Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:   I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ni dderbyniwyd dim.

Pwrpas:   I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 21 Mehefin 2017.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Mehefin 2017.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Rhoi gwybod i’r pwyllgor am y cynnydd a wnaed a’r cynigion ar gyfer datblygu aelodau i'r dyfodol.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar ddatblygiad y rhaglen sefydlu Aelodau yn dilyn yr etholiadau.

Yn dilyn adborth cadarnhaol ar y sesiynau sefydlu generig ar gyfer Aelodau newydd a rhai sy’n dychwelyd, roedd rhaglen ddrafft o friffiau Datblygu Aelodau wedi eu paratoi i ddarparu sgiliau a gwybodaeth benodol i Aelodau a oedd eu hangen i gyflawni eu swyddi.  Roedd y rhaglen yn destun adolygiad parhaus, er enghraifft, roedd gweithdai ychwanegol ar y Polisi Cludiant a Chytundeb Twf Gogledd Cymru wedi eu trefnu ar gyfer mis Tachwedd mewn ymateb i geisiadau Aelodau.  Roedd hefyd cyfle i Aelodau newydd fynd i ddigwyddiad rhanbarthol a gynhaliwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.

Croesawodd y Cynghorydd Chris Bithell yr ymagwedd tuag at y rhaglen sefydlu a oedd yn ceisio cynnwys cymaint o Aelodau a phosibl.  Gofynnodd am fanylion ar y nifer a oedd yn bresennol yn y sesiynau sefydlu a sawl unigolyn nad oedd yn bresennol o gwbl, yn arbennig Aelodau newydd.  Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod Aelodau newydd wedi bod yn bresennol mewn o leiaf un sesiwn sefydlu.  Cytunodd i ddarparu gwybodaeth mewn adroddiad i’r cyfarfod nesaf gan gynnwys manylion fesul slot amser, fel y gofynnwyd gan y Cynghorydd Glyn Banks.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Arnold Woolley, eglurwyd fod hyfforddiant Trosolwg a Chraffu wedi ei roi i bob un o’r pwyllgorau unigol hynny ac roedd hefyd wedi’i gynnwys yn y sesiwn gyflwyno Materion Cyfansoddiadol.

Holodd y Cynghorydd Mike Peers a ddylid dwyn ymlaen y sesiynau datblygu ar Ddeddf Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, gan fod y testun wedi’i godi gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) fel maes i ganolbwyntio’n benodol arno yn ystod grwpiau trafod diweddar.  Byddai’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn gofyn am eglurhad gan nad oedd hyn wedi ei nodi’n flaenoriaeth gan SAC.

Pwysleisiodd y Cynghorydd Bithell bwysigrwydd sicrhau fod pob Aelod a swyddog yn deall eu cyfrifoldebau ar ddiogelu a chyfeiriodd at y sesiynau i’w darparu cyn cyfarfodydd y pwyllgorau Trosolwg a Chraffu ac Archwilio.  Eglurwyd fod y sesiynau’n agored i bob Aelod ac y byddai’r rhai nad oedd yn gallu bod yn bresennol yn cael cyfle i gymryd rhan mewn sesiwn ar y diwedd.

PENDERFYNWYD:

a)        Bod y Pwyllgor yn nodi’r rhaglen sefydlu Aelodau a gynhaliwyd ar ôl yr etholiadau; a

b)        Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r ymagwedd tuag at Ddatblygu Aelodau am weddill blwyddyn y cyngor, fel y nodwyd yn Atodiad A yr adroddiad.

