Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 25 Tachwedd  2020.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Tachwedd 2020.

Materion yn codi:

Tudalen 3 – Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Chris Bithell yngl?n â’r canllawiau i Aelodau am y broses adrodd am ymholiadau a chwynion. Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd bod protocol newydd wedi’i gylchredeg i Aelodau yn dilyn cyfarfod gydag Arweinwyr Grwpiau ym mis Ionawr ac roedd hwn yn disodli’r canllawiau blaenorol a ddarparwyd.

Cafodd y cofnodion eu cynnig gan y Cynghorydd Chris Bithell a’u heilio gan y Cynghorydd David Evans.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Ceisio cymeradwyaeth i newid enw Pwyllgor Archwilio’r Cyngor a chynnwys swyddogaethau newydd yng nghylch gorchwyl presennol y Pwyllgor a ail-enwyd.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol adroddiad i hysbysu’r Pwyllgor o’r gofynion yn Neddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (adrannau 116-118) a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i newid enw’r Pwyllgor Archwilio i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Yn atodedig wrth yr adroddiad oedd cylch gorchwyl presennol y Pwyllgor Archwilio a oedd wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu ail-enwi’r Pwyllgor ac i gynnwys y swyddogaethau newydd wrth fynd ymlaen, fel y manylir yn yr adroddiad. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod y cylch gorchwyl hefyd wedi’i ddiweddaru i fynd i’r afael â’r newidiadau ychwanegol a fyddai’n ofynnol i gyfansoddiad y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o dan ei enw newydd ym mis Mai 2022.  Byddai’r newidiadau hyn yn cynnwys penodi aelod lleyg ychwanegol a hefyd Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sy’n aelod lleyg.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod y Cylch Gorchwyl drafft wedi cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio cyn cyfarfod Pwyllgor y Cyfansoddiad a’r Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd heddiw ac roedd y newidiadau arfaethedig i’r cylch gorchwyl wedi cael eu cydnabod.  Os oedd y Pwyllgor yn penderfynu eu derbyn, byddent yn cael eu cyflwyno i’r Cyngor Sir ar 1 Ebrill am gymeradwyaeth.

Cafodd yr argymhelliad yn yr adroddiad ei gynnig gan y Cynghorydd Chris Bithell a’i eilio gan y Cynghorydd Jean Davies.

PENDERFYNWYD:

 Bod y cylch gorchwyl diweddaraf fel y’i hatodwyd wrth yr adroddiad gan gynnwys enw diwygiedig Pwyllgor Archwilio'r Cyngor a’r swyddogaethau newydd fel y’u nodir yn Neddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn cael eu cydnabod.  

Ymgymryd ag adolygiad parhaus o’r Protocol i sicrhau ei fod yn ddiweddar ac yn berthnasol.

Esboniodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) bod y Protocol wedi cael ei adolygu fel rhan o rhaglen dreigl y Pwyllgor i adolygu’r Cyfansoddiad. Roedd adnewyddu’n rheolaidd fel hyn yn gyfle i wirio bod y ddogfen yn dal i fod yn gyfredol ac yn berthnasol. Rhoddodd wybodaeth gefndirol a dywedodd bod y Protocol yn esbonio’r ystyriaethau sy’n berthnasol wrth ddyfarnu contractau a phennu ceisiadau cynllunio. Rhoddodd arweiniad yngl?n â p'un a ddylai Aelodau gwrdd â phobl sy'n ceisio contractau gyda'r Cyngor a’r mesurau diogelu y dylid eu defnyddio mewn achosion felly. Roedd y canllawiau yn dal i fod yn angenrheidiol er bod angen diweddaru rhywfaint o’r derminoleg ac roedd y newidiadau arfaethedig yn cael eu dangos yn Atodiad 1 yr adroddiad. 

Esboniodd y Prif Swyddog bod y Protocol hefyd yn rhoi cyngor yngl?n â beth ddylai Aelodau ei wneud os yr ymgeiswyr neu wrthwynebwyr ceisiadau cynllunio yn dod i gysylltiad â nhw neu yn eu lobïo.  Roedd angen diweddaru’r canllawiau yngl?n â delio â datblygwyr, fodd bynnag, wrth fynd i’r afael â’r materion hyn roedd y Protocol yn gorgyffwrdd â’r Cod Canllawiau Cynllunio. Awgrymwyd na ddylai’r Protocol geisio dyblygu cyngor a roddwyd yn rhywle arall ac y dylid tynnu’r rhannau yn ymwneud â chynllunio o’r ddogfen a diweddaru’r Cod Canllawiau Cynllunio yn lle.  Byddai’r ddogfen hon yn cael ei diweddaru a’i hadrodd wrth y Gr?p Strategaeth Cynllunio cyn iddi gael ei chyflwyno i Bwyllgor y Cyfansoddiad a’r Gwasanaethau Democrataidd... Yna dylai’r Protocol diwygiedig gael ei gynnwys mewn rhaglenni hyfforddiant ac ymsefydlu ar gyfer swyddogion sy’n dyfarnu contractau ac Aelodau’r Cabinet. 

