Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Datganodd y Cynghorwyr Gillian Brockley, Rob Davies, Alasdair Ibbotson, Ryan McKeown, Linda Thew ac Antony Wren gysylltiad personol ag eitem rhif 4 ar y rhaglen: Newidiadau i Gyfansoddiad Cronfa Bensiynau Clwyd.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 7 Gorffennaf  2022.  

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd 7 Gorffennaf 2022.

Cafodd y cofnodion eu cynnig yn gofnod cywir gan y Cynghorydd Ian Hodge a’u heilio gan y Cynghorydd Vicky Perfect.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion yn gofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

I adolygu a diweddaru'r Cynllun Dirprwyo ar gyfer Cronfa Bensiwn Clwyd

Wrth gyflwyno'r adroddiad rhoddodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) wybodaeth gefndir am Gronfa Bensiynau Clwyd.  Dywedodd fod yr adroddiad yn amlinellu’r newidiadau arfaethedig i’r Cyfansoddiad a Phrotocol y Bwrdd Pensiwn i:

• adlewyrchu’r cynnig mai Pennaeth Cronfa Bensiynau Clwyd yw’r uwch

swyddog â chyfrifoldeb am gyflawni’r Gronfa Bensiynau’n weithredol, yn hytrach na’r Prif Weithredwr; a 

• sicrhau bod y Cyfansoddiad yn adlewyrchu statws rheoli cronfa bensiynau

fel swyddogaeth anweithredol yn llawn.

Roedd newidiadau achlysurol eraill wedi'u cynnwys yn yr Atodiad i'r adroddiad.

Mynegodd y Cynghorydd Alasdair Ibbotson bryder ynghylch y cynnig mai Pennaeth Cronfa Bensiynau Clwyd fyddai’r uwch swyddog â chyfrifoldeb am gyflawni’r Gronfa Bensiynau’n weithredol, yn lle’r Prif Weithredwr, oherwydd ei fod yn credu bod hyn yn dirprwyo awdurdod i lefel is.  Mewn ymateb eglurodd y Prif Swyddog fod y Cyfansoddiad yn disgrifio pwy oedd â'r cyfrifoldebau a chan gyfeirio at dudalen 20 o'r adroddiad fel enghraifft, dywedodd fod y Cyfansoddiad hefyd yn amlinellu pwy fyddai'n gyfrifol am gyflawni'r swyddogaethau hynny.  Bwriad y cynnig oedd rhoi mwy o eglurhad ynghylch cyfrifoldeb gweithredol.

Mewn ymateb i bryder arall a gododd y Cynghorydd Ibbotson, dywedodd y Prif Swyddog fod y Prif Weithredwr yn cadw'r cyfrifoldeb cyffredinol gan ei fod yn Uwch Swyddog y Cyngor.  Nid oedd dirprwyo i swyddogion wedi atal y Prif Weithredwr rhag gwrthod penderfyniadau pe bai angen gwneud hynny gan eithrio pan oedd gan swyddog swydd statudol a chyfrifoldebau penodol.

Ymatebodd y Prif Swyddog hefyd i'r cwestiwn a gododd y Cynghorydd Steve Copple ynghylch llwyth gwaith a chapasiti ac eglurodd fod Pennaeth Cronfa Bensiynau Clwyd eisoes yn cyflawni'r swyddogaethau perthnasol.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhelliad yn yr adroddiad gan y Cynghorydd Antony Wren a'r Cynghorydd Ian Hodge.

PENDERFYNWYD:

Argymell y newidiadau a amlinellwyd yn yr Atodiad i Gyfansoddiad Cronfa Bensiynau Clwyd a Phrotocol y Bwrdd Pensiwn i’r Cyngor.

Ceisio cymeradwyaeth i ddiwygio'r trothwyon presennol o £10k i £20k a osodwyd o fewn y Rheolau Gweithdrefn Contractau i fwrw ymlaen â phrynu nwyddau, gwasanaethau neu waith ar ôl derbyn un dyfynbris. Yn ogystal, caniatáu defnyddio ymarferoldeb Dyfynbrisiau Cyflym y system e-dendro Proactis ar gyfer dyfynbrisiau hyd at £20k, yn lle'r trothwy presennol o £10k.

Darparodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) wybodaeth gefndir ac eglurodd, o ganlyniad i gynnydd yng nghostau’r farchnad, fod y Gwasanaeth Caffael ar y cyd sydd wedi’i arwain gan Gyngor Sir Ddinbych wedi derbyn ceisiadau gan nifer o feysydd gwasanaeth i ymchwilio i’r dewis o godi’r trothwy ar gyfer un dyfynbris a defnyddio ‘quick quotes’. Gofynnwyd am gymeradwyaeth i atal y trothwy presennol o £10,000 a osodwyd yn Rheolau'r Weithdrefn Gontractau i fwrw ati i brynu

nwyddau, gwasanaethau neu waith, ar ôl cael un dyfynbris yn dangos gwerth am

arian.

Gofynnwyd hefyd am gymeradwyaeth i ddiwygio’r trothwyon presennol o £10,000 i £20,000 a osodwyd yn Rheolau'r Weithdrefn Gontractau i fwrw ati i brynu nwyddau, gwasanaethau neu waith, ar ôl cael un dyfynbris a chaniatáu 

defnyddio nodwedd Quick Quotes ar system e-dendro 'Proactis' ar gyfer dyfynbrisiau hyd at £20,000 yn lle'r trothwy presennol o £10,000.

Gofynnodd y Cynghorydd Alasdair Ibbotson beth oedd lefel/graddfa'r swyddog lle gellid gosod dyfynbrisiau unigol ar gyfer prynu nwyddau, gwasanaethau neu waith hyd at £20,000.  Eglurodd y Prif Swyddog y byddai awdurdod priodol yn cael ei ddirprwyo i swyddog gan y Prif Swyddog ar gyfer y gwasanaeth perthnasol a fyddai'n amrywio yn ôl y portffolio cyfrifoldeb.  Dywedodd fod trothwyon penodol ar lefelau uwch yn Rheolau’r Weithdrefn Gontractau.

Gofynnodd y Cynghorydd David Coggins-Cogan am eglurhad o'r data yn adran 1.04 yr adroddiad.  Dywedodd ei fod yn cytuno â chodi’r trothwy i £20,000 ond holodd a oedd angen atal y trothwy presennol o £10,000 a’i gynyddu i £20,000 hyd nes y byddai Rheolau’r Weithdrefn Gontractau diwygiedig yn cael eu cymeradwyo a’u cyhoeddi ymhen 12-18 mis.  Ymatebodd y Prif Swyddog i'r pryderon a godwyd.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhellion yn yr adroddiad gan y Cynghorydd Steve Copple a’r Cynghorydd Arnold Woolley.

PENDERFYNWYD:

(a)       Cefnogi atal y trothwy presennol o £10,000 a chynyddu i £20,000 hyd nes y cynhelir adolygiad llawn o Reolau’r Weithdrefn Gontractau yn unol â Deddfwriaeth newydd; a

b)         Caniatáu defnyddio nodwedd Quick Quotes ar system e-dendro Proactis i gael dyfynbrisiau ar gyfer nwyddau, gwasanaethau neu waith hyd at £20,000 yn hytrach na’r trothwy presennol, sef £10,000.

Argymell i’r Cyngor y diwygiadau arfaethedig i’r Cylch Gorchwyl ar gyfer bob un o’r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu

Cyflwynodd yr Hwylusydd Trosolwg a Chraffu yr adroddiad ar y diwygiadau arfaethedig i'r Cylch Gorchwyl ar gyfer pob un o'r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu.  Darparodd wybodaeth gefndir a dywedodd fod y cylch gorchwyl presennol a'r newidiadau arfaethedig wedi'u nodi yn atodiadau’r adroddiad.

Cynigiwyd yr argymhelliad yn yr adroddiad gan y Cynghorydd Ian Hodge ac eiliwyd gan y Cynghorydd Arnold Woolley

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn argymell y diwygiadau arfaethedig i’r Cylch Gorchwyl ar gyfer pob un o’r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu i’r Cyngor

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.

(Dechreuodd y cyfarfod am 2.00pm a daeth i ben am 2.40pm)