Rhaglen a chofnodion

Mynegodd y Cynghorydd Heesom siom nad oedd y Prif Weithredwr ac Arweinydd y Cyngor yn bresennol. Dywedodd bod materion yn codi o gyfarfod diweddar y Cyngor Sir a oedd yn ymwneud ag adborth o gyfarfod arbennig y Pwyllgor yn gynharach yn y mis.

Yn dilyn egluro bod y Prif Weithredwr a’r Arweinydd yn mynychu cyfarfod yng Nghaerdydd, dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd nad oedd cynigion cyllideb Cam 2 (testun y cyfarfodydd y cyfeiriwyd atynt) ar y rhaglen hon ac y byddai cofnodion y cyfarfod arbennig ar gael maes o law.

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ni dderbyniwyd dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 16 Tachwedd 2017.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Tachwedd 2017.

Cofnod rhif 39: Cyfarfod blaenorol - Atgoffodd y Cynghorydd Jones ei fod am i’r Prif Weithredwr siarad ag ef am yr achos ‘cuckooing' yr oedd wedi cyfeirio ato.

Cofnod rhif 41: Bwrdd Y Gwasanaethau Cyhoeddus Sir y Fflint – Dywedodd y Cynghorydd Jones, yn dilyn ail-wirio dolen gwefan Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr, bod dolenni Bwrdd Y Gwasanaeth Cyhoeddus yr holl ardaloedd lleol, ar wahân i’r rheiny yn nwyrain Sir y Fflint, ‘heb eu cwblhau’.

Cofnod rhif 42: Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru – anfonwyd e-bost gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd yn gynharach yn y dydd a oedd yn rhoi ymateb llawn i’r drafodaeth ar filiau Treth y Cyngor.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Pwrpas:        Bydd Colin Evans o’r Sefydliad Cymunedol yn cyflwyno’r adroddiad cynnydd blynyddol.

Cyflwynodd Swyddog Gweithredol Busnes a Chyfathrebu Corfforaethol yr adolygiad perfformiad blynyddol o Gronfa Waddol Gymunedol Sir y Fflint a reolir ac a weinyddir gan y Sefydliad Cymunedol yng Nghymru yn dilyn trosglwyddiad 16 o gronfeydd ymddiriedolaeth addysgol yn 2013. Ers hynny, mae elfen gyfalaf Cronfa Waddol Gymunedol Sir y Fflint wedi cynyddu o 18% a’r Gronfa wedi dyfarnu gwerth £34,000 o grantiau; ni fyddai hyn wedi bod yn bosibl cyn y trosglwyddiad.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried cynnig, sef i'r Sefydliad Cymunedol yng Nghymru ymgymryd â’r un cyfrifoldebau dros Gronfa’r Degwm Deiran Clwyd ar ran Cynghorau Sir y Fflint, Sir Ddinbych a Wrecsam. Eglurwyd cylch gorchwyl ehangach y ceisiadau grant gan Gronfa’r Degwm Deiran Clwyd.

Croesawodd y Cadeirydd gynrychiolwyr o’r Sefydliad Cymunedol yng Nghymru - Colin Evans (Partner Datblygu), Richard Williams (Prif Weithredwr) a Tom Morris (Rheolwr Cyllid ac Ymchwil) – a rhoddwyd cyflwyniad ar waith y Gronfa, gan drafod y canlynol:

·         Llwyddiannau’r Sefydliad Cymunedol ar draws Cymru ac yn benodol yn Sir y Fflint

·         Hanes a Throsolwg o’r Gronfa

·         Perfformiad Ariannol y Gronfa

·         Gwasanaethau Ychwanegol ar gyfer Awdurdodau Lleol

·         Crynodeb o’r Gwobrau Grant a ddyfarnwyd yn 2016 a 2017

·         Trosoledd ar gyfer Sir y Fflint

·         Astudiaethau Achos

Ers trosglwyddo’r asedau, roedd Cronfa Waddol Gymunedol Sir y Fflint wedi cyflawni cyfanswm elw o 35% ac yn ddiweddar nodwyd gwerth o tua £210,000 i elfen gyfalaf y Gronfa. Rhoddwyd eglurhad mewn perthynas â’r strategaeth fuddsoddi a oedd yn ymdrin â risgiau yn gymedrol ac yn destun craffu rheolaidd.Nodwyd manylion y grantiau a ddyfarnwyd yn 2016/17 yn yr Adroddiad Effaith a ychwanegwyd at y rhaglen.

