Rhaglen a chofnodion

Ar ddechrau’r cyfarfod, roedd pawb oedd yn bresennol wedi talu teyrnged tawel i’r Cynghorydd Kevin Hughes oedd gyda thristwch wedi marw’n ddiweddar.

Dywedodd y Cadeirydd fod llythyr wedi’i anfon i ddiolch i Ken Molyneux am ei wasanaeth yn dilyn ei ymddiswyddiad fel aelod cyfetholedig o’r Pwyllgor.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfodydd ar 20 Hydref, 2 Tachwedd a 30 Tachwedd 2020.

Cafodd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Hydref eu cymeradwyo, yn ddarostyngedig i mân ddiwygiad i’r datrysiad i gofnod rhif 10.  Roedd cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 2 Tachwedd a 30 Tachwedd wedi eu cymeradwyo heb newid.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar y diwygiad, cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Derbynunrhyw geisiadau am oddefebau.

Byddaelodau'r wasg / y cyhoedd yn gallu aros yn y cyfarfod tra bydd cais am ryddhad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor a bydd yn gallu dychwelyd i glywed penderfyniad y Pwyllgor. Fodd bynnag, o dan Baragraff 18C Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 bydd y Pwyllgor yn gwahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod tra bydd yn ystyried unrhyw gais am ryddhad.

Dim.

Bod y Pwyllgor yn cytuno ar rota o ymweliadau mewn Cyfarfodydd Pwyllgor a'r canllawiau ar sut y dylid eu cynnal.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad i gytuno ar rota presenoldeb Aelodau Annibynnol i fynychu cyfarfodydd Pwyllgor a chanllawiau cysylltiol. Gofynnodd i’r Pwyllgor ystyried rota drafft a phump canllaw a awgrymwyd i egluro’r broses a dibenion yr ymweliadau.

Cytunwyd yn flaenorol bod angen un Aelod Annibynnol i fynychu pob cyfarfod ac y dylai dau fynychu cyfarfodydd Cyngor Sir llawn ble bo’n bosibl. Ar ganllaw (3) cytunwyd y byddai swyddogion yn darparu datganiad byr ar gyfer y mynychwyr i’w ddarllen allan mewn cyfarfodydd, os gofynnir iddynt wneud hynny.

Cytunwyd y dylai’r cyfarfod ar 8 Mawrth gael ei symud i 1 Mawrth ar gyfer diwedd tymor y Cadeirydd mewn swydd ac mai’r nod oedd cynnwys adborth mynychu cyfarfodydd ar y rhaglen honno.  Ar y sail hwnnw, cytunwyd y byddai’r Aelodau Annibynnol yn darparu dyddiau cyfarfod a ffefrir i’r Swyddog Gwasanaethau Democrataidd er mwyn llenwi’r rota.

Roedd y Swyddog Monitro wedi tynnu sylw at y llyfrgell cyfarfodydd a gofnodwyd oedd ar gael ar wefan y Cyngor fel cyfeiriad defnyddiol. Hefyd dywedodd y byddai cyfarfodydd ym mis Ebrill yn cael eu canslo i ddefnyddio’r adnoddau ar gyfer yr Etholiadau ym mis Mai.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn cytuno ar rota presenoldeb a’r canllawiau ar sut y dylid eu cynnal.

Cytuno ar amserlen a phroses ar gyfer recriwtio Aelodau Annibynnol i’r Pwyllgor.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad i gytuno ar amserlen a phroses ar gyfer recriwtio Aelodau Annibynnol i’r Pwyllgor Safonau. Roedd y ddwy swydd wag i ddisodli Ken Molyneux oedd wedi ymddiswyddo a Rob Dewey (y Cadeirydd) oedd â’u tymor mewn swydd yn dod i ben.

Ar ôl gofyn am wirfoddolwyr, cytunwyd y byddai’r panel recriwtio yn cynnwys y Cynghorwyr Patrick Heesom a Paul Johnson, Julia Hughes a Mark Morgan, ynghyd â’r lleygwr (Noella Jones).  Os na fydd Mark Morgan ar gael, yna gelwir ar Phillipa Earlam.

Byddai’r Cyngor Sir angen cymeradwyo sefydlu’r panel recriwtio yn ei gyfarfod ar 26 Ionawr, cyn i’r swyddi gwag gael eu hysbysebu.    Byddai’r Swyddog Monitro yn cysylltu ag aelodau’r panel i gadarnhau dyddiadau’r cyfweliad oedd yn debyg o gael eu cynnal ym mis Mawrth. 

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn derbyn yr adroddid ac yn enwebu’r Cynghorwyr Patrick Heesom a Paul Johnson, Julia Hughes a Mark Morgan (neu Phillipa Earlam os nad oedd ar gael) i’r panel penodi arfaethedig.

