Rhaglen a chofnodion

Yn y Cyfarfod Blynyddol, penderfynodd y Cyngor mai Gr?p y Democratiaid Rhyddfrydol a fydd yn cadeirio’r Pwyllgor hwn. Rhoddir gwybod i’r Pwyllgor mai’r Cynghorydd Neville Phillips yw Cadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn ddinesig hon.

Bu i Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd atgoffa’r Pwyllgor bod y Cyngor, yn y Cyfarfod Blynyddol, wedi penderfynu mai gr?p y Democratiaid Rhyddfrydol ddylai enwebu Cadeirydd y Pwyllgor.Roedd y gr?p wedi enwebu’r Cynghorydd Neville Phillips.

PENDERFYNWYD:

Cadarnhau’r Cynghorydd Neville Phillips fel Cadeirydd y Pwyllgor am

flwyddyn y cyngor.

(O’r pwynt hwn ymlaen, cadeiriodd y Cynghorydd Phillips weddill y cyfarfod)

Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Gofynnodd y Cadeirydd am enwebiadau ar gyfer swydd yr Is-gadeirydd.

Cynigodd y Cynghorydd Mike Peers y Cynghorydd Arnold Woolley fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor ac eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Rob Davies.

Cynigodd y Cynghorydd Chris Bithell y Cynghorydd Michelle Perfect fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor ac eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Ted Palmer.

Ar ôl cynnal pleidlais. penodwyd y Cynghorydd Michelle Perfect yn Is-gadeirydd y Pwyllgor. 

            PENDERFYNWYD:

Penodi'r Cynghorydd Michelle Perfect yn Is-gadeirydd y Pwyllgor am flwyddyn y cyngor.

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

            Mewn ymateb i ymholiad gan y Cadeirydd yngl?n ag eitem 6 – Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (IRPW), dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) mai dim ond ar gyfer materion yn ymwneud â thaliadau cydnabyddiaeth yr oedd gofyn i Aelodau ddatgan cysylltiad personol.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 5 Mawrth 2020.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 5 Mawrth 2020.

Cynigwyd y cofnodion gan y Cynghorydd Chris Bithell ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Ted Palmer.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel rhai cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Galluogi’rpwyllgor i dderbyn Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol ar gyfer 2021/22, sy’n pennu taliadau i aelodau etholedig ac aelodau cyfetholedig am y flwyddyn nesaf.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (IRPW) ar gyfer 2021/22, a oedd yn pennu cyfraddau taliadau i’w gwneud i aelodau etholedig ac aelodau cyfetholedig Awdurdodau Lleol ar gyfer y flwyddyn nesaf. Dywedodd bod IRPW wedi anfon Adroddiad Blynyddol drafft at Gynghorau Sir ar 28 Medi, yn gofyn i sylwadau gael eu gwneud erbyn 23 Tachwedd 2020.  Roedd gofyn i IRPW gymryd i ystyriaeth sylwadau a dderbyniwyd yngl?n â’r adroddiad drafft cyn cyhoeddi fersiwn derfynol o’r adroddiad ym mis Chwefror 2021. 

Wrth gyflwyno’r adroddiad, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd bod Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol wedi gwneud 48 o Benderfyniadau ar gyfer 2021/22, ac roedd 24 ohonynt yn uniongyrchol berthnasol i Gyngor Sir y Fflint.  Rhestrir penderfyniadau’r Panel ar gyfer 2021/22 yn Atodiad 1 yr adroddiad. Dywedodd bod IRPW wedi cynnig bod cyflog sylfaenol aelodau etholedig y prif gynghorau yn 2021/22 yn £14,368 ac y byddai’n dod i rym ar 1 Ebrill 2021.  Roedd hwn yn gynnydd o £150 ar lefel 2020/21. Roedd cynnydd o 1.06% yn cael ei gynnig hefyd ar gyfer cyflogau uwch a dinesig. Cynigodd y Panel hefyd gynnydd o £12 i gyfradd ddyddiol aelodau cyfetholedig cyffredin Pwyllgorau i £210.  Cyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd at y prif benderfyniadau yn yr adroddiad.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Ted Palmer, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd mai mater i’r unigolion oedd penderfynu a oeddent am dderbyn neu wrthod y taliad cyfan neu ran o’r taliad yr oedd ganddynt hawl iddo. 

Cyfeiriodd y Cynghorydd Chris Bithell at Adran 15, paragraff 15.3 yn adroddiad IRPW. Ymatebodd y Prif Swyddog i’r cwestiwn yngl?n â chyflogau Penaethiaid Gwasanaethau a Delir a Phrif Swyddogion y prif gynghorau a thynnodd sylw at y wybodaeth ym mharagraff 15.1.  

