Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Fel tenant t? Cyngor, datganodd y Cynghorydd Martin White gysylltiad personol ag eitem 4 ar y Rhaglen (Incwm Rhent Tai).

Datganodd y Cynghorydd Janet Axworthy gysylltiad personol ag eitem 14 ar y Rhaglen (Trefniadau contract Maes Gwern) fel aelod o Fwrdd NEW Homes.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 27 Medi 2021.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Medi 2021, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Arnold Woolley a Joe Johnson.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel cofnod cywir.

Cydnabod Adroddiad Archwilio Cymru a nodi’r argymhellion ar y casgliad o ddata ychwanegol ac adroddiad perfformiad.

Cyflwynodd y Rheolwr Refeniw a Chaffael adroddiad ar ganfyddiadau adolygiad gan Archwilio Cymru ar incwm rhent tai a gomisiynwyd gan y Cyngor oherwydd y risgiau strategol sy'n deillio o’r cynnydd mewn ôl-ddyledion rhent a newidiadau i Gredyd Cynhwysol.  Roedd y Cabinet a Phwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol wedi derbyn yr adroddiad a’i argymhellion yn rhan o’r protocol oedd wedi’i gytuno ar gyfer adroddiadau rheoleiddio allanol.

Roedd yr adroddiad yn cydnabod lefel y gwaith a wnaed ar draws y Cyngor i sefydlogi’r cynnydd mewn ôl-ddyledion rhent erbyn Mawrth 2020 ac roedd yn gwneud dau fân argymhelliad i gryfhau’r trefniadau presennol i gefnogi tenantiaid ac adrodd yn ychwanegol ar berfformiad ar lefelau diddymu dyledion a dyledion cyn-denantiaid.  Roedd cynnydd ar fynd o ran rhoi camau gweithredu ar waith trwy gyflwyno panel adolygu i reoli achosion cymhleth a buddsoddi mewn technoleg newydd.

Pan ofynnodd Sally Ellis yngl?n â chamau i wella cymorth i denantiaid, dywedodd y Rheolwr Refeniw a Chaffael bod gweithredu’n fwy cydlynol gan gynnwys gwahanol dimoedd eisoes yn effeithiol i dargedu ymyraethau.  O ran meincnodi, siaradodd am ran y Cyngor mewn mentrau cenedlaethol i gymharu perfformiad gydag awdurdodau eraill.

O ran cymharu â’r adroddiad Archwilio Cymru arall oedd ar y rhaglen, eglurodd Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg nad oedd manylion am gamau gweithredu wedi’u cynnwys yn yr adroddiad hwn oherwydd amseriad y cylch adrodd, ond roedd disgwyl y byddai cynllun gweithredu gydag adroddiadau Archwilio Cymru yn y dyfodol i roi sicrwydd o’r ymateb a’r camau cysylltiedig.

Yn dilyn sylwadau Allan Rainford am ddefnyddio data ystyrlon i feincnodi, dywedodd y swyddogion y byddai systemau’r Cyngor yn gwella ac yn symleiddio casglu data.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Janet Axworthy a Joe Johnson.

Croesawai’r Pwyllgor ganfyddiadau gwaith archwilio ar ymarfer paru data am grantiau Covid-19 a rannwyd gan y tîm Refeniw yn ystod y pandemig oedd heb ddod o hyd i unrhyw daliadau wedi’u dyblu.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Ystyried prif argymhellion adolygiad Archwilio Cymru o Adfywio Canol Trefi ac ymateb y Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Menter ac Adfywio’r adroddiad am ganfyddiadau adolygiad Archwilio Cymru ar ‘Adfywio Canol Trefi yng Nghymru’.  Roedd yr adroddiad yn crynhoi’r pwysau a’r tueddiadau oedd yn wynebu canol trefi yng Nghymru a chamau a gymerwyd hyd yma gan y sector cyhoeddus i ymateb.

