Agenda and minutes

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor Delyn, Neuadd y Sir, Yr Wyddgrug CH7 6NA

Cyswllt: Sharon Thomas 01352 702324  E-bost: sharon.b.thomas@flintshire.gov.uk

Eitemau
Rhif eitem

26.

Datgan Cysylltiad (gan gynnwys Datganiadau Chwipio)

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Cofnodion:

Dim.

27.

Cofnodion pdf icon PDF 75 KB

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 22 Ionawr 2020.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Ionawr 2020.

 

PENDERFYNWYD:

 

Y dylid derbyn bod y cofnodion yn gywir ac y dylai'r Cadeirydd eu llofnodi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

The minutes of the meeting held on 22 January 2020 were submitted.

 

RESOLVED:

 

 

That the minutes be approved as a correct record and signed by the Chairman.

28.

Cod Llywodraethu Corfforaethol pdf icon PDF 125 KB

Pwrpas:        Derbyn y Cod Llywodraethu Corfforaethol diwygiedig i’w gynnwys yng Nghyfansoddiad y Cyngor.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol adroddiad ar y Cod Llywodraethu Corfforaethol diwygiedig sydd i’w gynnwys yng Nghyfansoddiad y Cyngor. Darparodd wybodaeth gefndirol ac eglurodd mai’r Gweithgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliodd adolygiad diweddaru a fformatio’r cod i ddechrau cyn i ymgynghoriad gael ei gynnal gyda’r Prif Weithredwr, y Swyddog Monitro, a’r Swyddog Adran 151.  Cymeradwywyd y Cod gan y Pwyllgor Archwilio mewn cyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Ionawr 2020. Er bod fformat y Cod wedi’i symleiddio ar gyfer 2019/20, dim ond nifer fechan o newidiadau a wnaed i ddiweddaru'r ddogfen. Atodwyd y Cod diwygiedig i’r adroddiad. 

 

Tynnodd y Rheolwr Archwilio Mewnol sylw at saith egwyddor y Cod, fel a amlinellwyd yn yr adroddiad. Roedd yr egwyddorion i'w defnyddio gan y Gweithgor Llywodraethu Corfforaethol, y Prif Swyddogion, a Chadeiryddion y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu i gynorthwyo'r gwaith o lywio'r paratoadau ar gyfer y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.   

 

Gofynnodd y Cynghorydd Mike Peers a oedd yr Aelod Cabinet wedi’i gynnwys yn y ddogfennaeth ddrafft a baratowyd gan y Gweithgor Llywodraethu Corfforaethol i'w hystyried gan y Prif Weithredwr, y Swyddog Monitro, a'r Swyddog Adran 151.Cyfeiriodd hefyd at dudalen 21 yr adroddiad ac awgrymodd y dylid ychwanegu dolen rhwng y Pwyllgor Safonau ac Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

 

Cynigiwyd yr argymhelliad yn yr adroddiad gan y Cynghorydd Jean Davies a’i eilio gan y Cynghorydd David Wisinger.

 

PENDERFYNWYD:

 

Cymeradwyo mabwysiadu’r Cod Llywodraethu Corfforaethol diwygiedig fel rhan o Gyfansoddiad y Cyngor.

29.

Rheolau Gweithdrefnau Ariannol pdf icon PDF 84 KB

Pwrpas:        Darparu Rheolau Gweithdrefnau Ariannol wedi’u diweddaru i’r Pwyllgor i’w hargymell i’r Cyngor Sir.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol yr adroddiad ar y Rheolau Gweithdrefnau Cyllid diwygiedig arfaethedig i’w ystyried cyn y bydd yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor Sir ei gymeradwyo ar 5 Mai 2020. Cynghorodd fod y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol wedi'u cymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio mewn cyfarfod ar 29 Ionawr 2020, a bod manylion am yr adborth yn yr adroddiad. Atodwyd y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol diwygiedig, oedd yn cynnwys y mân newidiadau a argymhellwyd gan y Pwyllgor Archwilio, i’r adroddiad.