Ceisio safbwyntiau’r Pwyllgor ar faterion i’w codi yng nghyfarfodydd nesaf y Fforwm Safonau Gogledd a Chanolbarth Cymru a’r cyfarfod bob dwy flynedd gyda’r Cadeirydd ac Arweinydd y Cyngor.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad i ofyn am farn y Pwyllgor ar faterion i’w codi mewn cyfarfodydd i ddod o’r Fforwm Safonau Canolbarth a Gogledd Cymru a’r cyfarfodydd bob dwy flynedd rhwng Cadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor Safonau gyda’r Cadeirydd ac Arweinydd y Cyngor (a oedd wedi’i ohirio oherwydd y sefyllfa argyfwng).

Wrth baratoi ar gyfer y cyfarfod olaf, gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried awgrymiadau i’w cyflwyno i’r Arweinwyr Gr?p a fyddai’n helpu’r Pwyllgor i gyflawni ei rôl a diwallu gofynion y ddeddfwriaeth newydd.  Yn ystod trafodaeth, cytunwyd y byddai’r awgrymiadau yn cael eu llywio’n well unwaith y byddai Aelodau Annibynnol wedi cymryd y cyfle i arsylwi cyfarfodydd ffurfiol (fel y trafodwyd yn gynharach ar y rhaglen) ac adrodd yn ôl ar eu canfyddiadau yng nghyfarfod mis Mawrth.

Wrth groesawu hyn, roedd Phillipa Earlam yn awgrymu y gallai presenoldeb mewn hyfforddiant fod yn un o’r materion i’w codi.    Dywedodd y Cynghorydd Johnson y gall y Pwyllgor ei hun archwilio’r mater hwn mewn cyfarfod yn y dyfodol. 

Fel y gofynnwyd gan Julia Hughes, cytunwyd y byddai’r cyfarfod gyda’r Cadeirydd ac Arweinydd y Cyngor yn cael ei gynnal i ddechrau i ofyn am eu barn cyn y cyfarfod gyda’r Arweinwyr Gr?p.  Byddai’r Swyddog Monitro yn gwneud y trefniadau angenrheidiol. 

Dywedwyd fod cyfarfod nesaf y Fforwm Safonau wedi’i drefnu ar gyfer mis Hydref, i’w gynnal gan Gyngor Sir Powys.

PENDERFYNWYD:

Bod eitem ar y testunau a awgrymwyd ar gyfer trafodaeth gyda’r Cadeirydd ac Arweinydd y Cyngor yn cael ei ystyried yng nghyfarfod mis Mawrth, yn dilyn adborth gan yr Aelodau Annibynnol oedd yn mynychu cyfarfodydd pwyllgor ffurfiol.

Mae hyn yn rhan o adolygiad treigl o godau a phrotocolau a gynhelir gan y Pwyllgor i sicrhau eu bod yn gyfredol ac yn berthnasol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro yr adroddiad i adolygu’r protocol ar gynhyrchu’r newyddlenni Cynghorydd, oedd yn rhan o adolygiad dreigl o godau a phrotocolau a ymgymerwyd gan y Pwyllgor.

Atgoffwyd y Pwyllgor yn ystod yr adolygiad diwethaf, bod arolwg wedi’i gynnal i sefydlu’r nifer o Gynghorwyr oedd wedi cynhyrchu eu newyddlen eu hunain.

Yn ystod trafodaeth am effaith y sefyllfa argyfwng a mwy o ddibyniaeth ar gyfryngau cymdeithasol, roedd Julia Hughes hefyd yn gofyn am gynnal arolwg arall i sefydlu faint o Gynghorwyr oedd wedi cynhyrchu newyddlen yn 2020 a pha un a oedd unrhyw un yn bwriadu gwneud hynny yn 2021 a hefyd pa un a oedd y fethodoleg wedi newid.

Cefnogwyd yr awgrym bod arolwg pellach yn cael ei gynnal.    Oherwydd ymrwymiadau llwyth gwaith arall, cytunwyd y byddai canlyniadau’r arolwg hwnnw yn cael ei drefnu ar y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yn hwyrach yn y flwyddyn.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Nad yw’r protocol presennol yn cael ei newid; a

 (b)      Bod adroddiad ar ganlyniadau arolwg pellach o newyddlenni Cynghorydd yn cael ei drefnu yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w cynnwys ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol ar gyfer ystyriaeth a dywedodd y byddai’r ymgynghoriad cyhoeddus ar ganllawiau diwygiedig Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (PSOW) ar y Cod Ymddygiad yn cael ei drefnu pan fyddai ar gael.

Yn dilyn trafodaeth ar yr eitem gynharach, roedd y Cynghorydd Heesom yn cynnig bod cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 8 Mawrth yn cael ei newid i 1 Mawrth 2021.  Cafodd hyn ei eilio gan y Cynghorydd Woolley a’i gefnogi gan y Pwyllgor. 

Fel y trafodwyd, byddai’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol hefyd yn cael ei newid i gynnwys adborth gan Aelodau Annibynnol oedd yn mynychu cyfarfodydd y pwyllgor yng nghyfarfod mis Mawrth.    Er mwyn caniatáu ar gyfer hyn, byddai Adolygiad o Weithdrefnau Goddefeb yng Nghonwy, Sir Ddibych a Wrecsam yn cael ei symud i gyfarfod mis Mai.

PENDERFYNWYD:

Diwygio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.