Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

            Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfodydd ar 17 Medi a 2 Tachwedd 2018

(i)         Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Medi 2018.

 (ii)       Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Tachwedd 2018.

Cywirdeb

Dywedodd Dennis Hutchinson ei fod wedi anfon ei ymddiheuriadau i’r pwyllgor a gofynnodd bod y cofnodion yn cael eu newid i gofnodi hyn.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar y newid uchod, cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Pwrpas:        Rhoi diweddariad ar gynnydd a sicrwydd i aelodau ynghylch            yr                     egwyddorion dylunio sy’n tanategu creu canolfan gyswllt unigol                 fel rhan o ddarpariaeth thema cwsmeriaid digidol y strategaeth               ddigidol.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad i roi’r sefyllfa ddiweddaraf ac i roi sicrwydd i’r Pwyllgor am yr egwyddorion dylunio sydd yn sail i greu un canolfan gyswllt fel rhan o gyflwyno thema cwsmer digidol y strategaeth ddigidol.

Dywedodd y Prif Swyddog bod y Cabinet ym mis Mawrth 2018 wedi cytuno i greu un Canolfan Gyswllt gan ddechrau i gychwyn wrth uno’r Canolfannau Cyswllt sydd yng ngwasanaethu Strydwedd a Thai.  Fe amlinellodd brif amcanion y prosiect, sef adeiladu gwytnwch o fewn y tîm cyfun i ddelio'n effeithiol gydag amseroedd prysur, absenoldeb staff a swyddi gwag, gwella darpariaeth Gymraeg, a rhoi mynediad i gwsmeriaid at sawl gwasanaeth trwy eu Cyfrif Cwsmer.

Eglurodd  y Prif Swyddog fel rhan o wella gwasanaethau digidol, byddai’r Cyngor yn diweddaru galluedd ar-lein y meddalwedd tai i alluogi tenantiaid i gysylltu’n uniongyrchol i weld manylion eu cyfrif tai o dudalen Cyfrif Cwsmer Sir y Fflint ar wefan y Cyngor, a gweld manylion am eu cyfrif rhent, atgyweiriadau, ceisiadau, gwybodaeth am y cyfrif, a gwneud taliadau.

Roedd cam cyntaf y prosiect ar gyfer canolfan gyswllt cyfun yn cael ei weithredu trwy ganolbwyntio ar uno rolau Tai a Strydwedd mewn i swydd-ddisgrifiad gyffredin ar gyfer gweithwyr canolfan gyswllt a phenodi rheolwr i oruchwylio’r un gwasanaeth; adolygu a gwella’r wybodaeth a chynnwys ar wefan Sir y Fflint er mwyn i gwsmeriaid ddod o hyd i wybodaeth a hunan-wasanaethu; a gweithredu gallu ar-lein Tai. Roedd disgwyl i Gymal 1 fod yn weithredol o ganol mis Mawrth 2019, serch hynny, byddai adolygiad o’r sefyllfa staff a thechnegol yn cael ei gynnal ymlaen llaw i sicrhau y byddai gwasanaethau’n cael eu cyflwyno heb unrhyw amhariad i'r ansawdd.

Dywedodd y Prif Swyddog bod trafodaethau hefyd yn cael eu cynnal gyda gwasanaethau eraill i adnabod a chytuno ar sgôp gwasanaethau a allai gael eu symud i’r ganolfan gyswllt gyfun yn nes ymlaen.  Y bwriad oedd cael canolfan gyswllt cwbl gyfun yn gweithredu o D? Dewi Sant, Ewloe o fis Ebrill 2020. Dywedodd y Prif Swyddog y byddai adroddiad pellach am y Strategaeth Ddigidol yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor i roi diweddariad am gynnydd yn gynnar flwyddyn nesaf.  Cyfeiriodd hefyd at y gweithdy Strategaeth Ddigidol a fyddai’n cael ei gynnal i bob Aelod ar 16 Ionawr 2019.

Gofynnodd y Cynghorydd Geoff Collett a fyddai’r strategaeth ddigidol yn cael ei gyflawni ar amser. Cyfeiriodd hefyd at yr arian buddsoddi i arbed a oedd wedi’i ddyrannu, sef £550,000, a gofynnodd ai un dyraniad oedd hwn neu ddyraniad blynyddol. Wrth ymateb dywedodd y Prif Swyddog bod y rhaglen ar y trywydd ar gyfer ganol Mawrth y flwyddyn nesaf, serch hynny, byddai asesiad o barodrwydd i’r gwasanaethau fod yn ‘fyw’ yn cael ei gynnal ymlaen llaw i sicrhau na fyddai unrhyw amhariad i’r gwasanaethau. Gan gyfeirio at £550,000 a oedd wedi’i ddyrannu, dywedodd y Prif Swyddog nad oedd hwn yn gost flynyddol a byddai’r arian yn cael ei ddefnyddio i ariannu tair swydd allweddol newydd er mwyn cyflwyno prosiect, meddalwedd a thrwyddedau Cwsmer Digidol.   Dywedodd y Prif Swyddog  ...  view the full Cofnodion text for item 30.

