amser a fethwyd yn parhau yn bryder allweddol i’r Pwyllgor ac y gallai gysylltu â’r Rheolwr Archwilio Mewnol i gynnwys geiriad priodol yn y rhagair.

Yn dilyn cefnogi’r dull hwn, cynigwyd yr argymhelliad a’i eilio gan Sally Ellis a’r Cynghorydd Bernie Attridge.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar gynnwys brawddeg a gytunwyd arni gyda’r Cadeirydd, cymeradwyo Adroddiad Blynyddol 2022/23 cyn ei gyflwyno i’r Cyngor ei gymeradwyo ar 6 Rhagfyr 2023.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg ddiweddariad ar gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol.

Fel y gofynnwyd gan y Cynghorydd Bernie Attridge, cytunodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) i rannu crynodeb o’r drafodaeth â’r Cynghorydd Andrew Parkhurst ar fuddiannau swyddogion â gweddill y Pwyllgor.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a'i eilio gan y Cynghorydd Glyn Banks a Brian Harvey.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Wrth gyflwyno’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol bresennol i’w hystyried, dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y byddai’r gweithdy hunanasesiad blynyddol yn cael ei drefnu ar gyfer mis Ionawr yn dilyn cylchredeg holiadur. 

Cafodd yr argymhellion eu cynnig a’u heilio gan Sally Ellis a Brian Harvey.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

(b)       Rhoi awdurdod i’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Cafodd yr argymhelliad i wahardd y wasg a’r cyhoedd ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Bernie Attridge a Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod gan yr ystyrir bod yr eitem ganlynol wedi’i heithrio yn rhinwedd paragraffau 14 ac 18 Adran 4 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd).

Darparu crynodeb i’r aelodau o’r ymchwiliad a gynhaliwyd ar ôl i ddau o’r Cynghorwyr dderbyn galwadau ffôn dienw.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg adroddiad ar ganlyniad ymchwiliad i honiadau dienw a dderbyniwyd gan ddau aelod etholedig.   Cynhaliwyd yr ymchwiliad yn unol â Pholisi Rhannu Pryderon a Gweithdrefn Adrodd ar Dwyll y Cyngor.

Wrth ymateb i gwestiynau, dywedodd y swyddogion na welwyd unrhyw dystiolaeth o weithgarwch twyllodrus ac felly bod yr holiadau’n ddi-sail. Ni ellid cael mwy o wybodaeth gan fod y ffynhonnell wedi dewis parhau’n ddienw.

Yn dilyn cwestiwn ychwanegol, eglurwyd bod y swyddog oedd wedi cynnal yr ymchwiliad bellach wedi gadael y Cyngor. Cytunodd y swyddogion i ymateb ar wahân i gais am wybodaeth ychwanegol. 

Roedd yr argymhellion wedi’u cynnig a’u heilio gan Sally Ellis a Brian Harvey, ac felly cafwyd pleidlais arnynt a chawsant eu derbyn. Gofynnodd y Cynghorwyr Bernie Attridge (yn erbyn) a Glyn Banks (ymatal) am i’w pleidleisiau gael eu cofnodi.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Roedd un aelod o’r cyhoedd yn bresennol.