Crynhowyd ymatebion y Cyngor i bob un o’r chwe argymhelliad (tri ar gyfer Llywodraeth Cymru a thri yn benodol ar gyfer y Cyngor), fel yr oedd yr adroddiad yn eu nodi.  Wedi iddo gael ei ystyried gan y Cabinet a Phwyllgor Trosolwg a Chraffu’r Amgylchedd a’r Economi, rhannwyd yr adroddiad â’r Pwyllgor hwn i ystyried yr ymateb arfaethedig.

Croesawai’r Cynghorydd Geoff Collett y nod o gefnogi canol trefi.  Mewn ymateb i sylwadau am ailddyrannu ardrethi annomestig cenedlaethol, eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) bod hwn yn fater cenedlaethol oedd yn cael ei drafod ers tro ac roedd yn parhau i gael ei drafod.  Eglurodd rôl y Cyngor fel cyfrannwr net o ardrethi annomestig a’i sefyllfa fel Cyngor sy’n cael llai o gyllid.

Cadarnhaodd y Rheolwr Refeniw a Chaffael nad oedd gan y drefn gyllido bresennol unrhyw ddarpariaeth i ailddyrannu trethi i Gynghorau Tref a Chymuned a byddai angen newid y ddeddfwriaeth i wneud hynny.  Darparodd fanylion am y rhyddhad o 100% o ardrethi oedd ar gael i fanwerthwyr drwy’r Cynllun Rhyddhad Ardrethi Manwerthu, Hamdden a Lletygarwch gan Lywodraeth Cymru (LlC).

Anogodd y Cynghorydd Paul Johnson yr Aelodau i fanteisio ar y cyfle i gymryd rhan mewn ymgynghoriad a fyddai’n dod yn fuan gan LlC am ddiwygio trethi lleol.

Yn dilyn sylw gan y Cadeirydd a’r Cynghorydd Joe Johnson am gefnogaeth i farchnadoedd, soniodd y Rheolwr Menter ac Adfywio am waith ymgysylltu â budd-ddeiliaid allweddol yn ystod y cyfnod heriol hwn a chynlluniau i adolygu darpariaeth yn nes ymlaen.

Wrth ymateb i’r drafodaeth, fe wnaeth y Cynghorydd Ian Roberts ailadrodd ymrwymiad y Cyngor i gefnogi marchnadoedd canol trefi a chroesawai’r adolygiad.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Joe Johnson ac Arnold Woolley.

PENDERFYNWYD:

Nodi argymhellion Archwilio Cymru i’r Cyngor a chymeradwyo’r ymateb arfaethedig i Archwilio Cymru.

I gael sicrwydd bod y fframwaith rheoli risg diweddaraf yn gynhwysfawr ac yn weithredol.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad i ddiweddaru’r Pwyllgor am newidiadau i’r fframwaith rheoli risg i sicrhau bod risgiau arwyddocaol yn cael eu dyrannu i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu perthnasol.

Soniodd yr Ymgynghorydd Perfformiad Strategol am ddatblygu’r fframwaith oedd yn cynnwys adran am uwchgyfeirio risgiau a rannwyd yn flaenorol â’r Pwyllgor.  Roedd pob un o’r 37 o risgiau arwyddocaol a adroddwyd wrth y gr?p trafod Llywodraethu ac Archwilio/Trosolwg a Chraffu wedi’u cynnwys mewn rhaglenni gwaith i’r dyfodol, gyda chysylltiadau at y Pwyllgor Adfer fel y bo’n briodol.  Roedd y fframwaith yn ddogfen fyw i’w chadw a’i diweddaru a byddai’r system berfformiad newydd yn galluogi rhannu gwybodaeth am y dangosfwrdd mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

Wrth ddiolch i’r swyddogion am eu gwaith, awgrymodd Sally Ellis ragor o eglurder yn y drefn adrodd i gynnwys canlyniad yr adolygiad diweddaraf o’r risg i alluogi’r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu i asesu unrhyw newid ac, o bosib’, ei uwchgyfeirio.

Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) bod risgiau corfforaethol yn cael eu hadrodd wrth y Pwyllgor Adfer ac y byddai dull mwy cydlynol yn cynnwys Hwyluswyr Trosolwg a Chraffu yn helpu i ddyrannu risgiau yn unol â hynny.

