Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ni dderbyniwyd dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 31 Ionawr 2018.

Cafodd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 31 Ionawr 2018 eu cyflwyno a’u cadarnhau fel cofnod cywir.

Materion yn Codi

Gofynnodd y Cynghorydd Peers am ddiweddariad ar ei gynnig y dylai Aelodau newydd y Pwyllgor Cynllunio fynychu eu cyfarfodydd cyntaf fel sylwedyddion i’w cynorthwyo â chymryd rhan mewn cyfarfodydd pellach.  Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod yr awgrym wedi’i gyflwyno i'r Prif Swyddog (Cynllunio, Yr Amgylchedd a’r Economi) i’w ystyried gan y Gr?p Strategaeth Cynllunio.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Pwrpas:        Galluogi’r Pwyllgor i ystyried yr adolygiad o Broses y Gyllideb a gwneud argymhellion I’r Cyngor.     

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad a oedd yn darparu adborth gan Aelodau a Swyddogion i ddatblygu dull newydd ar gyfer y broses ymgynghori ar y gyllideb. Atodwyd yr adborth a gafwyd gan yr Aelodau yn ystod yr ymgynghoriad i’r adroddiad, yn ogystal â siart llif proses cyllideb fesul cam.Argymhellwyd geiriau diwygiedig, i’w cynnwys yn adran 16 y Cyfansoddiad, yn yr adroddiad.

Yn dilyn yr ymgynghoriad gydag Aelodau, amlinellwyd cyfres o ofynion ac ymatebion/ sylwadau yn yr adroddiad a ddefnyddiwyd i hysbysu’r siart llif arfaethedig. Roedd y siart llif hefyd yn seiliedig ar ddull 2018/19 ond nid oedd yn gyfarwyddol; roedd y siart llif yn dangos proses tri cham ond yn ddibynnol ar yr amgylchiadau, gellid hefyd mabwysiadu proses dau neu bedwar cam.

Y geiriad arfaethedig ar gyfer y Cyfansoddiad oedd:

Yn seiliedig ar arferion da a'r angen am effeithlonrwydd, roedd y Cyngor wedi datblygu Proses Gyllideb fesul cam, fel y dangoswyd yn y siart llif. Nid yw hyn yn gyfarwyddol; byddai rhwng dau neu bedwar cam yr un mor rhesymol, yn dibynnu ar yr amgylchiadau yn ystod blynyddoedd gwahanol. Ym mhob cam, mae pedair wythnos ar gael i ymgynghori, ar sail aelod unigol a thrwy un o chwech Pwyllgor Trosolwg a Chraffu. Mae amser ar gael i Aelodau unigol a Phwyllgorau Trosolwg a Chraffu ofyn am wybodaeth ychwanegol, hyd at ac yn cynnwys dyddiad cau terfynol a fydd yn cael ei osod ar ddechrau’r broses.

Ar ddiwedd y cyfnod ymgynghori, bydd y Cabinet yn llunio cynigion cadarn, o ystyried yr ymatebion i’r ymgynghoriad. Bydd unrhyw adroddiad i’r Cyngor yn adlewyrchu sylwadau a wnaed gan ymgyngoreion ac ymateb y Cabinet. Bydd Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu efallai hefyd yn paratoi ymateb yn uniongyrchol i’r Cyngor ar gyfer penderfyniad anweithredol, megis y Gyllideb. Drwy gydol y broses, hyd at y dyddiad cau, a fydd yn cael ei benderfynu ar sail flynyddol, bydd swyddogion statudol y Cyngor ar gael i arwain a chynorthwyo Aelodau sy’n dymuno archwilio cynigion eraill.