I ymgynghori â’r pwyllgor ar y ffurflen arolwg a’r dull i’w ddefnyddio.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar ymgynghori ag Aelodau ar amseroedd cyfarfod pwyllgorau, ynghyd â’r ffurflen arolwg arfaethedig.  Amlinellodd yr ymagwedd arfaethedig i wahodd Aelodau etholedig ac wedi eu cyfethol i roi eu barn ar amseroedd a dyddiau a ffafriwyd, gan gynnwys y dewis o gyfarfodydd gyda'r nos.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Chris Bithell at y goblygiadau posibl o ran cost o gynnal cyfarfodydd gyda’r nos ac awgrymodd y byddai cyfarfodydd gyda'r hwyr rhwng 5-7pm yn ddewis arall mwy cost effeithiol.  Cytunodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd gynnwys y dewis hwn ar yr arolwg gan y gallai helpu osgoi gwrthdaro gyda chyfarfodydd Cynghorau Tref/ Cymuned.  Cytunodd hefyd y dylid dangos y slot amser 9am a 10am fel dewisiadau ar wahân, ar gais y Cynghorydd Clive Carver.

O ran cyfarfodydd gyda’r hwyr, codwyd pwyntiau gan y Cynghorydd Marion Bateman a Neville Phillips ar y goblygiadau o ran trefniadau gwaith staff a’r posibilrwydd o wrthdaro gyda chyfarfodydd Llywodraethwr Ysgol.

Dywedodd y Cynghorydd Mike Peers mai dim ond aelodau pwyllgorau unigol ddylai gael pleidleisio ar amseroedd y cyfarfodydd hynny.  Eglurodd y Prif Swyddog y byddai unrhyw drefniadau newydd yn berthnasol i gyfarfodydd drwy gydol tymor cyfan y Cyngor presennol , ond yn ystod y cyfnod hwnnw gallai aelodau newid.  Nododd hefyd y gallai Aelod sy’n dymuno bod ar bwyllgor penodol fethu a gwneud hynny oherwydd y trefniadau presennol.

Gan gefnogi’r ymgynghoriad ehangach, nododd y Cynghorydd Bithell fod Aelodau eraill yn aml yn mynd i gyfarfodydd Trosolwg a Chraffu i arsylwi.

Cynigiodd y Cynghorydd Peers y dylid gofyn i Aelodau bleidleisio ar y pwyllgorau roeddynt yn gwasanaethu arnynt yn unig, gan gynnwys dirprwyon lle’r oedd rhai.  Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Arnold Woolley.  O'i roi i bleidlais, cytunwyd ar y gwelliant.

Fel dewis arall yn hytrach na’r arolwg, cynigiodd y Cynghorydd David Williams y dylai Aelodau o bob pwyllgor bleidleisio ar y trefniadau roeddynt yn eu ffafrio ar gyfer y pwyllgor hwnnw ar ddechrau bob blwyddyn.  Cafodd wybod fod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Gofal Cymdeithasol ac Iechyd wedi defnyddio’r dull hwn o’r blaen drwy gytuno ar gymysgedd o gyfarfodydd bore a phnawn i annog presenoldeb.

Yna rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i gynnig y Cynghorydd Williams i ymgynghori â phwyllgorau unigol ar eu dewisiadau.  Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Woolley a chafodd ei gefnogi gan y Pwyllgor.

Rhoddodd y Prif Swyddog eglurhad y byddai eitem yn cael ei threfnu ar gyfer pob pwyllgor i ystyried patrwm cyfarfodydd a holi a oedd yr aelodau (gan gynnwys dirprwyon) yn dymuno pleidleisio ar bapur neu’n electronig.  Yn ogystal, byddai pob Aelod yn cymryd rhan mewn arolwg ar batrwm cyfarfod y Cyngor llawn.

Eglurwyd y byddai canlyniadau’r arolwg yn cael eu hadrodd yn ôl i’r Pwyllgor a bod angen amser i ymgorffori unrhyw newidiadau i Amserlen y Cyfarfodydd ar gyfer 2018/19 cyn i'r Cyngor llawn eu hystyried ar 1 Mai 2018.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Dylid gofyn i Aelodau bleidleisio ar y trefniadau ar gyfer y pwyllgorau roeddynt yn gwasanaethu arnynt yn unig, gan gynnwys dirprwyon lle’r oedd rhai; a

 (b)  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Trafod y cynllun er mwyn datblygu cyfres o reolau clir am yr hyn y mae modd i aelodau wneud cais amdano.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad ar adolygiad arfaethedig o reolau o fewn y Cyfansoddiad ar rannu gwybodaeth.  Y nod oedd rhoi eglurhad o ba lefelau o wybodaeth y gellid ei rhannu y tu mewn i’r Cyngor i ddiwallu anghenion Aelodau ac i gydymffurfio â deddfwriaeth.