Soniodd yr Ymgynghorydd Perfformiad Strategol am ei waith o gyda’r Pwyllgor Adfer i ddyrannu risgiau a oedd yn bennaf yn berthnasol dros y tymor hir.  Ar gais y Cadeirydd, cytunodd i geisio sicrwydd gan Hwyluswyr Trosolwg a Chraffu am eu rôl nhw yn y broses.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford, dywedodd yr Ymgynghorydd Perfformiad Strategol y byddai’r golofn ‘canlyniad’ yn y ddogfen yn cael ei diweddaru i egluro i ble’r oedd y risgiau’n cael eu hadrodd.

Pwysleisiodd y Cynghorydd Paul Johnson y cydgyfrifoldeb ynghlwm â rheoli risg ar y Pwyllgor, Aelodau etholedig, Trosolwg a Chraffu ac uwch swyddogion.

Dywedodd Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y byddai rheoli risg yn rhan o’r rhaglen gynefino ar gyfer cyfnod nesaf y Cyngor yn dilyn yr etholiadau.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Geoff Collett a Janet Axworthy.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi’i sicrhau bod y fframwaith rheoli risg sydd wedi’i ddiweddaru yn gynhwysol ac yn gweithio.

Hysbysu Aelodau o Warediadau Asedau 2020/21.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol  yr adroddiad blynyddol a oedd yn crynhoi tir oedd wedi’i waredu a derbyniadau cyfalaf a gafwyd yn ystod 2020/21 a chymhariaeth â blynyddoedd blaenorol.  Roedd derbyniadau cyfalaf wedi’u halinio i gyfrannu at raglen y Cyngor o gynlluniau cyfalaf ar draws pob portffolio.  Amlygwyd goblygiadau refeniw o wariant cyfalaf, a’r lleihad parhaus o ran cefnogaeth Llywodraeth Cymru ar gyfer gwariant cyfalaf.

Ar gais Allan Rainford, rhoddodd y Rheolwr Cyllid Strategol eglurhad am y broses gadarn i adolygu asedau a chymeradwyo cael gwared â rhai, a’r trefniant rhwng yr Adran Gyllid a’r Adran Brisio ac Ystadau i adolygu derbyniadau cyfalaf.  Dywedodd hefyd fod rhagdybiaethau at y dyfodol am waredu asedau’n ffurfio rhan o’r gwaith ar y Cynllun Rheoli Asedau.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Arnold Woolley a Patrick Heesom.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Cyflwyno drafft i Aelodau o Adolygiad Canol Blwyddyn Rheoli'r Trysorlys 1 Ebrill - 30 Medi 2021 am sylwadau ac argymhelliad i’w gymeradwyo i’r Cabinet.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol yr adroddiad canol blwyddyn drafft ar Reoli’r Trysorlys ar gyfer 2021/22 i’w argymell i’r Cabinet, ynghyd â diweddariad am weithgareddau Chwarter 2 er gwybodaeth.

Roedd crynodeb o’r prif bwyntiau’n cynnwys parhau i adfer yn economaidd o’r argyfwng, parhad cyfraddau llog isel a pharhau i ddefnyddio benthyciadau yn y tymor byr.  Roedd y diweddariad chwarterol yn cynnwys nodyn atgoffa am y sesiynau hyfforddi ar Reoli’r Trysorlys a oedd i ddod a chadarnhad bod Arlingclose Ltd wedi’u hailbenodi’n ymgynghorwyr Rheoli’r Trysorlys i’r Cyngor ar ôl proses dendro gystadleuol.

Wrth gymeradwyo defnyddio adnoddau mewnol yn hytrach na benthyca, holodd Allan Rainford yngl?n â newid i’r drefn cyn i gyfraddau llog godi.  Nodwyd y byddai swyddogion yn trafod opsiynau ar gyfer anghenion benthyca yn y dyfodol a bod rhagolygon cyfraddau llog yn cael eu monitro’n ofalus.