Eglurodd y Prif Weithredwr bod llawer o waith wedi’i wneud ar opsiynau posib i hysbysu'r siart llif. Dywedodd fod proses y gyllideb ar gyfer 2019/20 eisoes wedi dechrau gydag adroddiad i’r Cabinet yn gynharach yr wythnos honno yn trafod y bwlch yn y gyllideb a ragwelwyd. Yn dilyn proses y gyllideb y flwyddyn flaenorol, trefnwyd cyfarfod cynnar gyda Phenaethiaid Ysgolion a Chadeiryddion Cyrff Llywodraethu i’w gynnal yr wythnos ganlynol i ystyried senarios cyllideb. Yn dilyn Gweithdy Cynhyrchu Incwm lle roedd Aelodau yn heriol, roedd gwaith bellach yn cael ei wneud ar opsiynau. Cyfeiriodd at eitemau megis Archwilio Effeithlonrwydd y Gyllideb a’r Strategaeth Incwm a oedd eisoes wedi’u hychwanegu at y rhaglen gwaith i’r dyfodol er mwyn i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol allu archwilio’r canlyniadau.

Gwnaeth y Cynghorydd Dunbar sylw ar yr arbedion effeithlonrwydd a wnaed dros y blynyddoedd diweddar, ond pwysleisiodd fod y Cyngor bellach yn ddibynnol ar gymorth gan y Llywodraeth Genedlaethol a Llywodraeth Cymru. Cefnogodd yr argymhellion yn yr adroddiad ac fe groesawodd y siart llif. Dywedodd fod  ...  view the full Cofnodion text for item 24.

Pwrpas          Mabwysiadurheolau diwygiedig ar rannu gwybodaeth o fewn y Cyngor

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad ar rannu gwybodaeth o fewn y Cyngor. Yn ystod y cyfarfod Pwyllgor ym mis Tachwedd, cytunwyd y byddai gweithgor yn cael ei sefydlu i lunio canllaw newydd ar sut i rannu gwybodaeth o fewn y Cyngor.

Bu i’r gweithgor, a gadeiriwyd gan y Cynghorydd Marion Bateman gyfarfod ddwywaith ym mis Rhagfyr 2017 a lluniwyd canllawiau drafft a’u rhannu â swyddogion ac Aelodau mewn ymgynghoriad. Canlyniadau’r gwaith hynny oedd cyfres o egwyddorion yn ymwneud â sut a phryd fyddai’r Cyngor yn rhannu gwybodaeth yn ei gyfathrebu mewnol. Os bydd y Cyngor Sir yn ei gymeradwyo, bydd y canllawiau yn cael eu cynnwys yn y Cyfansoddiad.

Cymeradwywyd nifer o egwyddorion yng nghyfarfodydd y gweithgor. Ystyriwyd sawl sefyllfa a oedd yn edrych ar rannu gwybodaeth o safbwyntiau gwahanol megis Cynghorydd yn siarad â swyddog, Cynghorydd yn siarad â Chynghorydd arall neu Gynghorydd yn siarad ag etholwr. 

Roedd yr egwyddorion a’r enghreifftiau yna’n destun ymgynghoriad â swyddogion a gweithdy i Aelodau. Cefnogwyd yr egwyddorion ar y cyfan yn ystod y broses er y gwnaed rhai gwelliannau ac fe atodwyd y ddogfen derfynol i’r adroddiad.

Pwysleisiodd y Prif Swyddog bwysigrwydd pa wybodaeth y gellid ei rhannu gan roi manylion y canlyniadau a wynebir o ganlyniad i rannu gormod neu ddim digon o wybodaeth. Byddai’r adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir ar 1 Mai 2018.

Diolchodd y Prif Weithredwr i bawb a oedd wedi bod yn rhan o’r broses am eu cyfraniadau a dywedodd, yn ogystal â’r egwyddorion yn cael eu cynnwys yn y Cyfansoddiad, byddent hefyd yn cael eu dosbarthu ymysg swyddogion er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu deall yn iawn.