 

Adroddodd y Rheolwr Cyllid Strategol ar y prif ystyriaethau. Eglurodd y byddai’r trefniadau newydd i sicrhau trosolwg corfforaethol yn cael eu rhoi yn ei lle ar ôl iddynt gael eu cymeradwyo. Byddai’r Timau Cyllid yn monitro bod y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol yn cael eu dilyn, a byddai unrhyw doriadau neu bryderon yn cael eu hadrodd i’r Prif Swyddogion bob chwarter.

 

Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at dudalen 48, paragraff 1.3.1, a gofynnodd a ddylid cyfeirio hefyd at y Datgan Cysylltiad blynyddol a gwblheir gan Aelodau fel rhan o’r broses Datgan Cyfrifon.  Eglurodd y Swyddog Cyllid Strategol fod hyn yn ofyniad penodol mewn perthynas â’r broses Datgan Cyfrifon.Dywedodd y Prif Swyddog y byddai hyn yn cael ei ystyried.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Peers ynghylch gwybodaeth ar dudalen 51 am gofnodion anghyfreithlon yng nghyfrifon y Cyngor, rhoddodd y Prif Swyddog eglurhad ynghylch y cyfeiriad at wariant anghyfreithlon a chofnodion anghyfreithlon yng nghyfrifon y Cyngor.

 

Gan gyfeirio at baragraff 1.3.1, tudalen 48, nododd y Cynghorydd Clive Carver y cyfeiriad at Aelodau a swyddogion yn y frawddeg gyntaf, a gofynnodd a ddylid cynnwys cyfeiriad at Aelodau ym mharagraff 1.4.4, tudalen 49, hefyd. Eglurodd y Rheolwr Cyllid Strategol na chafodd Aelodau eu cynnwys gan y bernid fod ganddynt swyddogaeth ‘goruchwylio’. Yn ystod y drafodaeth cytunwyd y byddai paragraff 1.4.4 yn cael ei ddiwygio i: “Lle bo unrhyw Swyddog neu Aelod yn ystyried y byddai cydymffurfio â’r Rheoliadau Ariannol mewn sefyllfa benodol...”.

 

Gwnaeth y Cynghorydd Clive Carver sylw am y gofyniad i’r Swyddog Adran 151 adrodd am gofnodion anghyfreithlon yn y cyfrifon, a gofynnodd a ddylai hyn gynnwys camgymeriadau. Ymatebodd y Swyddog Cyllid Strategol gan ddweud y byddai unrhyw gamgymeriad sylweddol yn cael ei nodi a'i adrodd fel rhan o broses Datganiad Cyfrifon Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Cyfeiriodd y Cynghorydd Paul Johnson at wybodaeth ynghylch cynnal a chadw cronfeydd arian wrth gefn ar dudalen 61 yr adroddiad, a gofynnodd sut y byddai digwyddiad annisgwyl yn cael ei ariannu pe bai’r gost yn fwy na faint o arian fyddai wrth gefn. Eglurodd y Rheolwr Cyllid Strategol fod gan y Cyngor lefel sylfaenol o arian wrth gefn ac mai’r amddiffynfa olaf yw hynny, a bod angen, wrth benderfynu ar gyllideb, ddod o hyd i gydbwysedd rhwng diogelu gwasanaethau, cadw cynyddiadau treth cyngor mor isel â phosibl, a chynnal lefel ddigonol o arian wrth gefn. Dywedodd y Prif Swyddog, pe bai’r gost yn fwy na faint o arian oedd wrth gefn, efallai y gofynnid i Lywodraeth Cymru am gymorth gan y Gronfa Cymorth Ariannol. Tynnodd y Rheolwr  ...  view the full Cofnodion text for item 29.

30.

Aelodau o'r cyhoedd a'r wasg yn bresennol

Cofnodion:

Nid oedd aelodau o’r wasg na’r cyhoedd yn bresennol.