            Wrth gyfeirio at Atodiad 1, cododd y Cynghorydd Chris Bithell nifer o ymholiadau yngl?n â'r newidiadau arfaethedig i’r Protocol. Ymatebodd y Prif Swyddog i’r sylwadau a’r cwestiynau a darparodd eglurhad yngl?n â'r testun a ychwanegwyd ac a ddilëwyd yn y newidiadau wedi'u tracio. Mewn ymateb i awgrym gan y Cynghorydd Bithell, cytunodd y Prif Swyddog ddiwygio’r geiriad ar dudalen 27, paragraff 1.3, fel ei fod yn darllen fel a ganlyn:“Un o'r egwyddorion gor-redol y mae'n rhaid cydymffurfio â nhw yw na ddylai swyddogion nac Aelodau ddangos unrhyw ffafr ormodol i unrhyw gontractwr”. Cytunodd y Prif Swyddog hefyd i awgrym pellach gan y Cynghorydd Bithell sef y dylid cynnwys rhagofal ychwanegol yn adran 6, tudalen 28, na ddylid recordio cyfarfodydd / sgyrsiau heb ganiatâd.

Soniodd y Cynghorydd David Evans am fater a amlygwyd iddo gan breswylydd yn ei Ward yngl?n â chynnydd cais cynllunio ar gyfer busnes. Dywedodd y Prif Swyddog nad oedd y Protocol yn atal Aelodau rhag eirioli ar ran trigolion yn eu Ward neu bobl eraill. Fodd bynnag, cytunai y gallai eglurhad pellach fod o gymorth i amlinellu’r rôl briodol a chadarnhaol y gall Aelodau ei chwarae fel cynrychiolwyr cymunedau pe bai ymgeiswyr yn cysylltu â nhw i ofyn am gymorth i symud cais busnes ymlaen a allai fod o fudd i’r Cyngor a’u Ward heb i’r Aelod greu unrhyw oblygiadau cyfreithiol posibl i'r Cyngor. Mewn ymateb i gwestiwn arall gan  ...  view the full Cofnodion text for item 17.

hysbysu’r Cyngor am y gwaith sy’n cael ei wneud i weithredu’r Ddeddf.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad i hysbysu’r Pwyllgor o weithrediad parhaus Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.  Dywedodd y byddai darpariaethau’r Ddeddf yn dod i rym trwy dri gorchymyn cychwyn ynghyd ag is-ddeddfwriaethau perthnasol eraill yn ystod mis Mawrth 2021.  Byddai’r gorchmynion hyn yn dod â’r darpariaethau perthnasol i rym ar gyfres o ddyddiadau rhwng Mawrth 2021 a 5 Mai 2022.  O ganlyniad i’r pandemig roedd dyddiad cychwyn nifer o ddarpariaethau’r Ddeddf wedi’u gohirio tan 5 Mai 2022 i gyd-fynd â dyddiad yr etholiadau Llywodraeth Leol nesaf. Cyflwynodd y Prif Swyddog adroddiad am y prif ystyriaethau a chyfeiriodd at fanylion y gorchmynion cychwyn fel y’u dangosir yn yr adroddiad.

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd bod Gorchymyn Cychwyn Rhif 2 wedi cael ei wneud ar 11 Mawrth a’i fod yn ymdrin â chyfundrefn perfformiad a llywodraethu ar gyfer y prif gynghorau ac yn rhoi pwerau cefnogi ac ymyrraeth newydd i Weinidogion Cymru. Gwnaethpwyd Gorchymyn Cychwyn Rhif 3 ar 18 Mawrth a daeth â darpariaethau i rym mewn perthynas â mynychu cyfarfodydd yr awdurdod lleol o bell a threfniadau ar gyfer cyfarfodydd a dogfennau awdurdodau lleol, gan gynnwys cyhoeddi rhai dogfennau cyfarfodydd yn electronig.