Diolchodd y Cynghorydd Heesom i’r Prif Swyddog am yr adroddiad a gafodd ei groesawu. Diolchodd y Prif Swyddog i'r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd a’r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth am eu cyfraniadau. Mynegodd y Cynghorydd Bateman ei diolch, fel Cadeirydd y gweithgor, i’r swyddogion am eu cyngor ac i’r Aelodau am eu cyfraniadau.

Dywedodd y Cynghorydd Williams na ddylai’r broses ddod i ben ar y pwynt hwn ac y dylid cynnal trafodaethau pellach gyda swyddogion yngl?n â’r broses o wneud penderfyniad. Ymatebodd y Prif Swyddog gan ddweud bod blaenweithgarwch yn bwynt pwysig.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Bod y canllawiau yn cael eu hargymell i’r Cyngor Sir i’w mabwysiadu i'r Cyfansoddiad; a

 (b)                  Bod Aelodau'r gweithgor yn cael diolch am eu gwaith.

Pwrpas:        I ddiweddaru’r Pwyllgor ar weithdai a sesiynau briffio Aelodau diweddar a rhai sydd i ddod.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad Diweddariad Datblygu Aelodau ac eglurodd, yn dilyn yr etholiadau lleol y flwyddyn flaenorol, y dyluniwyd Rhaglen Gynefino i ddarparu Aelodau newydd a’r rhai oedd yn dychwelyd â gwybodaeth hanfodol i weithredu’n effeithiol fel Cynghorydd.

Byddai adroddiadau diweddaru rheolaidd ar gynnydd digwyddiadau datblygu  Aelodau yn cael eu hadrodd i Bwyllgor y Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd. Yn ychwanegol, os oedd gan yr Aelodau awgrymiadau ar gyfer digwyddiadau datblygu Aelodau yn y dyfodol byddai modd iddynt gysylltu gyda’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd.

Digwyddiadau a gynhaliwyd ers y cyfarfod diwethaf:

·         Gweithdy Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol – 8 Chwefror 2018

·         Iechyd a Diogelwch ar gyfer Cynghorwyr – 15 Mawrth 2018

·         Hyfforddiant Arolygiaeth Gynllunio – 9 Ebrill 2018

·         Gweithdy Adolygiad o gymorthdaliadau’r Cyngor ar gyfer Cludiant Cyhoeddus – 11 Ebrill 2018.

·         Gweithdy Egwyddorion Rhannu Gwybodaeth – 16 Ebrill 2018

·         Gweithdy Cynhyrchu Incwm – 18 Ebrill 2018

Y gweithdai i ddod oedd:

·         Cynllun y Cyngor – 29 Mai 2018

·         Briffiad Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol - Mehefin 2018

·         Gweithdy Monitro Perfformiad – Gorffennaf 2018

Yn dilyn cyflwyniad hyfforddiant Ymwybyddiaeth Trais Domestig i staff, cynigiwyd hefyd y dylid cynnig yr hyfforddiant i Aelodau. Yn yr un modd gyda’r ymgyrch “Look at Me” a oedd yn sesiwn hyfforddi ymwybyddiaeth anhwylderau ar y sbectrwm awtistig.

Mewn ymateb i sylw gan y Cynghorydd Smith, dywedodd y Prif Weithredwr pe na bai’n gallu mynychu sesiwn hyfforddi a oedd o ddiddordeb iddo, byddai swyddogion yn gallu darparu sesiwn un i un gryno ar ei gyfer. Cadarnhaodd fod y sesiynau Iaith Gymraeg i staff hefyd yn agored i Aelodau.

Awgrymodd y Cynghorydd Christine Jones hyfforddiant Rhianta Corfforaethol ac fe groesawyd hyn gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Bod y cynnydd o ran y digwyddiadau datblygu Aelodau yn cael ei nodi; a

 (b)      Bod awgrymiadau ar gyfer digwyddiadau datblygu Aelodau yn y dyfodol yn cael eu trafod gyda’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.