Rhaglen a chofnodion

Yn y Cyfarfod Blynyddol, penderfynodd y Cyngor mai Gr?p y Democratiaid Rhyddfrydol a fydd yn cadeirio’r Pwyllgor hwn. Rhoddir gwybod i’r Pwyllgor mai’r Cynghorydd Neville Phillips yw Cadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn ddinesig hon.

Bu i Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd atgoffa’r Pwyllgor bod y Cyngor, yn y Cyfarfod Blynyddol, wedi penderfynu mai plaid y Democratiaid Rhyddfrydol ddylai enwebu Cadeirydd y Pwyllgor. Roedd y gr?p wedi enwebu’r Cynghorydd Neville Phillips.

PENDERFYNWYD:

Cadarnhau’r Cynghorydd Neville Phillips fel Cadeirydd y Pwyllgor am

flwyddyn y cyngor.

(O’r pwynt hwn ymlaen, cadeiriodd y Cynghorydd Phillips weddill y cyfarfod)

Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Gofynnodd y Cadeirydd am enwebiadau ar gyfer swydd yr Is-gadeirydd.

Cynigodd y Cynghorydd David Evans y Cynghorydd Michelle Perfect fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor ac eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Dave Healey.

Cynigodd y Cynghorydd Mike Peers y Cynghorydd Bob Connah fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor ac eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Rob Davies.

Ar ôl cynnal pleidlais, penodwyd y Cynghorydd Michelle Perfect yn Is-gadeirydd y Pwyllgor. 

            PENDERFYNWYD:

Penodi'r Cynghorydd Michelle Perfect yn Is-gadeirydd y Pwyllgor am flwyddyn y cyngor.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 24 Mawrth 2021.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2021.

Cynigwyd y cofnodion gan y Cynghorydd Chris Bithell ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Rob Davies.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar gywiro’r gwallau teipograffyddol, cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

Galluogi’r pwyllgor i ystyried y protocol diwygiedig

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i’r Pwyllgor i gyflwyno sylwadau arno a chytuno ar ddiwygiadau i Reolau’r Weithdrefn.   Cyfeiriodd at  Gyfarfod Blynyddol y Cyngor a gynhaliwyd ar 9 Medi 2020 ac y cytunwyd gyda’r newidiadau dros dro i rai o’r Rheolau, a dosbarthwyd y rhain.   Eglurodd wrth i’r Cyngor symud tuag at ‘gyfarfodydd aml-leoliad’ sydd yn ofyniad yn y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, mae’r hyn oedd yn newidiadau dros dro bellach angen cael eu mabwysiadu yn ffurfiol gan y Pwyllgor wrth i’r Cyngor ddatblygu polisi ar gyfarfodydd aml-leoliad.  

Eglurodd yr adroddiad bod angen gwneud newidiadau i reolau’r weithdrefn a oedd wedi’u hatodi i’r adroddiad.

Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) bod angen rheolau hyblyg i ddelio â chyfyngiadau o ran pandemig Covid-19, a nododd bod posibilrwydd y byddai’n rhaid i’r Cyngor ddychwelyd i drefniant lle y byddai pawb yn bresennol yn bersonol yn y cyfarfod, ar brydiau; neu lle bo rhai yn bresennol yn bersonol ac eraill yn bresennol o bell (cyfarfodydd hybrid); neu bresenoldeb llwyr drwy ddyfeisiau o bell.   Nododd y Prif Swyddog bod materion ehangach i’w hystyried o ran sut yr oedd y Cyngor yn dymuno symud ymlaen â chyfarfodydd yn y dyfodol.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Chris Bithell at y newidiadau arfaethedig i Reolau’r Weithdrefn a nodwyd yn atodiad yr adroddiad.   Yngl?n â gweithdrefn 8 - Hyd y cyfarfodydd, mynegodd bryderon os oedd yn rhaid i Aelod fynychu sawl cyfarfod mewn diwrnod na fyddai digon o amser i ail-wefru batri i-pad.   Cyfeiriodd hefyd at Weithdrefn 17- Cofnod o Bresenoldeb, a chyflwyno sylwadau ar bresenoldeb mewn cyfarfodydd o bell a nododd pe bai’n rhaid i aelodau adael yn ystod cyfarfod byddai’n effeithio ar gworwm y cyfarfod.   Ymatebodd y Prif Swyddog i’r materion a godwyd.   Awgrymodd y Cadeirydd y gallai’r sawl sy’n cynnal cyfarfod o bell ddiweddaru’r Cadeirydd yn ystod y cyfarfod i hysbysu o weddill yr aelodau sy’n bresennol os bydd nifer o bobl yn gadael y cyfarfod.   Tynnodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd sylw at Weithdrefn 15.1 - Mwyafrif, a oedd yn trafod pleidleisio mewn cyfarfodydd o bell / hybrid.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Michelle Perfect at weithdrefn 8 - Hyd y cyfarfodydd, ac awgrymu y dylid diwygio’r cyfeiriad at gyfarfodydd y Cyngor sy’n dechrau am 2.00pm i nodi: “Dylai cyfarfodydd y Cyngor ddod i ben ar ôl 3 awr fel arfer”.   Cyfeiriodd hefyd at Weithdrefn 14 - Penderfyniadau a Chynigion Blaenorol, ac awgrymu y dylid egluro’r diwygiad a gynigir i nodi bod 10 e-bost unigol yn cael eu hanfon at Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd.  

Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at Weithdrefn 15.0 - Pleidleisio, gan nodi’r diwygiad arfaethedig o ran ‘cydsyniad tawel’, eglurodd bod angen darparu canllawiau ysgrifenedig o ran sut y gall Aelodau nodi eu bod yn dymuno gwrthwynebu neu ymatal rhag pleidleisio.   Cyfeiriodd y Cynghorydd Peers at Weithdrefn 15.5 - Pleidlais wedi’i Chofnodi, gan awgrymu y dylid diwygio’r geiriad i nodi: “y bydd y Swyddog Monitro yn atgoffa’r Aelodau o’r broses i nodi yn y dull ‘sgwrsio’ eu bod yn gofyn am bleidlais  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Galluogi’r pwyllgor i ystyried y protocol diwygiedig

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i alluogi’r Pwyllgor i ystyried y protocol diwygiedig.   Cyflwynodd y wybodaeth gefndir ac egluro y bu’n rhaid ail-ystyried y protocol i’w wneud yn ‘haws ei ddefnyddio’ yn dilyn pryderon yn ddiweddar.   Roedd pryderon penodol o ran ailddrafftio’r protocol yn ymwneud â’r angen i arsylwi cynrychiolaeth ddaearyddol, materion cynrychiolaeth pleidleisiwr / cynghorydd, a chanlyniadau anfodlonrwydd gyda’r camau gweithredu a gymerwyd gyda diffyg atebolrwydd. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd bod y protocol gwreiddiol o 2011 a gymeradwywyd gan Bwyllgor y Cyfansoddiad yn atodiad i’r adroddiad, a’r Protocol diwygiedig i Aelodau ar Ymwneud â Wardiau Eraill a gefnogwyd gan Arweinwyr y Grwpiau.  

            Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd y prif ystyriaethau fel y nodwyd yn y Protocol diwygiedig ac egluro ei fod wedi’i ail-ysgrifennu i gynorthwyo Aelodau gyda materion dadleuol.   Cyfeiriodd at eithriadau i’r protocol, y weithdrefn i’w dilyn, a monitro.

            Nododd y Cynghorydd Michelle Perfect bod adegau lle bo Cynghorwyr Tref a Chymuned yn cysylltu â swyddogion y Cyngor Sir yn uniongyrchol i gael gwybodaeth yn hytrach na dilyn y weithdrefn gywir a gofyn a oes modd llunio gweithdrefn i fynd i’r afael â’r mater.   Eglurodd y Prif Swyddog y gellir ystyried rhoi cyfarwyddiadau i swyddogion y Cyngor Sir o ran sut y dylid ymateb i gais gan gynghorwyr tref a chymuned unigol.   Awgrymodd y dylai unrhyw weithdrefn o’r fath gael ei chyflwyno i’w hystyried yn Fforwm y Sir.

            Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at Atodiad 2, adran 1, yr ail baragraff, a nodi o ran comisiwn ffiniau lleol na fyddai’r frawddeg “Ystyr Aelod Lleol yw Cynghorydd neu un o’r ddau sy’n cynrychioli’r ward” yn berthnasol pe bai ward â thri aelod ac awgrymu y dylid nodi:  “Mae Aelod Lleol yn golygu’r Cynghorydd sy’n cynrychioli’r ward.”

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Rob Davies ar Atodiad 2, paragraff 3.1, yngl?n â chytundeb rhwng rhywun nad yw’n aelod o’r ward ac aelod y ward, cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd y gellir gwneud hyn dros e-bost neu dros y ffôn i gyflawni canlyniad effeithiol.

Awgrymodd y Cynghorydd David Healey y dylai’r Protocol gyfeirio at y risgiau sy’n ymwneud â chyfryngau cymdeithasol a nodi enghraifft pan fu Aelodau’n ymwneud â materion nad oedd yn eu ward eu hunain.

Cyfeiriodd y Cynghorydd David Evans at Atodiad 2, adran 4- Monitro, a nodi bod mater trawsffiniol rhwng ei ward ef a ward gyfagos a gofynnodd am eglurhad o ran yr amgylchiadau lle bo’n rhaid hysbysu Gwasanaethau’r Aelodau am faterion lleol.   Ymatebodd y Swyddogion i’r ymholiad a gyflwynwyd ac awgrymodd y Prif Swyddog er mwyn osgoi biwrocratiaeth ddiangen, bod achosion o dorri’r Protocol yn cael eu cofnodi’n unig, yn hytrach nag achosion o gydymffurfiaeth.     

Cyfeiriodd y Cynghorydd Chris Bithell at atodiad 2, paragraff 1.1, gan nodi bod Aelodau’n ymwneud â materion mewn ward nad yw’n ward iddynt oherwydd materion cynllunio.   Awgrymodd y dylid hysbysu swyddogion yn yr Adran Gynllunio mewn achosion o’r fath, ac unrhyw adran berthnasol arall, er mwyn gallu darparu’r manylion cyswllt priodol. 

Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd i  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Rhoi’rwybodaeth ddiweddaraf i aelodau ynghylch y digwyddiadau ymgysylltu a gynhaliwyd ers yr adroddiad diwethaf.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad yn cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf ar ddigwyddiadau Datblygu ac Ymgysylltu ag Aelodau a gynhaliwyd ers y cyfarfod diwethaf ym mis Mawrth 2021, a’r rhai sydd i ddod.  Eglurodd y bydd y wybodaeth ddiweddaraf o ran presenoldeb mewn digwyddiadau a gynhaliwyd ar 28 Mehefin a thu hwnt yn cael eu cyflwyno yn y cyfarfod nesaf.   Gwahoddodd Aelodau i gysylltu ag ef gydag unrhyw awgrymiadau yr oeddent yn dymuno eu cyflwyno ar gyfer digwyddiadau datblygu yn y dyfodol.

            Cafodd yr argymhellion yn yr adroddiad eu cynnig gan y Cynghorydd Chris Bithell a’u heilio gan y Cynghorydd Ted Palmer.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y cynnydd gyda Gweithdai Aelodau, Briffiadau a Seminarau ers yr adroddiad diwethaf yn cael ei nodi; ac

(b)       Os oes gan Aelodau unrhyw awgrymiadau ar gyfer Datblygu ac Ymgysylltu ag Aelodau yn y dyfodol, eu bod yn cysylltu â Phennaeth y Gwasanaethau Democrataidd i’w trafod.

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.

(The meeting started at 2.00 pm and ended at 3.02 pm)