Cynigiwyd yr argymhelliad gan Allan Rainford a chafodd ei eilio gan y Cynghorydd Patrick Heesom.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r Adroddiad Canol Blwyddyn drafft ar Reoli’r Trysorlys ar gyfer 2021/22 a chadarnhau nad oes angen tynnu sylw’r Cabinet at unrhyw faterion yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr 2021.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yr adroddiad rheolaidd yn dangos cynnydd ar y Cynllun, adroddiadau terfynol a gyhoeddwyd, olrhain camau gweithredu, dangosyddion perfformiad ac ymchwiliadau presennol.  Ers yr adroddiad diwethaf, roedd un adroddiad Coch (sicrwydd cyfyngedig) ac roedd wedi’i gynnwys yn nes ymlaen ar y Rhaglen.  Ar olrhain camau gweithredu, roedd gostyngiad yn nifer y camau oedd yn hwyr ac roedd  ffyrdd eraill o reoli’r rhain yn cael eu hystyried i wneud gwell defnydd o amser swyddogion.  Roedd dangosyddion perfformiad ar gyfer y gwasanaeth wedi’u heffeithio gan nifer yr archwiliadau a gynhaliwyd yn ystod y cyfnod a’r ffocws a roddwyd i’r adroddiad sicrwydd coch.

Ar gais Sally Ellis, byddai’r adroddiad sicrwydd Oren/Gwyrdd ar Foeseg a Gwerthoedd Sefydliadol yn cael ei rannu â’r Pwyllgor.  Byddai’r cam gweithredu blaenoriaeth uchel ar hysbysiadau rhai sy’n gadael Cronfa Bensiynau Clwyd, a oedd wedi’i weithredu ar ôl llunio’r adroddiad terfynol, yn cael ei ddiweddaru.

Yn dilyn pryderon a godwyd gan Allan Rainford ar y cam gweithredu hwyr ar Gyflogres 2017/18 a oedd wedi’i ohirio oherwydd problemau capasiti, byddai diweddariad ar gynnydd yn cael ei rannu â’r Pwyllgor.

Cytunai’r Pwyllgor ag awgrym y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y byddai’r adroddiad cynnydd yn cael ei hepgor o gyfarfodydd mis Tachwedd i fod yn adlewyrchiad cywir o ystadegau chwarterol ac o ystyried pa mor agos yw dyddiadau mis Medi a mis Tachwedd.

Ar y sail honno, cynigiwyd yr argymhellion gan y Cynghorydd Paul Johnson ac fe’u heiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn yr adroddiad; a

(b)       Derbyn Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol yn chwarterol ym mis Mehefin, Medi, Ionawr a Mawrth.

Rhoi gwybod i’r Aelodau am ganlyniadau hunanasesiad y Pwyllgor, a fydd yn cyfrannu at Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol. Bydd hefyd yn ffurfio'r sail ar gyfer darparu unrhyw hyfforddiant pellach sydd ei angen ar y pwyllgor.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg yr adroddiad ar ganlyniadau’r hunanasesiad a wnaed gan y Pwyllgor ym mis Hydref yn ystod gweithdy ar-lein.  Roedd y canlyniadau cyffredinol yn gadarnhaol a byddent yn bwydo i mewn i baratoadau’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2021/22.

Cynigiodd Sally Ellis yn ffurfiol bod y camau gweithredu oedd yn deillio o’r gweithdy’n cael eu rhoi ar waith fel sail i’r Pwyllgor ddatblygu ymhellach.  Yngl?n â rhyngweithio â Throsolwg a Chraffu, gofynnodd i ganlyniadau eitemau a atgyfeiriwyd i’w trafod gael eu hadrodd yn ôl er mwyn i’r Pwyllgor hwn allu dod o hyn i unrhyw gamau o fewn ei gylch gwaith ei hun.  Dywedodd hefyd fod angen mwy o eglurder am y broses i uwchgyfeirio problemau perfformiad gwael sy’n cael eu nodi mewn adroddiadau archwilio.

