Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Datganodd y Cynghorydd Janet Axworthy gysylltiad personol â’r Datganiad Cyfrifon Drafft (eitem 4 ar y rhaglen) gan ei bod yn aelod o Fwrdd NEW homes.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 2 Mehefin 2021.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Mehefin 2021, fel y’i cynigwyd a’u heiliwyd gan Sally Ellis ac Allan Rainford.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Cyflwyno Datganiad Cyfrifon drafft 2020/21 er gwybodaeth yr Aelodau yn unig ar hyn o bryd.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y Datganiad Cyfrifon Drafft ar gyfer 2020/21 (yn amodol ar archwiliad) er gwybodaeth yn unig ar hyn o bryd. Roedd y rhain yn cynnwys cyfrifon y Gr?p, gan gynnwys ei is-gwmnïau dan berchnogaeth lwyr, a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Yn dilyn cyfnod ymgynghori a fyddai'n agored i'r holl Aelodau, byddai'r Pwyllgor yn derbyn y cyfrifon archwiliedig i'w cymeradwyo'n derfynol ym mis Medi cyn eu cyhoeddi o fewn y dyddiad cau statudol. Rhoddwyd diweddariad hefyd ar newidiadau o fewn y tîm Cyllid.

Cafwyd cyflwyniad ar y cyd gan y Rheolwr Cyllid Corfforaethol a'r Rheolwyr Cyllid Strategol ar y canlynol:

·         Pwrpas y chefndir y cyfrifon

·         Cynnwys a throsolwg

·         Cyfrifoldeb am y cyfrifon

·         Cysylltiadau â Monitro’r Gyllideb

·         Effaith Covid-19

·         COVID-19 – Cyllid Grant Argyfwng

·         Penawdau – Cronfa'r Cyngor (Refeniw), Cronfeydd Refeniw Wrth Gefn, Cyfalaf a’r Cyfrif Refeniw Tai (CRT)

·         Newidiadau i Gyfrifon 2020/21

·         Gr?p Llywodraethu Cyfrifon

·         Amserlen a Chamau Nesaf

Talodd y Prif Weithredwr deyrnged i'r gwaith a wnaed gan y tîm Cyllid wrth ymgysylltu â Llywodraeth Cymru (LlC) i wneud y mwyaf o hawliadau am arian grant Caledi trwy gydol y sefyllfa argyfwng.  Roedd y canlyniad cadarnhaol ar gronfeydd wrth gefn refeniw yn rhannol oherwydd bod nifer o gynlluniau wedi'u gohirio oherwydd yr argyfwng a fyddai'n cael eu dwyn ymlaen i 2021/22 ynghyd â risgiau sylweddol yn ystod y flwyddyn fel penderfyniadau cenedlaethol heb eu hariannu ar ddyfarniadau cyflog.

Diolchodd y Cynghorydd Ian Roberts i swyddogion am eu gwaith ar y cyfrifon ac am y gefnogaeth a roddwyd i breswylwyr yn ystod blwyddyn eithriadol o heriol.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, rhannodd swyddogion Cyllid wybodaeth bellach ar gyfrifo hawliadau cyllid grant Caledi gan gynnwys enghreifftiau o grantiau wedi'u clustnodi a hawliadau ar gyfer y cynllun Profi, Olrhain ac Amddiffyn ar ran y rhanbarth. Rhoddwyd eglurhad hefyd ar y broses i amcangyfrif ffigur y cyfrif absenoldebau cronedig a chyflwyniad cyfraniadau o gronfeydd wrth gefn a drosglwyddwyd i Gyllid Canolog a Chorfforaethol yn y cyfrifon. Roedd enghreifftiau o gyfraniadau na chydnabuwyd fel incwm eto yn cynnwys rhwymedigaethau cynllunio Adran 106.

Cymeradwyodd Sally Ellis gyflawniadau ar y Rhaglen Gyfalaf er gwaethaf aflonyddwch oherwydd yr argyfwng. Nododd yr ansicrwydd ynghylch rhagolygon ariannol tymor canolig y Cyngor a gynyddwyd ymhellach gan yr argyfwng ac amlygodd ôl-ddyledion rhent ac ôl-ddyledion Treth y Cyngor fel meysydd risg penodol. Mewn ymateb, dywedodd swyddogion yr adroddwyd ar gario cyllid ymlaen ar y Rhaglen Gyfalaf wrth fonitro’r gyllideb a bod incwm a gollwyd o lefelau casglu Trethi Cyngor yn cael ei ategu gan gyllid grant ychwanegol gan LlC, a byddai'r balans yn cael ei ychwanegu at gronfeydd wrth gefn. Wrth gyfrifo grantiau cymorth busnes, mae nodyn 32 yn y cyfrifon yn nodi trefniadau lle'r oedd y Cyngor wedi gweithredu fel asiant ar ran trydydd partïon.

Wrth gydnabod yr heriau o'r argyfwng, dywedodd Matt Edwards fod swyddogion y Cyngor wedi cynnal ymgysylltiad cadarnhaol â chydweithwyr Archwilio Cymru yn ystod y broses archwilio ac y byddai'r Gr?p Llywodraethu Cyfrifon yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am  ...  view the full Cofnodion text for item 15.