Cododd y Cynghorydd Bithell gwestiwn arall yn ymwneud â chofnodi presenoldeb Aelodau mewn cyfarfodydd. Dywedodd, er bod presenoldeb yn cael ei gofnodi yn y mwyafrif o gyfarfodydd y Cyngor, roedd nifer sylweddol o gyfarfodydd ychwanegol yr oedd yr Aelodau yn eu mynychu fel rhan o’u dyletswyddau, nad oeddent yn cael eu cofnodi, a chyfeiriodd at gyfarfodydd is-bwyllgorau, Paneli, sefydliadau a chyrff allanol fel enghreifftiau.   Pwysleisiodd pa mor bwysig yw codi ymwybyddiaeth a sicrhau’r cyhoedd bod Aelodau yn cyflawni eu dyletswyddau. Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd bod yr Awdurdod yn cofnodi aelodaeth a lefelau presenoldeb aelodau etholedig mewn pwyllgorau penodol yn yr Awdurdod a hefyd ei fod yn cofnodi presenoldeb mewn cyfarfodydd eraill ac roedd y wybodaeth hon ar gael ar wefan yr Awdurdod. Dywedodd y gallai Aelodau gyfeirio at yr holl gyfarfodydd y maent yn eu mynychu yn eu Hadroddiadau Blynyddol. Dywedodd y Prif Swyddog bod rhestr statudol o’r cyfarfodydd y gofynnir i’r Awdurdod gofnodi presenoldeb Aelodau ynddynt a chadarnhaodd bod yr Awdurdod hefyd yn cofnodi pa Aelodau sy'n aelodau o gyrff allanol hefyd.  Awgrymodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd bod adroddiadau rheolaidd yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor am y digwyddiadau datblygu a briffio a gynhelir gan yr Awdurdod ac enwau’r Aelodau sy’n bresennol.

Cyfeiriodd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

I’r pwyllgor ystyried cynigion ar gyfer darpariaeth TG gwell i Aelodau.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad i ystyried y cynigion ar gyfer gwell darpariaeth TG i Aelodau.  Darparodd wybodaeth gefndir ac esboniodd nad oedd darpariaeth TG bresennol yr Awdurdod i’r Aelodau, yn seiliedig ar ddarparu ipads, yn ddigonol i ateb holl ofynion TG yr Aelodau er mwyn eu galluogi i gymryd rhan lawn mewn cyfarfodydd o bell. I liniaru'r pryderon hyn ac i alluogi Aelodau sydd heb offer TG ar hyn o bryd, roedd yr Awdurdod wedi ymchwilio i ddarparu gliniaduron i Aelodau.    Byddai’r gost yn cael ei gosod yn erbyn costau cynyddol argraffu a phostio agendâu. Byddai modd i Aelodau wrthod y ddarpariaeth hon.

Dywedodd y Prif Swyddog bod penderfyniadau 9 a 10 Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (IRPW) yn ymwneud â chymorth i Aelodau, gan gynnwys bod y Cyngor yn darparu i‘w haelodau ‘cyfleusterau ffôn, e-bost a rhyngrwyd digonol i roi mynediad electronig at wybodaeth briodol’, heb gost i’r aelod unigol. Am y rheswm hwn, gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried cynnig ‘lwfans band eang’ o hyd at £30 y mis i Aelodau. Esboniodd y Prif Swyddog bod nifer o Aelodau, er bod ganddynt y ddarpariaeth band eang uchaf yn eu hardal,  yn cael anawsterau cysylltu gan nad yw lled eu band eang yn ddigonol, ac i gydnabod hynny byddai dyfeisiau Mi-Fi yn cael eu darparu. Byddai cost y Mi-Fi yn cael ei osod yn erbyn lwfans band eang yr Aelod sef £30. Byddai modd i Aelodau unigol wrthod y cynigion os ydynt yn fodlon â'u darpariaeth bresennol.  

Yn ystod y drafodaeth, ymatebodd y Prif Swyddog i’r sylwadau a’r ymholiadau a godwyd gan Aelodau yngl?n â materion technegol yn ymwneud â diogelwch, capasiti a chyfluniad, y gliniaduron newydd arfaethedig ac uwchraddio unrhyw offer TG personol a ddefnyddir gan Aelodau.  Awgrymodd y Cynghorydd Mike Peers y dylid cynnal arolwg manwl i benderfynu pa offer TG sydd eu hangen ar unigolion mewn gwirionedd a pha mor addas yw'r offer personol a ddefnyddir gan yr holl Aelodau.Dywedodd y byddai hyn o bosibl yn lleihau costau'r Awdurdod os yw’n darparu offer nad oes eu hangen mewn gwirionedd.Esboniodd y Prif Swyddog, pe bai’r Pwyllgor yn penderfynu cytuno ag argymhellion yr adroddiad, y byddai swyddogion yn ymgynghori ag Aelodau yngl?n â’r opsiynau sydd ar gael i sicrhau bod eu gofynion TG yn cael eu cyflawni a bod unrhyw broblemau yn cael eu datrys.  