Pwrpas:        Adolygu’r cynnydd wrth gyflawni gweithgareddau, lefelau     perfformiad a lefelau risg presennol fel y nodwyd yng           Nghynllun y Cyngor 2018/19.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Tai ac Asedau) yr adroddiad er mwyn monitro cynnydd ganol blwyddyn 2018/19 ar gyfer blaenoriaeth ‘Cyngor sy’n Cysylltu’ sy’n berthnasol i’r Pwyllgor sydd i’w weld yng Nghynllun y Cyngor.  Dywedodd bod yr adroddiad canol blwyddyn yn dangos bod 88% o weithgareddau'n gwneud cynnydd da a bod 81% yn debygol o gyflawni'r canlyniadau bwriadedig.  Roedd 79% o ddangosyddion perfformiad wedi cyrraedd neu fynd y tu hwnt i’w targed. Roedd risgiau’n cael eu rheoli gyda chyfran fechan o 18% wedi’u hasesu fel rhai mawr.

Gofynnodd Patrick Heesom am y dangosydd perfformiad oedd yn ymwneud â chyfyngiadau ar gyllid cyhoeddus er mwyn rhoi cymhorthdal am fodelau amgen. Cyfeiriodd  y Prif Swyddog (Gwasanaethau Cymdeithasol) at yr adborth cadarnhaol o gyfarfodydd adolygu am ffigurau blwyddyn gyntaf o fasnachu ar gyfer modelau darparu amgen, serch hynny, dywedodd bod yr heriau i gyllid cyhoeddus yn parhau a dyma oedd y rheswm am y raddfa risg bresennol.   Dywedodd y Prif Swyddog (Tai ac Asedau) bod y cynlluniau busnes ar gyfer modelau darparu amgen yn cael eu hadolygu’n rheolaidd.

Gofynnodd y Cynghorydd Patrick Heesom bod cyfarfod yn cael ei drefnu i drafod y cyllid sydd ar gael i drosglwyddo asedau o fewn y Cynnig Twf.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Monitro Canol Blwyddyn Cynllun y Cyngor 2018/19 er mwyn monitro tan berfformiad a chodi nifer o faterion gyda Swyddogion.

Pwrpas:        Ystyried y flaenraglen waith Pwyllgor Craffu & Trosolwg                                newid sefydliadol

Cyflwynodd yr Hwylusydd Trosolwg a Chraffu y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol gyfredol er mwyn ei hystyried. Fe dynnodd sylw at yr eitemau a fyddai’n cael eu trafod yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor ar 28 Ionawr 2019, a chyfeiriodd at yr eitem am Bwll Nofio Cei Connah – Adroddiad Cynnydd Canol Blwyddyn Cambrian Aquatics 2018/19. Eglurodd yr Hwylusydd bod Aelodau Bwrdd Cambrian Aquatics wedi cael trafferth mynychu cyfarfod o'r Pwyllgor yn Neuadd y Sir, yr Wyddgrug ar 28 Ionawr, ac fe awgrymwyd bod amser a lleoliad y cyfarfod yn cael ei ailystyried er mwyn iddynt allu mynychu.   Fe awgrymodd y Cadeirydd bod aelodau yn ystyried cynnal  cyfarfod fin nos yn Cambrian Aquatics, Cei Connah, er mwyn i Aelodau’r Bwrdd fod yn bresennol.  Pan gafwyd pleidlais, ni chymeradwywyd hyn. Cytunwyd y byddai’r Prif Swyddog yn adrodd yn ôl i Cambrian Aquatics am y mater o bresenoldeb yn y cyfarfod a oedd wedi’i drefnu ar gyfer 28 Ionawr.

Cafodd yr aelodau wybod y byddai eitem bellach i roi diweddariad am y Strategaeth Ddigidol yn cael ei gynnwys yn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Bod y Rhaglen Waith i’r Dyfodol fel y cyflwynwyd, yn cael ei chymeradwyo; a

 (b)      Bod yr Hwylusydd, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd y Pwyllgor yn cael amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, os bydd angen. 

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.