Darparu gwybodaeth ariannol atodol i’r Aelodau i gyd-fynd â’r datganiad cyfrifon drafft, yn unol â’r Rhybudd o Gynnig a gymeradwywyd yn flaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol y wybodaeth ariannol atodol sy’n cyd-fynd â Datganiad Cyfrifon drafft 2020/21, yn unol â’r cais a wnaethpwyd yn y Rhybudd o Gynnig a gymeradwywyd gan y Cyngor yn 2013.

Wrth ddarparu cefndir i'r Rhybudd o Gynnig, rhoddodd y Prif Weithredwr enghreifftiau o rolau dros dro a adlewyrchir yn y costau a ddangoswyd a chadarnhaodd nad oedd unrhyw bryderon.

Cynigiodd y Cynghorydd Sally Ellis y dylid cefnogi’r argymhelliad ac eiliwyd hynny gan Martin White.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Darparu adroddiad blynyddol Rheoli Trysorlys 2020/21 a'r diweddariad chwarterol cyntaf ar gyfer 2021/22.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol yr Adroddiad Blynyddol ar Reoli’r Trysorlys yn 2020/21 i’w adolygu a’i argymell i’r Cabinet. Rhannwyd diweddariad Chwarter 1 ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli'r Trysorlys 2021/22 er gwybodaeth, ynghyd â'r cylch adrodd.

Rhoddwyd trosolwg o adrannau allweddol yr Adroddiad Blynyddol gan gynnwys effaith cyfraddau llog isel parhaus. Roedd y diweddariad chwarterol cyntaf ar gyfer 2021/22 yn rhoi diweddariad ar fuddsoddiadau a gweithgaredd benthyca fel y manylir yn yr adroddiad. Ni nodwyd am unrhyw dor-amodau yn y Strategaeth Rheoli’r Trysorlys. Yn unol â threfniadau blynyddol, byddai'r holl Aelodau'n cael eu gwahodd i sesiwn hyfforddi Rheoli’r Trysorlys ym mis Rhagfyr cyn cymeradwyo'r Strategaeth ar gyfer 2021/22.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Allan Rainford, rhoddwyd eglurhad ar gymeradwyo benthyciadau i NEW Homes yn 2018 a rhoddwyd sicrwydd o ymgysylltu ag ymgynghorwyr Rheoli’r Trysorlys cyn cymryd unrhyw fenthyciadau newydd.

Cynigiwyd yr argymhellion gan Allan Rainford a'u heilio gan y Cynghorydd Martin White.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Nodi Adroddiad Blynyddol drafft Rheoli'r Trysorlys 2020/21, heb dynnu sylw'r Cabinet at unrhyw faterion ym mis Medi; a

 (b)      Nodi’r wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â Rheoli’r Trysorlys yn chwarter cyntaf 2021/22.

Diweddaru'r Aelodau yngl?n â datblygu Model Hunanasesu.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad ar ddatblygu Model Hunanasesu Corfforaethol i adolygu effeithiolrwydd y Cyngor wrth arfer ei swyddogaethau, ei ddefnydd o adnoddau a llywodraethu.  I gefnogi hanes y Cyngor ar hunanasesu, nododd yr adroddiad y broses tri cham arfaethedig ar gyfer model ‘treialu’ i baratoi ar gyfer gweithredu’r ddyletswydd statudol o Ebrill 2022.

Siaradodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) am y potensial i'r Pwyllgor fod yn rhan o'r ail gam i brofi casgliadau cychwynnol yn ogystal â chyflawni ei rôl statudol i adolygu'r Model cyn i'r Cabinet ei ystyried yn y trydydd cam.

Wrth groesawu'r adroddiad, siaradodd Sally Ellis o blaid y trefniadau arfaethedig gan gynnwys monitro adnoddau priodol. Ar yr ail gam, nododd fod yr ymgysylltu cymunedol wedi'i dargedu yn cyd-fynd ag amcanion yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Awgrymodd y Prif Weithredwr y gallai defnyddio'r ymgynghoriad perthnasol presennol lywio cam cyntaf casglu tystiolaeth i helpu i nodi meysydd diffyg wrth symud ymlaen.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Janet Axworthy a’r Cynghorydd Martin White.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r model arfaethedig ar gyfer yr hunanasesiad corfforaethol cyntaf a'r treial ohono.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu am ganlyniad yr adolygiad cenedlaethol gan Archwilio Cymru ar y Trefniadau Gwrth-Dwyll o fewn Sector Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad a oedd yn crynhoi canlyniad yr adolygiad cenedlaethol gan Archwilio Cymru ar drefniadau gwrth-dwyll yn Sector Cyhoeddus Cymru.

Mewn ymateb i'r argymhellion ar gyfer gwella ar draws sefydliadau'r sector cyhoeddus yng Nghymru, roedd y Cyngor wedi datblygu cynllun gweithredu a oedd ar y gweill i wella trefniadau gwrth-dwyll.  Byddai rhaglen waith i ymgysylltu ag adrannau ar draws y sefydliad yn helpu i lunio asesiad risg ar wrth-dwyll a allai lywio gwaith archwilio yn y dyfodol.

Ymatebodd y Rheolwr Archwilio Mewnol i gwestiwn gan Sally Ellis ar ei chanfyddiad o dwyll o fewn y sefydliad a oedd yn seiliedig ar dystiolaeth gefnogol wirioneddol.

Cynigiodd y Cynghorydd Geoff Collett gefnogi’r argymhelliad ac fe’i eiliwyd gan Sally Ellis.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn sicr bod y Cyngor yn cymryd camau priodol i wrthsefyll y risg o dwyll.

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.