Cynigwyd yr argymhelliad canlynol gan y Cynghorydd Chris Bithell ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Ted Palmer.

• Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo darparu gliniadur gan y cyngor i bob Aelod sy'n gofyn am un. 

Cynigodd y Cynghorydd Mike Peers bod yr argymhelliad yn cael ei newid i gynnwys gofyniad i gynnal arolwg manwl o Aelodau i benderfynu a oes angen iddynt ddefnyddio eu hoffer eu hunain a chytunodd y Pwyllgor â hynny.

Cynigwyd yr argymhelliad canlynol gan y Cynghorydd Chris Bithell ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Arnold Woolley.

• Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo cyflwyno lwfans band eang hyd at £30 y mis i bob Aelod o’r Cyngor  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried y newidiadau a argymhellwyd gan y Pwyllgor Safonau i’r Protocol Aelodau/Swyddogion fel rhan o adolygiad parhaus o’r Cyfansoddiad.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad i ystyried y newidiadau a argymhellwyd gan y Pwyllgor Safonau i’r Protocol Aelodau/Swyddogion fel rhan o’i adolygiad parhaus o’r Cyfansoddiad.  Dywedodd bod y Cyngor hefyd wedi ymgymryd â gwaith ar ddiwedd 2019 / dechrau 2020 ar agweddau penodol o’r berthynas waith megis ymdrin ag achosion i Gynghorwyr a Safon Sir y Fflint ac roedd yn briodol newid y Protocol er mwyn ymgorffori’r gwaith hwn.   Hefyd tybiwyd y byddai’n briodol diweddaru’r protocol er mwyn atgyfnerthu'r canllawiau ar berthnasoedd rhwng gweithwyr a Chynghorwyr yng ngoleuni’r Tribiwnlys Achos diweddar. Roedd y Protocol wedi'i atodi yn Atodiad A yr adroddiad ac yn dangos y newidiadau arfaethedig fel newidiadau wedi'u hamlygu (tracked changes). 

Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at y newidiadau arfaethedig i’r Protocol yn Atodiad A, a chododd nifer o gwestiynau ac awgrymiadau yngl?n â pharagraffau 3.1 Rolau Aelodau a Swyddogion; 4.1(d) ymateb yn brydlon i ymholiadau a chwynion; 10.2 ymgysylltiad cynghorwyr Wardiau; 11.1 Mynediad Aelodau at wybodaeth a dogfennau’r cyngor; a 13.0 mynediad i safleoedd y Cyngor. Ymatebodd y Prif Swyddog i’r pwyntiau a godwyd a chytunodd y dylid newid y Protocol fel sy’n briodol.

Mynegodd y Cynghorydd Chris Bithell ei farn nad oedd y Protocol yn cyfeirio digon at gyfrifoldebau Aelodau i’w hetholwyr yn eu Wardiau unigol. Cyfeiriodd at baragraff 3.1 am Rolau Aelodau a Swyddogion a dywedodd bod Aelodau hefyd yn gyfrifol am gynrychioli’r etholaeth a chodi unrhyw faterion neu bryderon penodol sydd ganddynt. Cyfeiriodd y Cynghorydd Bithell hefyd at baragraff 4.0 (d) am ymateb yn brydlon i ymholiadau a chwynion ac roedd o’r farn nad oedd y terfynau amser yn y canllawiau ar gyfer ymdrin ag ymholiadau yn cael eu cyrraedd.    Gwnaeth y Cynghorydd Bithell sylwadau pellach yngl?n â'r berthynas rhwng Aelodau a Swyddogion, y berthynas waith rhwng Aelodau a Swyddogion, a mynediad i safleoedd y Cyngor.  Ymatebodd y Prif Swyddog i‘r pryderon a godwyd a rhoddodd gyngor am y gweithdrefnau cywir i’w dilyn. Cytunodd y dylid diwygio’r Protocol fel sy’n briodol mewn ymateb i awgrymiadau'r Cynghorydd Bithell ac ail-anfon y canllawiau a ddarparwyd i Aelodau am y broses o adrodd am ymholiadau a chwynion. 

Cynigiwyd yr argymhelliad yn yr adroddiad gan y Cynghorydd Arnold Woolley ac eiliwyd gan y Cynghorydd Rob Davies.

PENDERFYNWYD:

Bod y protocol diwygiedig yn cael ei gymeradwyo.

Roedd un aelod o’r wasg yn bresennol.