Yngl?n â’r mater diwethaf hwnnw, byddai’r Prif Swyddog (Llywodraethu) yn trafod opsiynau gyda’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg a ddywedodd fod disgwyl i reolwyr gwasanaeth atgyfeirio unrhyw adroddiadau sicrwydd cyfyngedig (coch) at y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu perthnasol.  Yngl?n â’r pwynt cyntaf, cadarnhaodd y byddai canlyniadau o’r hunanasesiad yn cael eu cynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol a fyddai’n cael ei gyflwyno i gael ei gymeradwyo gan y Cyngor ym mis Rhagfyr.

Cytunwyd wedyn y dylai paratoadau ar gyfer yr Adroddiad Blynyddol gynnwys adolygiad o Gylch Gorchwyl y Pwyllgor i sicrhau bod y cylch gwaith yn cael ei gyflawni.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Arnold Woolley a Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

Nodi a datblygu’r canlyniadau a’r gofynion hyfforddiant oedd yn y cynllun gweithredu, yn deillio o’r hunanasesiad.

I adrodd ar weithgareddau’r Pwyllgor yn ystod 2020/21.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor ar gyfer 2020/21 i'w gymeradwyo cyn ei gyflwyno i'w gymeradwyo yn y Cyngor.  Wrth grynhoi’r pwyntiau allweddol, diolchodd i bob un oedd ynghlwm â chefnogi gwaith y Pwyllgor a chadarnhaodd nad oedd unrhyw feysydd pryder.

Cynigiwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Martin White ac eiliwyd hynny gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Bod yr Adroddiad Blynyddol ar gyfer 2020/21 yn cael ei gymeradwyo cyn ei gyflwyno i'r Cyngor i'w gymeradwyo ar 7 Rhagfyr 2021.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg ddiweddariad ar gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Arnold Woolley a Martin White.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Wrth gyflwyno’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg y byddai’r newid a gytunwyd i amseriad yr Adroddiad Cynnydd yn cael ei gynnwys ynghyd â’r adroddiad am gwynion y gofynnwyd amdano gan Sally Ellis.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Allan Rainford am oruchwyliaeth y Pwyllgor o baratoadau ar gyfer cyflwyno Cod Rheolaeth Ariannol newydd, byddai’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol yn adrodd yn ôl ar ôl trafod â chydweithwyr ar draws y rhanbarth.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Martin White a Geoff Collett.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

(b)       Awdurdodi’r Rheolwr Archwilio Mewnol, Perfformiad a Risg, wrth ymgynghori â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Cafodd yr argymhelliad i wahardd y wasg a’r cyhoedd ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Martin White ac Arnold Woolley.

PENDERFYNWYD:

Gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod gan fod yr eitem ganlynol yn cael ei hystyried yn wybodaeth wedi’i heithrio yn rhinwedd paragraff 14 Rhan 4 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd).

I roi gwybod i’r Pwyllgor am yr adolygiad Archwiliad Mewnol o Drefniadau Cytundebol Maes Gwern.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad am yr adolygiad Archwilio Mewnol o drefniadau contract Maes Gwern a gwybodaeth gefndir fanwl.

Fe ddarparodd yr Uwch Archwilydd wybodaeth am yr ystyriaethau allweddol a’r canfyddiadau a oedd wedi’u trafod â’r swyddogion perthnasol, ac fe rannodd y Rheolwr Strategaeth Tai a Datblygu newydd ddiweddariad am gynnydd gyda chamau gweithredu i fynd i’r afael â’r risgiau a nodwyd.

Dywedodd Sally Ellis fod yr adroddiad yn dangos defnydd da o’r gwasanaeth Archwilio Mewnol a chadarnhaodd y swyddogion y byddai’r gwaith i gyflwyno’r camau gweithredu’n cael ei adolygu yn nes ymlaen.  Mewn ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, rhoddodd y swyddogion sicrwydd yngl?n â chryfhau trefniadau monitro.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorwyr Geoff Collett ac Arnold Woolley.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.