Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 7 Ionawr 2019.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 7 Ionawr 2019.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Pwrpas:        Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Dim.

Pwrpas:  Bod y Pwyllgor yn nodi'r nifer a'r mathau o gwynion.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro. Roedd yr adroddiad yn nodi nifer y cwynion moesegol sydd wedi’u cyflwyno hyd yma i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yngl?n ag achosion honedig o dorri’r cod ymddygiad. Yn unol â phenderfyniad y Pwyllgor ym mis Mawrth 2018, mae’r cwynion wedi’u nodi gan wahaniaethu rhwng gwahanol gynghorau a chynghorau, ond nid yw’n eu henwi.

Soniodd y Dirprwy Swyddog Monitro am y rhestr o gwynion a dderbyniwyd yn ystod 2017/18 (gweler yr atodiad).Dywedodd fod dau g?yn wedi’u derbyn ers yr adroddiad diwethaf.Dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod nifer o gwynion wedi’u derbyn yngl?n ag un Cyngor Tref.Roedd un o’r rhain gan aelod o'r cyhoedd ac mae ymchwiliad yn mynd rhagddo.

Yn ystod y drafodaeth eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro ychydig am y flwyddyn y gwnaethpwyd y cwynion.Gwnaeth y Cadeirydd sylw ar yr achosion o dorri’r cod ymddygiad a oedd yn ymwneud â bwlio, ac awgrymodd y dylid darparu mwy o hyfforddiant i Gynghorau Tref a Chymuned i fynd i’r afael â’r mater hwn.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Julia Hughes am amlder adroddiadau ar gwynion moesegol, dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro y cytunwyd i gynnwys trosolwg o gwynion moesegol fel eitem sefydlog ar raglen y Pwyllgor a darparu diweddariadau pan fo cwynion newydd. Cytunodd i adolygu penderfyniad y Pwyllgor ac adrodd yn ôl.

PENDERFYNWYD:

Nodi nifer a math y cwynion.

Pwrpas:  adroddiad ar lafar i roi gwybod i’r Pwyllgor o bresenoldeb yn hyfforddiant Cynghorwyr ar God Ymddygiad Aelodau a gyflwynwyd yn Hydref 2018

Darparodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad ar lafar i roi gwybod i’r Pwyllgor am bresenoldeb cynghorwyr yn y sesiwn hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad, a gynhaliwyd ar 17 Hydref 2018. Eglurodd fod y sesiwn hyfforddiant wedi’i chynnal gan Gyngor Tref Saltney ac wedi’i fynychu gan nifer o gynrychiolwyr o Gynghorau Tref a Chymuned.Dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod 21 o bobl wedi llofnodi’r gofrestr bresenoldeb ar 17 Hydref ond bod mwy o bobl yn bresennol na hynny.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Pwrpas:        I dderbyn adroddiadau ar lafar gan aelodau annibynnol y Pwyllgor ar eu hymweliadau â’r cynghorau canlynol:

·         Cyngor Cymuned Llanasa  (Phillipa Earlam - 16 October 2018)

·         Cyngor Tref Caerwys (Julia Hughes - 16 October 2018)

·         Cyngor Cymuned Nercwys  (Rob Dewey - 31 October 2018)

·         Cyngor Cymuned Ysceifiog (Julia Hughes - 19 November 2018)

Cafwyd adroddiadau ar lafar gan yr aelodau canlynol:

Phillipa Earlam – Cyngor Cymuned Llanasa

Julia Hughes – Cyngor Tref Caerwys a Chyngor Cymuned Ysgeifiog

Y Cadeirydd – Cyngor Cymuned Nercwys

Dywedodd pob un fod arsylwi’r cyfarfodydd wedi bod yn brofiad cadarnhaol a bod pob cyfarfod wedi’i gadeirio’n dda gan y Cadeiryddion (ac Is-Gadeirydd mewn un achos) gyda chefnogaeth gan y clerc a chyfranogiad da gan y mynychwyr.

Gwneir y pwyntiau canlynol i helpu Cynghorau Tref a Chymuned ac aelodau o’r cyhoedd sy’n dymuno mynd i gyfarfodydd:

• Unwaith eto fe wneir y pwynt am bwysigrwydd gwneud lleoliad cyfarfodydd yn glir a darparu gwybodaeth ar y wefan ac ar hysbysfyrddau, yn ogystal ag arwyddo lleoliad y cyfarfod yn glir pan fo mwy nag un ystafell yn yr adeilad

• Dylid gwneud y mwyaf o osodiad ystafell gyfarfod, i wneud yn si?r bod modd i’r cyhoedd allu gweld a chlywed yr aelodau

• Er budd y cyhoedd sy’n bresennol mewn cyfarfod, dylai aelodau gyflwyno eu hunain

• Dilyn gofynion y cod ymddygiad wrth ddatgan cysylltiadau, gan gynnwys egluro natur y cysylltiad, pam ei fod wedi codi a pha gamau y cymerir (e.e. gadael yr ystafell os yw’n gysylltiad sy'n rhagfarnu), a bod y Cadeirydd yn gofyn a oes datganiadau o’r fath ar ddechrau’r cyfarfod cyn ystyried busnes y cyfarfod

Gofynnodd y Cyng. Patrick Heesom am ragor o wybodaeth gan yr aelodau annibynnol mewn perthynas â’r gweithdrefnau a ddilynir ar gyfer ystyried ceisiadau cynllunio yn ystod cyfarfodydd Cynghorau Tref a Chymuned y maent wedi’u harsylwi. Dywedodd fod angen sicrhau bod barn Cynghorau Tref a Chymuned yn cael ei datgan yn glir yn ystod cyfarfodydd.

Soniodd y Cyng. Paul Johnson am gost creu gwefan ac roedd yn teimlo bod hynny’n wariant sylweddol i gynghorau bach.Gofynnodd a oes modd rhoi rhaglenni a chofnodion Cynghorau Tref a Chymuned ar wefan ganolog wedi’i darparu gan yr Awdurdod er mwyn i bawb eu gweld. Cyfeiriodd y Cadeirydd at ofynion Deddf Democratiaeth Leol 2013. Roedd y Cyng. Johnson o'r farn bod angen cymorth technegol proffesiynol ar Gynghorau Tref a Chymuned i’w helpu i greu a chynnal gwefan.

Gofynnodd Ken Molyneux bod yr adborth a ddarperir i Gynghorau Tref a Chymuned yn cael ei anfon at aelodau annibynnol yr un pryd.

Awgrymodd y Cadeirydd y dylid cynyddu nifer yr adroddiadau gan aelodau annibynnol sydd wedi ymweld â Chyngor Tref neu Gymuned.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiadau ar lafar a darparu’r adborth uchod i’r 4 Cyngor Tref a Chymuned.

Pwrpas:        Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w  cynnwys ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Derbyniwyd y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol bresennol.

Eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro nad yw canlyniad yr ymgynghoriad gyda chydweithwyr yr Undeb Llafur ynghylch Cod Ymddygiad Swyddogion wedi’i dderbyn eto, ac ni ragwelir y bydd ar gael i’w gyflwyno yn ystod y cyfarfod nesaf ychwaith.

Yn dilyn awgrym Phillipa Earlam, cytunwyd i gynnwys diweddariad ar Drosglwyddo Asedau Cymunedol ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Julia Hughes, cytunodd y Dirprwy Swyddog Monitro i holi a yw’r llyfr achosion chwarterol yr Ombwdsman wedi’i gyhoeddi.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar y diwygiad uchod, nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.