Gwnaeth y Cynghorydd Dunbobbin sylw mewn perthynas â hyrwyddo Cronfa Waddol Gymunedol Sir y Fflint a oedd yn cynnwys rhwydwaith o hwyluswyr cymunedol a gwefannau. Eglurwyd eu bod wedi mabwysiadu ymagwedd risg isel i ddechrau er mwyn adeiladu’r Gronfa. Rhoddwyd terfyn uchaf ar y grantiau a ddyfarnwyd o £750 i unigolion a £1,000 i grwpiau gwirfoddol. Awgrymodd y Cynghorydd Dunbobbin y byddai’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Newid Sefydliadol hefyd yn elwa o glywed y cyflwyniad hwn.

Pan ofynnodd y Cynghorydd Hughes, rhoddwyd gwybodaeth yngl?n â chyfansoddiad y panel (o ran cynrychiolaeth leol) wrth asesu cryfder y ceisiadau i benderfynu os dylid dyfarnu grant rhannol neu lawn.

Tynnodd y Cadeirydd sylw at broblemau gyda rhai sieciau wedi’u hanfon drwy’r post. Eglurwyd mai dim ond rhai sieciau yn unig oedd heb gyrraedd pen eu taith ac ni adroddwyd unrhyw achos o dwyll.Ers mis Ebrill 2017, caiff y grantiau eu talu’n uniongyrchol i gyfrifon banc, gan fod y dull hwn yn fwy diogel ac effeithlon.

Gofynnodd y Cynghorydd Jones a fyddai unrhyw newid i’r meini prawf ar gyfer grantiau gan y ddwy Gronfa. Cafodd wybod y byddai’r ddwy gronfa yn cael eu rhedeg ar wahân yn ôl eu hamcanion eu hunain a nodwyd yn y ddogfen llywodraethu y cytunwyd arni gan y Cyngor a Chomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr. Ni fyddai unrhyw newid i’r broses ymgeisio oherwydd dim ond cyfrifoldebau rheoli a gweinyddu fyddai’n trosglwyddo.

Mewn ymateb i  ...  view the full Cofnodion text for item 53.

Pwrpas:        Ystyried Adroddiad Gwybodaeth am y Gweithlu ar gyfer Chwarter 2  2017/18.

Cyflwynodd yr Uwch Reolwr, Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol adroddiad gwybodaeth am y gweithlu ar gyfer ail chwarter 2017/18. Bu gwelliant parhaus o ran presenoldeb ers cyflwyno'r polisi newydd ac aethpwyd i’r afael â’r cynnydd mewn absenoldebau, oherwydd straen ac iselder, gyda mentrau amrywiol. Croesawyd cynnydd o ran nifer y gwerthusiadau perfformiad a oedd yn cael eu cwblhau, yn ogystal ag adrodd yn gywir. Nodwyd tuedd gadarnhaol mewn perthynas â gwariant ar weithwyr asiantaeth, a oedd yn cynrychioli llai na 1% o’r bil cyflogau, ac atgoffwyd pawb am yr adolygiad o'r contract hwnnw yn y dyfodol.

Wrth ddiolch i’r Uwch Reolwr ac ei thîm am yr adroddiad, dywedodd y Cynghorydd Mullin fod y gwelliant mewn presenoldeb yn adlewyrchu’r lefelau uwch o reolaeth a pherchnogaeth sy’n cael eu harddangos gan reolwyr.

Croesawodd y Cynghorydd Jones y canfyddiadau hyn ac atgoffodd bawb o’r targed cyffredinol i gwblhau 100% o werthusiadau perfformiad ar gyfer gweithwyr cymwys.

Cwestiynodd y Cynghorydd Woolley y gwahaniaeth rhwng dyddiau absennol gweithwyr ysgolion a gweithwyr nad ydynt mewn ysgolion a’r rhesymau dros absenoldebau yn gysylltiedig â straen.Cytunodd yr Uwch Reolwr i ymchwilio i’r mater hwn, er mae’n debyg fod hyn oherwydd i ysgolion weithio yn ystod cyfnodau tymor ysgol yn unig. Mewn perthynas â’r pwynt olaf, anogwyd gweithwyr i fanteisio ar y cymorth oedd ar gael, gan gynnwys ‘Care First’ a oedd yn cynnig cymorth ag ymdopi ag ystod eang o broblemau personol. Gofynnodd y Cynghorydd Woolley am fwy o wybodaeth am hyn.

Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai’r ‘dyddiau a gollwyd drwy bortffolio’ yn gallu nodi meintiau’r portffolios i ddarparu gwell cyd-destun ac fyddai’r ‘Pedwar Rheswm Uchaf’ yn gallu nodi’r amrywiant rhwng bob categori. Cytunodd yr Uwch Reolwr ymchwilio i weld a fyddai’n bosibl i ddarparu adroddiad mwy manwl ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol, gan nodi’r angen am gyfrinachedd i sicrhau nad oedd modd adnabod unrhyw unigolyn.

Yn dilyn cais gan y Cynghorydd Holgate, cytunodd yr Uwch Reolwr i ddarparu ymateb ar wahân ar gostau yn deillio o ffigwr trosiant y gweithlu, a oedd yn uwch na’r arfer, yn bennaf oherwydd trosglwyddiad Arlwyo a Glanhau Newydd. Siaradodd y Prif Swyddog am gael gwared ar swyddi drwy eu dileu a thrwy ymddeoliad cynnar a oedd yn ystyried yr effaith ar wasanaeth a’r disgwyliad i adennill costau gadael o fewn dwy flynedd.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Hughes, am y dangosfwrdd proffil oedran, eglurodd yr Uwch Reolwr fod y data wedi’i adolygu gan reolwyr i ddeall tueddiadau a rhoi gwybod i gynllunio gweithlu.

Mewn perthynas â’r graffiau Cydraddoldeb ac Amrywiaeth, gofynnodd y Cynghorydd Johnson a fyddai’n bosibl i gynnwys ffigyrau ar gyfer unigolion ag anableddau.Dywedodd yr Uwch Reolwr bod cofnodion yn cael eu cadw ar gyfer gweithwyr a oedd wedi datgelu anabledd a bod consesiynau ar gael, er enghraifft wrth fynychu apwyntiadau. Gofynnodd y Cynghorydd Johnson a fyddai modd i’r proffil oedran ar gyfer athrawon gynnwys dadansoddiad o’r holl swyddi rhan amser a llawn amser. Cytunodd yr Uwch Reolwr i edrych ar sut y gellid cyflwyno’r  ...  view the full Cofnodion text for item 54.

Pwrpas:        Pwrpas yr adroddiad hwn yw darparu Monitro Cyllideb Refeniw 2017/18 (Mis 7) i’r Aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol adroddiad ar sefyllfa monitro’r gyllideb refeniw ar gyfer 2017/18 fel yr oedd ym Mis 7 ar gyfer Cronfa’r Cyngor a’r Cyfrif Refeniw Tai, cyn i’r Cabinet ei ystyried.

  Ar Gronfa’r Cyngor, rhagwelwyd y byddai’r sefyllfa net yn ystod y flwyddyn £1.262m yn uwch na’r gyllideb, a oedd yn gynnydd o £0.115m ers Mis 6. Roedd y newidynnau arfaethedig mwyaf sylweddol ar gyfer cost uchel y lleoliadau ychwanegol y tu allan i’r sir a’r oedi wrth weithredu effeithlonrwydd cymhorthdal bysiau yn ystod y flwyddyn, a oedd wedi’u gosod yn erbyn trosglwyddiad costau cludiant ysgol o Strydwedd a Chudliant.

Ar arbedion cynlluniedig, amcangyfrifwyd y byddai 93% wedi’u cyflawni erbyn diwedd y flwyddyn.

Byddai angen dadansoddi effeithiau y risgiau newydd sy’n dod i’r amlwg yn ystod y flwyddyn ar gyllideb 2018/19 ac fel y trafodwyd yn ystod cyfarfod diweddar y Cyngor Sir byddai’r symiau ar gyfer Cynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor a’r Gronfa Gofal Canolraddol yn cael eu cynnwys o fewn cynigion Cam 2.Cynlluniwyd gwaith pellach ar faterion sylweddol eraill megis caffael cludiant lleol a chludiant ysgol yn dilyn y gweithdy i Aelodau, y costau cynyddol ar gyfer lleoliadau y tu allan i’r sir a chwrdd â’r targedau incwm. Yn dilyn diweddariad ar gronfeydd wrth gefn a balansau, nodwyd bod disgwyl i’r gronfa wrth gefn o £20.3m a glustnodwyd haneru erbyn diwedd y flwyddyn, ac amlygwyd Strategaeth y Gyllideb Wrth Gefn a Balansau Ysgolion fel y prif faterion.