Yr ymagwedd a argymhellwyd oedd sefydlu gweithgor trawsbleidiol dan arweiniad Is-Gadeirydd y Pwyllgor (yn absenoldeb y Cadeirydd) gyda chynrychiolaeth gan Aelodau’r Cabinet ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol, Tai ac Addysg, sef y deiliaid portffolio sy’n ymdrin â’r data mwyaf sensitif.

Croesawyd yr adolygiad arfaethedig gan Aelodau a oedd yn cydnabod pwysigrwydd diogelu yn erbyn peryglon rhannu gwybodaeth.

Cadarnhaodd y Prif Swyddog y byddai’n mynd i gyfarfodydd i roi cyngor i’r gweithgor, ynghyd â swyddogion perthnasol eraill.  Argymhellodd fod y gweithgor yn mabwysiadu ymagwedd fesul cam i ganiatáu ystyriaeth fanwl a dealltwriaeth o’r testun.  Yna byddai’r rheolau’n cael eu rhannu ar gyfer ymgynghori cyn ceisio eu mabwysiadu gan y Cyngor ym mis Mai 2018. Cytunodd i gysylltu ag Arweinwyr Grwpiau ar yr aelodau ar y gweithgor.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Dylid sefydlu gweithgor i ail ysgrifennu'r rheolau i swyddogion ac Aelodau sydd wedi eu cynnwys yn y Cyfansoddiad ar sut y caiff gwybodaeth ei rhannu y tu mewn i’r Cyngor;

 (b)      Dylai’r gweithgor gynnwys hyd at 8 aelod gan gynnwys Cadeirydd neu Is-Gadeirydd y Pwyllgor, Aelodau Cabinet dros Addysg, Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol (y mae eu portffolios yn ymdrin â’r data personol mwyaf sensitif) ac 1 aelod o bob un o’r grwpiau gwleidyddol eraill; a

 (c)      Dylid gofyn i’r gweithgor adrodd i Bwyllgor y Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd mewn pryd i wneud argymhellion i Gyfarfod Blynyddol y Cyngor ym mis Mai 2018.

Ymgynghori â’r pwyllgor yngl?n â'r Adroddiad Blynyddol Trosolwg a Chraffu drafft cyn ei gyflwyno i’r Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd Adroddiad Blynyddol Trosolwg a Chraffu drafft ar gyfer 2016/17 i’w ystyried.  Dosbarthodd ragair a awgrymwyd ar gyfer yr adroddiad, fel teyrnged i’r diweddar Gynghorydd Ron Hampson fel y Cadeirydd pwyllgor a wasanaethodd am y cyfnod hiraf, a siaradodd Aelodau o’i blaid.

Yn dilyn awgrymiadau gan y Cynghorydd Mike Peers, cytunwyd i ymgorffori rhagymadrodd yn yr adroddiad yn rhoi manylion yngl?n â sut y gellir cyflwyno eitem i’r pwyllgorau Trosolwg a Chraffu.  Yn yr adran ar gyfarfodydd galw i mewn, byddai cyfeiriad at gynnwys y bleidlais bwyllgor ar y dewisiadau oedd ar gael.

Yn Atodiad 1 yr adroddiad, cwestiynodd y Cynghorydd Chris Bithell gywirdeb rhai o’r dyddiadau aelodaeth y cytunodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd eu diwygio yn unol â hynny.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Cynnwys y rhagair a awgrymwyd yn yr Adroddiad Blynyddol; a

 (b)      Bod y Pwyllgor, yn amodol ar y diwygiadau a gynigiwyd gan y Cynghorwyr Bithell a Peers, yn rhoi cymeradwyaeth i gyflwyno’r adroddiad i’r Cyngor yn y cyfarfod nesaf.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.