 Cododd y Cynghorydd Chris Bithell gwestiynau yngl?n â’r darpariaethau o dan y gorchymyn cychwyn cyntaf a’r dyletswyddau o 5 Mai 2022 ar gyfer prif gynghorau i wneud trefniadau i ddarlledu cyfarfodydd yn electronig; sefydlu cynllun deisebau; a’r p?er i ofyn i awdurdodau benodi cydbwyllgorau trosolwg a chraffu. Dywedodd y Prif Swyddog bod y Ddeddf yn gwneud darpariaeth ffurfiol ar gyfer trefniadau dros dro a roddwyd mewn lle tan fis Mai 2021 oherwydd y pandemig i gynnal cyfarfodydd o bell. Dywedodd hefyd bod darpariaeth yn cael ei wneud ar gyfer sicrhau bod deisebau electronig ar gael. Ymatebodd Swyddogion i’r cwestiwn ynghylch y p?er galluogi i benodi cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu a chytunwyd y byddai Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd y darparu gwybodaeth bellach am y ddyletswydd hon ar ôl y cyfarfod. Cyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd at Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 a oedd yn dweud bod awdurdodau lleol yn gallu sefydlu pwyllgorau craffu ac esboniodd bod y geiriad wedi’i newid o ‘gallu’ i ‘gorfod’. 

Gofynnodd y Cynghorydd Chris Bithell hefyd am eglurhad ar gael gwared ar y cyfyngiad ar swyddogion monitro hefyd yn cael eu dynodi'n Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd, ac ar ddileu pleidleisiau o ganlyniad i gyfarfod Cymunedol, a oedd yn cael eu dwyn i rym ar 5 Mai 2022 ar gyfer prif gynghorau.  Mewn ymateb, dywedodd y Prif Swyddog mai pwrpas y mater cyntaf oedd gwahanu pwerau yn statudol: nid oedd swydd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, sy’n cynorthwyo aelodau anweithredol i gyflawni eu rôl, yn cael ei gyfuno gyda swydd y Swyddog Monitro. Mewn ymateb i’r ail fater, amlinellodd sut oedd pleidleisiau cymunedol yn cael eu cynnal a dywedodd ei bod yn debygol bod Llywodraeth Cymru wedi penderfynu bod ffyrdd gwell o ymgysylltu â’r cyhoedd i ganfod barn y cyhoedd.

 Cafodd yr argymhelliad yn yr adroddiad ei gynnig gan y Cynghorydd Jean Davies  ...  view the full Cofnodion text for item 18.

rhoi gwybod i’r Pwyllgor  am y cynnydd yn hawl absenoldeb mabwysiadwr ar gyfer Aelodau.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i hysbysu’r Pwyllgor o’r cynnydd yn hawliau absenoldeb i Aelodau sy’n mabwysiadu. Rhoddodd wybodaeth gefndirol a dywedodd bod rhan berthnasol y Cyfansoddiad wedi’i newid i adlewyrchu’r cynnydd newydd mewn cyfnod absenoldeb mabwysiadu ar gyfer aelodau’r awdurdod lleol o 2 i 26 wythnos.  

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig gan y Cynghorydd Chris Bithell a’u heilio gan y Cynghorydd Ian Smith.

PENDERFYNWYD: 

Bod y Pwyllgor yn nodi bod Llywodraeth Cymru wedi gwneud Rheoliadau Absenoldeb Teuluol ar gyfer Aelodau Awdurdodau Lleol (Cymru) (Diwygio) 2021; a bod y Cyfansoddiad wedi’i ddiwygio yn unol â hynny.

rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ynghylch y digwyddiadau ymgysylltu a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn ddiwethaf.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am y digwyddiadau ymgysylltu a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn ddiwethaf. Tynnodd sylw at y digwyddiadau a ddarparwyd, gan ddefnyddio technoleg fideo webex, o 1 Gorffennaf 2020 i 22 Mawrth 2021 fel y manylwyd yn yr adroddiad. Gwahoddodd Aelodau i gysylltu ag ef gydag unrhyw awgrymiadau yr oeddent yn dymuno eu cyflwyno ar gyfer digwyddiadau datblygu Aelodau yn  y dyfodol.

            Mewn ymateb i gais gan y Cynghorydd Chris Bithell cytunwyd y byddai Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn cynnwys nifer yr Aelodau sy’n mynychu pob digwyddiad mewn adroddiadau yn y dyfodol i’r Pwyllgor.

Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig gan y Cynghorydd Chris Bithell a’u heinio gan y Cynghorydd Rob Davies.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y cynnydd gyda Gweithdai Aelodau, Briffiadau a Seminarau ers yr adroddiad diwethaf yn cael ei nodi; a

(b)       Os oes gan Aelodau unrhyw awgrymiadau ar gyfer Datblygu ac Ymgysylltu ag Aelodau yn y dyfodol, eu bod yn cysylltu â Phennaeth y Gwasanaethau Democrataidd i’w trafod.

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.

(Dechreuodd y cyfarfod am 2.00pm a daeth i ben am 3.08pm)