Ni adroddwyd unrhyw newid sylweddol ar y Cyfrif Refeniw Tai, rhagamcanwyd y byddai’r gwariant net £0.035m yn is na’r gyllideb.

Ar gais y Cadeirydd, cytunodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol i ddarparu gwybodaeth am ‘Flintshire Enterprise Ltd’ a oedd yn ymddangos ar y tabl o gronfeydd wrth gefn a glustnodwyd.

Gofynnodd y Cynghorydd Jones am y lefelau incwm gan drwyddedau parcio Neuadd y Sir a oedd yn is na’r disgwyl a chafodd wybod bod y rhain yn rhan o gynigion cyllideb Cam 2 i’w hystyried yn y Flwyddyn Newydd. Cyfeiriodd y Cynghorydd Jones at y tabl o gronfeydd wrth gefn a glustnodwyd a dywedodd y dylid cyflwyno’r cronfeydd hynny nad oeddent yn dangos unrhyw newid i ddiwedd y flwyddyn (sy’n gyfanswm o £2.45m) yn ôl i’r gyllideb i’w defnyddio yn hytrach na gadael iddynt barhau yn awtomatig.Eglurodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod y tabl wedi'i gynnwys mewn adroddiadau chwarterol, ac fel rhan o gynllunio rheolaeth ariannol, cadwyd y symiau am resymau amrywiol ac roeddent yn destun adolygiad.

Cynigodd y Cynghorydd Jones y dylid trin y balansau ar refeniw'r un fath â chyfalaf ac os nad ydynt yn cael eu defnyddio yn ystod y flwyddyn ariannol, dylai’r gwasanaeth orfod ailymgeisio. Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Heesom. Cytunodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod yn y dyfodol i ddeall goblygiadau hyn.

Ar Atodiad 1 yr adroddiad, dywedodd y Cynghorydd Jones y byddai'n ddefnyddiol i ddangos yr amrywiant mewn coch. Cyfeiriodd at dri amrywiant yn y Gwasanaethau Cymdeithasol (Gwasanaethau Anableddau – Adnoddau a Gwasanaethau Rheoledig;  ...  view the full Cofnodion text for item 55.

Pwrpas:        Ystyried y flaenraglen waith Pwyllgor Craffu & Trosolwg adnoddau corfforaethol.

Gofynnodd y Cynghorydd Heesom a fyddai modd dwyn ymlaen cyfarfod, a oedd wedi’i drefnu ar gyfer 18 Ionawr 2018, i ystyried diweddariad ar sefyllfa ariannol y Cyngor gan gynnwys y symiau canlyniadol o unrhyw gyllid ychwanegol gan Lywodraeth Cymru. Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod y Cyngor am dderbyn ei Setliad Llywodraeth Leol Terfynol ar 20 Rhagfyr ac ni fyddai o bosib yn derbyn unrhyw wybodaeth ychwanegol tan ddyddiad diweddarach. Awgrymodd y dylai’r Prif Weithredwr a’r Arweinydd ddosbarthu nodyn i Aelodau wedi iddynt dderbyn y wybodaeth, gan gydnabod y byddai hyn efallai yn y Flwyddyn Newydd.

Wrth gyflwyno’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol presennol, dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y byddai cyfarfodydd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu'r Amgylchedd a Phwyllgor Trosolwg a Chraffu Addysg ac Ieuenctid yn agored i'r holl Aelodau er mwyn ystyried yr eitemau cyllideb.

Cytunwyd:

·         Byddai’r adroddiad Gwybodaeth am y Gweithlu manwl, a drafodwyd yn gynharach, yn cael ei drefnu ar gyfer 15 Chwefror 2018.

·         Byddai’r Adroddiad Cydraddoldeb Blynyddol yn cael ei drefnu ar gyfer 15 Chwefror 2018.

·         Rhoddir cadarnhad os yw’r cyfarfod ymgynghori ar y gyllideb ar ddiwedd mis Ionawr am fynd rhagddo.

·         Byddai Adroddiad Monitro Chwarter 3 Cynllun y Cyngor ym mis Mawrth yn cynnwys eithriadau a adroddwyd i’r holl bwyllgorau Trosolwg a Chraffu, yn ôl y gofyn yn y cyfarfod blaenorol.

·          

PENDERFYNWYD:

 (a)      Bod y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, fel y’i cyflwynwyd, yn cael ei chymeradwyo gyda diwygiadau;

 (b)      Bod y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, mewn ymgynghoriad â’r Cadeirydd yn cael amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, os bydd angen.

Roedd un aelod o’r wasg yn bresennol.